【正文】 在制作會計憑證時對原始憑證加以適當整理，以便下一步裝訂成冊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。證票應(yīng)分張排列，同類、同金額的單據(jù)要粘在一起；同時，在一旁注明張數(shù)和合計金額。會計憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時要先設(shè)計好裝訂冊數(shù)及每冊的厚度。憑證裝訂冊數(shù)可根據(jù)憑證多少來定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊或若干冊。卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對破損的文件材料應(yīng)進行修補；各種材料大小均為16開（憑證除外），圖表按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式。會計憑證必須包角并在背面粘貼處加蓋裝訂人私章。移交檔案時，交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標題是否確切。1移交時填寫移交目錄。四、歸檔時間財會綜合性文件材料在次年六月底前立卷歸檔；財會業(yè)務(wù)性材料實行隔年移交制度：在次年一季度內(nèi)整理組卷，由管理科保管三年后移交校檔案館。二、各部門將文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入各項工作計劃和管理工作程序中，納入部門和人員職責(zé)范圍，納入績效考核。四、各部門工作人員因公外出或離職等原因，如有查閱未歸檔資料和需移交資料，請在外出前將相關(guān)資料及時向檔案部門歸檔。傳真件需復(fù)印后歸檔。七、所有歸檔的文件材料應(yīng)編制移交目錄一式兩份，交接時雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份備查。九、檔案人員應(yīng)及時跟進檔案資料的外借情況，對超出規(guī)定時間的未歸還檔案，應(yīng)告知借閱人走續(xù)借流程，如無續(xù)借應(yīng)及時將檔案歸檔入庫。檔案保管制度一、集團總部是保存企業(yè)檔案的中心，在各分公司及財務(wù)服務(wù)中心保存的檔案在規(guī)定的保管期限到期后，按規(guī)定向集團總部移交。二、保存檔案必須有符合要求的專用庫房，確保檔案的安全。四、檔案人員需熟悉檔案庫存情況，每年對庫藏檔案進行核對，做到帳物相符。對破損和變質(zhì)檔案，要及時進行修補和復(fù)制。六、庫藏檔案遇有移交、銷毀等情況時需注明原因，并保存依據(jù)。如各類會計憑證、對賬資料等。如合同、納稅申報表等。如公司的對外投資報告、未經(jīng)正式披露的合并財務(wù)報表等。分、子公司可以查閱、復(fù)印、借用屬于本單位歸檔的秘密文檔資料。任何中心（公司）或部門查閱、復(fù)印、外借絕密文檔資料的，必需經(jīng)財務(wù)總部負責(zé)人審批。檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊四、會計檔案的查閱、利用：借閱申請（1）本公司人員需要查閱會計檔案的，需在SOA內(nèi)填寫“檔案借閱申請”，并由查閱方提出查閱申請，寫清查閱內(nèi)容的用途、檔案的種類、所屬公司和檔案的、查閱的時間（日期），經(jīng)部門負責(zé)人、公司第一負責(zé)人或中心第一負責(zé)人，檔案管理部負責(zé)人批準后，憑本人工作證在檔案管理部檔案閱覽室查閱。原則上，查閱申請應(yīng)提前一天予以申請，以便工作安排。借閱服務(wù)：（1）檔案管理人員根據(jù)借閱人提供的有效借閱申請表提供借閱服務(wù)，查閱人在檔案管理部檔案閱覽室進行檔案查閱，未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。（3）檔案管理部人員應(yīng)根據(jù)“會計檔案查閱、復(fù)印申請單”，定期（一月一次）建立會計檔案查閱臺帳，填寫檔案查閱情況及利用效果。（5）檔案管理人員必須有專人全程陪同在檔案閱覽室。(2)密級檔案利用需經(jīng)總裁辦簽字審批。（二）公司內(nèi)部其他部門人員利用會計檔案，應(yīng)在SOA系統(tǒng)內(nèi)填寫“檔案借閱申請單”并經(jīng)申請部門負責(zé)人和財務(wù)部門負責(zé)人共同審批后辦理借閱手續(xù)。）如外單位人員（例如監(jiān)管機構(gòu)、審計人員、法律部門、第三方顧問）因公需要查閱會計檔案，由對口接待部門發(fā)起申請。原則上電子檔案（公文、影印資料）應(yīng)選用在線查閱方式，實物檔案可選擇現(xiàn)場查閱、復(fù)印/掃描查閱。如為原件外借查詢，檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置借閱聲明，內(nèi)容包括借閱人為借出的檔案原件的直接責(zé)任人，有義務(wù)對檔案原件進行妥善保管，對其完整負責(zé)等。系統(tǒng)中應(yīng)選擇為內(nèi)部借閱或外部借閱。(5)利用檔案一般只限在閱覽室查閱，因特殊情況確需外借者，應(yīng)妥善保管，用畢后立即歸還。各分子公司需要利用檔案期限一般為一個月，最長不得超過兩個月。(6)檔案利用者對檔案不得擅自轉(zhuǎn)借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散，嚴禁在檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字等。