【正文】 一 怎樣？“ 心觀點(diǎn) 致信息傳 遞給不同 聽(tīng)眾 只適合于 可能導(dǎo)致 如果篇幅 沒(méi)有前提 運(yùn)營(yíng)部分 沒(méi)有根據(jù) 過(guò)大會(huì)使 假設(shè)，只 的論斷和 邏輯不清 適合于運(yùn) 太多分支 晰，不適 營(yíng)部分 合做現(xiàn)場(chǎng) 討論 選擇交流形式 三、如何進(jìn)行團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及團(tuán)隊(duì)與客戶之間的交流 31 組織交流內(nèi)容 一旦知道了想要達(dá)成的目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)應(yīng)采取的形式，下一步就是組織交流內(nèi)容使聽(tīng)眾能以最有效的形式接收到訊息。 組織情節(jié) 情節(jié)通常是以金字塔的形式展開(kāi)的，在思維的每一層面都有兩種組織內(nèi)容的方式－分組和反駁?？陬^的金字塔同書(shū)面的一樣有用。不論你采用反駁還是分組的形式，都要以最重要的信息開(kāi)頭使讀者或聽(tīng)眾對(duì)后面的論述內(nèi)容有所了解。 分組 /反駁 聽(tīng)眾需求 優(yōu)點(diǎn) 分組 看重如何付諸行動(dòng) 直截了當(dāng)有說(shuō)服力 反駁 需要理解推理過(guò)程 為變化做好準(zhǔn)備 三、如何進(jìn)行團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及團(tuán)隊(duì)與客戶之間的交流 32 Printomatic應(yīng)轉(zhuǎn)變成更積極 主動(dòng)的經(jīng)銷(xiāo)商來(lái)提升整體業(yè)績(jī) 因此， Printomatic 應(yīng)轉(zhuǎn)變成更動(dòng) 態(tài)化和市場(chǎng)導(dǎo) 向的經(jīng)銷(xiāo)商 經(jīng)銷(xiāo)商的市場(chǎng) 營(yíng)銷(xiāo)能力不足 應(yīng)受到批評(píng) Printomatic 的業(yè)績(jī)落后 于競(jìng)爭(zhēng)者 Printomatic應(yīng)轉(zhuǎn)變成更積極 主動(dòng)的經(jīng)銷(xiāo)商來(lái)提升整體業(yè)績(jī) 更有效的產(chǎn)品 跟進(jìn) 更高的銷(xiāo)售 質(zhì)量要求 更大的市場(chǎng) 覆蓋面 組織交流內(nèi)容：情節(jié)線索 反駁 分組 三、如何進(jìn)行團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及團(tuán)隊(duì)與客戶之間的交流 33 公司交流格式快速指南 章節(jié)標(biāo)題應(yīng)該標(biāo)號(hào)并表述將要詳細(xì)論述的主要內(nèi)容 ， 緊接著的一段從左頁(yè)邊開(kāi)始 ， 應(yīng)清楚地表述主要內(nèi)容 ， 和你所表述的需要讀者了解的其它信息 ， 并且指出你打算如何展開(kāi)論述 。 主要的思想應(yīng)以句子的形式給出或以行首縮進(jìn)給出段落要點(diǎn) 。 第一個(gè)要點(diǎn)的標(biāo)題 182。 一個(gè)要點(diǎn)標(biāo)題可以進(jìn)一步劃分成小標(biāo)題或者 (如果要點(diǎn)不長(zhǎng) )標(biāo)了數(shù)碼的幾個(gè)段落 。 第一個(gè)次要點(diǎn)的標(biāo)題 182。 如果要進(jìn)一步細(xì)分一個(gè)次要點(diǎn) ， 可以利用標(biāo)了數(shù)碼的段落 。 