【正文】 ，之前已按 “卷 ”整理的管理類（文書）檔案一般不再按《規(guī)則》返工重整；參照執(zhí)行《規(guī)則》后應保持整理方法的相對穩(wěn)定性，不要執(zhí)行一段時間后，又隨意返回采用按 “卷 ”整理。考慮到我省機關、地方綜合檔案館使用統(tǒng)一的分類方法，為便于《四川省電子文檔管理系統(tǒng)》軟件的通用，8 需進地方綜合檔案館的企業(yè)檔案 只能采用 “保管期限──年度 ”或 “保管期限──年度─ —機構（問題） ”分類法。 十三、歸檔文件的裝盒，應按分類方案的最低一級類目的文件排列順序進行。 “機構（問題） ”欄，在企業(yè)保留前四大類時統(tǒng)一填寫為相應的類別或代碼；如果前四大類合并為 “管理類 ”則不填；如果企業(yè)以前沒有執(zhí)行工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則，而是按文書檔案機構分類組 卷的，則該欄可填寫歸檔文件分類所對應的機構或問題。簡報要把最重要的一篇題名用 “[ ]”帶出。歸檔文件目錄在區(qū)分保管期限后，可一年一本或幾年一本。 卷盒規(guī)格可統(tǒng)一為 310mm179。 備考表可統(tǒng)一采用《科學技術檔案案卷構成一般要求》的格式，按 “件 ”整理的可將備考表中的 “立卷人 ”改為 “整理人 ”， “互見號 ”填寫與盒內歸檔文件內容相同的特殊載體形式檔案的檔號。永久、長期保管的文件材料必須拆除金屬物。 2 規(guī)范性引用文件 下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。 企業(yè)檔案 business records 企業(yè)在研發(fā)、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。 11 4 檔案工作總則 企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產和信息資源的重要組成部分。 企業(yè)應維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。 檔案人員配備 企業(yè)應配備與企業(yè)研發(fā)、生產、經營和管理相適應的專職檔案人員；各部門、各項目應配備專職或兼職檔案人員。 企業(yè)應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。 企業(yè)部門職責 企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責。 檔案部門職責 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關規(guī)章制度。 依照有關規(guī)定向國家檔案館或有關單位移交檔案。 檔案人員應定期接受檔案業(yè)務培訓。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企 業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，解釋權限等。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害，企業(yè)應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點 等。 檔案保管制度。 檔案統(tǒng)計制度。 檔案保密制度。 檔案管理系統(tǒng)操作制度。 檔案分類方案。 特殊載體檔案管理規(guī)范。 企業(yè)下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時做好項目文件歸檔交接。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應分別符合 GB 970 DA/T 2 GB/T 1182財會字 [1998]32 號、勞力字 [1992]33 號等標準及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應分別符合 GB/T 1182 DA/T 1 GB/T 1889DA/T 32 等標準的要求。 企業(yè)應根據(jù)經營管理范圍和業(yè)務活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。 科研開發(fā)、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔。 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。 歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備 (打14 印機、復印機、掃描儀等 )標稱的質量要求。外文 (或少數(shù)民族文字 )材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。主辦單位一般應保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。 檔案部門接收時應認真核對，并檢查檔案質量。 企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。 分類方案應依據(jù)企業(yè)管理職能，結合檔案形成特點制定，并應保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。 根據(jù)分類方案和排列順序編 制檔號。 全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產權變更情況自行設定。 檔案部門應對每個全宗建立全宗卷。底圖不宜折疊；磁性載體應選擇防磁設施。對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。 15 庫藏檔案應定期清理核對，做到賬物相符。 檔案 保管期限一般分為永久和定期兩種。 定期保管檔案。經檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的 檔案應登記造冊，填寫銷毀清冊 (參見附錄 B 表 )，經企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)督銷毀。 檔案統(tǒng)計工作應保持連續(xù)性。 ’ 利用檔案應按規(guī)定進行登記 (借閱登記表參見附錄 B 表 )。 企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產品 性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設備的更新?lián)Q代、市場的變化等。 企業(yè)檔案信息化應堅持技術與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調和同步的原則。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應根據(jù)相關規(guī)定和需要確定。 16 電子文件應經鑒定、整理、審核后歸檔。 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。 電子檔案的保管 電子檔案應參照紙質檔案分類方案進行整理。 存儲在脫機載體 上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應根據(jù)設定的利用權限提供及時有效的網(wǎng)絡化服務。 各信息系統(tǒng)應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。檔案管理系統(tǒng)設計與實施參見 ISO 第 8 章和 ISO 。 設置檔案館的企業(yè)，檔案庫房建筑應符合 JGJ 25 的要求，庫房一般應滿足日后 20 年檔案存儲需要。 17 陳列室 (展覽室 )宜設置在適于觀覽的場所。 各類檔案盒規(guī)格、式樣和質量應符合 GB/T 970 GB/T 1182 DA/T 22 和 GB/T 11821 的要求。 技術設備 配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機等設備。 