【正文】 收證書、評估報告、勘測報告等工程技術(shù)部/綜合部權(quán)屬證明書，預(yù)售查丈報告，預(yù)售許可證開發(fā)部/綜合部招標、投標資料，招投標報建過程中的審批資料成本采招部/成本部32驗收各項目工程竣工資料、竣工圖永久工程技術(shù)部/綜合部公司管理業(yè)務(wù)合同 永久綜合部/綜合部項目土地權(quán)屬、合作開發(fā)等相關(guān)合同 永久開發(fā)部/綜合部工程建設(shè)有關(guān)合同，包括設(shè)備材料采購、設(shè)計、監(jiān)理等永久成本采招部/綜合部33合同營銷類合同 永久營銷策劃部/綜合部 聲像檔案管理1）歸檔要求：凡屬歸檔的聲像材料，必須圖像清晰，聲音清楚，并加以必要的文字說明，歸檔的聲像材料必須是原版、原件；2）移交：凡屬公司歸檔范圍的聲像材料，應(yīng)在形成后一個月內(nèi)隨歸檔28 / 43部門其它載體形態(tài)的檔案同時移交檔案室歸檔，由檔案室實行統(tǒng)一管理，如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。照片檔案的底片亦應(yīng)按照與照片相同的要求來編寫文字說明單獨整理、存放。每盒（盤）的外套上要貼有標簽、注明內(nèi)容、人物、日期、帶長（分鐘） 、編號、型號、和保管期限并填寫目錄；5）聲像檔案保管期限：原則上由檔案室集中保管。 電子文檔管理1）電子文檔應(yīng)用先進科技手段進行文檔立卷、編目、保存，逐步在公司各部門推廣應(yīng)用；2）實施分級閱讀、使用公司數(shù)據(jù)庫信息的管理辦法；3）屬于公司核心機密文檔應(yīng)保存在服務(wù)器和光盤上，不得留存在 PC 機上；4）要文檔應(yīng)及時備份，以防遺失。特殊情況必須借閱檔案原件者，應(yīng)經(jīng)行政分管領(lǐng)導批準，但不得超過五個工作日，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，并按期歸還，不得以任何借口搪塞、拖延或占為己有；3）及公司機密的檔案（涉及到合同、財務(wù)等）一般不外借，如遇特殊情況，確實需要查看應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理審批；4）借閱檔案應(yīng)妥善保管，保持檔案完好無損，不準涂改、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注、拆散、抽頁、剪裁、泄密、轉(zhuǎn)借、遺失等；5）職工調(diào)離本單位，凡借有檔案者必須歸還；6）檔案管理人員應(yīng)仔細檢查歸還的檔案，如有破損、丟失、涂改等情況，立即追究責任，并向主管領(lǐng)導報告；7）檔案管理人員應(yīng)仔細校對、審查原始材料，確保證明材料的準確性和真實性；8）查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。 檔案鑒定規(guī)定 1）新組卷檔案的鑒定）檔案整理質(zhì)量鑒定需有關(guān)部門檔案員將整理好的檔案編寫成案卷目錄及卷內(nèi)目錄送交公司檔案室審查、鑒定；）鑒定人員必須對所鑒定的檔案進行逐卷審查，對其內(nèi)容價值、保密期限作出鑒定，提出處理意見；）對新接受檔案的鑒定，要達到保管期劃定準確、質(zhì)量符合要求。根據(jù)檔案的保管期限，由檔案管理員把已超過保管期限、失去利用價值的檔案分別列出清單，填寫申請報告經(jīng)批準后銷毀清冊；)檔案鑒定人員對滿期檔案進行審查，提出銷毀或延遲保管期限意見，并登記造冊，經(jīng)行政分管領(lǐng)導審核、總經(jīng)理審批后，方可銷毀；)經(jīng)批準銷毀的檔案材料，指定 2 名監(jiān)銷專人監(jiān)督銷毀，任何人不得擅自處理。 