【正文】 .............................................................................................. 192 自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證 ............................................................................................................... 192 九、系統(tǒng)技術(shù)環(huán)境要求 ........................................................................................................................... 193 系統(tǒng)開發(fā)工具 ................................................................................................................................. 193 數(shù)據(jù) 庫 ............................................................................................................................................. 193 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái) ......................................................................................................................................... 194 十、系統(tǒng)實(shí)施的切入點(diǎn)選擇 ................................................................................................................... 196 125 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 緒 論 華科藥業(yè)公司剛剛開始運(yùn)營，有較好設(shè)備，但所有的管理體系尚未形成，主要有以下幾方面的問題： ? 人力資源問題 主要是專業(yè)人員不夠，在整個(gè)藥業(yè)的管理體系中，應(yīng)聘請(qǐng)制藥行業(yè)內(nèi)的專業(yè)人士來擔(dān)當(dāng)銷售總監(jiān)、生產(chǎn)總監(jiān)、質(zhì)量部長等。現(xiàn)在這樣邊經(jīng)營邊摸索的方法，不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī) 藥行業(yè)的激烈競爭。主要還是由于缺乏專業(yè)人員。蜂王漿膠囊雖然競爭對(duì)手少一些，但蜂王漿類產(chǎn)品已銷了 10 多年了，市場(chǎng)份額和獲利空間不大。所以藥業(yè)現(xiàn)在應(yīng)在新產(chǎn)品上加大投入。 由于華科 藥業(yè)剛通過 GMP 認(rèn)證，各種管理制度剛建立，因此，我們建議 華科藥業(yè)采用一個(gè)成熟的制藥行業(yè)信息管理系統(tǒng)，以信息化建設(shè)為契機(jī)，提升華科藥業(yè)的管理水平。大慶華科股份有限公司成立于 1998 年 12 月 8日， 2020 年 7 月 26 日在深圳證券交易所作為高新技術(shù)企業(yè)掛牌上市，是大慶地 126 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 區(qū)第二家上市公司。 華科藥業(yè)公司主要從事藥品的生產(chǎn)和銷售。 華科藥業(yè)公司占地 7 萬 9 千平方米，職工 110 人， 90％具有中專以上學(xué)歷，其中27 人具有大學(xué)本科學(xué)歷，執(zhí)業(yè)藥師 4 人，高級(jí)工程師 3 人。華科藥業(yè)公司具有年生產(chǎn)片劑 2 億、膠囊劑 6 億、顆粒劑 1 億的能力。藥品檢驗(yàn)選用世界一流的分析設(shè)備，能夠保證出廠產(chǎn)品的質(zhì)量。 由于華科藥業(yè)公司剛建成投產(chǎn)不久，公司的管理模式還沒有完全定型，公司在藥品的生產(chǎn)管理、銷售管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、市場(chǎng)營銷等方面尚處于摸索階段。 本建議書是在北京英克科技公司管理咨詢顧問對(duì)大慶華科股份有限公司和華科藥業(yè)公司進(jìn)行調(diào)研診斷的基礎(chǔ)上提出的。 為此，本次華科藥業(yè)公司信息管理系統(tǒng)（ ERP）解決方案將涉及的業(yè)務(wù)范圍有：華科藥業(yè)公司的原輔 材料的采購、產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售。 