【正文】 ......................... 31 其他 ....................................................................... 32 OA 解決方案 前 言 辦公自動(dòng)化 (OAOffice Automation)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn) 物。傳統(tǒng)的辦公方式極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力去手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作，手工處理的延時(shí)和差錯(cuò)，這正是現(xiàn)代化管理中應(yīng)該去除的弊端。 OA 對(duì)傳統(tǒng)辦公方式的變革，正是適應(yīng)了人們的普遍需求，也順應(yīng)了技術(shù)發(fā)展的潮流。通過 OA 系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極 大地?cái)U(kuò)展了辦公手段，實(shí)現(xiàn)了辦公的高效率。 80 年代到 90 年代，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開始在世界各國(guó)得到較快的發(fā)展。 第 1 代 OA：硬件配置階段 70 年代末，伴隨企事業(yè)單位在辦公 過程中開始使用電腦、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備，以單機(jī)為主、以實(shí)現(xiàn)個(gè)人事務(wù)處理為目的的第一代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開始興起。 由于不能實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化，第 1 代及第 2 代 OA 都不能稱為真正意義上的 辦公自動(dòng)化 。不同 部門及各員工間的協(xié)作大大加強(qiáng)，從而使企事業(yè)單位辦公的效率得到較大的提高。 但是，第 3 代 OA 只是有限的工作流程自動(dòng)化系統(tǒng)，難以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的辦公、移動(dòng)的辦公，因而難以實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位資源的延展，企事業(yè)單位資源最大程度的利用。以 Inter 為基礎(chǔ)，第 4 代 OA 實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公，企事業(yè)單位資源不再受到通訊技術(shù)的限制。 這種 24 小時(shí) *7 天 /周的不間斷辦公管理模式，為企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶的全天候服務(wù)和業(yè)務(wù)活動(dòng)的全面開展提供了寬廣的舞臺(tái)。 第 5 代 OA：協(xié)同工作型辦公自動(dòng)化（ KM1代） 90 年代末期開始，隨著協(xié)同管理思想（ Collaboration）的興起，旨在實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)協(xié)同、 OA 解決方案 部門之間協(xié)同、業(yè)務(wù)流程與辦公流程協(xié)同、跨越時(shí)空協(xié)同的第 5 代 協(xié)同工作型 OA 開始興起。其缺點(diǎn)在于太關(guān)注辦公事務(wù)本身與企事業(yè)單位目前的利益，缺乏長(zhǎng)期的發(fā)展戰(zhàn)略。 因此，第 5 代 OA 難以支持企事業(yè)單位及員工的長(zhǎng)期的協(xié)同發(fā)展。在實(shí)現(xiàn)方式上，它仍然以 工作流程自動(dòng)化 Workflow（辦公流程自動(dòng)化）及 KM（知識(shí)管理）為核心。缺少工作流程的自動(dòng)化，任何辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都無法實(shí)現(xiàn)工作的協(xié)同。但與第 5代 OA 中的 KM（ KM1代）相比較， KM2 代的涵義發(fā)生了重大的變化。只有實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的發(fā)展，員工的發(fā)展才有空間；只有實(shí)現(xiàn)員工的發(fā)展，企事業(yè)單 位的發(fā)展才有潛力。 事實(shí)上，現(xiàn)在的辦公已不再是簡(jiǎn)單的文件處理，也不再是單純的行政事務(wù)了，其任務(wù)是要提高整個(gè)企事業(yè)單位的運(yùn)作效率，進(jìn)而提高企事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理意味著在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，將正確的知識(shí)傳給正確的人，使他們采取最合適的行動(dòng)，避免重復(fù)錯(cuò)誤和重復(fù)工作。 階梯式的管理結(jié)構(gòu)是一種傳統(tǒng)的管理模式，這樣處于金字塔頂端的最高領(lǐng)導(dǎo) 通常只能接收到處于中層的部門負(fù)責(zé)人的反饋，而無法根據(jù)普通員工的意見對(duì)中層干部的工作進(jìn)行批評(píng)。并且這也是傳統(tǒng)管理模式中比較忌諱的一種方式。