【正文】 需求 ............................................................23 用戶場景 ............................................................24 ......................................................................29 UC002 三級部門領(lǐng)導(dǎo)審批 ..............................................................31 UC003 三級部門會簽 ..................................................................32 UC004 二級部門領(lǐng)導(dǎo)審批 ..............................................................32 UC005 二級部門會簽 .................................................................33 UC006 法律人員審核 ...................................................................34 UC007 分管副總審核 ...................................................................35 UC008 合同翻譯申請 ...................................................................36 UC009 授權(quán)書申請 ....................................................................37 UC010 律師函申請 .....................................................................38 系統(tǒng)功能 ............................................................39 合同管理 ............................................................................39 合同執(zhí)行跟蹤管理 ....................................................................41 統(tǒng)計分析 ............................................................................42 應(yīng)用管理 ............................................................................43 系統(tǒng)管理 ............................................................................44 工作流管理 ..........................................................................44 與其它系統(tǒng)接口 ......................................................................45. .. . ..學(xué)習(xí)參考第 1 章 概述 文檔目的本文檔作為中國 xxxx 分公司（以下簡稱 xxxx）合同管理業(yè)務(wù)調(diào)研及需求分析報告，文中全面、詳細(xì)描述及分析了 xxxx 移動辦公工作業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上提出了項目實施建議和工作內(nèi)容，文檔是項目業(yè)務(wù)調(diào)研的工作總結(jié)，同時也為項目開發(fā)階段設(shè)定了具體工作內(nèi)容和目標(biāo)。本文檔預(yù)期讀者為：xxxx 總經(jīng)辦xxxx 合同管理系統(tǒng)項目組 項目背景xx 市 xx 有限公司（以下簡稱“xxxx”）自成立以來，公司和業(yè)務(wù)規(guī)模都在飛速發(fā)展，取得了非常矚目的成績。隨著公司的進(jìn)一步發(fā)展，建設(shè)集中統(tǒng)一的合同信息管理建設(shè)系統(tǒng)也就勢在必行。同時，在系統(tǒng)建設(shè)的過程中，也將充分考慮合同信息管理系統(tǒng)將來的發(fā)展和其它 IT 系統(tǒng)的整合需求，為將來的擴容升級留下足夠的空間。業(yè)務(wù)范圍包括綜 OA 系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、投資管理系統(tǒng)，CRM 系統(tǒng)，合同管理系統(tǒng)等辦公管理類系統(tǒng)， 建設(shè)原則總體上采用統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理的原則，避免重復(fù)開發(fā)并降低建設(shè)和運維成本。