附錄 A （資料性附錄） 企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表 表 序 號 基 本 范 圍 保 管 期 限 1 經營決策 企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經營戰(zhàn)略決策、企業(yè)改革等文件 永久 轉換經營機制、各項配套制度改革實施方案、請示與批復、總結、報告等 永久 董事會、監(jiān)事會、股東會構成及變更方面的文件 永久 廠務公開文件 30年 廠長（經理）責任制、任期目標等 30年 股東大會文件 重要的 永久 一般的 10年 董事會、股東會會議記錄、紀要、工作報告、聲明、決定、決議、通知、名單、 議程、報告、討論通過的文件、公告、總結等 永久 監(jiān)事會會議記錄、紀要、工作報告、聲明決定、決議等 永久 股票、股市方面的材料 30年 紅利分配材料 永久 2 生產經營計劃 生產經營計劃、總結、報告及計劃調整等材料 30年 計劃任務書或作業(yè)計劃 30年 生產技術、經濟指標完成情況分析 30年 3 統(tǒng)計工作 統(tǒng)計工作制度、規(guī)定、辦法、通知 30年 18 生產、技術、經濟統(tǒng)計報表 永久 企業(yè)綜合性統(tǒng)計報表及分析材料 30年 工業(yè)普查報表 永久 4 財務管理 財務管理制度、規(guī)定、辦法、通知 30年 財務管理計劃、總結 10年 固定資產的新增、報廢、調撥材料 30年 生產財務和成本核算 永久 稅務方面的材料 永久 資金管理、價格管理、會計管理的材料 永久 5 資產管理 房產、土地方面的文件 房地產的權屬證明材料 永久 房地產的租賃、使用方面的合同、協(xié)議等文件 30年 對外投資項目 投資規(guī)劃、決策等方面的材料 永久 投資企業(yè)的董事會、股東會材料 永久 投資企業(yè)的財務報告、紅利分配材料 永久。 配備信息化管理需要的計算機、服務器、掃描儀、光盤刻錄機等設備，以及容災備份設備、應急電源。 根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、空氣凈化器等設備。應根據(jù)非紙質載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。 企業(yè)可根據(jù)工作需要設置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。 檔案庫房樓層地面應滿足檔案及其裝具的承重要求。 檔案管理系統(tǒng)應具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應功能。 檔案管理系統(tǒng)應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。對確認銷毀的電子檔案應有銷毀文件目錄存檔。其存儲載體見 DA/T 32 的附錄 C，保管要求見 GB/T 18894 的 。 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見 DA/T 32 的附錄 B。 加密的電子文件歸檔時一般應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應易于識讀、遷移。 電子文件的歸檔 電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統(tǒng)。 企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。 可采用直接查閱、電話調閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復制件、縮微件和電子檔案。 企業(yè)應根據(jù)保密規(guī)定和知識產權管理要求，設定利用者權限。 檔案統(tǒng)計工作 檔案部門應及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關統(tǒng)計報表。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為 30 年和 10 年。 永久保管檔案。 檔案鑒定工作 企業(yè)應成立由主管領導、職能部門、專業(yè)技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會 (或小組 )，負責確定文件保管期限和到期檔案鑒定。 庫房溫、濕度應符合 JGJ 2 GB/T 18894 和 DA/T 15 對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記 (登記表參見附錄 B 表 )。 檔案入庫前一般應去污、消毒。全宗卷的主要內容和編制 方法見 DA/T 12。 互見號是反映同一內容其他載體檔案保管單位的檔號。檔號編制方法見 DA/T 13。 類別號可采用阿拉伯數(shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設定。 企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。 檔案與資料的收集 企業(yè)應接收所屬單位因產權變動后屬本企業(yè)所有的檔案。重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經項目負責人審 核簽字。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。 文件歸檔要求 企業(yè)應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制。 會計核算專業(yè)材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。項目 建設類文件應依據(jù)企業(yè)在項目建設中的性質確定，建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見 DA/T 28；服務類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務活動的文件歸檔范圍，應結合企業(yè)活動和專門業(yè)務編制。國有企業(yè)文件歸檔范圍應符合檔發(fā) [2020]4 號文件要求。 文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或專項工作檔案人員保管。 7 檔案業(yè)務工作 企業(yè)檔案工作與業(yè)務活動 企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務和活動的有機組成部分，應納入企業(yè)領導工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關人員的經濟責任制或崗位責任制。 文件歸檔范圍和保管期限表。 業(yè)務規(guī)范 文件、檔案整理規(guī)范。 電子檔案管理制度。 檔案利用制度。 檔案鑒定銷毀制度。 管理制度 文件歸檔制度。對相關崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應提出責任追究和處罰措施，并將有關要求納入相關管理制度。企業(yè)在制定有關規(guī)章、標準和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求。 檔案部門負責人應具有中級以上專業(yè)技術職稱或大學本科以上學歷。 12 指導企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。 專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。 企業(yè)資產與產權變動時應做好檔案的處置工作，國有企業(yè)應依照檔發(fā)字 [1998]6 號文件的要求進行，其他企業(yè)可參照。 檔案工作體系 企業(yè)應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎 的企業(yè)檔案工作體系。 檔案機構設置 企業(yè)應根據(jù)規(guī)模和管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構。 企業(yè)檔案工作應以企業(yè)資產關系為紐帶，實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。