【正文】 備，有賴于5WIH技巧。接電話時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。（七）掛電話前的禮貌要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。遇特殊情況，非得長(zhǎng)時(shí)間接打電話時(shí)，應(yīng)先征求對(duì)方的同意和諒解。在日常工作與生活里，基層公務(wù)員不僅需要具備一定的語(yǔ)言文字的使用能力，而且還必須以此作為自身最為重要的交際工具。在平日運(yùn)用語(yǔ)言文字時(shí)，基層公務(wù)員必須對(duì)其多加要求，恪守成規(guī)。具體而言，語(yǔ)言禮儀規(guī)范實(shí)際上體現(xiàn)于兩個(gè)相互關(guān)聯(lián)的不同方面。另一方面，它對(duì)基層公務(wù)員“怎樣說(shuō)”、“怎樣寫(xiě)”也有所要求，此即所謂“形式美”。與此同時(shí)，對(duì)其“形式美”也應(yīng)高度關(guān)注，因?yàn)閮?nèi)容體現(xiàn)于形式，形式表現(xiàn)內(nèi)容。總而言之，基層公務(wù)員對(duì)語(yǔ)言文字的“內(nèi)容美”與“形式美”應(yīng)給予同等重視。各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文，就是各級(jí)公務(wù)員在公務(wù)活動(dòng)中所使用的書(shū)面文字材料。公文是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指示和商議工作，以及報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。根據(jù)1993年11月21日由國(guó)務(wù)院辦公廳重新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，我國(guó)將現(xiàn)行行政公文分為如下12類(lèi)13種，并對(duì)每一類(lèi)每一種公文的具體內(nèi)容、適用范圍、適用對(duì)象都作了具體的規(guī)定。議案 適用于各級(jí)人民政府按法定程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。指示 適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。通知 適用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要 適用于傳達(dá)會(huì)議情況和會(huì)議精神。第一，公文具有法規(guī)和準(zhǔn)繩的作用。它們對(duì)所涉及的對(duì)象都具有強(qiáng)制的約束力和規(guī)范作用，是個(gè)人和單位行動(dòng)的準(zhǔn)繩。通過(guò)互行公文，上級(jí)機(jī)關(guān)可傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖，下級(jí)機(jī)關(guān)則可遵照?qǐng)?zhí)行、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。國(guó)家行政機(jī)關(guān)可通過(guò)公文進(jìn)行自上而下的宣傳，以達(dá)到教育、啟示、動(dòng)員、釋疑解惑、說(shuō)明的作用。通過(guò)互行公文，各級(jí)行政機(jī)關(guān)可互相交流、溝通信息、了解情況、掌握實(shí)情，從而提高辦事效率和領(lǐng)導(dǎo)水平。公文是發(fā)文單位開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)的記載，也是收文單位聯(lián)系、開(kāi)展工作的書(shū)面憑據(jù)，起著公認(rèn)的“立此存照”的作用。公文禮儀，即基層公務(wù)員在撰制和辦理公文時(shí)應(yīng)當(dāng)遵守的規(guī)范和慣例。本節(jié)將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個(gè)方面對(duì)公文禮儀進(jìn)行具體闡述一、公文的撰制公文是國(guó)家行政機(jī)關(guān)的喉舌，也是聯(lián)系政府與群眾和各級(jí)行政機(jī)關(guān)的重要紐帶。（一）內(nèi)容要求任何類(lèi)型的公文，不論其發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文目的是什么，都應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導(dǎo)原則。公文的觀點(diǎn)和內(nèi)容必須符合國(guó)家的法律法規(guī)，必須符合黨和政府的方針政策。如果要提出新的政策規(guī)定，則應(yīng)加以具體說(shuō)明，切勿使之前后矛盾。公文所反映的情況必須真實(shí)、準(zhǔn)確。這就要求基層公務(wù)員深入實(shí)際、密切聯(lián)系群眾、實(shí)事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。因此，選擇恰當(dāng)文種是遵守公文格式的基礎(chǔ)。章表》中所說(shuō)：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種，采取相應(yīng)格式。公文講究格式，是公文管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。其一，文頭。文件名稱(chēng)，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加“文件”兩字組成，如“中共中央文件”。發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、文件順序號(hào)三者組成。年號(hào)應(yīng)由“〔〕”括注，而不能使用“（）”。正文包括以下七部分內(nèi)容。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種三部分組成，應(yīng)簡(jiǎn)要準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。如果公文版頭已注有發(fā)文機(jī)關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)文機(jī)關(guān)，公文標(biāo)題即可省略發(fā)文機(jī)關(guān)；如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，可省略發(fā)文事由。二是主送機(jī)關(guān)。上行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即文件責(zé)任的直接承擔(dān)者；下行文可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，書(shū)寫(xiě)于左首頂格處，按級(jí)別高低順序排列。是公文的主體，表述公文具體內(nèi)容的部分，寫(xiě)在主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)之后。即附屬于正文的材料，用于對(duì)公文的補(bǔ)充或參考。五是發(fā)文機(jī)關(guān)。如需以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文，則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人姓名前冠以職務(wù)。六是發(fā)文日期。七是印章。其三，文尾。一是主題詞。主題詞不同于公文標(biāo)題，其確定應(yīng)從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個(gè)方面入手，而不能簡(jiǎn)單地從公文標(biāo)題中提取。主題詞一般不超過(guò)七個(gè)，每個(gè)主題詞之間要空一格，寫(xiě)于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。即除主送機(jī)關(guān)外還應(yīng)了解公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。三是制發(fā)機(jī)構(gòu)和制發(fā)時(shí)間。單位居左，頂格；時(shí)間居右，頂格。標(biāo)記包括四個(gè)部分的內(nèi)容。按公文的機(jī)密性質(zhì)，公文可分為內(nèi)部文件、公開(kāi)文件和保密文件三類(lèi)，其中保密文件又可分為秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件三等。二是緊急程度。緊急程度應(yīng)以黑體字標(biāo)在密級(jí)上方。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對(duì)象，寫(xiě)于發(fā)文日期之后，主題詞之前。指該公文的實(shí)際印制數(shù)量，用括號(hào)標(biāo)注在文件左下方。按慣例，開(kāi)頭應(yīng)為35mm，地腳應(yīng)為25mm，訂口應(yīng)為22mm，翻口應(yīng)為25mm，版心內(nèi)正文應(yīng)有25行20列。公文書(shū)寫(xiě)應(yīng)自上而下、自左至右（見(jiàn)例一）。哪怕是一個(gè)小小的文字或標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，都有可能影響對(duì)公文的理解和執(zhí)行。一般而言，要做到準(zhǔn)確、樸實(shí)、簡(jiǎn)明。公文的語(yǔ)言要求準(zhǔn)確，是指公文的用字用詞要恰當(dāng)，語(yǔ)句段落要通順，數(shù)字標(biāo)點(diǎn)要規(guī)范。只有準(zhǔn)確用語(yǔ)，才能如實(shí)反映客觀事物，如實(shí)傳達(dá)發(fā)文意圖，使公文得以更好地理解和執(zhí)行。公文具有政治性和嚴(yán)肅性的特點(diǎn)，因此公文的語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)力求質(zhì)樸無(wú)華，少用描寫(xiě)和抒情的手法。公文語(yǔ)言的簡(jiǎn)要，是快速高效地傳遞信息的需要。簡(jiǎn)明扼要是公文寫(xiě)作的一項(xiàng)基本要求。第 27 頁(yè) 共 27 頁(yè)