這樣，保證 xxxx 企業(yè)移動應(yīng)用平臺具有良好的跨軟、硬軟件平臺能力，強大的系統(tǒng)擴充能力以及健壯性，以滿足 xxxx 不斷發(fā)展的業(yè)務(wù)要求。該系統(tǒng)將集中部署于 xxxx 大型應(yīng)用服務(wù)器上，利用 xxxx 成熟的內(nèi)部企業(yè)網(wǎng)實現(xiàn)各級用戶對移動應(yīng)用日常操作與管理。 術(shù)語解釋術(shù)語 描述系統(tǒng)(System)指為解決用戶需求的計算機軟件程序的集合，這里指數(shù)據(jù)采集與核算子系統(tǒng)平臺（Platform）指為提供一系列計算機軟件產(chǎn)品的基礎(chǔ)運行環(huán)境，是計算機產(chǎn)品能夠運行的必要基礎(chǔ)，可能是一些更為基礎(chǔ)的軟件，也可能是一些硬件架構(gòu)(FrameWork)指為設(shè)計產(chǎn)品和平臺的宏觀構(gòu)思，是描述產(chǎn)品與平臺關(guān)系的理論體系. .. . ..學(xué)習(xí)參考功能(Function)指為計算機產(chǎn)品、系統(tǒng)或解決方案等提供的，為用戶準(zhǔn)備好的一些操作的集合。合同經(jīng)辦人在啟動電子化審批流程時，首先需要其所在承辦部門的領(lǐng)導(dǎo)審批；承辦部門審批通過后，其他. .. . ..學(xué)習(xí)參考部門的職責(zé)主要有：（詳細(xì)的流程請見附件 1，合同審批流程）1. 在合同涉及固定資產(chǎn)投資及設(shè)備贈送的情況下，由計劃部負(fù)責(zé)審核會簽。3. 網(wǎng)絡(luò)品質(zhì)或服務(wù)承諾超出公司標(biāo)準(zhǔn)需經(jīng)網(wǎng)絡(luò)部會簽。5. 其他二級部門及其下三級部門的會簽由承辦人員選擇，二級部門及三級部門領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核。 合同經(jīng)辦人合同經(jīng)辦人即合同審批流程的發(fā)起人，主要負(fù)責(zé)在審核對方簽約資質(zhì)并經(jīng)商務(wù)談判后填寫合同審批要素、包括合同概況、簽約依據(jù)、簽約對方的基本情況等信息后，選擇模板合同文本/起草非模板合同并提交部門領(lǐng)導(dǎo)審批。 合同管理員合同管理員負(fù)責(zé)合同在各級部門的送審。. .. . ..學(xué)習(xí)參考 合同會簽部門由會簽部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審查合同中與本部門職能相關(guān)的項目并進(jìn)行會簽，會簽部門領(lǐng)導(dǎo)有分工的，由該部門合同管理員負(fù)責(zé)按領(lǐng)導(dǎo)分工分送不同領(lǐng)導(dǎo)會簽。并可選擇會簽部門。 各級領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)分為：三級部門領(lǐng)導(dǎo)，二級部門領(lǐng)導(dǎo)，分管副總，總經(jīng)理。 系統(tǒng)管理員系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)的配置和日常運維管理工作，比如基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，用戶管理，權(quán)限管理等等。. .. . ..學(xué)習(xí)參考第 3 章 合同管理系統(tǒng) 業(yè)務(wù)組成 起草/修訂合同模板由相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員或法律人員負(fù)責(zé)發(fā)起合同模板的起草修訂工作，需要填寫合同模板相關(guān)信息包括： 合同模板名稱，合同正文 ，附件、起草或修訂發(fā)起部門等。 會簽合同模板送審部門主管審核通過后，可選擇由相關(guān)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對起草合同模板進(jìn)行會簽，發(fā)表其會簽意見，并將會簽意見返饋法律人員。 審批合同模板法律人員審核后提交分管副總審批。 發(fā)布合同模板由法律部門的合同管理員對經(jīng)過法律部門審批通過的合同模板，進(jìn)行歸類發(fā)布，以提供其它人員合同起草時查詢參照。 （詳見附件 2）. .. . ..學(xué)習(xí)參考然后送審部門主管。其中的合同中止，合同解除，合同終止都將以新建補充協(xié)議的方式進(jìn)行處理。再在后面手工加上編號。新建子合同的審批流程和母合同流程一樣。二級部門會簽：由送審部門領(lǐng)導(dǎo)，先送給會簽二級部門的合同管理員，由管理員選擇部門領(lǐng)導(dǎo)會簽。二級部門簽的全部同意將流轉(zhuǎn)到法律審核人員。法律審核人員提供三種審核意見：完全同意，帶意見同意，不同意。 