【正文】 處理、電子表格、個人資源管理(如記事日程) 、資料入檔等文檔處理系統(tǒng)，辦公自動化也不僅僅是秘書、檔案員和辦事員的事情。在自動化中，僅有三分之一的工作是個人完成，其它三分之二的工作都與交往有關(guān)。各類人員之間交互的信息可能是公文文件、檔案文件，也可能是專業(yè)文件、電子郵件，因此在辦公自動化系統(tǒng)中，應(yīng)該具有這四種文件的處理和管理功能。在現(xiàn)實情況中，企業(yè)的某些辦公部門，如財務(wù)部門、人事部門等，可能已經(jīng)采用了獨立的業(yè)務(wù)處理軟件，這樣在企業(yè)就形成了一個個的“自動化孤島”。一個好的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該為工作人員提供一個集成化的、多功能的辦公桌面環(huán)境，解決辦公人員因處理不同事務(wù)而需要使用不同工作環(huán)境的問題。最后，還必須提供安全保障體系，不僅使系統(tǒng)的各層次人員被嚴格限制在自己的權(quán)限內(nèi)，同時必須保證整個OA系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定和可靠的運行。Lotus Notes作為世界領(lǐng)先的通信處理軟件和群件產(chǎn)品，它不但作為文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，能夠高效率處理非結(jié)構(gòu)化信息；而且作為群件平臺，能夠支持工作組成員跨越時空界限共享信息；還具有先進的郵件處理和通信機制，便于工作組成員之間的協(xié)同工作；并且融合了Internet和Web的標準，可以將Web瀏覽器作為Notes的客戶機，從而實現(xiàn)與Internet的高效率連接。其目的是跨越地域、部門之間的界限，使得企業(yè)工作人員傳遞、共享他們的信息與知識，從而提高群組的工作效率。Notes/Domino的電子郵件與報文傳遞功能通常被稱為Notes Mail。 2）文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：Lotus Domino/ Notes是一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。對于這些以非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化為特征的“文檔型”數(shù)據(jù)的處理，Lotus Domino/ Notes還提供了全文搜索、版本控制、文檔鏈接等等信息檢索、處理手段。所有的應(yīng)用系統(tǒng)信息都可以在安全機制的控制下，動態(tài)發(fā)布給Internet或Intranet用戶，同時通過Internet/Intranet收集信息。它包含有多個層次的開發(fā)手段，提供初學者到專業(yè)編程人員適應(yīng)不同應(yīng)用需求的開發(fā)手段，如宏公式語言與LotusScript。需要特別提出的是，開發(fā)出來的Domino/Notes應(yīng)用是通過Domino/Notes本身的手段通過網(wǎng)絡(luò)安裝到每一個服務(wù)器上的，客戶端基本不需要相應(yīng)修改什么，因此Domino/Notes解決了困擾應(yīng)用系統(tǒng)管理員的項目實施、管理問題。具有以下鮮明的特點[2]： (1)、開發(fā)快捷、實施容易。電子郵件功能是Domino/Notes的基本功能，在開始系統(tǒng)實施的很短時間內(nèi)，就可以在全企業(yè)的范圍內(nèi)建立起電子郵件網(wǎng)，馬上見到效益。這非常適應(yīng)辦公管理需求多變、繁雜的特點。最終用戶使用的郵件與群件應(yīng)用系統(tǒng)是一套統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)，使用同一套應(yīng)用軟件。這種集成能力是在軟件平臺一級獲得的，而不是通過二次開發(fā)“強加”上去的。而且對最終用戶來說，不需要在幾個客戶端軟件或是應(yīng)用程序之間、幾個服務(wù)器系統(tǒng)或數(shù)據(jù)源之間來回切換。由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應(yīng)用開發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺之上，主要的維護工作集中在應(yīng)用管理一級，管理工作的難度與工作量大大降低。如果管理人員希望借助其他軟硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，Notes/Domino提供這樣的手段和接口，如基于SNMP網(wǎng)管協(xié)議的Notes View軟件；或者使用Windows NT的用戶管理手段。應(yīng)用系統(tǒng)的保有費用包含了購買費用、管理維護費用、應(yīng)用開發(fā)實施費用、系統(tǒng)集成費用等等。