檔案統(tǒng)計規(guī)定1)建立健全檔案統(tǒng)計材料臺帳及有關(guān)原始記錄，并統(tǒng)一統(tǒng)計格式；2)統(tǒng)計數(shù)字要準確；3)對進檔案庫房的檔案每年清點一次，并分別統(tǒng)計出各類檔案的具體數(shù)字。2 適用范圍適用于各部門固定資產(chǎn)的管理。4 職責 綜合部1）負責固定資產(chǎn)實物管理，包括財產(chǎn)購置、登記建卡、設(shè)立臺賬、分配調(diào)撥、維修保養(yǎng)、清查盤點、實物統(tǒng)計等工作。 成本部1）組織固定資產(chǎn)購置前核價，審核采購申請。 分管領(lǐng)導/總經(jīng)理32 / 43 審批固定資產(chǎn)采購和報廢申請。由于使用、保管不善造成的遺失和損毀，責任人要按資產(chǎn)凈值進行賠償。 固定資產(chǎn)購置、調(diào)撥、報廢審批程序1)固定資產(chǎn)購置程序)需求部門提交申請報告，詳細說明需求原因，性能要求等內(nèi)容，報送到綜合部；）綜合部填寫《固定資產(chǎn)購置審批表》 ，經(jīng)部門負責人審核，成本部審核，財務(wù)部審核，總經(jīng)理審批后，進入采購流程。3）固定資產(chǎn)報廢程序）固定資產(chǎn)的報廢條件：使用時間已滿有效用年限或嚴重損壞，喪失使用價值的固定資產(chǎn)；)凡是符合報廢條件的固定資產(chǎn)，由使用部門提交報廢報告，轉(zhuǎn)交33 / 43綜合部。 固定資產(chǎn)的盤點1）綜合部每半年至少進行一次固定資產(chǎn)盤點，并作出書面盤點報告；2）財務(wù)部協(xié)助綜合部進行盤點，根據(jù)綜合部的盤點報告，進行財務(wù)固定資產(chǎn)賬核對，提出財務(wù)調(diào)整的意見，待報廢資產(chǎn)的價值（原值、已提折舊、凈值）做出最終的固定資產(chǎn)盤點；3）年度盤點報告項目公司總經(jīng)理審閱，同時抄報集團人力行政中心；4）對于盤虧的固定資產(chǎn)，如屬管理不善等人為因素造成，將追究當事人和管理者的責任，并視具體情況賠償公司損失。2 適用范圍適用于各部門所有日常接待工作的管理。 各部門負責本部門相應(yīng)業(yè)務(wù)、來訪客戶、合作伙伴的接待。4 工作程序 接待規(guī)格及標準公司制定不同的接待規(guī)格及標準，以充分利用接待資源，合理安排接待過程。 接待流程及分工36 / 431）本著時效性、合理性、計劃性控制接待費用的原則，特級、一級、二級接待由邀約部門提前兩天提交《接待申請單》 ，詳細填寫接待申請單，列明接待規(guī)格、接待要求等信息，經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導審批后提交綜合部具體安排接待。 特級、一級、二級、三級接待流程1）公司各部門接到來訪信息，應(yīng)提前 1 天填寫《接待申請單》 ，經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導審批后提交綜合部；公司領(lǐng)導的邀訪客戶或來賓信息，政府團隊接待可由綜合部行政人員協(xié)助收集接待信息，及時聯(lián)系對方單位對接人，了解來訪單位的相關(guān)信息，如：來訪者身份、單位、人數(shù)、來訪目的、代訂酒店的客房類型、回程安排等，根據(jù)信息確定來賓的《接待行程安排表》 ；2）綜合部全程跟進接待過程；3）根據(jù)接待申請單要求，需準備禮物的，綜合部行政人員按接待預(yù)算費用及時采購。 參觀要求規(guī)格 公司準備要求 備注特級、一級、二級會議室電子屏歡迎標語；會議室煙灰缸、相關(guān)資料、鮮花、水果的準備；會議室照明的開啟，夏季空調(diào)的開啟；會議室：瓷杯茶水、礦泉水的供應(yīng)；迎領(lǐng)及電梯的提前準備。