文件和資料標準化管理制度-閱讀頁
2025-05-13 12:00本頁面
【正文】 行文。 向下級單位的重要行文，應當同時抄送直接上級單位。 文件和資料的擬寫要求： 符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關規(guī)定。 情況確實、觀點明確、條理清晰，文字精煉、書寫工整、標點準確，篇幅力求簡短。文內(nèi)若使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡 稱。 須使用國家法定計量單位。 文件資料送領導批準之前，應當由有關領導或職能部門進行審核，審核的重點是：是否需要行文；是否符合國家的法律法規(guī)、方針政策及有關規(guī)定；是否要與有關部門、地區(qū)協(xié)商、會簽；文字表述、文種使用、行文格式等是否符合本制度的有關規(guī)定。 公司各單位根據(jù)職責權限起草的國際紅頭公文，應填寫《發(fā)文單》，經(jīng)部門領導審核，主管領導批準后，由總經(jīng)辦加蓋公司印章并印發(fā)。 公司各單位根據(jù)職責權限起草的與公司各部門相關的公文，應填寫《發(fā)文單》，經(jīng)部門領導審核，主管領導批準后，由本單位按要求印刷，由總經(jīng)辦蓋公司印章下發(fā)。 規(guī)章制度審批要求。 臨時性管理文件由相關部門組織起草，經(jīng)部門領導審核，主管領導批準實施。 外來文件資料處理 對國家、地區(qū)、政府部門、集團公司及其它外單位來文，由總經(jīng)辦在收文登記表中做好收文登記，在文件資料首頁貼附并填寫文書處理單，由總經(jīng)辦主任批示擬辦意見后，報相關領導閱批。需要時承辦部門可以留存復印件。財務部門見入庫單 后方可辦理有關報銷手續(xù)。 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期；其他審批人圈閱視為同意：沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。 文件和資料發(fā)放前的標識 發(fā)放文件資料前應進行文件標識，以示文件資料唯一有效。 受控標識：若屬受控文件，應加蓋紅色受控章 ，并在受控章內(nèi)填寫持有者名稱。 文件和資料的發(fā)放手續(xù) 公司各單位按《發(fā)文單》中的要求發(fā)放文件。 對公司領導以傳閱形式發(fā)文，由發(fā)文單位在文件首頁貼附并填寫《文書處理單》，交各位領導傳閱。 對文件個別內(nèi)容進行修改或增補文件內(nèi)容時，應采取換頁的方式。由原發(fā)文部門將作廢頁收回，填寫《文件和資料發(fā)放收回登記表》。由原文件編寫單位負責修訂換版，并在《文件修改記錄》上登記，重新加蓋受控章，填寫持有者。 文件和資料的作廢銷毀 公司各單位對收回的作廢文件資料，應填寫《文件資料銷毀清單》，經(jīng)部門主管領導批準后三個月內(nèi)實施銷毀。 文件和資料的使用管理 文件和資料在使用過程中不得隨意涂改、外借和復制。若將收回的文件重新下發(fā)給其他人員使用，應以換頁的形式，更改文件受控章內(nèi)的持有者標識。 文件資料的存檔和借閱參見《檔案管理制度》
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