文件和檔案管理制度-閱讀頁
2025-02-02 11:59本頁面
【正文】 定一、不論是誰查閱、復(fù)印檔案、公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù)；三、借閱檔案最長應(yīng)在7個工作日內(nèi)歸還，一次性借閱時間超過10天以上，須上報公司總經(jīng)理審批；四、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記；五、嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密；六、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意擴大閱讀范圍，否則將進行嚴(yán)肅處理。如因工作需要，須報公司總經(jīng)理簽字同意；九、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時，必須及時歸還檔案；十、借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應(yīng)立即向公司行政人事部報備，按公司規(guī)定失職問責(zé)處理；十一、密級檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工作需要，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出；十二、外單位借閱檔案，應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閱內(nèi)容，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱；不能將檔案帶離檔案室。十四、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。檔案資料借閱規(guī)定一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制；二、復(fù)印完畢須注明用途，根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章。檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時報告公司總經(jīng)理，查明情況嚴(yán)肅處理；六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密；七、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用：（一）涉及公司商業(yè)機密；（二）涉及公司專利或技術(shù)秘密；（三）涉及公司員工個人隱私；（四）檔案形成部門規(guī)定限制使用。九、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。檔案統(tǒng)計公司行政人事部應(yīng)在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計。（檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五）第十九條檔案室由專人管理，無關(guān)人員一律不許進入檔案室。第二十條檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織，行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。二、檔案銷毀規(guī)定（一）經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。（二）銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字；（三）檔案室應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。第二十一條
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