(7)檔案利用者退還檔案時，檔案管理人員應(yīng)當面核點，確認無誤后方可注銷登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。(9)凡外出工作和調(diào)離本單位的人員，外出和調(diào)離前須歸還所借檔案，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。借閱使用規(guī)范：（1）查閱和復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封、抽換、污染、撕毀。五、會計檔案的借用流程（具體參照《檔案借閱流程》）（1）原則上會計檔案不得借出，如有特殊原因需在SOA內(nèi)填寫“檔案借閱申請”，經(jīng)部門負責(zé)人、公司第一負責(zé)人或中心第一負責(zé)人批準，并報請集團財務(wù)總部審核批準后，可提供復(fù)印件。（3）對于各分子公司因外部原因，需要借用各類原件的，應(yīng)當提前兩天SOA申請，檔案管理部負責(zé)整理并寄出查詢資料，必要時，檔案管理部可以派專人送達。續(xù)借期為兩周。（2）如果為外部借閱（例如監(jiān)管機構(gòu)查閱），借閱期限為一個月，如一個月結(jié)束后仍未檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊使用完畢，應(yīng)由外部機構(gòu)開具證明進行續(xù)借。外部借閱的續(xù)借不得超過一次。（3）檔案管理部檔案管理專員對歸還、外借的檔案資料要對照清單進行驗收，填寫回執(zhí)單并回傳。（5）借用檔案責(zé)任人或部門發(fā)生借用檔案丟失的，當事人必須在第一時間內(nèi)及時提交丟失報告并告知本部門負責(zé)人、中心負責(zé)人及財務(wù)服務(wù)中心檔案管理部。檔案保密制度一、檔案工作人員要遵守職業(yè)道德，嚴守企業(yè)秘密，不準向外泄露有關(guān)機密性內(nèi)容，不該說的絕對不說，不該借的絕對不借，不該復(fù)制的絕對不復(fù)制。三、檔案庫房除庫房管理員外，其他人不得擅自入內(nèi)。五、利用企業(yè)重要檔案，應(yīng)嚴守企業(yè)秘密，不得擅自抄錄，復(fù)制和對外公布。檔案庫房管理暫行規(guī)定第一章總則第一條 為了確保檔案的安全，最大限度的延長檔案的壽命，加強檔案庫房的科學(xué)管理，有效地提供檔案信息為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，結(jié)合集團實際，特制定本規(guī)定。第三條 加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理機構(gòu)，配備檔案管理人員，為檔案工作提供必備的條件。第五條 檔案庫房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好檔案庫房內(nèi)檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊 的各項管理，防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。第七條 檔案庫房鑰匙需由專人（庫房管理員）妥善保管，休息時交接本組值班人員，其他人員不允許私拿鑰匙進出檔案庫房，非檔案工作人員未經(jīng)許可，謝絕入內(nèi)，如有特殊情況入內(nèi)需得到中心負責(zé)人同意方可入內(nèi)。第九條 嚴格執(zhí)行檔案進出庫登記制度，維護檔案管理系統(tǒng)內(nèi)進出庫數(shù)據(jù)信息。第十一條 檔案庫房不得接待親朋好友和閱檔人員，檔案庫房管理員每天上下班都要嚴格檢查門窗柜鎖。第十二條 檔案庫房內(nèi)不準存放與檔案無關(guān)的紙張和其它易燃品，嚴禁在檔案室內(nèi)抽煙點火、打牌；禁止喝飲料及吃零食。第十四條 檔案庫房內(nèi)應(yīng)定期打掃，貯存庫房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴格的使用和存放規(guī)則，做到防塵工作。第二章 各類檔案入庫保管第十六條 檔案庫房管理人員應(yīng)根據(jù)檔案類別和檔案系統(tǒng)(PDE)自動生成的庫位號、貨架號等信息，將實物文檔整理，按照對應(yīng)信息排序上架。第十七條 以集團全部檔案為對象，依據(jù)本集團職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，現(xiàn)將財務(wù)檔案分為：憑證類、稅務(wù)資料類、供應(yīng)商對賬和結(jié)算檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊類、合同以及招標類、主數(shù)據(jù)類、會計報表賬冊類、公司工商資料、董事會資料、內(nèi)部審計/稽核資料、銀行資料、輔助臺帳類和歷史電子備份文檔12類。第十九條 底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如儲柜、抽屜、有門的書架或文件架等。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。第二十條 電子文件自形成時應(yīng)有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。電子文件歸檔將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，