辦公禮儀ppt課件-閱讀頁
2025-05-27 06:30本頁面
【正文】 簡單地重復一遍事由，即重復重點，也要聽取對方所談事情； 適可而止 一旦要傳達的信息已經說完，就應當果斷地終止通話。因此，不要話已講完，依舊反復鋪陳，再三絮叨。 十大電話情景應對技巧 ? 狀況一：領導剛好不在位置 – 看看自己可以解決嗎？ – 留下信息 – 便條遞進會議室 ? 狀況二：接到領導不愿接的電話 – 靈活、禮貌 ? 狀況三：接到一些令人困惑的電話 – 詢問清楚 – 代為總結 ? 狀況四：當對方怒氣沖天時 – 耐心聆聽 – 細心勸說 – 承諾對方 ? 狀況五：當對方喋喋不休時 – 總結 ? 狀況六：線路中斷 – 主動打電話的一方負責重撥 – 道歉 ? 狀況七：對方的談話談不到點子 – 歸納總結 ? 狀況八：拔錯號 – 抱歉 ? 狀況九：通話時受到干擾 – 不可同時交談 ? 狀況十：被問及公司機密問題 – 婉言回避 過濾及轉接電話 需要過濾的幾種情況 上司正在主持會議； 上司正在參加會議； 上司與訪客會談； 上司有特別交代。不要受到客人情緒的影響。你要成熟并顯出你的專業(yè)性。 電話聆聽技巧： 要機智，要成為一個好的傾聽者，顯示你對對方談話的興趣： A、不要顯出不耐煩； B、不要打斷對方說話； C、不要幫對方說完句子； D、不要沒有聽完就匆忙下結論； E、與對方相呼應，用 “ 聆聽間隔 ” 來表示我們在專心聆聽?；卮饐栴}不能含糊不清。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。 ” 來電者： “ 你們經理在嗎？ ” 陳小姐： “ 不在。 ” 來電者： “ 你們的塑膠手套多少錢一打？ ” 陳小姐： “ 。 ” 說完， “ 啪 ” 掛上了電話。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以 美元一打賣出了 100萬打。 ” 上司當即臉色一變說： “ 你被解雇了 ” 陳小姐哭喪著臉說： “ 為什么？ ” 上司說： “ 你犯了五個錯。 ” 就將電話給掛了。”“ 對不起，我在吃早餐，等會打過來好嗎？”“ 噢，好的。小董做的對嗎？ ，對方態(tài)度很惡劣，聲稱一定要讓她的老總親自接。小張的做法對嗎？ 實務訓練 : 場景：你是杭州絲綢公司秘書 A，省外貿進出口公司業(yè)務處處長 B，欲約你公司王總周五晚聚餐。請你安排一下。（翻開記事本）對不起，周五晚上恐怕不行，王總要參加一個同學會。 A：（停頓，待答復）好的，那我等你電話，再見。 所以，我們要注意： 永遠保持焦點 保持焦點意思是一次只做一件事情，一個時期只有一個重點。 善用 80/20法則 你應該把精力用在最見成效的地方。努爾的企業(yè)家，最初他在公司銷售油漆的時候，第一個月他只賺了 160美金。他發(fā)現 80%的收益來自 20%的顧客，但是他卻對所有的客戶花了同樣的時間。不久，他一個月就賺到了 1000美金。努爾從未放棄這個原則，后來他成為了這一家公司的董事局主席。 2. 以終為始 ? 是必須要做的嗎 ？ ? 不完成會怎樣 ？ ? 是自己想要的嗎 ？ ? 和目標直接相關嗎 ？ ? 回報及收益高嗎？ 3. 學會說 “ NO!” 耐心傾聽 如無法當場決定則要告訴他你還要考慮長點時間 顯示慎重 表情應和顏悅色 態(tài)度堅定 4．辦公桌上的 “ 5 S”運動 ? 整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng) ? 整理廢紙簍的作用 ? 文件存檔系統(tǒng) ? “ 各就各位 ” 的擺置 ? 集中精力做一件事 ? 不要總是重復處理同一文件 ? 不要為了表面的整潔而塞入一處 ? 下班前的清理 有效、恰當地利用電話 ? 選擇打電話的時間 ? 按照優(yōu)先順序打電話 ? 清楚每個電話要討論的要點 ? 對于自己花在每個電話的時間，做到心中有數 6 ．篩選信息 ? 迅速處理 ? 妥善存放 ? 沒有保存價值的資料就銷毀
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