2）食宿)根據(jù)接待規(guī)格，接待人員預(yù)訂酒店及用餐標準，并明確費用的結(jié)算方式；)根據(jù)接待標準，接待專員安排落實公司宴請接待（含桌簽的擺放、菜肴酒水飲料的安排、用餐的整體環(huán)境、銜接客人與我司領(lǐng)導用餐的時間、審查接待賬單的明細、街接下個接待行程的車輛等） 。38 / 43十、大型會務(wù)操作指引1 目的為加強大型會務(wù)管理，提高會務(wù)質(zhì)量和效率，特制定本指引。3 流程 會 務(wù) 操 作 指 引責任人關(guān)鍵事項流程確定議題會務(wù)準備會務(wù)服務(wù)撰寫紀要傳達精神確定會議議題發(fā)布會議通知會議發(fā)起人會議主辦部門制定會議組織預(yù)案會務(wù)手冊 、 會務(wù)工作籌備安排表 、 會議資料及物品準備 、 會場布置會務(wù)組檢查各項服務(wù)工作的準備情況會務(wù)組會務(wù)組各參會單位落實會務(wù)協(xié)調(diào)負責簽到 、 材料分發(fā) 、 茶歇 、 食宿 、 航班信息 、司運等服務(wù)會后工作整理發(fā)放會議紀要落實會議形成的決議 ， 傳達會議精神39 / 434 工作程序 確定議題1）會議發(fā)起人提出會議議題，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導確認后，形成初步的會議安排，內(nèi)容包括會議議題、時間、地點。2）會議組織預(yù)案）由會議組織部門負責會議預(yù)案的策劃、制定，并對會議期間可能出現(xiàn)的其他意外情況制定相應(yīng)措施。3）會議資料、物品準備由會議組織部門負責涉會材料與物品的準備。包括主席臺、會場座位擺放形式、席位牌、會議材料、話筒、花卉、茶水、點心、水果；）會場環(huán)境布置。 會務(wù)服務(wù)1）會務(wù)組負責會議簽到、材料分發(fā)、茶水、茶歇、會議記錄、會場指引、食宿、航班信息、司運服務(wù)和其他應(yīng)急服務(wù)；2）會務(wù)人員必須提前到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準備。重要會議還要檢查迎領(lǐng)、禮儀等其他服務(wù)人員就位情況；按預(yù)定方案組織與會人員對照席位卡依次就座。會務(wù)協(xié)調(diào)一般要求明確工作目標、任務(wù)、期限；明確責任部門、責任人。4）會后工作整理會議結(jié)束后，檢查會場，帶回會議資料。 傳達會議精神1）會議精神由各參會單位負責向全體員工傳達。41 / 431 目的制訂公司管理文件編號規(guī)范，確保文件編號處于受控狀態(tài)，使所有文件便于分類、查找、識別和使用。3 職責 綜合部1）負責統(tǒng)一對公司管理文件進行編號并發(fā)布；2）負責對管理文件進行版本調(diào)整、歸檔管理。例如：GYHA—WJ2022—0012）文件編號的第 1 段為公司簡寫首字母 GYHA；3）文件編號的第 2 段為文件首字母縮寫及年份；4）文件編號的第 3 段為數(shù)字，從 001~999 遞推，表示文件的流水號； 合同編號規(guī)則說明1）每份文件（表格/模板）由公司簡寫首字母 GYHA、合同首字母縮寫及年份、文件流水號組成。 2）緊 急 情 況 ， 必 須 電 話 申 請 綜 合 部 批 準 方 可 修 車 ， 事 后 應(yīng) 補 填 此 申 請 單 ， 否 則 費 用 自 理 。國譽鴻安公車使用登記簿申請日期 公車型號/牌照 用車部門/用車人 同行人員 事由 目的地 出車時間 截止今日儀表盤公里數(shù) 出差公里數(shù) 駕駛員 批準人 備注