最高領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)抽查任何一個(gè)員工的工作記錄，可以查看任何一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，這樣企事業(yè)單位中的每一個(gè)員工都處與一個(gè)平等的狀態(tài)。 不僅如此，隨著時(shí)代的發(fā)展，企事業(yè)單位的分散化程度越來越高，機(jī)構(gòu)內(nèi)的成員的流動(dòng)性 OA 解決方案 也越來越頻繁。通過傳統(tǒng)的方式幾乎無法獲得的信息都可以在我們的系統(tǒng)中獲得。 綜上所述，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)過六個(gè)階段，幾次飛躍過程。知識(shí)貫穿于各種方式的信息交流，從簡(jiǎn)單的電子郵件、群件與協(xié)作、進(jìn)而構(gòu)建 Web 應(yīng)用，其核心目的都是在獲得與應(yīng)用知識(shí)。第六代 OA 幫助企事業(yè)單位從 How To 的過程轉(zhuǎn)到 Know 的過程，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由模擬手工作業(yè)向改變并提高手工作業(yè)效率過渡。 辦公自動(dòng)化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的的。 辦公自動(dòng) 化的基礎(chǔ)是對(duì)管理的理解和對(duì)信息的積累。辦公自動(dòng)化的靈魂是軟件，硬件只是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的環(huán)境保障。 三、 辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向 OA 解決方案 辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向是數(shù)字化辦公。從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。盡管如此，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢(shì)。人們要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能適應(yīng)不斷變化的辦公需求，提供解決公文處理等偏向個(gè)體的自動(dòng)辦公功能，還要求能解決人們之間信息交換與共享的要求。在這種模式下，單位成為一個(gè)大辦公室，它下面的財(cái)務(wù)、人事、行政、業(yè)務(wù)等部門都成為企事業(yè)單位信息流中的一個(gè)環(huán)節(jié)，而不再是一個(gè)一個(gè)的信息孤島。沒有人懷疑計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)給機(jī)構(gòu)內(nèi)人員帶來的便利，但是對(duì)現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化而言，其目的已經(jīng)不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來，用更多的精力去關(guān)注最重要的事情，從而提高企事業(yè)單位的效率，增強(qiáng)企事業(yè)單位的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。 五、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企事業(yè)單位關(guān)心的辦公問題 OA 解決方案 機(jī)構(gòu)規(guī)模擴(kuò)大，分支機(jī)構(gòu)增多，信 息量迅速膨脹的同時(shí)各分支機(jī)構(gòu)卻成為信息孤島，原有的辦公平臺(tái)無法適應(yīng)規(guī)?；霓k公需求，無法實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公和全球辦公； 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)健全 ,但離線用戶的信息仍無法及時(shí)、快捷、方便的到達(dá)； 大中型機(jī)構(gòu)規(guī)模的信息化建設(shè)需要繼續(xù)擴(kuò)大設(shè)備數(shù)量，所帶來的維護(hù)、升級(jí)的工作量太大； 同一體系的辦公單位相對(duì)分布較遠(yuǎn)，相互之間的工作協(xié)同發(fā)生失誤可能性大； 人員流動(dòng)性大、信息的非結(jié)構(gòu)化、信息難以安全和妥善管理，信息利用率低，制約學(xué)習(xí)型機(jī)構(gòu)知識(shí)管理發(fā)展； 企業(yè)規(guī)模日益壯大，相關(guān)管理越來越繁瑣，浪費(fèi)了大量的人力物力，工作 效率相對(duì)低下； 公文編輯及流程太過繁瑣 .原有的辦公平臺(tái)無法實(shí)現(xiàn)公文、印章、手寫批注一體化； 現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)在 IE 環(huán)境下直接文字處理能力差，無法滿足辦公需要； 客戶端軟件的使用限制以及進(jìn)行培訓(xùn)、支持等后續(xù)維護(hù)服務(wù)工作復(fù)雜； 辦公系統(tǒng)功能需求及用戶數(shù)量增加，后續(xù)購(gòu)置與維護(hù)成本高昂； 1金字塔型管理模式上下信息難以通暢 ,管理出現(xiàn)脫節(jié)。 