二、項(xiàng)目的總體目標(biāo) 該項(xiàng)目的最終目標(biāo)，是在華科藥業(yè)公司內(nèi)建立完整的藥品生產(chǎn)和批發(fā)銷售業(yè) 127 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 務(wù)流程管理信息系統(tǒng)。 系統(tǒng)應(yīng)體現(xiàn)的管理思想 ERP 信息管理系統(tǒng)軟件僅是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代管理的手段或工具，它必須是承載管理思想和管理意 圖的載體，換言之，在 ERP 軟件系統(tǒng)中必須有實(shí)現(xiàn)管理意圖的方式和處理方案。明確某人、某個(gè)分支機(jī)構(gòu)及部門的職務(wù)及其職能。 “控制” “控制”是對(duì)于“授權(quán)”之后，可能出現(xiàn)權(quán)限范圍內(nèi)越軌行為的審計(jì)和防范。 “授權(quán)”與“控制”相結(jié)合，能夠建立企業(yè)內(nèi)部真正意義的崗位責(zé)任制，建立企業(yè)內(nèi)部在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中的協(xié)同工作機(jī)制?？偛坷镁W(wǎng)絡(luò)或電話線，實(shí)時(shí)地對(duì)分支機(jī)構(gòu)、部門、人員、在某個(gè)時(shí)間段或當(dāng)前的業(yè)務(wù)狀態(tài)進(jìn)行全面監(jiān)控。將整個(gè)公司的業(yè)務(wù)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)納入到全面受控的狀態(tài)并對(duì)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)節(jié)和限制，以實(shí)現(xiàn)總部的統(tǒng)一營銷策略；實(shí)現(xiàn)對(duì) 分支機(jī)構(gòu)人員職權(quán)及時(shí)調(diào)整變化，全面掌握所有個(gè)人的業(yè)務(wù)資料，實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)化企業(yè)所必須的集約化經(jīng)營管理。規(guī)范化管理主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： ? 業(yè)務(wù)檔案與資料的規(guī)范 建立屬于企業(yè)自身的編碼、分類、序列規(guī)范。比如：外勤（銷售人員）的業(yè)績合理考核，不僅要考察絕對(duì)數(shù)字，而且要綜合考慮實(shí)際收入的組成與欠款的分布；對(duì)制單崗位的制單數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行考核。 ? 全過程監(jiān)控 對(duì)公司的業(yè)務(wù)，從產(chǎn)供銷到內(nèi)部事件到全過程監(jiān)控。 ? 過程中的業(yè)務(wù)控制 對(duì)主要的業(yè)務(wù)過程進(jìn)行監(jiān)測(cè)控制。 管理企業(yè)中存在的差異化 差異是企業(yè)運(yùn)作中的一種客觀存在，是由于某種特殊業(yè)務(wù)或不規(guī)范業(yè)務(wù)行為造成的。其次，對(duì)于差異的不同情況提出相應(yīng)的解決機(jī)制，尤其是在不同的經(jīng)營模式下，差異更呈多樣性和復(fù)雜性，必須能 129 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 夠及時(shí)反映，而且能夠控制和調(diào)整這些差異 。 ? 管理精細(xì)化 可以對(duì)分公司、部門甚至個(gè)人進(jìn)行考核與評(píng)估，建立崗位責(zé)任與考核評(píng)估體系。 ? 核算精細(xì)化 可以對(duì)單一品種進(jìn)行個(gè)人核算、部門核算，甚至逐筆業(yè)務(wù)核算?；跀?shù)據(jù)倉庫的決策系統(tǒng)不僅考慮業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)發(fā)生的內(nèi)部真實(shí)數(shù)據(jù)，而且要全面考慮外部環(huán)境的相關(guān)信息，進(jìn)行科學(xué)決策。 管理的遠(yuǎn)程控制機(jī)制 ? 遠(yuǎn)程傳輸 實(shí)現(xiàn)總部與分部之間或異地機(jī)構(gòu)之間的報(bào)表、單據(jù)、文本的傳輸，提供雙方的信息互通與業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)。 ? 遠(yuǎn)程網(wǎng)上的業(yè)務(wù)協(xié)作 利用軟件通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地部門與機(jī)構(gòu)之間的業(yè)務(wù)協(xié)作與業(yè)務(wù)操作。 