同時由于Notes/Domino的可開發(fā)特點，本系統(tǒng)的后續(xù)增值空間巨大。Lotus積極參加Internet/Intranet標準的制定，同時在自己的產(chǎn)品中遵循支持標準的原則。本系統(tǒng)是一個內(nèi)部互連的，又是一個可以與Internet互連的系統(tǒng)，并且隨著技術(shù)的不斷更新，本系統(tǒng)也將采納最新的技術(shù)成果，是有生命力的系統(tǒng)。Notes/Domino是一個成熟的產(chǎn)品，在國內(nèi)外電子郵件與群件領(lǐng)域始終居于領(lǐng)先地位，Lotus以及代理商具備豐富的成功經(jīng)驗。建立在Notes/Domino之上的企業(yè)信息系統(tǒng)，是一個分布式的客戶機/服務(wù)器系統(tǒng)?；谶@些優(yōu)勢功能，基于Notes的辦公自動化系統(tǒng)則應(yīng)該設(shè)計成以Internet技術(shù)為核心，以Web技術(shù)為基礎(chǔ)的集成環(huán)境，基于網(wǎng)絡(luò)對象連接技術(shù)、多媒體文檔結(jié)構(gòu)以及跨越多種操作系統(tǒng)和多種數(shù)據(jù)庫平臺的應(yīng)用系統(tǒng)，所以，可以把Lotus Notes作為行業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用開發(fā)平臺的首選。因此，OA系統(tǒng)也應(yīng)緊跟這一技術(shù)潮流，將Web技術(shù)用于系統(tǒng)中。圖1 中Notes Server，Web Server，Mail Server之所以分開列出，是因為它們在邏輯上是屬于不同的服務(wù)器。系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)[3] 所示： 系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)功能經(jīng)過需求分析、可行性研究和總體設(shè)計等幾個步驟，按功能把系統(tǒng)劃分為以下幾個模塊：公文管理、通用信息、個人辦公、系統(tǒng)維護模塊。： 公文管理子系統(tǒng)操作界面由于辦公自動化系統(tǒng)的需求存在不確定性，系統(tǒng)處理的文件類型繁多，審批流程的方式多變，以及流程和管理方式需要非常強大的靈活性，尤其對于流程設(shè)置的靈活性要求和角色定義的靈活性要求都是非常高。這種具有定義多樣化的特點，適應(yīng)公文處理的全部過程。這樣，可以讓企事業(yè)單位，集團公司的工作、人員能利用他們的專業(yè)知識去設(shè)計更為合理和高效的工作流程，不再受困于手工畫圖紙，而能快速地使用計算機去處理自己的業(yè)務(wù)，提高辦公效率，為工作帶來極大的方便。收文處理功能收文處理是指送給關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件的處理過程。2)可對來文進行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。4)對要求辦理的文件進行全自動跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。 通用收文處理流程收文登記后的流轉(zhuǎn)過程[4]：1）部門負責人簽署意見一般來講，收文由辦公室人員登記。2）領(lǐng)導(dǎo)批示在部門負責人簽署意見后，收文轉(zhuǎn)給領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，簽署完畢后轉(zhuǎn)交承辦部門。4）收文結(jié)束后的其它操作在收文結(jié)束后，可以對收文進行歸檔操作，可以把現(xiàn)有收文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù)庫中。發(fā)文處理功能發(fā)文處理是指以本公司名義發(fā)出去的文件的處理過程。發(fā)文處理系統(tǒng)有以下需求：1)求對所有的發(fā)文通過計算機進行擬稿、核稿、會簽、復(fù)核、簽發(fā)、成文、蓋章、發(fā)文、歸檔。3)對發(fā)文的處理全過程進行自動化管理、跟蹤和記錄。 通用發(fā)文處理流程發(fā)文的流轉(zhuǎn)過程[5]：1） 起草發(fā)文作者應(yīng)嚴格按公文制度來填寫表單中的各個項目。2） 轉(zhuǎn)部門內(nèi)其他人員核稿用戶單擊操作按鈕“提請核稿”，系統(tǒng)將文件自動發(fā)送到指定的人員。4） 轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)審核部門負責人審核后，轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)進行審核。6）發(fā)文成功后的其它操作在發(fā)文成功后，可以對發(fā)文進行歸檔操作，可以把現(xiàn)有發(fā)文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù)庫中。