缺點(diǎn)： 在開發(fā)流轉(zhuǎn)處理時(shí)需要專業(yè)的開發(fā)人員，開發(fā)程度復(fù)雜； 客戶端需要安裝專門的客戶端軟件 ,不利于日常維護(hù)； 需另外購(gòu)置相應(yīng)處理平臺(tái) ,投資增加巨大； 較難和業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)合； 平臺(tái)的通用性和擴(kuò)展性差 ,安裝維護(hù)難度大； 手機(jī)短 信、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、文件檔案管理等功能很難真正實(shí)現(xiàn)。這對(duì)減少實(shí)施辦公自動(dòng)化的阻力來說，有相當(dāng)重要的意義。大大降低了用戶用于軟件系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)的難度和費(fèi)用，系統(tǒng)更加容易實(shí)施。 七、投資回報(bào)分析 OA 解決方案 ? 符合信息化總體規(guī)劃分布實(shí)施的公認(rèn)模式； ? 有效地引導(dǎo)機(jī)構(gòu)導(dǎo)入數(shù)字化經(jīng)營(yíng)，降低成本核算；縮短與外界的距離，降低運(yùn)營(yíng)成本；網(wǎng)絡(luò)辦公還能節(jié)約紙張、差旅、會(huì)議、通訊等方面的費(fèi)用； ? 以人為本，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)對(duì)下屬部門人員的業(yè)務(wù)監(jiān)管，提高其信息透明度，高效地提高內(nèi)部管理，增強(qiáng)內(nèi) 部管理效益； ? 降低客戶端及維護(hù)成本，提高時(shí)間效率； ? 提高政策、制度、任務(wù)指標(biāo)等信息的傳播、共享速度； ? 提高員工日常辦公效率； ? 提高各部門協(xié)同工作能力； ? 更有利于建設(shè)透明化、協(xié)作型、學(xué)習(xí)型的辦公文化； ? 提高員工業(yè)務(wù)水平；提高機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量與反應(yīng)速度； ? 建設(shè)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的 IT 基礎(chǔ)平臺(tái)，建立開放性的業(yè)務(wù)模式。軟件結(jié)合現(xiàn)代管理理念全面幫助用戶建立和完善自身的現(xiàn)代管理制度；利用強(qiáng)大的信息通訊平臺(tái)幫助建立協(xié)同工作機(jī)制，解決用戶內(nèi)外部信息交流不暢通的現(xiàn)狀，從而奠定信息管理的基礎(chǔ)，自如應(yīng)對(duì)電子商務(wù)、電子政務(wù)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)。 三、系統(tǒng)概述 賽飛 OA 是基于 B/S 模式架構(gòu)運(yùn)行于 MS 平臺(tái)上的應(yīng)用軟件，采用開放性結(jié)構(gòu)，具有良好的兼容性，只要提供數(shù)據(jù)庫(kù)接口就能輕易與各種應(yīng)用軟件 對(duì)接。本系統(tǒng)應(yīng)用新的潮流技術(shù)和傳統(tǒng)技術(shù)相結(jié)合，真正實(shí)現(xiàn)無紙網(wǎng)絡(luò)辦公。同時(shí)系統(tǒng)采用最新的組件加密和數(shù)據(jù)庫(kù)加密技術(shù)及 SSL 數(shù)據(jù)傳輸，完全保證了客戶數(shù)據(jù)的安全?；?Web 技術(shù)開發(fā)，客戶端不用加裝任何軟件，只需通過瀏覽器即可使用，嚴(yán)格商品化軟件開發(fā)模式，無須專業(yè)水平即可安裝調(diào)試和使用，真正做到易用易管。 OA 解決方案 流程表單定制：集成工作流生成器和模塊構(gòu)建工具，樹狀定義工作流，可由用 戶隨意定制和搭配，簡(jiǎn)單易用，適用性強(qiáng)，系統(tǒng)自動(dòng)判斷工作流方向，也可人工干預(yù)，提供全面的查詢功能并可重復(fù)使用，流轉(zhuǎn)中支持手寫批注。表單流程權(quán)限控制，不同的節(jié)點(diǎn)和角色所看到的流程表單中所顯示的不同內(nèi)容，不可修改，只能加以描述，突出了軟件的標(biāo)準(zhǔn)化、電子化和嚴(yán)密性。真正意義上實(shí)現(xiàn)“所見即所得”系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念。并可充分借鑒其他機(jī)構(gòu)的優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)。而和流動(dòng)人員相關(guān)的流程不會(huì)受到影響。實(shí)用的公文模板，簡(jiǎn)單靈活的樣式制作延伸無限需求。強(qiáng)大的公文流轉(zhuǎn)，可支持會(huì)簽、電子公章，采用內(nèi)嵌手寫批注控件（安全可靠，無法復(fù)制、剪切、修改、刪除，流暢清晰，筆頭粗細(xì)顏色均可定義，非一般 OA 圖片式，真正實(shí)現(xiàn)手寫痕跡留存），用戶使用手寫板或手寫屏等外設(shè)，即可實(shí)現(xiàn)手寫批示、全文修改等功能， 提高了系統(tǒng)在高層領(lǐng)導(dǎo)中的易用性。系統(tǒng)相關(guān)編輯完全可以滿足機(jī)構(gòu)辦公文檔及內(nèi)部刊物制作需求。 六、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境 服務(wù)器系統(tