【正文】 ..........5 會計檔案庫房管理制度.......................................................................................5 會計檔案鑒定銷毀制度.....................................................................................12 會計檔案統(tǒng)計制度.............................................................................................12 分子公司兼職檔案人員工作制度.....................................................................12 檔案歸檔制度一、凡是公司經(jīng)營、建設(shè)、管理等活動中形成的具有保存價值的文件資料都必須按照相關(guān)會計檔案管理制度進(jìn)行管理。三、各類檔案需按照會計檔案各類型整理規(guī)范及裝訂要求立卷歸檔。五、歸檔資料應(yīng)內(nèi)容完整，字跡清晰可見，裝訂整齊美觀，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等要求。六、對于光盤、磁盤等資料應(yīng)按照特定存放條件去歸檔。八、檔案工作必須按照本公司會計檔案管理規(guī)定及會計檔案裝訂要求，將檔案資料認(rèn)真分類、整理、歸檔入庫，無特殊情況不得延誤檔案的整理和歸檔時間。十、檔案整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，檔案人員在檔案整理工作中，必須按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，貫徹落實企業(yè)檔案管理規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行公司的檔案分類細(xì)則、檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊嚴(yán)格要求的進(jìn)行檔案的整理和加工，確保歸檔質(zhì)量。任何人不得私自保留企業(yè)檔案。三、存放檔案必須具備專用柜、架，排列方法科學(xué)有序；各類檔案必須按類別、按公司排架，柜、架應(yīng)注明標(biāo)識，方便利用，便于存取。如發(fā)現(xiàn)有誤，應(yīng)立即更正。五、電子檔案、聲像檔案等按照各自的管理辦法執(zhí)行。檔案借閱、借用暫行規(guī)定根據(jù)集團(tuán)財務(wù)有關(guān)管理制度、檔案管理的相關(guān)要求，在財務(wù)共享模式下，對有關(guān)財務(wù)檔案資料的借閱、復(fù)印、借用及歸還等方面制定以下操作規(guī)范：一、會計檔案的密級分類：秘密文檔是指在一定時期內(nèi)形成的所有財務(wù)資料。機密指涉及的內(nèi)容在一定時期內(nèi)不能為眾多人所知，如果泄露將給公司的正常經(jīng)營造成一定影響和損失的財務(wù)資料。絕密指涉及的內(nèi)容在一定的時期內(nèi)只能為相關(guān)的少數(shù)人所知，如果泄露將給公司造成嚴(yán)重影響和損失的財務(wù)資料。二、會計檔案的查閱范圍：參照《檔案分類和關(guān)鍵字段信息》三、會計檔案查閱、借用的基本規(guī)則：總部各部門只能查閱、復(fù)印、借用本部門歸檔的秘密文檔資料；需要查閱、借用其他中心（公司）資料的，需經(jīng)中心總監(jiān)審批、財務(wù)總部同意方可。任何中心（公司）或部門查閱、復(fù)印、外借機密文檔資料的，必需經(jīng)財務(wù)規(guī)劃中心會計管理部審批。外單位查閱、復(fù)印歸檔資料，除按上述要求辦理手續(xù)外，需要出具相關(guān)證明（身份證、委托證明、介紹信等）、同時還必須有我司陪同人員。（2）外單位人員因公需要查閱會計檔案，由對口接待部門負(fù)責(zé)發(fā)起SOA申請，經(jīng)審批后，由我司對口接待部門人員陪同，方能由檔案管理人員接待查閱。檔案管理部管理人員需核對身份證明。（2）查閱檔案資料需要復(fù)印的，一般由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印、移交復(fù)印件并登記。（4）閱覽室內(nèi)必須保持安靜，不得大聲喧嘩、抽煙。（6）正常情況下，檔案借閱時間規(guī)定如下：星期一至星期五，上午9：30—11：40，下午：1：40—6：00 星期六、星期天，上午10：00—11：30，下午：2：00—5：00檔案利用(1)一般檔案的利用需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，利用與本部門業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同審批。(3)會計檔案的利用按照以下程序進(jìn)行辦理：（一）公司內(nèi)部財務(wù)人員、結(jié)算人員只能利用與本工作職責(zé)相關(guān)的會計檔案內(nèi)容。（具體見檔案借閱審批流程。在系統(tǒng)調(diào)閱申請中應(yīng)選擇調(diào)閱方式：在線查閱、現(xiàn)場查閱、復(fù)印/掃描查閱以及原件外借查閱。除非特殊情況（例如監(jiān)管機構(gòu)要求查看檔案原件），一般不原件外借查檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊閱。此聲明要求借閱人員在系統(tǒng)中簽認(rèn)。(4)實物檔案只提供電子檔案利用，一般不提供原件使用，如特殊需要，需經(jīng)總裁辦審批后辦理利用手續(xù)。各中心各部門借閱檔案期限一般為一周，最長不得超過兩周。如在兩個月內(nèi)不能歸還，需在SOA內(nèi)從新提交檔案借閱申請并注明特殊原因，為保證檔案完整性，利用人只可續(xù)約一次。如發(fā)現(xiàn)上述問題，檔案管理人員應(yīng)及時追查當(dāng)事人的責(zé)任。(8)利用者借閱檔案后，應(yīng)辦理退還手續(xù)，并認(rèn)真填寫《檔案利用效果登記表》。(10)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案利用效果登記表》，每年對檔案利用情況進(jìn)行一次統(tǒng)計分析。（2）查閱的檔案資料必須妥善保管、不得帶出檔案查閱室。（2）公司以外人員一律不得借出公司檔案。六、會計檔案的歸還流程：（1）原則上原件內(nèi)部借閱期限為兩周，如兩周結(jié)束后仍未使用完畢，應(yīng)攜帶檔案原件前往檔案管理部申請續(xù)借。內(nèi)部部借閱的續(xù)借不得超過一次。續(xù)借期為一個月。如發(fā)生特殊情況（例如法律訴訟、稅務(wù)糾紛），在續(xù)借期滿后仍需使用的，需由總裁辦審批。（4）對于檔案在外借期間時間較長的，檔案管理員應(yīng)每隔2周與借用相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人以郵件的形式確認(rèn)一次，重點確認(rèn)歸還時間、資料完整性、經(jīng)辦人是否在職。在丟失資料為解決前，除財務(wù)總部特批外，不再受理丟失部門或公司辦理檔案借閱、借用手續(xù)。二、經(jīng)常進(jìn)行保密教育，不斷提高檔案人員的保密意識。四、借閱檔案人員要在指定的地點查閱檔案。六、凡因違反檔案保密制度，造成失、泄密制度，應(yīng)視情節(jié)輕重，給預(yù)批評教育及相應(yīng)的罰款，直至追究法律責(zé)任。第二條 檔案是指集團(tuán)在各項工作、活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。第四條 檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一地管理集團(tuán)全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。第一章 基本要求第六條 檔案庫房管理工作，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，建立健全檔案庫房管理規(guī)章制度。第八條 檔案庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置庫房“進(jìn)出登記本”，凡進(jìn)出檔案庫房人員必需辦理登記手續(xù)，注明進(jìn)出人姓名、日期、時間、目的等相關(guān)信息內(nèi)容。第十條 檔案管理人員嚴(yán)格遵循安全和保密制度，定期檢查檔案柜、庫，排查隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理人員應(yīng)保持庫房的清潔衛(wèi)生，離開庫房要及時關(guān)門上鎖，每日下班前要進(jìn)行安全檢查，切斷電源，關(guān)好門窗。第十三條 檔案管理系統(tǒng)根據(jù)檔案類型，對每冊檔案生成特定條碼記錄，做好系統(tǒng)內(nèi)條碼管理，實物需對應(yīng)系統(tǒng)條碼信息，維護(hù)實物冊上條碼標(biāo)簽，標(biāo)簽上不能有劃痕、折皺、污漬等污跡，影響條碼槍的正常使用。第十五條 檔案庫房管理專員從貨架內(nèi)借出或歸還檔案時，應(yīng)將貨架回復(fù)到原有狀態(tài)，保持庫房內(nèi)貨架整齊。(參照《檔案分類》和《檔案庫位、貨架號生成規(guī)則》)。第十八條 會計檔案遵循《蘇寧會計檔案管理制度》，按“卷”整理，按——類別，或類別——，全宗（即公司代碼），之后月份，保管期限按照長短分別排架。貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用且對貯存的底片、照片無有害影響。歸檔電子文件存在其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。第二十一條 歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年應(yīng)對電子文件的讀取，處理設(shè)備的 更新情況進(jìn)行一次檢查登記。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。清潔，無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。磁帶（軟磁盤）套、盒上需標(biāo)注帶（盤）編號、檔號、軟件名稱、版本號、文件數(shù)、密級、編制人、編制日期等標(biāo)識。第二十四條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密；應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識和相關(guān)專業(yè)知識，接受專業(yè)知識的繼續(xù)教育和培訓(xùn)