【正文】 將一 怎樣？“ 心觀點 致信息傳 遞給不同 聽眾 只適合于 可能導致 如果篇幅 沒有前提 運營部分 沒有根據(jù) 過大會使 假設，只 的論斷和 邏輯不清 適合于運 太多分支 晰，不適 營部分 合做現(xiàn)場 討論 選擇交流形式 三、如何進行團隊內(nèi)部及團隊與客戶之間的交流 31 組織交流內(nèi)容 一旦知道了想要達成的目標和實現(xiàn)這個目標應采取的形式，下一步就是組織交流內(nèi)容使聽眾能以最有效的形式接收到訊息。 組織情節(jié) 情節(jié)通常是以金字塔的形式展開的，在思維的每一層面都有兩種組織內(nèi)容的方式－分組和反駁?？陬^的金字塔同書面的一樣有用。不論你采用反駁還是分組的形式，都要以最重要的信息開頭使讀者或聽眾對后面的論述內(nèi)容有所了解。 分組 /反駁 聽眾需求 優(yōu)點 分組 看重如何付諸行動 直截了當有說服力 反駁 需要理解推理過程 為變化做好準備 三、如何進行團隊內(nèi)部及團隊與客戶之間的交流 32 Printomatic應轉(zhuǎn)變成更積極 主動的經(jīng)銷商來提升整體業(yè)績 因此， Printomatic 應轉(zhuǎn)變成更動 態(tài)化和市場導 向的經(jīng)銷商 經(jīng)銷商的市場 營銷能力不足 應受到批評 Printomatic 的業(yè)績落后 于競爭者 Printomatic應轉(zhuǎn)變成更積極 主動的經(jīng)銷商來提升整體業(yè)績 更有效的產(chǎn)品 跟進 更高的銷售 質(zhì)量要求 更大的市場 覆蓋面 組織交流內(nèi)容：情節(jié)線索 反駁 分組 三、如何進行團隊內(nèi)部及團隊與客戶之間的交流 33 公司交流格式快速指南 章節(jié)標題應該標號并表述將要詳細論述的主要內(nèi)容 ， 緊接著的一段從左頁邊開始 ， 應清楚地表述主要內(nèi)容 ， 和你所表述的需要讀者了解的其它信息 ， 并且指出你打算如何展開論述 。 主要的思想應以句子的形式給出或以行首縮進給出段落要點 。 第一個要點的標題 182。 一個要點標題可以進一步劃分成小標題或者 (如果要點不長 )標了數(shù)碼的幾個段落 。 第一個次要點的標題 182。 如果要進一步細分一個次要點 ， 可以利用標了數(shù)碼的段落 。 如果要表述的要點不止一段 ， 下一段的第一個詞應從左頁邊開始 ， 力爭把要點的展開限制在三個 段落里 。) 、 實心符號 （ 段落符號用來引出段落要點 ， 符號縮進一位 ， 文字從第二位開始 ， 要劃分段落 。 12號的實心符號用來表示段落要點下的分論點 ， 文字從第三位開始 ， 化分成盡量短的段落 。 . 很少把論點細分到這一層 ， 但如果到了這一層 ， 用 12號字的句 號表示 。 數(shù)字和字母用來表示相關段落的順序 * * * 在一章結(jié)尾 ， 用排成一行的三個星號引出結(jié)論性的評語 。一條經(jīng)驗之談就是 對于重要和有爭議的論點提供完備的支持 ，而對那些已經(jīng)被廣泛理解和接受了的觀點的支持一筆帶過就行了。例如，你的項目經(jīng)理無須知道你訪談中的細節(jié)，只要知道簡要的結(jié)論和得出這些結(jié)論所需的證據(jù)。他在寫 《 行星運動規(guī)則 》 時，把讀者引向了他自己走過的死胡同－讀者必須很有耐心才能跟得上他的思路。 三、如何進行團隊內(nèi)部及團隊與客戶之間的交流 37 奠定基調(diào) 交流的基調(diào)反映了你和聽眾的關系，當然也包括公司和國家文化等因素。在一些國家里通常在工作全程都以頭銜和姓來稱呼客戶，在其他一些國家，直呼其名可能更自然一點兒。語言的選擇要符合你的表達的明確程度。 2. 除非有充分的理由 ,否則避免用消極的語氣。 3. 使用幽默的語氣要慎重。 三、如何進行團隊內(nèi)部及團隊與客戶之間的交流 38 預期交流中的變化 不論交流是書面的還是口頭的，你都要在一開頭就引出主要思想，并在文末再作一下總結(jié)。 引出和結(jié)束交流 薩拉 ?洛克的“思考流程”手冊中介紹了一種書面交流的有效方法。在口頭交流中你也可以使用相同的方法，但也可以試試另一種方法，它包含三項內(nèi)容： 目的 ：我們要探討的是什么； 重要性 ：為什么它對于聽眾、客戶或研究進程至關重要； 預覽： 今天將要討論哪些內(nèi)容。結(jié)束一次交流時，概括主要觀點，并把討論中產(chǎn)生出來的新觀點也包括進去，同時要向聽眾和團隊強調(diào)一下下一部分內(nèi)容。確信你很清楚自己扮演的角色并且明白自己要演示哪一部分材料，這樣你就不會被問題和議論打斷，使計劃好的進程被打亂。 預期問題 通過考慮客戶的觀點，你就能預計他或她可能會提出什么問題。在口頭交流中你可以在問題被提出時就回答，也可以讓聽眾稍等片刻，之后的演示會回答這個問題。 * * * 每天你都可能進行很多小型的交流：向秘書解釋一項任務；向客戶講述你從分析得出的結(jié)論同同事交流；當你要求提供科研方面的幫助時同信息部門人員進行交流等。 三、如何進行團隊內(nèi)部及團隊與客戶之間的交流 40 C. 準備演示圖 演示圖作為一種視覺上的觀點和事實的交流手段比全文字的表達更清晰、快捷和準確。這一部分描述了畫演示圖、找到參考材料幫助你設計圖畫的方法，并指出如何付諸實踐。這些準則確保全公司范圍內(nèi)的視覺交流手段形式一致、有特色并且簡單明了；清晰、快速、準確地交流訊息并將我們的專業(yè)特色傳達出去。 你無須知道像字體格式、線條寬度、陰影及文書風格方面的全部細節(jié)－可視化協(xié)調(diào)部門會處理這些事宜。圖 3－ 12列出了這些要素。 演示圖 標號 使圖表按順序排列以使你能在報告或備忘錄中找到它們。 182。不要把信息標題和圖表旁邊的文字說明混淆起來。 182。 腳注 給出了不同于基本解釋的說明性細節(jié) 182。而且你會發(fā)現(xiàn)即使最終的演示圖上沒有這些數(shù)據(jù)他們也可作為重要的參考。公司里的可視化交流負責人基恩 ?斯拉尼開發(fā)出了很有價值的方法來幫你利用視覺手段表達你的意思，包括： 1. 由數(shù)據(jù)產(chǎn)生圖表 是一盤專門為麥肯錫的客戶服務人員制作的錄像帶 ,幫助你選擇合適的圖表格式來傳達你的訊息。 2. 文本使用說明 第二盤錄像帶，指明了文本的設計和使用以及概念表述 。 4. 概念和比喻 是為設計非數(shù)量描述的演示圖提供的一系列視圖 。 6. 35mm幻燈片 在什么時期和用什么方法將適用于報告的演示圖簡化成在 35mm幻燈片上的視圖。至少，在參加新員工培訓時看看錄像帶。 三、如何進行團隊內(nèi)部及團隊與客戶之間的交流 44 設計益于交流的演示圖 我們不想重復前面章節(jié)參考材料中的至理名言，但必須記住以下要點： 1. 記住你為概括分析結(jié)果所作的演示圖不一定需要同客戶交流 : 它可能含有太多的細節(jié)和多樣化的信息；演示圖中的某些觀點沒有必要勸說客戶接收；一項突出差異的比較可能更為中肯； 2. 在收集和分析數(shù)據(jù)之前粗略地做出圖表并同你的項目經(jīng)理或客戶團隊成員進行討論可以幫助你以一致的格式收集合適的數(shù)據(jù)，避免不必要的工作，并了解你所作的分析在整個工作中的地位； 3. 視圖的幫助也僅僅是 — 幫助。因此，使你的圖表盡可能的簡單，盡量少用文本視圖，并且認識到內(nèi)容越少，意味著交流越明確； 4. 當進行幻燈展示時，確信你演示圖的可讀性：考慮展示用房間的大小和距離屏幕的距離，刪除導言部分并把圖表放大 30