可以下發(fā)文件，把當前的發(fā)文轉(zhuǎn)給下屬單位。批閱過程中，提交報告人可以實時了解批閱進展情況。建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的科學管理，方便用戶查閱。(2)、通用信息子系統(tǒng)通用信息子系統(tǒng)包括：討論中心、公用通訊錄、公告通知、人員去向、來賓登記。在本系統(tǒng)中，您可以就某一事件或某一主題發(fā)表見解，也可以對別人發(fā)表的見解進行評議。公告通知用于向單位全體人員發(fā)送消息。來賓管理用于單位前臺對來訪賓客的記錄和接待管理，在接待過程中可以查閱單位內(nèi)部人員的去向和留言，方便接待來訪的賓客。： 個人辦公子系統(tǒng)操作界面本系統(tǒng)在現(xiàn)階段為所有用戶提供了內(nèi)部局域網(wǎng)上的電子郵件功能。出勤補簽系統(tǒng)用于單位考勤的管理。本系統(tǒng)也提供考勤接口，可以由單位指定的考勤人員對員工進行考勤登記。(4)、系統(tǒng)維護子系統(tǒng)系統(tǒng)維護子系統(tǒng)包括部門群組管理和關(guān)鍵字管理、用戶口令修改三個功能模塊。： 系統(tǒng)維護子系統(tǒng)操作界面系統(tǒng)管理員可以對部門群組進行設(shè)置，設(shè)置人員所在的部門，設(shè)置人員級別，設(shè)置分公司的信息以及人員通訊情況，這些信息將被用于系統(tǒng)的內(nèi)部控制。關(guān)鍵字管理是用于系統(tǒng)內(nèi)部的一些數(shù)據(jù)控制，比如車輛名稱、行政級別名稱等等，系統(tǒng)管理員可以通過新建關(guān)鍵字來增加系統(tǒng)關(guān)鍵字，也可以修改關(guān)鍵字的內(nèi)容。Domino/Notes數(shù)據(jù)庫存放除檔案以外的所有信息，這些數(shù)據(jù)定期在備份服務(wù)器上進行復(fù)制備份。(1)、Domino/Notes數(shù)據(jù)庫設(shè)計對所有檔案、資料、人員、物品等的管理都要通過數(shù)據(jù)庫管理的形式進行。所有的應(yīng)用都以數(shù)據(jù)庫的形式出現(xiàn)，所處理的對象就是數(shù)據(jù)庫中的文檔。每個數(shù)據(jù)庫都可以包含不同格式和類型的文檔。在一般的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫在用戶看來就是存儲在計算機內(nèi)的可供操作的二維表是基于事務(wù)處理的[7]；在Lotus Domino/ Notes中，數(shù)據(jù)庫是由文檔、視圖、頁面、表單、域和文件夾等基本元素組成的存儲非結(jié)構(gòu)化信息的文件()。 對于數(shù)據(jù)庫設(shè)計，以下幾點需要著重闡述[8]。Notes提供提高了RTF(Rich Text File)文本域，可以在其中保存多種類型信息，如文本，表格OLE對象，Web頁面以及圖片，聲音和動畫等多媒體信息。而對于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息的處理Notes也提供了與一般關(guān)系數(shù)據(jù)庫類似的功能。數(shù)據(jù)庫文檔的組織[9]：當用戶在檔案管理中查到一份文件，需要調(diào)閱時，要從當前視圖(或者文檔)轉(zhuǎn)入另一個視圖(或者文檔)，Notes數(shù)據(jù)庫文檔中可以包含指向另一個文檔、視圖或者數(shù)據(jù)庫的鏈接，當用戶單擊代表該鏈接的圖標時，當前窗口將切換到鏈接所指向的對象。這一用戶就可以在一個文檔中同時訪問多個數(shù)據(jù)庫中的信息。 數(shù)據(jù)庫搜索和索引[9]：對大量的公文、檔案、資料等信息進行查詢、統(tǒng)計等要用到Notes內(nèi)置的全文搜索引擎，用戶可以在數(shù)據(jù)庫的搜索條件框中輸入條件來搜索所需文檔，并按某種條件對搜索結(jié)果進行排序。 數(shù)據(jù)庫存儲位置[9]：在整個系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫的種類繁多，除了各個功能模塊的實現(xiàn)需要功能模塊數(shù)據(jù)庫外(為了便于設(shè)計和日后維護管理，每一個功能模塊都設(shè)計成一個單獨的數(shù)據(jù)庫)，每一個注冊用戶都有一個郵件數(shù)據(jù)庫，另外還有系統(tǒng)用的數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應(yīng)是放在服務(wù)器上某一個固定的位置，不能輕易改動。各功能模塊數(shù)據(jù)庫集中存放各部門科室的數(shù)據(jù)，作為系統(tǒng)的共享資源，也應(yīng)放在服務(wù)器上。為了確保文檔的一致性，在本系統(tǒng)的文檔結(jié)構(gòu)設(shè)計中，采用了一些關(guān)鍵域作為檢測一致性的標志，并在發(fā)生一致性錯誤時自動進行提示。