【正文】 參考書目l 成功心理訓練l 溝通技巧l 生存的八十種測試l 溝通高手人際溝通的技巧（下） ———書面溝通和非語言溝通一、書面溝通的技巧適合于口頭溝通的原則同樣適合于書面溝通。這意味著：你要先確定想要表達的主要意思。不管是使用何種書面溝通方式，重要的是保證表達的能夠被理解。也就是說，無論記成什么樣子，先記下，然后花些時間潤色希望傳達的內(nèi)容。老老實實地寫下內(nèi)容，并且做認真的修改。這些項目是視覺和聲音信號中卓有成效的替代品，能起到強調(diào)、激發(fā)興趣和刺激的作用，鼓勵人們更加樂于吸取書面信息并防止他們大腦裝得過多而不能自拔。最重要規(guī)則就是“簡潔為貴”。出于某種原因，他們覺得，因為是在寫作，所以必須使用一些比較正式的詞語，如用“融資”代替“搞錢”，“生產(chǎn)”代替“做”，“參加”代替“入伙”，“然”代替“但是”，如此等等。書面溝通要求您時時都必須把讀者放在心上。只要你寫得簡單易懂，就能抓住讀者的心，使他感覺到，你寫的東西值得一讀，也值得重讀，并且從中獲取知識與力量，與你達成共鳴。但他女友思考再三，婉言拒絕。誰知女友讀完信后心潮澎湃，毅然遠離城市與這位男孩廝守一生。書面信息能夠長期保存，這個“硬拷貝”是很有用的，它可以在任何時候為任何人所使用，通過文字可以將你復(fù)雜的思想表達清楚，文字形式也讓接受者能夠以自己的速度和方式來理解。一）信件你的任何信件都有需要滿足正常的通信要求。在寫信之前先要確定寫信的目的，問問自己：“我寫這封信是想干什么？”將想要表達的意思說清楚，保證收信人能夠理解它。盡可能使信件觀點鮮明、中肯，不要讓讀者對你想要表達的意思有任何不明白的地方。這樣做顯然是有幫助的。大致步驟如下：寫信說此什么 這是信件的目的。收信人 通常你應(yīng)該清楚是誰是收信人，并給予尊稱。產(chǎn)生后果 接著闡明這一事件帶來的后果。具體的辦法 接著可以指出你會采取什么辦法，或者你期望對方做什么樣的改進。最后，盡量以一些祝福性的話語來結(jié)束這封信，至少應(yīng)該看上去是禮貌的。如有些報告的格式有統(tǒng)一的要求，那么就必須遵守。為了表明關(guān)系，介紹一下背景狀況。說明產(chǎn)生問題的可能性 列出所有的可能性，逐一進行分析。這一步很重要。記住，只要報告合乎邏輯并且運用了系統(tǒng)的方法，就不會有什么大的問題。所以，文字要簡潔明了，不要使用晦澀難懂的語句，盡可能多用短句。不要長篇大論。因此，在文字中多用一些大標題、小標題、注釋等引導讀者閱讀。摘要摘自只有一兩段的內(nèi)容。用很少的文字覆蓋這么多的內(nèi)容可能比較困難，但是，對于任何一份報告來說，這一部分內(nèi)容都必不可少。參考信息這部分列出完成報告時，上級給予的參考提綱，提綱的各項條款都可以在報告中直接找到具體出處。任務(wù)分析這也是你完成這份報告的原因。附錄一些對報告主體內(nèi)容起輔助作用的信息應(yīng)該列在附錄里，例如數(shù)字、事例分析、費用的其他報告的結(jié)果等。而不能將其放到主體部分中去。在報告任何一個合適的地方都應(yīng)該聲明參見附錄。小知識：36一份完整的報告包含以下內(nèi)容：封面目錄摘要（有時稱為引言、導言）參考信息任務(wù)分析主體內(nèi)容，它包括：目前狀況陳述 存在問題 問題產(chǎn)生的各種可能性 我的建議參考文獻及出處附錄三）便箋 便箋是最簡便的一種書信。常用的便箋有請假條，留言條和托人辦事條等。二、非語言溝通技巧一）人際溝通中的非語言因素非語言溝通是指通過某些媒介而不是講話或文字來傳遞信息。教師上課時，當看到學生們無精打采的眼神及百無聊賴的表情時，其意盡在不言中，學生已經(jīng)通過無聲的方式明確地表達了他們的厭倦之情。非語言溝通的內(nèi)涵十分豐富，包括身體語言溝通、副語言溝通等多種形式。 心理學家稱非語言聲音為副語言。一句話的含義往往不僅取決于其字面的意義，而且取決于它的弦外之音。 口語中的副語言是通過非語言的聲音，如重音、聲調(diào)的變化、哭、笑、停頓來實現(xiàn)的。