工作流的管理思想 工作流是指不同的部門或人員去完成同一個(gè)由若干個(gè)階段組成的工作而形 130 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 成的流動(dòng)過程。 全面的財(cái)務(wù)管理和控制 按照國際慣例，會(huì)計(jì)劃分為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)二大類，我國的會(huì)計(jì) 軟件也正在從核算型向管理型邁進(jìn)。 制藥業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)管理的需求同多數(shù)制造業(yè)一樣，都要符合我國的新會(huì)計(jì)制度和國際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則。 軟件在進(jìn)貨和銷售過程中加入了財(cái)務(wù)的審核過程，從而避免了應(yīng)付款的提前給款和應(yīng)收帳的呆死帳現(xiàn)象，使得目前的記帳式會(huì)計(jì)上升為管理會(huì)計(jì)。 另外，財(cái)務(wù) 管理與采購、庫存、銷售、生產(chǎn)、人事、工資等管理功能的高度集成，成為一個(gè)一體化的會(huì)計(jì)解決方案。其中，藥品有批號(hào)、效期等行業(yè)特點(diǎn)，在系統(tǒng)目標(biāo)的設(shè)置中綜合體現(xiàn)了這一特點(diǎn)。 ? 長期目標(biāo) 支持華科藥業(yè)公司今后可能出現(xiàn)的大規(guī)模連鎖經(jīng)營和復(fù)雜的物流調(diào)配的經(jīng)營模式。 庫存控制和物流配送方 面 通過對(duì)各級(jí)庫存量進(jìn)行控制，減少在庫時(shí)間，加速周轉(zhuǎn)，提高產(chǎn)品保質(zhì)期。 ERP 系統(tǒng)每日對(duì)車間的各種庫存進(jìn)行自動(dòng)盤點(diǎn)，以輔助下一個(gè)工作時(shí)段（第二天）下發(fā)出指令的準(zhǔn)確性。 客戶服務(wù)方面 建立對(duì)客戶物流請(qǐng)求的快速反應(yīng)模式。 為了配合實(shí)現(xiàn)上面所提的客戶服務(wù)水平，支持華科藥業(yè)公司對(duì)有一定信譽(yù)的大中型客戶實(shí)行合同配送，物流先行，定期結(jié)算的配送式銷售模式。 支持華科藥業(yè)公司加強(qiáng)對(duì)全國范圍庫存貨物的監(jiān)管，防止產(chǎn)品在庫或在途（在運(yùn)）時(shí)間過長。 支持對(duì)銷售成本和庫存資金的核算 營銷控制方面 支持華科藥業(yè)公司 規(guī)范全國范圍內(nèi)和局部地區(qū)的價(jià)格、服務(wù)和產(chǎn)品質(zhì)量方面的規(guī)則，并支持其貫徹實(shí)施。 根據(jù)華科藥業(yè)公司確定銷售業(yè)務(wù)人員業(yè)績考核及工資方案。支持對(duì)分公司和辦事處的考核計(jì)算。 132 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 質(zhì)量控制管理方面 在收到貨品時(shí)，系統(tǒng)可以將貨品分解為多種情況進(jìn)行處理，質(zhì)量檢驗(yàn) 合格的作為正常進(jìn)貨入庫房，系統(tǒng)提供支持貨品在流轉(zhuǎn)過程中的狀態(tài)變化，明確責(zé)任，及時(shí)對(duì)質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和調(diào)整，并在銷售貨物時(shí)顯示質(zhì)量狀態(tài)。 在生產(chǎn)管理方面，允許用戶定義貨品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)并依照標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)材料、半成品、產(chǎn)成品，包括質(zhì)量項(xiàng)目、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)定義、貨品品級(jí)、質(zhì)檢報(bào)告等。 對(duì)生產(chǎn)輔助工具的領(lǐng)用，系統(tǒng)打印借用單并 記錄使用情況，以確保各種器具的合理使用及及時(shí)入庫。對(duì)檔案進(jìn)行管理，如：檔案的增、刪、改、查看等。對(duì)會(huì)議的管理，如：會(huì)議的登記、保存、查詢和刪除操作，以及與會(huì)議相關(guān)的會(huì)議通知、會(huì)議文件的管理。 醫(yī)療檔案管理，對(duì)職工的醫(yī)療保險(xiǎn)、醫(yī)療情況等進(jìn)行管理。 根據(jù)每個(gè)部門送交的職工出勤和考核指標(biāo)完成情況、車間工資核算情況、職工的其他情況制定工資報(bào)表。 企業(yè)內(nèi)部壓力 庫存、在制品儲(chǔ)備高； 流動(dòng)資金占用大； 市場(chǎng)周期長，交貨期不準(zhǔn)； 設(shè)備利用率和工時(shí)利用率不高； 缺乏必要的生產(chǎn)組織能力； 企業(yè)應(yīng)變能力差； 生產(chǎn)成本高； 生產(chǎn)利潤低； 信息不通暢 ； 人力資源的素質(zhì)有待提高。 