access創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)和表-在線瀏覽
2024-09-14 22:27本頁(yè)面
【正文】 示的窗體中單擊 “ 預(yù)覽報(bào)表 ” 選項(xiàng)，則顯示下一層 “ 報(bào)表切換面板 ” 窗體，如圖 2115所示，在這層窗體中選擇要預(yù)覽的報(bào)表名稱。 圖 2115 “報(bào)表切換面板 ” 窗體 創(chuàng)建第一個(gè) Access數(shù)據(jù)庫(kù) 數(shù)據(jù)庫(kù)窗口的工具欄 在第 1章中曾提到 Access的工具欄是隨著對(duì)象發(fā)生變化的，當(dāng)用戶創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)之后，就可以打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，這時(shí)的工具欄就是數(shù)據(jù)庫(kù)的工具欄，如圖 2116所示。 圖 2116 “數(shù)據(jù)庫(kù) ” 工具欄 創(chuàng)建第一個(gè) Access數(shù)據(jù)庫(kù) 有關(guān)組的操作 在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中左側(cè)的對(duì)象欄下方有一對(duì)象為 “ 組 ” ，建立組是為了更方便的管理數(shù)據(jù)庫(kù)中的各種對(duì)象，例如，可以將同一類對(duì)象放到一個(gè)組中，這樣有利于查找，下面介紹有關(guān)組的操作。 （ 1）將鼠標(biāo)移動(dòng)到 Access數(shù)據(jù)庫(kù)窗口的左邊 “ 組 ” 下面的區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇 “ 新組 ” 菜單命令，調(diào)出 “ 新建組 ” 對(duì)話框，如圖 2117所示。 如果要?jiǎng)h除一個(gè)已經(jīng)存在的組，就將鼠標(biāo)移動(dòng)到要?jiǎng)h除的組上，單擊鼠標(biāo)右鍵，從菜單中選擇 “ 刪除組 ” ，這個(gè)組就被刪除。在對(duì)話框的 “ 新建組名 ” 文本框中輸入新組的名字，然后單擊 “ 確定 ” 按鈕。 創(chuàng)建第一個(gè) Access數(shù)據(jù)庫(kù) 圖 2118 “重命名組 ” 對(duì)話框 圖 2117 “新建組 ” 對(duì)話框 創(chuàng)建第一個(gè) Access數(shù)據(jù)庫(kù) 圖 2119 組中的對(duì)象 創(chuàng)建第一個(gè) Access數(shù)據(jù)庫(kù) 2．在組中添加、刪除對(duì)象 （ 1）向建立好的空組中添加對(duì)象：首先要選中對(duì)象所屬的類別，然后在已有對(duì)象的列表中，選中要添加的對(duì)象，將它拖動(dòng)到組中即可。 這個(gè)對(duì)象被從組中刪除，只是刪除了它在組中的快捷方式，并沒(méi)有將這個(gè)對(duì)象真正的刪除。表是由一組特定的數(shù)據(jù)或相同主題的數(shù)據(jù)集合而成，同時(shí)也是查詢、窗體及報(bào)表的基礎(chǔ)，一個(gè) Access數(shù)據(jù)庫(kù)中至少應(yīng)包含一個(gè)以上的表。 用表向?qū)?chuàng)建表 創(chuàng)建一個(gè)名為 “ 客戶資料 ” 的空數(shù)據(jù)庫(kù)，在 “ 對(duì)象 ” 列表中單擊 “ 表 ” 對(duì)象，這時(shí)的數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中列出的是當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中的表和創(chuàng)建表的方法，如圖 221所示。用表向?qū)?chuàng)建表的具體操作步驟如下。 ? 單擊數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中的按鈕，調(diào)出 “ 新建表 ” 對(duì)話框，如圖 222所示，選擇 “ 表向?qū)?” 選項(xiàng)，單擊 “ 確定 ” 按鈕，調(diào)出 “ 表向?qū)?” 對(duì)話框，如圖 223所示。 （ 2）選擇 “ 商務(wù) ” 單選鈕，然后在 “ 示例表 ” 列表框中選擇 “ 客戶 ” 選項(xiàng)，在 “ 示例字段 ” 列表框中選擇所需要的字段名，然后雙擊該字段名或單擊按鈕，將所選擇的字段添加到 “ 新表中的字段 ” 列表框中。 添加、刪除和重命名字段的方法有以下幾種： ? 單擊按鈕，可以將 “ 示例字段 ” 列表框中所有的字段都添加到 “ 新表中的字段 ” 列表框中。 ? 單擊按鈕可以將 “ 新表中的字段 ” 列表框中所有的字段均刪除。 ? 單擊 “ 重命名字段 ” 按鈕，調(diào)出 “ 重命名字段 ” 對(duì)話框，如圖 224所示，在 “ 重命名字段 ” 文本框中輸入新的字段名，單擊 “ 確定 ” 按鈕。 （ 5）單擊 “ 下一步 ” 按鈕，調(diào)出 “ 表向?qū)?” 對(duì)話框之三，如圖 226所示，在這個(gè)對(duì)話框中要對(duì)創(chuàng)建完表以后的操作進(jìn)行設(shè)置。 圖 227 “客戶：表 ” 窗口 圖 228 “客戶 ” 窗體 創(chuàng)建“員工”表 在數(shù)據(jù)表視圖中直接輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表 在 Access 2022中，表共有 4種視圖，即數(shù)據(jù)表視圖、設(shè)計(jì)視圖、數(shù)據(jù)透視表視圖和數(shù)據(jù)透視圖視圖。 1．在數(shù)據(jù)表視圖中創(chuàng)建表 Access 2022除了允許用戶使用表向?qū)?chuàng)建表，也允許用戶自選創(chuàng)建一個(gè)具有個(gè)性的表。