【正文】 備歸檔的公文或者各類合同、協(xié)議、文件、指示、資料等的一個合理存儲與查閱功能。 ⑤ 辦公日程管理日程管理可分為個人日程和部門日程等，應(yīng)具有對日程的基本存儲和信息提示功能。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 16 (4) 信息管理型辦公自動化系統(tǒng) 信息管理型辦公自動化系統(tǒng)即管理信息系統(tǒng)，是辦公自動化系統(tǒng)的第二個層次。信息管理型辦公系統(tǒng)是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)，包括日常事務(wù)處理和信息管理兩部分。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 17 (5) 決策支持型辦公自動化系統(tǒng) 決策是人們對出現(xiàn)的問題和要求去尋求解決和實現(xiàn)的對策或方法，是普遍存在的一種思維活動。 決策支持型辦公自動化系統(tǒng)是第三個層次。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 18 決策支持系統(tǒng)一般由三個庫組成：模型庫 —— 為決策提供數(shù)字模型集合；數(shù)據(jù)庫 —— 為決策提供信息；方法庫 —— 為決策提供常用的方法。依靠模型庫技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以更有效的方式幫助高層管理人員解決一些決策問題。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 19 6 辦公自動化是一門綜合性學(xué)科，其直接支持技術(shù)主要是計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)。在辦公自動化系統(tǒng)中使用的計算機可以是大型機，也可以是中、小型機或微機。由于微機具有性價比高、易于操作和維護等特點，所以目前是辦公自動化系統(tǒng)中主要使用的計算機設(shè)備 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 20 (2) 網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù) 計算機網(wǎng)絡(luò)在辦公自動化系統(tǒng)中主要負責(zé)通信任務(wù)，地位十分重要。計算機網(wǎng)絡(luò)可分為兩種：一種是局域網(wǎng)（ LAN ），在一座大樓或一群建筑物之間的較近距離的計算機之間的連接；另一種是廣域網(wǎng) (WAN)，主要用于遠距離的計算機之間的連接。要實現(xiàn)智能建筑的功能，計算機網(wǎng)絡(luò)（ LAN， WAN）是基礎(chǔ)設(shè)施。一個辦公自動化系統(tǒng)不僅包括硬件部分，而且還包括軟件部分。常用的辦公設(shè)備包括： (1) 辦公信息的輸入、輸出設(shè)備如打印機、掃描儀、麥克風(fēng)、音箱、手寫筆等，如 圖 。 辦公自動化系統(tǒng)中的軟、硬件設(shè)備 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 22 圖 （ 1） 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 23 圖 （ 2） 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 24 (3) 信息復(fù)制設(shè)備指復(fù)印機、磁盤、光盤刻錄機等，如 圖 。 圖 （ 4） 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 26 (5) 信息存儲設(shè)備如硬盤、可移動硬盤、 U盤等，如 圖 。 圖 （ 6） 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 28 基本軟件是計算機本身的運行及提供開發(fā)管理和應(yīng)用所必需的軟件，包括操作系統(tǒng)、軟件工具、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。 (1) 操作系統(tǒng) 操作系統(tǒng)是用戶與計算機之間的接口。操作系統(tǒng)的功能是管理和控制計算機系統(tǒng)中的全部硬件和軟件資源，合理組織計算機工作流程，為用戶提供一個良好的工作環(huán)境和友好的接口。根據(jù)存儲辦公信息的規(guī)模，可以選用不同種類的數(shù)據(jù)庫。 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫資源進行統(tǒng)一管理和控制，數(shù)據(jù)與應(yīng)用程序隔離，數(shù)據(jù)具有獨立性。它提供了安全性和保密性措施，使數(shù)據(jù)不被竊用。 (1) 通用的應(yīng)用軟件 較為通用的應(yīng)用軟件大多是一些工具型軟件，使用這些軟件可以處理辦公自動化系統(tǒng)中的一定應(yīng)用領(lǐng)域的各種業(yè)務(wù)。常用的文字處理軟件有微軟公司的 Word軟件、金山公司的 WPS軟件及 PageMaker軟件等。除了具有生成表格速度快、準(zhǔn)確性高等優(yōu)點外，電子表格處理軟件還提供計算公式、數(shù)據(jù)統(tǒng)計與匯總等功能，大大簡化辦公人員的工作。 ③ 電子郵件收發(fā) 電子郵件（ Email）是現(xiàn)代通信技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)綜合發(fā)展的產(chǎn)物，它是指利用計算機網(wǎng)絡(luò)、通信線路快速傳遞電子信件的通信系統(tǒng)。用戶通過郵箱名和密碼訪問電子郵箱。 Inter上的電子郵箱地址格式為： 用戶名 主機的 IP地址或域名 ，比如 。 ⑤ 圖形、圖像處理 和文字相比，圖形、圖像是以更加直觀形象的方式來記錄大量信息，更加容易為人們所理解和記憶。圖像處理是指計算機輸入并處理圖像的過程，已經(jīng)廣泛應(yīng)用于辦公自動化系統(tǒng)中 。硬件方面需要有鍵盤、掃描儀、光筆、坐標(biāo)數(shù)字化儀、數(shù)字攝像機、圖形顯示器、繪圖儀等；軟件方面要有支持處理圖形和圖像的軟件。如果能使計算機和人之間通過聲音進行對話，人機信息交流方式將會發(fā)生根本的改觀，辦公效率將會顯著提高。能使計算機識別和合成出不同的聲音，在文字輸入、保密等方面將起到重要作用。 (2) 專用應(yīng)用軟件 專用應(yīng)用軟件是為一種或多種具體辦公業(yè)務(wù)和其他業(yè)務(wù)使用的軟件，種類十分廣泛，比如：辦公用品管理軟件、出退勤管理軟件、會議室管理軟件等；醫(yī)院管理系統(tǒng)、商店管理系統(tǒng)、旅館管理系統(tǒng)等。 辦公自動化系統(tǒng)的特點及發(fā)展趨勢 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 35 2 面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動，如漢字識別、對公文內(nèi)容的理解和深層處理、輔助決策及處理意外等。 4 EDI） 通過數(shù)據(jù)通信網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 36 辦公自動化的發(fā)展是一個不斷進化的過程 ,隨著電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而不斷進步，未來辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展將體現(xiàn)如下趨勢： 1 互聯(lián)網(wǎng)的使用，使得辦公人員能夠在全球范圍內(nèi)查詢所需的各種信息，增加了獲取信息的數(shù)量，提高了信息獲取的速度；能夠為決策人員提供全面的信息，提高了決策的準(zhǔn)確性；通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞各種文件，接收和發(fā)送電子郵件，進行實時對話和交談，召開視頻電子會議等，加快了信息的流動，提高了辦公自動化的效率。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 37 2 辦公自動化系統(tǒng)的使用，使各類信息在計算機上存儲或在計算機之間交換使用，大大加快了信息的傳遞速度，節(jié)省了人力資源，減少了紙張的使用，提高了工作效率，也能顯著降低成本，同時也會加強環(huán)保。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 38 4 計算機硬件的快速發(fā)展，使得辦公設(shè)備向著智能化、移動化、便攜化的方向發(fā)展，辦公設(shè)備的移動性也會不斷得到改進。 6 在辦公自動化系統(tǒng)中使用多媒體技術(shù)，使系統(tǒng)具有處理文字、聲音、圖形圖像等多種類型信息的能力，使信息以更加直觀生動的方式來表達，進一步提高辦公效率。 1 辦公自動化系統(tǒng)雖然開發(fā)周期短、成效顯著，但仍建議不要急于進行實施，在推廣前