20xx公司檔案管理年度工作計劃-閱讀頁
2025-01-17 05:45本頁面
【正文】 經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。會議文件由行政部收集。
本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。
案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。
公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
?。?）公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《機密文件借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱。
?。?）外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。
檔案借閱的最長期限為一周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準；受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)總經(jīng)理批準才能摘抄或復制。
不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。
六、檔案銷毀管理
對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關領導共同鑒定，報總經(jīng)理批準后，按規(guī)定銷毀。
銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽
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