【正文】 為一個(gè)全宗。項(xiàng)目全宗、個(gè)人全宗的出現(xiàn)是傳統(tǒng)全宗理論的發(fā)展。 DR. HAN （ 1）組織立檔單位的構(gòu)成條件 執(zhí)行了相對(duì)獨(dú)立的社會(huì)職能，以自己的名義對(duì)外行文。 （ 2）個(gè)人立檔單位的構(gòu)成條件 當(dāng)一個(gè)人執(zhí)行了一種相對(duì)獨(dú)立、比較重要的社會(huì)職能，并積累了足夠數(shù)量的以自己名義署名的文件時(shí)，才有資格構(gòu)成立檔單位。 DR. HAN ?項(xiàng)目立檔單位與組織立檔單位是交叉的。 ?綜合性檔案館為了全面反映國(guó)家和地區(qū)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，應(yīng)以組織全宗為主； ?專門檔案館以反映本專業(yè)概況和專業(yè)技術(shù)的發(fā)展和變化為目的，應(yīng)以項(xiàng)目全宗為主； ?不止一個(gè)單位參加的科技、生產(chǎn)和工程項(xiàng)目，可設(shè)置臨時(shí)機(jī)構(gòu)立檔單位，或?qū)⒃擁?xiàng)目檔案歸入其牽頭單位或主管部門的全宗中去。 （ 2）關(guān)聯(lián)性：構(gòu)成一個(gè)全宗的檔案之間必須具有內(nèi)在的密切聯(lián)系。 （ 3）方便性：為了保管和利用的方便，全宗的規(guī)模一般應(yīng)控制在一定范圍內(nèi)。 DR. HAN 三、立檔單位變化對(duì)組織全宗劃分影響 組織立檔單位的變化有兩種情況：根本性變化 、 基本職能的變化 。在發(fā)生根本性變化時(shí) ， 各個(gè)歷史時(shí)期的不同政權(quán) 、 建國(guó)前后的政府機(jī)關(guān) 、官僚資本主義企業(yè)與社會(huì)主義國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案 ， 各自構(gòu)成全宗 。但臨時(shí)機(jī)構(gòu)執(zhí)行的是獨(dú)立的社會(huì)職能，為期時(shí)間長(zhǎng)，檔案數(shù)量多，可單獨(dú)構(gòu)成全宗。 機(jī)關(guān)檔案室的歸檔工作要求遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn) ，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；檔案館對(duì)檔案的接收要求保持全宗的完整性 ， 一全宗的檔案作為一整體統(tǒng)一進(jìn)館 ， 不得隨意分散； （ 2） 在整理工作中的應(yīng)用 。 檔案鑒定以全宗為基礎(chǔ)來(lái)權(quán)衡全宗內(nèi)案卷和文件的價(jià)值 ， 若離開(kāi)全宗孤立地鑒別一份文件 ， 則難以判定其價(jià) 。 全宗是檔案保管和統(tǒng)計(jì)的重要單位 。 許多檔案檢索工具都是以全宗為對(duì)象編制的 。 DR. HAN 六、我國(guó)關(guān)于全宗理論的探討 ?問(wèn)題一 ：檔案數(shù)量劇增，全宗規(guī)模過(guò)大，若拆分全宗 ，則違背了同一全宗檔案不可分散的原則； ?問(wèn)題二 ：科技檔案等專門檔案怎樣按全宗原則管理； ?問(wèn)題三 ：檔案館類型增多，出現(xiàn)綜合性檔案館和專門檔案館之間館藏接收范圍的交叉問(wèn)題，以及全宗的歸屬問(wèn)題； ?問(wèn)題四 ：社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制、國(guó)家機(jī)構(gòu)改革給全宗劃分造成困難和混亂； ?問(wèn)題五 ：計(jì)算機(jī)技術(shù)更加廣泛和深入地滲透到檔案管理中，電子文件的大量產(chǎn)生，對(duì)全宗理論的挑戰(zhàn)。 ? 在特定情況下，為了保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，可突破單一的來(lái)源原則范疇，按照邏輯聯(lián)系來(lái)構(gòu)成全宗。 DR. HAN 第七節(jié) 檔案的價(jià)值與作用 ?什么是檔案價(jià)值 檔案價(jià)值，是指檔案對(duì)國(guó)家、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性。客體的屬性是構(gòu)成價(jià)值的客觀基礎(chǔ)，而主體的需要是構(gòu)成檔案價(jià)值的前提。 DR. HAN ? 檔案價(jià)值形態(tài) 1. 憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值 檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，它的這種可資為憑的特性，構(gòu)成了檔案的基本價(jià)值之一 憑證價(jià)值 。 首先，從檔案的內(nèi)容看，它是從當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，并非事后為使用而另行編制的，因此它客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據(jù)，因此 具有憑證價(jià)值 。 檔案是事實(shí)、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的記錄，它的這種可靠的廣泛的可資參考的特征，構(gòu)成了檔案的又一基本價(jià)值 —— 情報(bào)價(jià)值 。 長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，是指檔案價(jià)值的時(shí)效性可以擴(kuò)展到遙遠(yuǎn)的未來(lái)，在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間中能夠滿足社會(huì)各方面利用者的需要。 4. 工具價(jià)值與文化價(jià)值 DR. HAN ? 實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的規(guī)律性 1. 檔案價(jià)值的擴(kuò)展律 由于檔案具有原始記錄性、內(nèi)容與版本的惟一性等特點(diǎn)，檔案價(jià)值是可以擴(kuò)大和發(fā)展的，它的擴(kuò)展具有一定的規(guī)律性，可稱為檔案價(jià)值的擴(kuò)展律。這一規(guī)律可稱為檔案價(jià)值的時(shí)效律。各種條件對(duì)于價(jià)值實(shí)現(xiàn)的影響被稱為檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的條件律。比如說(shuō)你的出生證明就是你的第一份檔案！