【正文】 所附式樣基礎(chǔ)上增加相應(yīng)的說明欄目，每一 欄目的尺寸適當(dāng)減小，避免蓋章時覆蓋文件內(nèi)容，有些欄目內(nèi)容也可事先刻上，示例如下： 全宗號 年度 室編件號 2 2020 28 機(jī)構(gòu)（問題） 保管期限 館編件號 黨群工作 永久 十二、無論采用何種分類法， “室編件號 ”都應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從阿拉伯?dāng)?shù)字 “1”開始標(biāo)注，不得按每一盒編一個流水號。最低一級類目不同的歸檔文件不得裝入同一盒內(nèi)。需要移交進(jìn)館的檔案，其全宗號由檔案館給定，除此之外，企業(yè)檔案全宗號的設(shè)定依照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》的規(guī)定。 “館編件號 ”為企業(yè)檔案需要移交進(jìn)館才填寫。 十六、有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并在新擬或補(bǔ)充題名之外加 “[ ]”號。會議記錄中要把重要的幾次會議內(nèi)容選出來作為題名，仍然為一件，有些歸檔文件的附件是具 體的條文規(guī)定，或者是正文的重要補(bǔ)充和說明，此時可在正件題名后抄錄附件題名，外加 “（） ”號。 十八、歸檔文件目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂成冊作為對外查閱的檢索工具，一份裝入所對應(yīng)的盒內(nèi)作為盒內(nèi)目錄備查。 十九、檔案盒作為歸檔文件的裝具，其編號以排列上架后的順序按從上到下、從左到右依次編流水號。 二十、同時執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和《歸檔文件整理規(guī)則》兩個標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)，有些內(nèi)容可以統(tǒng)一。 220mm（長179。卷盒封面及背脊因?yàn)閮?nèi)容不同，應(yīng)按各自要求分別使用。 《規(guī)則》中的9 歸檔目錄與《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》中的卷內(nèi)目錄用途不同，應(yīng)分別按標(biāo)準(zhǔn)的要求使用，目錄規(guī)格可統(tǒng)一選用 A4 型（ 297mm179。 企業(yè)檔案保管條件符合要求時，保管期限為短期的文件材料在整理時可以不拆除金屬物。 二十一、全省科技事業(yè)單位可參照上述意見執(zhí)行。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單 (不包括勘誤的內(nèi)容 )或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。 GB/T 9705 文書檔案案卷格式 GB/T 11821 照片檔案管理規(guī)范 GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 GB/T CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范 DA/T 1 檔案工作基本術(shù)語 DA/T 12 全宗卷規(guī)范 DA/T 13 檔號編制規(guī)則 DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 DA/T 22 歸檔文件整理規(guī)則 DA/ T 28 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 DA/T 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 DA/T 32 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 DA/T 43 縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 JGJ 25 檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范 ISO 信息與文獻(xiàn)一文件管理：通則 IS0 信息與文獻(xiàn)一文件管理：指南 3 術(shù)語和定義 DA/T 1— 2020 確立的以及下列術(shù)語和定義適用 于本標(biāo)準(zhǔn)。 企業(yè)檔案工作 business records management 企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。 檔案信息化 archival informationization 運(yùn)用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔 案管理提升過程和工作方式。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。 5 檔案工作組織 組織系統(tǒng)建設(shè) 檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門、各項(xiàng)目檔案工作的負(fù)責(zé)人，確定檔案部門的負(fù)責(zé)人。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定。 企業(yè)管理職責(zé) 企業(yè)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。 企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護(hù)和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。 企業(yè)應(yīng)對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分。 企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。 企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目對文件管理的責(zé)任， 見 ISO 第七章、 ISO 和檔發(fā) [2020]5號文件要求。 負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位 (包括派出機(jī)構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè) )的檔案工作。 檔案人員要求 檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。 檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)識水平。 6 檔案工作制度 工作規(guī)章 明確企業(yè)文件形成、歸檔責(zé)任。 制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。 建立檔案工作責(zé)任追究制度。 制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn) (出 )庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責(zé)。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時間等要求。應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求 和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查 (借 )閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查 (借 )閱檔案的要求。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理 方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識、類目范圍。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對應(yīng)的保管期限。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。 13 企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。 文件的形成、積累 文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。 文件 整理與歸檔 文件整理 文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。 文件歸檔范圍 企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有 保存價(jià)值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。 歸檔文件的主要來源有： —— 本企業(yè)形成的文件； —— 本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等接收的文件； —— 所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件； —— 本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件； —— 本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄 A。 文件歸檔時間 經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記歸檔。 電子文件邏輯歸檔宜定時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。 更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和干部 職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。 歸檔的文件應(yīng)為原件。 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。 歸檔的文件一般一式一份。 兩個以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。 文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》 (見附錄 B 表 )。 檔案收集工作 文件歸檔的交接 文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。 企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。 企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和 市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。 檔案整理工作 檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進(jìn)行檔案的分類、排列與編目。分類方案應(yīng)附有分類說明。 全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。 檔號可采用“ [全宗號 — ]分類號 (或項(xiàng)目代號或目錄號 )— 案卷號 (或件號或盤、盒、張?zhí)?)” ([ ]表示可選 )結(jié)構(gòu)。 紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號。 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。全宗卷可單獨(dú)管理。 檔案保管工作 檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。重要檔案應(yīng)異地備份。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補(bǔ)救。 庫房管理 庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能 (見JGJ 25)。 庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。 檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價(jià)值確定。會計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行《會計(jì)檔案管理辦法》。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。 企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。銷毀清冊永久保存。 建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館 (室 )藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。 檔案利用工作 檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務(wù) 。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。利用效果突出的宜進(jìn)行登記 (利用效果登記表參見附錄 B 表 )。 企業(yè)宜對檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。 企業(yè)宜對檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。 8 檔案信息化建設(shè) 檔案信息化目標(biāo)與原則 企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。電子文件通用格式見 GB/T18894 第 6 章。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見 GB/T 和 GB/T 18894。 文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合 DA/T 31 的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合 DA/T 43 的要求。 數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。 電子檔案應(yīng)存儲到脫機(jī)載體上。 脫機(jī)存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合 GB/T 18894 中 的相關(guān)規(guī)定。 檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù) 企業(yè)應(yīng)建立館 (室 )藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管 理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。 檔案管理系統(tǒng)軟件 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實(shí)際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。 9 檔案工作設(shè)施設(shè)備 檔案庫房 檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護(hù)裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。 檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲空間。 業(yè)務(wù)技術(shù)用房 業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)滿足接收、整理、修復(fù)檔案的實(shí)際需要。 閱覽及陳列室 閱覽室應(yīng)鄰近辦公室和檔案庫房，環(huán)境安靜。 檔案裝具 檔案柜架應(yīng)牢固耐用，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。有條件的可采用密集架。 保護(hù)設(shè)備 檔案庫房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)施。 有條件的企業(yè)應(yīng)配置自動報(bào)警、自 動滅火、溫濕度自動調(diào)控、監(jiān)控等設(shè)備。 配備檔案修復(fù)、利用需要的數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、閱讀機(jī)等設(shè)備。 根據(jù)需要可配備 CAD 繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微