例如，一句簡單的口頭語，“真棒，當音調(diào)較低，語氣肯定時“真棒”表示由衷的贊賞，而當音調(diào)升高，語氣抑揚，說成“真棒+＼＼”時，則完全變成了刻薄的諷刺和幸災(zāi)樂禍。在溝通過程中，人們無不處于特定的情緒狀態(tài)中。身體語言溝通目光、表情、勢態(tài)、衣著打扮等形式來傳遞或表達溝通信息。例如，在你很忙碌的時候，有鄰居來借件東西。除非這位鄰居沒有感覺或者太專注于自己的話題，否則談話很可能因此而結(jié)束。人們習慣認為，穿黑色衣服常被視為是嚴肅、莊重的。在正式的談判中，如果有一方舉止隨便的話，很容易被對方視為輕視，不尊重自己，也就容易導致談判失敗。即空間距離，也是一種非語言溝通形式。二）有效運用非語言溝通據(jù)有關(guān)資料顯示，在面對面的溝通過程中，那些來自語言文字的社交意義不會超過35％，而65％是以非語言方式傳達的。豐富的表情。而在千變?nèi)f化的表情中，眼神和微笑是最常見的交際符號。對于不太熟悉的人，注視時間要短；對于談得來的人，可適當延長注視時間。作交往中，目光應(yīng)投放在額頭至兩眼之間；在舞廳、宴會以及朋友聚會時，目光以在兩眼到嘴之間為宜；如果是熟人之間或家庭成員之間，注視的位置應(yīng)在對方雙眼到胸之間。微笑的基本特點是：不發(fā)聲、不露齒，肌肉放松，嘴角兩端向上略微翹起，面含笑意，親切自然，最重要的是要出白內(nèi)心，發(fā)自肺腑。常見的溝通距離有: ①親密區(qū)。只有較親密的人，才允許進入該區(qū)，如果陌生人進入，人們通常會感到不舒服，并設(shè)法拉開距離。朋友之間交談的距離保持在一臂之遙到距離身體4英尺左右。延伸到12英尺遠，適合于一般商務(wù)及社交177。例如，多數(shù)辦公桌的設(shè)計，都是要人們坐在社交區(qū)的范圍內(nèi)。更遠至12英尺外，是人們管不到，也是可以不理會的地方。在傾向上，以教室講臺為中心，座位越居中心位置，學生對于課堂討論的參與比例也就越大。同樣是發(fā)言，站在講臺上講與在臺下自由發(fā)言所引起的作用是不同的，高高在上的講臺本身具有某種權(quán)威性。一般來說，人在高興、激動時，浯調(diào)往往清朗、歡暢，如滔滔海浪；而悲傷、抑郁時則黯淡、低沉，如幽咽泉流；平靜時暢緩、柔和，如清清小溪；憤怒時則重濁，快速，如出膛的炮彈。恰當?shù)恼Z調(diào)、音調(diào)和語速可以完整正確地傳遞人與人之間的信息和情感，加深溝通的程度。 態(tài)勢是說話者傳情達意的又一重要手段，一種溝通“語言”。 態(tài)勢作為一種溝通語言，我們在說話中應(yīng)怎樣正確地運用它呢? (一)態(tài)勢要美觀。坐著說話時，上身要保持垂直，可輕靠在椅背上，以自然、舒適、端正為原則；雙手可以放在腿上，或抱臂，無論是坐姿還是站姿，在非正式場合可隨便一點，但在正式場合就應(yīng)比較講究。我們在說話時，一舉手一投足，都要使其有內(nèi)在的根據(jù)和清楚的用意，這樣才能更好地發(fā)揮態(tài)勢語的表達和交流作用，就能更有助于獲取說話的最佳效果。點頭表示贊成或同意；頓首用來強調(diào)所說話的力度；頭部上揚表示驚奇或?qū)δ骋皇虑橥蝗幻髁?；搖頭是否定的信號；擺頭表示懷疑：低頭含有被壓抑或屈從的意味；抬頭是一種有意投入的動作。肩部下垂向后，表明平靜且靈敏，上單向前表明焦慮、驚慌；平舉下垂表明沉著果斷；向上突起表明憤怒或受恐嚇；聳肩表示不知道，無所謂或無可奈何；拍拍肩部表示親切或慶賀。豎起大拇指表示贊美；手掌往前攤表示拒絕；緊握拳頭表示力量；張開雙臂表示歡迎；高舉雙臂表示勝利；雙于在胸前交又抱住表示自信和進取。因此，態(tài)勢要精煉，不要太“花”，要以少勝多?恰到好處。案例3—2 貝多芬年輕時曾師從著名作曲家海頓，后來因故師生失和。 對孤寂和充滿傷感的老人來說，沒有任何言語能勝過這一關(guān)切的行為。 說話時要根據(jù)環(huán)境和對象運用各種態(tài)勢語。在同輩和親朋好友面前可以隨便一點，但也要掌握分寸，切忌用手指點他人的鼻子和眼睛。 29 /