在傳統(tǒng)的手工作業(yè)下，一般醫(yī)藥工業(yè)企業(yè)由于受到企業(yè)各部門職能限制，信息不能完全的、及時(shí)的共享，部門之間缺乏高速的信息通道，造成資源的浪費(fèi)嚴(yán)重，部門之間長期的各自為營，缺乏相應(yīng)的協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致處理問題的行政時(shí)間加長，資料傳遞緩慢，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，部門之間信息不統(tǒng)一，責(zé)權(quán)不明確，各部門糾紛不斷。 人為增加各機(jī)構(gòu)的報(bào)表制作，任務(wù)增加了人力消耗，同時(shí)也增加了數(shù)據(jù)失實(shí)的機(jī)會(huì)。 財(cái)務(wù)管理 財(cái)務(wù)部門給出的應(yīng)收帳款不能全面反映客戶信譽(yù)額的占用情況，不能對(duì)企業(yè)資金回籠進(jìn)行有效控制。 135 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 客戶服務(wù) 在面向客戶服務(wù)的領(lǐng)域，不能快捷地為客戶提供配貨、送貨服務(wù)，無法及時(shí)出貨，對(duì)客戶、市場(chǎng)反應(yīng)緩慢，不能向客戶提供更準(zhǔn)確的產(chǎn)品信息，如產(chǎn)地、規(guī)格等，影響企業(yè)信譽(yù)。 在全年中如何保持合理的庫存，以預(yù)防庫存短缺，避免生產(chǎn)停頓？ 銷售管理 在價(jià)格、服務(wù)、質(zhì)量等方面，難以對(duì)銷售過程加以控制，以確保局部利益和公司整體利益的平衡。 客戶信用評(píng)估不足，常造成貨款收不回； 產(chǎn)品銷售情況缺乏細(xì)致的分析 。 缺乏多品種中小批量和復(fù)雜產(chǎn)品的生產(chǎn)組織能力。此一行為 導(dǎo)致線上物料過多，不僅占用空間，給 136 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 硬商品買賣在阿里巴巴 軟商品交易在阿里巧巧 企業(yè)造成了成本、費(fèi)用的損失，也成為不及時(shí)出貨的首要原因； 采購計(jì)劃不準(zhǔn)確，有時(shí)候采購部門根本不知道要采購什么，什么時(shí)候采購，只好先采購一部分做準(zhǔn)備，即所謂的安全庫存量；最終，安全庫存量變成了不安全的隱患、導(dǎo)火索，導(dǎo)致庫存成本過高，呆滯料過多，為企業(yè)帶來無盡的麻煩； 如何知道原料和備件的供應(yīng)情況及困難所在？ 物料需求計(jì)劃缺乏準(zhǔn)確性，也是造成采購部門采購數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的因素之一。生產(chǎn)計(jì)劃人員每日不停的在進(jìn)行生產(chǎn)任務(wù)安排的調(diào)整，生產(chǎn)管理人員每天都要開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)，來確定當(dāng)日或者明日后日的生產(chǎn)任務(wù)，結(jié)果是壓縮生產(chǎn)任務(wù)的排產(chǎn)周期，增加采購部門的采購次數(shù)，減少每次購買數(shù)量，再或者要求供應(yīng)商就近設(shè)立采購物料中轉(zhuǎn)倉庫等等。 四、醫(yī)藥行業(yè)的管理特性對(duì)系統(tǒng)的要求 藥品的規(guī)定屬性規(guī)范了醫(yī)藥生產(chǎn)、批發(fā)、零售各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)藥品的銷售去向、質(zhì)量追蹤、在庫養(yǎng)護(hù)、運(yùn)輸方式的處理辦法。它們是國家《 GMP 藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》、《 GSP 醫(yī)藥商品質(zhì)量管理規(guī)范》的重點(diǎn)核查管理內(nèi)容。因此，符合醫(yī)藥行業(yè)特征的 ERP 管理軟件必須對(duì)這一屬性進(jìn)行技術(shù)設(shè)置并全過程的跟蹤管理。它對(duì)于醫(yī)藥工業(yè)和醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)都會(huì)影響產(chǎn)品銷售毛利、企業(yè)直接利潤等。 銷售退貨質(zhì)量管理 醫(yī)藥商品在銷售、消費(fèi)過程中因產(chǎn)品的質(zhì)量或其他原因發(fā)生的銷售退貨。整個(gè)過程是真實(shí)的物流。 返利管理 在現(xiàn)行市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，工業(yè)企業(yè)靈活的針對(duì)醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)在營銷過程中采納的激勵(lì)手段和競爭對(duì)策。 立體化倉儲(chǔ)管