【正文】 名、性別、職務、發(fā)證日期、證件號碼等。（九）發(fā)布會議通知。一般分書面通知和口頭通知兩種?？陬^通知特別是電話通知，應擬一個電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。（十）制定會議須知。（十一）負責會議報到。報到是會議秘書部門掌握與會人員準確到會情況并實施組織的重要一環(huán)。報到完畢后，應匯總情況，向會議領導者報告。日常工作性會議、小型會議，一般由常設會議秘書部門或固定的專職、兼職會議秘書工作人員負責會議工作。第二篇：會務工作會務工作教學目的通過本章學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。教學重點會議籌備工作；會議方案的制作；會見與會談的操作程序與方法；案例分析。教學時數(shù)教學內容案例導入：某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規(guī)則、有秩序、有領導的。內容要素：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務、會議作用、會議結果。財務要素：會議經(jīng)費、會議設備、會議服務設施。會議的種類有幾種？根據(jù)不同的標準，常見的會議種類有：按組織類型分：內部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；按會期分：定期會議和不定期會議；按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內部會、代表會、群眾會等；按功能性質：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學術性、協(xié)調性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；按議題性質：專業(yè)性、專題性、綜合性等；按規(guī)模大?。禾卮笮?萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十人或數(shù)人)等；按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡會等；按與會者的國籍及議題的范圍：國內會議和國際會議等。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產(chǎn)業(yè)”。1．造成時間、精力的浪費。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％。”在我國，領導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。3．信息的重復、浪費。4．滋長不正之風。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真?zhèn)鬟_貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。課堂討論：你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？會議申報與審批的形式有哪些？口頭申報、書面申報、會議申報。指導會務工作的原則有哪些？準備充分；組織嚴密；服務周到；確保安全。B —參加會議的人數(shù)。A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產(chǎn)值遠比工資高，乘以2是因為開會時經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。會議秘書工作的基本任務 1，組織的工作主要包括：(1)協(xié)助領導確定會議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調；(9)會場其他組織和管理；(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。2．文書工作主要包括：(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。4．安全保衛(wèi)工作主要包括：(1)會議的保密工作；(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內外的安全保衛(wèi)工作。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會務工作的具體內容會務工作流程圖會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機構→ 明確會議所需設備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費預算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛(wèi)工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結一、確定會議籌備方案（大中型）議題確定后，秘書人員應根據(jù)領導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經(jīng)費預算等項目。（二）確定會議名稱。（四）確定會議的時間和日期。（八）確定會議住宿和餐飲安排(九)大型會議還需確定籌備機構與人員分工。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。3月5日上午8：30報到?？傆?0人。上午：(1)總經(jīng)理做關于技術訓練問題的工作報告。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。五、會議議題：(1)技術訓練與提高企業(yè)綜合競爭力。(3)如何提高技術訓練的質量。六、會場設備和用品的準備：準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。(1)總經(jīng)理的工作報告?！?3)公司開展技術競賽評比的計劃(草案)。八、會議服務工作：由行政部綜合協(xié)調。(2)會議日程表。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。（二）怎樣確定會議名稱？會議名稱要擬得妥當，名實相符。會議名稱一般由“單位+內容”兩個要素構成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內容。有的會議名稱有時間、會議內容和會議類型構成。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達。如：“天地公司1998年全體員32,總結大會”。同時 本著精簡效能的原則。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利于承上啟下。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。在領導出差返回的當天盡量不安排重要會議。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。最后是會議時間限度。因此，每次會議時間最好不超過一小時。（會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。）安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。確定會期的長短應與會議內容緊密聯(lián)系。會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。第四、場地要有良好的設備配置。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。應盡量避開鬧市區(qū)。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。（五）怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應進一步分配會議人數(shù)及名單。（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區(qū)別。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。會議議程是會議內容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。一般采用簡短文字或表格形式，將