秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的地位和作用-在線瀏覽
2024-09-12 21:24本頁面
【正文】 的決策直接決定著公司未來一段時(shí)間的大致方針、政策，因而，其工作至關(guān)重要。因此，在一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)秘書應(yīng)該至少要比上司提前15分鐘到達(dá)辦公室，用以對上司和自己的辦公室進(jìn)行整理。無論內(nèi)部員工向領(lǐng)導(dǎo)反映情況或請示裁決，還是外單位來賓找領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系工作上的事務(wù)，一般都會(huì)先經(jīng)由秘書部門來安排。 舉個(gè)例子：某公司總裁正在召集各分公司負(fù)責(zé)人開營銷大會(huì)時(shí)，該公司財(cái)務(wù)總監(jiān)給總裁秘書打來電話稱：“某證券公司的羅總想要拜訪該公司總裁，希望能和總裁一起吃個(gè)飯”。總裁對此也表示出了失望和無助。進(jìn)而可以想到，其領(lǐng)導(dǎo)在作“見不見這個(gè)羅總”的決策之前必然會(huì)缺乏相應(yīng)的依據(jù)。其領(lǐng)導(dǎo)有了這些信息，自然就能及時(shí)地做出決策了。從內(nèi)部的人事安排到市場、研發(fā)、生產(chǎn)等，幾乎無所不包，可以說是千頭萬緒。因而，作為領(lǐng)導(dǎo)助手的秘書，就必須為上司管理好他最珍貴的時(shí)間，以達(dá)到有限資源的最優(yōu)配置。此外，由于工作繁忙，很多領(lǐng)導(dǎo)可能很容易地就忘了一些具體的時(shí)間安排，而使自己的工作比較被動(dòng)。例如，領(lǐng)導(dǎo)與客戶約好了中午見面，則秘書就應(yīng)該在上午以詢問的口吻提醒上司說：“今天您要出去吧？” 如果這天有會(huì)，則秘書就要提醒下：“今天您要開會(huì)吧？”等等。4. 為上司排憂解愁，改善工作氛圍有時(shí)，由于某些特殊原因?qū)е骂I(lǐng)導(dǎo)的心情很差。此時(shí)，作為一個(gè)好的秘書，則應(yīng)該要學(xué)會(huì)如何為上司排憂解愁，以達(dá)到改善工作氛圍的目的?？偨?jīng)理秘書小趙像往常一樣向總經(jīng)理打招呼，可總經(jīng)理并沒有像往常一樣笑容可掬地回應(yīng)小趙，而是沉著臉匆匆進(jìn)了自己的辦公室。而此時(shí)，小趙還有個(gè)非常緊急的“壞消息”必須立即向總經(jīng)理請示，怎么辦？小趙遲疑了一會(huì)后，夾起相關(guān)的文件夾來到總經(jīng)理辦公室，他沒有像往常那樣給總經(jīng)理沖速溶咖啡，而是打開書柜，找出準(zhǔn)備執(zhí)行某銀行行長的碧螺春，沏了一杯遞給總經(jīng)理，然后開玩笑似地問總經(jīng)理：“老板，你來得這么晚，是不是昨晚在家看‘超女’看得太晚了？”總經(jīng)理苦笑著告訴她：“我現(xiàn)在哪還有心情看‘超女’？現(xiàn)在跳樓的心都有了！”接著他又問：“小趙，‘超女’到底是什么玩意兒，怎么有那么多人喜歡看？”小趙見總經(jīng)理的臉色已是陰轉(zhuǎn)多云，于是娓娓而談，說著‘超女’如何如何精彩，自己如何成為‘玉米’。十幾分鐘就這么過去了，總經(jīng)理的臉色又開始艷陽高照。小趙將文件夾遞給了總經(jīng)理，總理一看就笑著夸獎(jiǎng)小趙：“你還真機(jī)靈！”上例下，試想當(dāng)時(shí)小趙一見經(jīng)理就開始匯報(bào)那條“壞消息”，則很可能會(huì)使總經(jīng)理的情緒更加惡劣，從而不但不能冷靜下來面對現(xiàn)實(shí)的問題、做出正確的決策，而且還很可能會(huì)把小趙罵個(gè)狗血淋頭。因?yàn)樗冗_(dá)到了成功匯報(bào)的目的，同時(shí)還成功地改善了總經(jīng)理的工作心情。此外，是人都可能會(huì)犯錯(cuò)誤，領(lǐng)導(dǎo)也不例外。而在有些時(shí)候，秘書并不適宜馬上對領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤進(jìn)行糾正，此時(shí)，秘書要適時(shí)地給領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造再?zèng)Q策的機(jī)會(huì)。如果秘書能夠在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)盡量讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，少讓領(lǐng)導(dǎo)做問答題，則可以大大地提高領(lǐng)導(dǎo)的決策效率。到了十點(diǎn)一刻的時(shí)候，公司B的李總準(zhǔn)時(shí)來到公司，此時(shí)總裁仍在與公司A的李總會(huì)談?？煽偛脤π∪岬陌凳疽稽c(diǎn)反應(yīng)都沒有，還是繼續(xù)與劉總窮侃。紙條上寫著：“老總，李總已到。現(xiàn)在該怎么辦？”老總看了小柔的字條后皺了一下眉頭，之后仍繼續(xù)與劉總談笑風(fēng)生。事實(shí)上，上例中，不是老總不愿回答小柔的問題，而是小柔的這個(gè)關(guān)于“怎么辦”的問題確實(shí)讓老總很為難。如果小柔把字條的內(nèi)容改成：“還要讓李總等多久？5分鐘？10分鐘？20分鐘？30分鐘？”則總裁就能夠很輕易且簡便地進(jìn)行決策并給小柔暗示。如果當(dāng)前時(shí)機(jī)不合適立即指出的話，則秘書人員需要努力為其領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造再?zèng)Q策的機(jī)會(huì)。信的內(nèi)容大致是這樣的：“錢總，你我兩家公司打了這么多年的交道了，你怎能做出這種背信棄義的事來呢，我決定斷絕我們兩家公司的一切往來！”小溫看后覺得有些不妥，因?yàn)檫@件事還不至于到要大動(dòng)干戈的地步。當(dāng)下班后老總得知該信已經(jīng)打印并傳真出去后，眼里露出了明顯的悔意，因?yàn)樗浪约阂呀?jīng)做了一個(gè)無法挽回的錯(cuò)誤決策。如果小溫委婉點(diǎn)對老總說：“老板，容我說句話您別生氣，我也覺得這件事是某某公司錢總不對，他不應(yīng)該……。即便是老總?cè)詧?jiān)持要發(fā)這封信，
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