它客觀記錄了你來(lái)到這個(gè)世界時(shí)的幾乎全部情況：出生的時(shí)間、性別、體重、健康情況、是否順產(chǎn)、父母情況、接生的醫(yī)院、醫(yī)生、家庭住址，甚至于你的腳印等。 ?國(guó)家、社會(huì)、學(xué)校以及其它任何單位活動(dòng)的開(kāi)展，都在形成各種各樣的文件，有保存價(jià)值的文件就成為了檔案。 檔案在企業(yè)管理中的作用 DR. HAN 企業(yè)檔案的作用：⑴憑證作用；⑵參考作用； 具體體現(xiàn)在以下幾方面： 、全面的反映。 。 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則， 所謂統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是對(duì)全國(guó)檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。各地方檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)，要按照國(guó)家有關(guān)檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。 維護(hù)檔案完整與安全， 這是檔案管理最起碼的基本要求。 維護(hù)檔案的完整，有兩方面的含義： 完整包括： 從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。 安全包括： 力求檔案本身不受損壞，質(zhì)量延長(zhǎng)檔案壽 命，即保證檔案管理物質(zhì)安全。 便于社會(huì)各方面的利用。檔案工作必須不斷地提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件； 便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標(biāo)。作為一個(gè)系統(tǒng)，它的目的性必須明確。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項(xiàng)工作，都應(yīng)以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標(biāo)。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國(guó)家和社會(huì)作出貢獻(xiàn)，能否創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。 ? 廣義檔案工作，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究工作、檔案出版與宣傳工作、檔案交流與合作工作等。 ? 檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說(shuō)和八環(huán)節(jié)之說(shuō)。 其中前五環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作 檔案業(yè)務(wù)工作的劃分不是絕對(duì)的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨(dú)立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個(gè)環(huán)節(jié)就變成 兩階段八個(gè)環(huán)節(jié)。 信息管理階段：檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)。 ? 檔案的收集工作，就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)的工作。 檔案館對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷單位的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案的接收。 收集工作的意義 １、收集工作是檔案部門積累檔案的手段，是儲(chǔ)存檔案信息資源的重要途徑。因此它是檔案工作的起點(diǎn)及第一個(gè)環(huán)節(jié)。 ３、收集工作是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)。 DR. HAN 檔案的整理： ? 檔案整理是檔案管理工作的核心部分。如果原封不動(dòng)，還是處于相對(duì)凌亂的狀態(tài)，既 不好管理也無(wú)法提供利用，這就需要對(duì)這些檔案加以系統(tǒng)化 。 ? 檔案整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，使之組成有序的體系的工作。 檔案整理是文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標(biāo)志。 檔案整理是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。 （二）步驟可分為： １、了解情況，制訂方案 ２、區(qū)分全宗 ３、全宗內(nèi)檔案分類 ４、類內(nèi)文件整理 ５、確定案卷或文件的排列順序，案卷或文件編號(hào)６、編制案卷目錄或文件目錄。廣義的檔案鑒定工作包括鑒定檔案的真?zhèn)魏丸b定檔 案的價(jià)值。檔案界所說(shuō)的檔案鑒定工作通 常是狹義的。 ?隨著社會(huì)的發(fā)展，時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量不斷增多，檔案的保存介質(zhì)也在不斷 的發(fā)生變化。 檔案鑒定工作的內(nèi)容 ? 制定鑒定檔案價(jià)值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及各類檔案保管期限表。 ? 揀出本無(wú)保存價(jià)值和保管期滿的檔案予以銷毀。 ? 檔案鑒定便于人們對(duì)檔案的利用。 ? 檔案鑒定工作是一項(xiàng)直接關(guān)系檔案命運(yùn)的嚴(yán)肅工作。 ? 內(nèi)容包括三個(gè)方面： 庫(kù)房管理 檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù) 保護(hù)檔案的專門措施 ? 由于自然和社會(huì)條件的原因，檔案總是處于漸進(jìn)性的自毀過(guò)程中，或者可能遭受突發(fā)性的破壞，而社會(huì)則需要長(zhǎng)遠(yuǎn)利益檔案，要求盡可能延長(zhǎng)檔案的壽命， 為了解決檔案的不斷毀損和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用要求的矛盾，就需要采取各種保護(hù)措施，防止檔案遭受損失， 保證每份檔案的安全與完整，想方設(shè)法采取各種保護(hù)措施，進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地管理使其延年益壽，這就形成的檔案的保管工作。 