在設(shè)計(jì)表時(shí)，表中只包含原始數(shù)據(jù)，而不應(yīng)包含任何計(jì)算結(jié)果。 （ 1）創(chuàng)建或打開(kāi)一個(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)，其窗口如圖 221所示，用下面的方法調(diào)出數(shù)據(jù)表視圖。選擇 “ 數(shù)據(jù)表視圖 ” 選項(xiàng)，雙擊該選項(xiàng)或單擊 “ 確定 ” 按鈕。 （ 2）屏幕上出現(xiàn)表窗口，這個(gè)窗口就是 “ 數(shù)據(jù)表視圖 ” ，如圖 229所示。 圖 229 數(shù)據(jù)表視圖 創(chuàng)建“員工”表 （ 3）雙擊 “ 字段 1”文字，使其反白顯示，輸入新的字段名稱，然后用同樣的方法在 “ 字段 2”、 “ 字段 3”…… 中輸入字段名稱。 （ 5）單擊 “ 是 ” 按鈕，調(diào)出 “ 另存為 ” 對(duì)話框，如圖 2211所示。 圖 2211 “另存為 ” 對(duì)話框 圖 2210 提示對(duì)修改進(jìn)行保存 創(chuàng)建“員工”表 （ 6）在 “ 表名稱 ” 文本框中輸入表的名稱，按 Enter鍵或單擊 “ 確定 ” 按鈕，調(diào)出提示對(duì)話框要求設(shè)置主鍵，如圖 2212所示。 （ 7）單擊 “ 是 ” 按鈕，由系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置主鍵。 2．?dāng)?shù)據(jù)表視圖的工具欄 在打開(kāi)表的數(shù)據(jù)表視圖后，這時(shí)的工具欄如圖 2213所示。 圖 2213 “表（數(shù)據(jù)表視圖） ” 工具欄 創(chuàng)建“員工”表 用表的設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表 Access中可以存放不同的數(shù)據(jù)，如果不用向?qū)Ы⒈恚瑒t應(yīng)考慮數(shù)據(jù)的類型，在直接輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表的過(guò)程中，沒(méi)有考慮數(shù)據(jù)類型。 1．在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建表 表的設(shè)計(jì)視圖也可以叫作 “ 表設(shè)計(jì)器 ” ，用它創(chuàng)建表的具體操作步驟如下。 ? 單擊數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中的 “ 新建 ” 按鈕，調(diào)出 “ 新建表 ” 對(duì)話框，如圖 222所示。 ? 在圖 221所示的數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中，雙擊 “ 使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表 ” 選項(xiàng)。 創(chuàng)建“員工”表 圖 2214 表設(shè)計(jì)窗口 創(chuàng)建“員工”表 （ 3）在第一個(gè) “ 字段名稱 ” 列處輸入 “ 客戶編號(hào) ” 文字。 （ 5）將光標(biāo)移到下一個(gè)字段名稱處，輸入另一個(gè)字段，如此操作直至所有數(shù)據(jù)輸入完成。 2．設(shè)計(jì)視圖和它的工具欄 （ 1）設(shè)計(jì)視圖：整個(gè)表設(shè)計(jì)窗口分為兩部分，上半部分是用于輸入字段的表格，下半部分列出對(duì)不同數(shù)據(jù)類型所具有的屬性以及對(duì)屬性的描述，圖2214所示是對(duì)文本屬性的描述。 創(chuàng)建“員工”表 （ 2）設(shè)計(jì)視圖工具欄：在打開(kāi)表的設(shè)計(jì)視圖后，這時(shí)的工具欄如圖 2215所示。 圖 2215 “表（設(shè)計(jì)視圖） ” 工具欄 創(chuàng)建“員工”表 Access數(shù)據(jù)類型 定義數(shù)據(jù)類型的目的是 “ 允許在此字段輸入的數(shù)據(jù)類型 ” ，例如一個(gè)字段的類型為數(shù)字，就不可以輸入文本，如果輸入錯(cuò)數(shù)據(jù)， Access會(huì)發(fā)出錯(cuò)誤信息，并且不允許保存。 （ 1）文本：這種數(shù)據(jù)用于保存文本或數(shù)字，最大字符數(shù)為 255個(gè)字符。文本與數(shù)值這兩種類型的主要區(qū)別是文本類型可以加入標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和字母。一般用于保存經(jīng)歷、說(shuō)明等文字比較多的數(shù)據(jù)。 （ 4）日期 /時(shí)間：可以保存日期及時(shí)間，允許的范圍從 100年到 9999年。 創(chuàng)建“員工”表 （ 6）自動(dòng)編號(hào)：由 Access自動(dòng)分配，不能人工改變的數(shù)字。 （ 8） OLE對(duì)象：內(nèi)容為圖形、聲音和其他軟件制作的文件或數(shù)據(jù)。 （ 10）查閱向?qū)В簛?lái)自其他表、查詢或用戶提供的數(shù)值清單的數(shù)據(jù)。 2．?dāng)?shù)據(jù)類型中字段屬性 在表設(shè)計(jì)窗口的下方是 “ 字段屬性 ” 欄，它有 “ 常規(guī) ” 和 “ 查閱 ” 兩個(gè)選項(xiàng)卡，這個(gè)區(qū)域一次只能顯示一個(gè)字段的屬性，每一種數(shù)據(jù)類型的屬性也不盡相同，但有些屬性對(duì)各種數(shù)據(jù)類型都存在，下面將介紹在部分進(jìn)行字段屬性設(shè)置時(shí)所遇到的屬性。 （ 2）字段大?。嚎梢灾付ㄗ侄沃形谋净驍?shù)字的范圍，文本缺省長(zhǎng)度為 50，數(shù)值為長(zhǎng)整型。
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