審批合同，三級部門領(lǐng)導(dǎo)的審批，審批通過轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)到下一個流程。、會簽、法律審核后交由公司分管副總審批，部分合同由分管副總聯(lián)簽，超過財務(wù)規(guī)定權(quán)限的合同送總經(jīng)理審批。. .. . ..學(xué)習(xí)參考公司領(lǐng)導(dǎo)審批不通過，將跟回到法律審核人員。支持批量審批。合同簽訂后/履行完成后進(jìn)行歸檔，歸檔的合同不再進(jìn)行合同流轉(zhuǎn)。由合同管理員進(jìn)行合同歸檔，歸檔時選擇歸檔類別。 承辦人外出 等情況下可以選擇指定人員作為被授權(quán)人（代辦人） ，代理處理授權(quán)期間的相關(guān)工作。 所有處理的合同及相關(guān)工作均建立臺帳。對任何一個臺帳記錄可以查看記錄詳情，不同臺帳類別記錄詳情有所區(qū)別?？蚣軈f(xié)議分成：簽署結(jié)算協(xié)議的框架協(xié)議和不簽署結(jié)算協(xié)議的框架協(xié)議。支持對框架協(xié)議的執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計查詢（如：輸入框架協(xié)議號或相對方名稱、合同名稱，可查詢框架及結(jié)算協(xié)議簽署時間、付款金額、付款時間等相關(guān)信息） ，而且. .. . ..學(xué)習(xí)參考結(jié)果可自動轉(zhuǎn)換為 EXCEL 表格。1. 合同承辦部門可以申請律師函，申請時填寫申請單。4. 審批通過后進(jìn)入臺帳。1. 合同承辦部門可以申請合同翻譯，申請時填寫申請內(nèi)容、附加合同文本。4. 審批通過后進(jìn)入臺帳。、執(zhí)行情況統(tǒng)計支持由具體承辦人回填合同簽署時間（有效期）；支持按不同條件查詢要求、實時對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、統(tǒng)計；支持提前終止已經(jīng)過審批但最終未能簽署的合同，但承辦人員要說明原因并需獲得部門領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)意見；且相關(guān)信息可以依照權(quán)限查詢；*合同付款申請合同履行過程中，滿足合同付款條件的付款信息會自動提醒。注：財務(wù)系統(tǒng)也有合同付款申請、審批功能，該功能可能放到財務(wù)系統(tǒng)中完成。審批通過后提交法律部門記錄合同糾紛信息，以備后期查詢統(tǒng)計。系統(tǒng)可自動提取關(guān)鍵項生成合同、律師函、授權(quán)書、翻譯申請等各項臺帳，并可按照關(guān)鍵項進(jìn)行篩選。為了監(jiān)管各部門工作效能，需要就合同處理效能分部門進(jìn)行分析統(tǒng)計。統(tǒng)計結(jié)果支持報表和圖形方式展示。同時作為 xx 集團的分公司，還需要定期向總部提交總部要求的報表。同時因為報表變化的頻次一年為單位，所以可以不考慮使用報表設(shè)計工具，而有系統(tǒng)直接根據(jù)指定需求生成報表，報表變更時再由開發(fā)或運維人員修改提供。需要可以發(fā)布相關(guān)類別新聞信息，登陸用戶都可以查看。. .. . ..學(xué)習(xí)參考系統(tǒng)管理員可以根據(jù)不同合同類型，自定義不同的審批流程。由系統(tǒng)管理員維護系統(tǒng)運行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，由合同類型，合同編號等等。系統(tǒng)對各個環(huán)節(jié)設(shè)定審批/執(zhí)行期限，超過期限未進(jìn)行辦理的，自動進(jìn)行代辦提醒。所以系統(tǒng)需要提供合同承辦人變更功能來滿足實際業(yè)務(wù)需求。前置條件 用戶進(jìn)入合同管理系統(tǒng)，可以看到合同起草功能菜單后置條件 部門審批領(lǐng)導(dǎo)收到審批待辦任務(wù)基本操作流程1. 用戶點擊合同起草功能2. 系統(tǒng)顯示合同起草頁面，顯示合同相關(guān)的信息，包括：合同名稱合同類型合同編號（根據(jù)選擇的合同類型系統(tǒng)自動生成）選擇相對人信息付款信息是否模板合同。4. 點擊保存按鈕，提示保成功。前置條件 有審批待辦任務(wù)后置條件 二級部門審批領(lǐng)導(dǎo)收到審批待辦任務(wù)或三級會簽部門收到會簽待辦任務(wù)。2. 輸入審批意見3. 可選擇 ： 退回 或 送審二級部門審批或送相關(guān)三級部門會簽。異常流程無 UC003 三級部門會簽用例名稱 三級部門領(lǐng)導(dǎo)會簽參與者 三級部門領(lǐng)導(dǎo)用例描述 三級會簽部門領(lǐng)導(dǎo)，對會簽合同中和本部門相關(guān)的條款，提出自己會簽的意見。2. 輸入會簽意見3. 點擊確認(rèn)完成。異常流程無. .. . ..學(xué)習(xí)參考 UC004 二級部門領(lǐng)導(dǎo)審批用例名稱 二級部門領(lǐng)導(dǎo)審批參與者 二級部門領(lǐng)導(dǎo)用例描述 二級部門領(lǐng)導(dǎo)對三級部門領(lǐng)導(dǎo)提交上來的合同進(jìn)行審批，如果沒有問題送審法律人員?；蚨墪灢块T合同管理