延長(zhǎng)檔案的壽命； 維護(hù)檔案的安全； 建立和維護(hù)檔案的存放秩序。 檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。 DR. HAN ?檔案的檢索： ? 檔案檢索是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存貯和根據(jù)需要進(jìn)行查找，是為了查找或者獲取檔案信息而采取的一種邏輯系統(tǒng)，通過(guò)某種方法或者手段達(dá)到查找利用的目的， ? 檔案的數(shù)量很多，類型多樣，文種復(fù)雜，它們都有自身的形成規(guī)律， 為了滿足社會(huì)對(duì)檔案的多方面的特定要求，就需要通過(guò)多種途徑和形式提示檔案的內(nèi)容 ，給利用者提供檢索檔案的多種手段，這就形成了檔案的編目和檢索工作。 索：查找包括確定查找內(nèi)容和查找操作。 （二）準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確 （三）快，指迅速 （四）便，指檢索要方便 ?檔案檢索的意義 檢索是提供利用的先期工作。 檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段。 DR. HAN 檔案的編研 ? 檔案的編研是對(duì)檔案材料 進(jìn)行編輯和研究的總稱。 ? 編研工作就是檔案部門以館（室）藏檔案為主要對(duì)象，以滿足社會(huì)利用需要為主要目的，在研究的基礎(chǔ)上編輯史料、編寫參考資料、參加編史修志以及撰寫專門著作的工作。 積極提供利用服務(wù)的有效方式 ，是利用檔案的高層次體現(xiàn)，也是提高檔案利用效率的有效途徑。 有利用檔案原件的保管和流傳。自古以來(lái)的史書，無(wú)不如此。 ?保存檔案的目的就是為了 提供檔案為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)，而收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作，只是為提供利用奠定了基礎(chǔ)和可能性，為了把可能性變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)性，滿足社會(huì)利用檔案的需要，更好地開(kāi)發(fā)檔案情報(bào)資源，就需要通過(guò)各種方式介紹和實(shí)際地提供檔案，這就形成了檔案的提供利用服務(wù)。 檔案利用工作內(nèi)容主要有三點(diǎn) : （ 1）介紹館 (室 )藏的內(nèi)容與成分 (2)了解客觀需求，及時(shí)向利用者介紹和報(bào)道館藏 (3)通過(guò)各種方式迅速準(zhǔn)確地查找出利用者所需的檔案信息，并了解利用效果。 2 檔案利用工作直接體現(xiàn)了檔案工作的方向和作用。 其具體表現(xiàn)為： (1)由于提供利用工作的開(kāi)展必然向其他業(yè)務(wù)部門提出相應(yīng)的要求，促進(jìn)該業(yè)務(wù)的開(kāi)展和業(yè)務(wù)水平的提高。 (3)開(kāi)展提供利用工作會(huì)與廣大的利用者發(fā)生千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，可以說(shuō)這是對(duì)檔案工作最實(shí)際、最有效的宣傳，對(duì)提高社會(huì)檔案意識(shí)，得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)各界對(duì)檔案工作的重視和支持，以及擴(kuò)大檔案工作的影響都有重要的意義，所以它是一個(gè)最富有活力的工作環(huán)節(jié)。 檔案利用工作的意義 DR. HAN 檔案的統(tǒng)計(jì) ? 檔案統(tǒng)計(jì)就是運(yùn)用一系列專門的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法、對(duì)檔案工作領(lǐng)域中的種種現(xiàn)象、狀態(tài)、趨勢(shì)等進(jìn)行量的描述與分析研究，為工作決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持。 從統(tǒng)計(jì)的對(duì)象來(lái)看，分為兩方面： Ａ、對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)； Ｂ、對(duì)檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì)； 其一，全國(guó)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)； 其二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)； 其三，地方（包括省、市、地、縣各級(jí)）檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)； 其四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計(jì)。 要求：Ａ、準(zhǔn)確性、客觀性、科學(xué)性 Ｂ、遵循全國(guó)統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代化的要求 須達(dá)到： 統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系完整化， 統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化， 統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作科學(xué)化， 統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化， 統(tǒng)計(jì)計(jì)算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化， 統(tǒng)計(jì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。 ?檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作制度或技術(shù)規(guī)范 是提供檔案管理水平和質(zhì)量的工作規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，屬于微觀層面的“技術(shù)性”文件