通過這種設(shè)計一方面排除了產(chǎn)生空文檔的可能性，另一方面解決了同一內(nèi)容的文檔在數(shù)據(jù)庫中存放多份的問題，基本實現(xiàn)了文檔的一致性。 在本實例中，有些模塊如收文、發(fā)文管理可以充分利用Notes的工作流自動開發(fā)功能實現(xiàn)收發(fā)文的電子化操作，而有些部門在存在大量的業(yè)務(wù)處理，這些處理包括對大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的操作，最后生成許多報表，涉及到關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的事務(wù)處理、完整性約束、實時在線查詢等，因此需要利用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來完成這些工作。倘若花費大量的人力、物力和財力去分析已有的系統(tǒng)軟件，顯然得不償失；而放棄原系統(tǒng)，自主從頭研制，則無形中又增加了許多困難，且往往實際開發(fā)出來的軟件還難以滿足各部門的實際要求。在本系統(tǒng)的設(shè)計中，與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫接口的設(shè)計部分主要涉及設(shè)計到以下兩個方面：檔案資料的歸檔與查詢：各部門在日常工作中都要處理大量的公文資料，這些公文中的相當一部分最后要提交檔案管理部門歸檔，因此系統(tǒng)的檔案管理模塊提供了與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫SQL的接口，這樣授權(quán)人員可以將已經(jīng)提交歸檔的公文資料保存到SQL Server中，既可以作備份，又方便與檔案管理系統(tǒng)連接。SQL Server與辦公自動化系統(tǒng)連接的實現(xiàn)[11]：根據(jù)以上SQL Server在辦公自動化系統(tǒng)中的功能，采用了以下兩種實現(xiàn)技術(shù)：利用Domino企業(yè)連接服務(wù)(Domino Enterprise Connection Service)實現(xiàn)Notes連接。DECS在辦公自動化應(yīng)用中將檔案資料歸檔SQL Server數(shù)據(jù)庫中。 使用Notes內(nèi)置編程接口LotusScript DataObject(簡稱LS：DO)LotusScript是一種內(nèi)嵌的Notes程序設(shè)計語言，LS：DO利用其完整的數(shù)據(jù)控制功能和結(jié)構(gòu)化程序語言的靈活性，提供對外部ODBC數(shù)據(jù)的完全讀寫訪問[12]。這是基于以下考慮：各部門報表格式不一且時常變化，不像歸檔管理部門所要存儲的檔案資料信息有著固定的類型和格式。LS：DO能夠滿足所有的數(shù)據(jù)操作要求，不必添置額外的轉(zhuǎn)換工具，節(jié)省費用。LS：DO是一個由三個ODBC類組成的集合，這三個類是ODBCConnection、ODBCQuery和ODBCResultSet。四、系統(tǒng)實現(xiàn)概述 首先公文管理模塊實現(xiàn)支持日常機關(guān)政府辦公中公文收發(fā)的整個電子化、自動化的目標。其中發(fā)文管理中主要執(zhí)行擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、批閱、查詢、公文執(zhí)行狀態(tài)信息等管理工作，并提供電子郵遞、查詢、打印等功能。收文管理主要處理系統(tǒng)內(nèi)部的電子文檔，這部分處于保密需要，沒有設(shè)者對外接門，不能實現(xiàn)Web瀏覽。綜上所述，上面的流轉(zhuǎn)功能牽涉到三個部分：發(fā)文管理、收文管理以及設(shè)定相應(yīng)人員權(quán)限角色的人員管理數(shù)據(jù)庫。通過左邊的導(dǎo)航連接可以進行公文的瀏覽查看及相關(guān)操作。表單是Lotus數(shù)據(jù)庫中最重要最基本的設(shè)計元素，它是信息采集的基本來源，是面向用戶的基本界面，整個數(shù)據(jù)庫的組織就是首先通過表單生成數(shù)據(jù)庫中的各項文檔，再通過視圖對文檔進行選擇然后呈現(xiàn)給用戶的。另一方面，實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的許多操作，如：交部門領(lǐng)導(dǎo)、轉(zhuǎn)發(fā)、會簽、簽發(fā)、歸檔等等操作也是在表單中設(shè)計的，單單從功能實現(xiàn)上來說，Lotus的表單設(shè)計是Lotus工作流開發(fā)的靈魂所在。該表單是整個系統(tǒng)的啟動模板，所有的公文都是從這里由辦公人員起草，形成一份公文的初稿，通過設(shè)計該表單，傳遞給不同的辦公人員，經(jīng)過流轉(zhuǎn)，形成正式的公文。要實現(xiàn)上述目標，我們需要考慮兩個問題：文檔在流轉(zhuǎn)、批閱過程中應(yīng)該始終保證只有一個人可以對文檔進行操作，避免出現(xiàn)兩個或者兩個以上的人對文檔進行處理的情況。 表