如果要表述的要點(diǎn)不止一段 ， 下一段的第一個(gè)詞應(yīng)從左頁(yè)邊開(kāi)始 ， 力爭(zhēng)把要點(diǎn)的展開(kāi)限制在三個(gè) 段落里 。) 、 實(shí)心符號(hào) （ 段落符號(hào)用來(lái)引出段落要點(diǎn) ， 符號(hào)縮進(jìn)一位 ， 文字從第二位開(kāi)始 ， 要?jiǎng)澐侄温?。 12號(hào)的實(shí)心符號(hào)用來(lái)表示段落要點(diǎn)下的分論點(diǎn) ， 文字從第三位開(kāi)始 ， 化分成盡量短的段落 。 . 很少把論點(diǎn)細(xì)分到這一層 ， 但如果到了這一層 ， 用 12號(hào)字的句 號(hào)表示 。 數(shù)字和字母用來(lái)表示相關(guān)段落的順序 * * * 在一章結(jié)尾 ， 用排成一行的三個(gè)星號(hào)引出結(jié)論性的評(píng)語(yǔ) 。一條經(jīng)驗(yàn)之談就是 對(duì)于重要和有爭(zhēng)議的論點(diǎn)提供完備的支持 ，而對(duì)那些已經(jīng)被廣泛理解和接受了的觀點(diǎn)的支持一筆帶過(guò)就行了。例如，你的項(xiàng)目經(jīng)理無(wú)須知道你訪談中的細(xì)節(jié)，只要知道簡(jiǎn)要的結(jié)論和得出這些結(jié)論所需的證據(jù)。他在寫(xiě) 《 行星運(yùn)動(dòng)規(guī)則 》 時(shí)，把讀者引向了他自己走過(guò)的死胡同－讀者必須很有耐心才能跟得上他的思路。 三、如何進(jìn)行團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及團(tuán)隊(duì)與客戶之間的交流 37 奠定基調(diào) 交流的基調(diào)反映了你和聽(tīng)眾的關(guān)系，當(dāng)然也包括公司和國(guó)家文化等因素。在一些國(guó)家里通常在工作全程都以頭銜和姓來(lái)稱(chēng)呼客戶，在其他一些國(guó)家，直呼其名可能更自然一點(diǎn)兒。語(yǔ)言的選擇要符合你的表達(dá)的明確程度。 2. 除非有充分的理由 ,否則避免用消極的語(yǔ)氣。 3. 使用幽默的語(yǔ)氣要慎重。 三、如何進(jìn)行團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及團(tuán)隊(duì)與客戶之間的交流 38 預(yù)期交流中的變化 不論交流是書(shū)面的還是口頭的，你都要在一開(kāi)頭就引出主要思想，并在文末再作一下總結(jié)。 引出和結(jié)束交流 薩拉 ?洛克的“思考流程”手冊(cè)中介紹了一種書(shū)面交流的有效方法。在口頭交流中你也可以使用相同的方法，但也可以試試另一種方法，它包含三項(xiàng)內(nèi)容： 目的 ：我們要探討的是什么； 重要性 ：為什么它對(duì)于聽(tīng)眾、客戶或研究進(jìn)程至關(guān)重要； 預(yù)覽： 今天將要討論哪些內(nèi)容。結(jié)束一次交流時(shí)，概括主要觀點(diǎn)，并把討論中產(chǎn)生出來(lái)的新觀點(diǎn)也包括進(jìn)去，同時(shí)要向聽(tīng)眾和團(tuán)隊(duì)強(qiáng)調(diào)一下下一部分內(nèi)容。確信你很清楚自己扮演的角色并且明白自己要演示哪一部分材料，這樣你就不會(huì)被問(wèn)題和議論打斷，使計(jì)劃好的進(jìn)程被打亂。 預(yù)期問(wèn)題 通過(guò)考慮客戶的觀點(diǎn)，你就能預(yù)計(jì)他或她可能會(huì)提出什么問(wèn)題。在口頭交流中你可以在問(wèn)題被提出時(shí)就回答，也可以讓聽(tīng)眾稍等片刻，之后的演示會(huì)回答這個(gè)問(wèn)題。 * * * 每天你都可能進(jìn)行很多小型的交流：向秘書(shū)解釋一項(xiàng)任務(wù)；向客戶講述你從分析得出的結(jié)論同同事交流；當(dāng)你要求提供科研方面的幫助時(shí)同信息部門(mén)人員進(jìn)行交流等。 三、如何進(jìn)行團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及團(tuán)隊(duì)與客戶之間的交流 40 C. 準(zhǔn)備演示圖 演示圖作為一種視覺(jué)上的觀點(diǎn)和事實(shí)的交流手段比全文字的表達(dá)更清晰、快捷和準(zhǔn)確。這一部分描述了畫(huà)演示圖、找到參考材料幫助你設(shè)計(jì)圖畫(huà)的方法，并指出如何付諸實(shí)踐。這些準(zhǔn)則確保全公司范圍內(nèi)的視覺(jué)交流手段形式一致、有特色并且簡(jiǎn)單明了；清晰、快速、準(zhǔn)確地交流訊息并將我們的專(zhuān)業(yè)特色傳達(dá)出去。 你無(wú)須知道像字體格式、線條寬度、陰影及文書(shū)風(fēng)格方面的全部細(xì)節(jié)－可視化協(xié)調(diào)部門(mén)會(huì)處理這些事宜。圖 3－ 12列出了這些要素。 演示圖 標(biāo)號(hào) 使圖表按順序排列以使你能在報(bào)告或備忘錄中找到它們。 182。不要把信息標(biāo)題和圖表旁邊的文字說(shuō)明混淆起來(lái)。 182。 腳注 給出了不同于基本解釋的說(shuō)明性細(xì)節(jié) 182。而且你會(huì)發(fā)現(xiàn)即使最終的演示圖上沒(méi)有這些數(shù)據(jù)他們也可作為重要的參考。公司里的可視化交流負(fù)責(zé)人基恩 ?斯拉尼開(kāi)發(fā)出了很有價(jià)值的方法來(lái)幫你利用視覺(jué)手段表達(dá)你的意思，包括： 1. 由數(shù)據(jù)產(chǎn)生圖表 是一盤(pán)專(zhuān)門(mén)為麥肯錫的客戶服務(wù)人員制作的錄像帶 ,幫助你選擇合適的圖表格式來(lái)傳達(dá)你的訊息。 2. 文本使用說(shuō)明 第二盤(pán)錄像帶，指明了文本的設(shè)計(jì)和使用以及概念表述 。 4. 概念和比喻 是為設(shè)計(jì)非數(shù)量描述的演示圖提供的一系列視圖 。 6. 35mm幻燈片 在什么時(shí)期和用什么方法將適用于報(bào)告的演示圖簡(jiǎn)化成在 35mm幻燈片上的視圖。至少，在參加新員工培訓(xùn)時(shí)看看錄像帶。 三、如何進(jìn)行團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及團(tuán)隊(duì)與客戶之間的交流 44 設(shè)計(jì)益于交流的演示圖 我們不想重復(fù)前面章節(jié)參考材料中的至理名言，但必須記住以下要點(diǎn)： 1. 記住你為概括分析結(jié)果所作的演示圖不一定需要同客戶交流 : 它可能含有太多的細(xì)節(jié)和多樣化的信息；演示圖中的某些觀點(diǎn)沒(méi)有必要?jiǎng)裾f(shuō)客戶接收；一項(xiàng)突出差異的比較可能更為中肯； 2. 在收集和分析數(shù)據(jù)之前粗略地做出圖表并同你的項(xiàng)目經(jīng)理或客戶團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行討論可以幫助你以一致的格式收集合適的數(shù)據(jù)，避免不必要的工作，并了解你所作的分析在整個(gè)工作中的地位； 3. 視圖的幫助也僅僅是 — 幫助。因此，使你的圖表盡可能的簡(jiǎn)單，盡量少用文本視圖，并且認(rèn)識(shí)到內(nèi)容越少，意味著交流越明確； 4. 當(dāng)進(jìn)行幻燈展示時(shí)，確信你演示圖的可讀性：考慮展示用房間的大小和距離屏幕的距離，刪除導(dǎo)言部分并把圖表放大 30%