【正文】 馬上能找到。 應(yīng)為客人準(zhǔn)備座椅，讓客人站著等候是不恭敬的。還應(yīng)配有茶幾。 桌椅應(yīng)擺放整齊，桌面保持清潔沒有水漬、污漬。掛公司領(lǐng)導(dǎo) 或國家領(lǐng)導(dǎo)的合影，或某次成功的大型公關(guān)活動的照片，可提高公司的可行度。另外，茶具、茶葉、飲料要準(zhǔn)備齊全。會客室應(yīng)具良好照明及空調(diào)設(shè)備。 客人走后，要及時清理會客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然后關(guān)好門。 （二）前臺值班 在前臺值班室，當(dāng)沒有客人時，秘書應(yīng)做好： 布置接待室 了解上次活動安排 填寫公司職員出入登記表 填寫客人預(yù)約登記簿 二、接待的基本禮儀 （一）接待客人的基本禮儀 秘書接待客人時應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)： 無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應(yīng)按先來后到的原則接待每一個客人。 接待客人時態(tài)度要鄭重，但說話要留有余地。 為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認(rèn)一遍。 要請客人填寫接待登記簿。 在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應(yīng)盡可能地從對方那里了解一些有用信息。 （二）介紹的禮儀 在作介紹的過程中，介紹者與被介紹者的態(tài)度要熱情得體、舉止大方，在整個介紹過程應(yīng)面帶微笑。 自我介紹 在某種場合自我介紹對秘書來說非常必要。 為他人作介紹 當(dāng)你要將某人介紹給別人時確認(rèn)被介紹的雙方哪一方更應(yīng)該被尊重。在人數(shù)眾多的場合，如果其中沒有職位、身份特殊的人在場，又是年齡相仿的人聚會，則可按照一定的次序一一介紹。介紹時，還可簡要地提供一些情況，如雙方的職業(yè)、籍貫等等，便于不相識的兩人相互交談。在向他人介紹某人時，不可用手指指指點(diǎn)點(diǎn)，而應(yīng)有禮貌地以手掌示意。被介紹者正確的做法應(yīng)是：如果原本是坐著，此時應(yīng)站起來，走上前去，在距離對方一臂左右的距離站好，注視對方，面帶微笑，待介紹以后，握手或點(diǎn)頭致意。 一般地，握手的兩個人手掌相握呈垂直狀態(tài)，表示平等而自然的關(guān)系，這是最穩(wěn)妥的握手方式。而如果是伸出雙手去捧接，就更是謙恭備至了。握手時應(yīng)伸出右手，決不能伸左手與人相握。 在上下級之間，應(yīng)先上級伸出手后，下級才能接握；在長幼之間，應(yīng)長輩先伸手后，晚輩才能接握；在男女之間，應(yīng)女方先伸手后，男方才能接握。 一般情況，相互間握下即可。握手時應(yīng)兩眼注視對方的眼睛，表示誠意。名片上數(shù)字不宜太多，名字在名片中應(yīng)該是最大的幾個字，頭銜不應(yīng)太多。 公務(wù)名片上一般不印私人電話號碼。若他人名片上沒有私人電話號碼，則不必問對方。隨身攜帶的名片應(yīng)放在名片盒或名片夾，不要直接放在衣袋或錢包里，這樣既不利于保存，也是對自己的不尊重。 交換名片禮儀 （ 1）遞名片時機(jī) 初次見面的人在做完自我介紹或被他人介紹后，便可遞交名片。在談話時如果提及公司地址、聯(lián)系方式等內(nèi)容也可遞交名片。遞交名片時應(yīng)站起來（在餐桌上就免了），以齊胸的高度遞上。如果對方也同時拿出名片，來訪者、男性、身份低者應(yīng)使自己的名片低于對方的名片，以示尊敬。 （ 4）接名片禮儀 當(dāng)別人站起來遞名片時，你應(yīng)該馬上站起來雙手接過。如果對方的名字中某個字認(rèn)不準(zhǔn)的話，應(yīng)恭維地向?qū)Ψ秸埥獭Ｈ绻跁?，可把名片按對方座次擺在自己面前，便于名片與人對號，加深印象。 名片保存與整理 事后把名片名片盒或名片夾，按一定次序把名片歸檔。 客人要找的負(fù)責(zé)人不在時 要明確告訴對方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時回本單位。 客人到來時 我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應(yīng)該時常為客人換飲料。 （ 1）在走廊的引導(dǎo)方 法。 （ 2）在樓梯的引導(dǎo)方法。 （ 3）在電梯的引導(dǎo)方法。 客廳里的引導(dǎo)方法。如客人錯坐下座，應(yīng)請客人改坐上座（一般靠近門的一方為下座）。安放好行李后，向賓客作一下交代，并施禮感謝光臨和致告別語，如“祝您旅途愉快，歡迎下次再來！”、“祝您一路平安，同時希望我們合作愉快！”等。太重會驚嚇客人，太輕車門會關(guān)不上。 車門關(guān)好后，不能馬上轉(zhuǎn)身就走，而應(yīng)等賓客的車 輛啟動時，面帶微笑，揮手告別，目送車子離開后才能離開。 （四）給上司擋駕 除個別極為特殊的情況外，上司在辦公室時應(yīng)向其請示，不要憑自己個人判斷，將客人回絕，說上司不在。 （五）接待同時到訪的客人 堅持先來后到，一視同仁原則 可在接待先到客人的同時，微笑著請后到客人稍等。 切記以貌取人 （六）接待不速之客 首先問明對方來意，若對方不說，則應(yīng)向其表明這是工作需要。但是，聯(lián)系好之前，不應(yīng)該給客人以肯定的答復(fù)。要讓客人與秘書保持一定的距離，是客人聽不清秘書講話。 （七）接待上門投訴 的客人 把客人帶到會見室，為客人創(chuàng)造一個良好的接待環(huán)境。 （八）接待媒體記者 要熱情配合，為其提供方便。 沒有把握的事情不擅自決定。 秘書工作中的接待禮儀涉及的內(nèi)容很廣泛，需要秘書掌握好接待工作的各個流程中的禮儀工作，靈活應(yīng)變，不斷積累經(jīng)驗，提高職業(yè)素養(yǎng)。太輕給人以輕視。 時間：在心里默數(shù) 1,2,3,4,5 后才緊開手。你好！這位是我們公司的姚主席，這位是張副主席。 你好，這是王先生 。 劉總，你好，這是小王 。 飛機(jī)場接人時，拿行李，安排住宿。上樓、下樓都走在客人前面距離為 一、兩個臺階，不要走的太快。 要讓客人走樓梯的內(nèi)側(cè)。所謂內(nèi)側(cè)是繞著中心的一側(cè)。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最重要工作。迎接客人要有周密的布署，應(yīng)注意以下事項。若因某 種原因，相應(yīng)身份的主人不能前往，前去迎接的主人應(yīng)向客人作出禮貌的解釋?？腿丝吹接腥藖碛?，內(nèi)心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心里留下陰影，事后無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽(yù)的印象。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果有名片，可送予對方。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我？” 作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)仔細(xì)地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。 （五）主人應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好住宿，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進(jìn)房間，同時向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，將活動的計劃、日程安排交給客人，并把準(zhǔn) 備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。 二、接待禮儀接待客人要注意以下幾點(diǎn)。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還 是我方負(fù)責(zé)人到對方單位去。 （三）接待人員帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢。接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。引導(dǎo)客人乘坐電梯時，接待人員先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門，到達(dá)時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開。 （四）誠心 誠意的奉茶。 三、乘車禮儀 （一）小轎車。 如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側(cè)為首位，后排右側(cè)次之，左側(cè)再次之，而后排中間座為末席，前排中間座則不宜再安排客人。 如果主人夫婦搭載友人夫婦的車，則應(yīng)邀友人坐前座，友人之婦坐后座，或讓友人夫婦都坐前座。若同坐多人，中途坐前座的客人下車后，在后面坐的客人應(yīng)改坐前座，此項禮節(jié)最易疏忽。需先站在座位邊上，把身體降低，讓臀部坐到位子上，再將雙腿一起收進(jìn)車?yán)?，雙膝一定保持合并的姿勢 。上車時，后排位低者先上車，前排尊者后上。 （三）旅行車 我們在接待團(tuán)體客人時，多采用旅行車接送客人。其座位的尊卑，依每排右側(cè)往左側(cè)遞減。但如何挑 選適宜的禮品，對每一個人都是費(fèi)解的問題。 送禮忌諱 選擇的禮物，你自己要喜歡，你自己都不喜歡，別人怎么會喜歡呢？ 為避免幾年選同樣的禮物給同一個人的尷尬情況發(fā)生，最好每年送禮時做一下記錄為好。 切勿直接去問對方喜歡什么禮物，一方面可能他要求的會導(dǎo)致你 超出預(yù)算，另一方面你即使照著 他的意思去買，可能會出現(xiàn)這樣的情況，就是：呀，我曾經(jīng)見過更大一點(diǎn)的，大一點(diǎn)不是更好嗎？” 切忌送一些將會刺激別人感受的東西。 必須考慮接受禮物人的職位、年齡、性別等。如你送給朋友兒子的禮物貴過他父母送他的禮物，這自然會引起他父母的不快，同時也會令兩份禮物失去意義。 謹(jǐn)記除去價錢牌及商店的袋裝，無論禮物本身是如何不名貴，最好用包裝紙包裝，有時細(xì)微的地方更能顯出送禮人的心意。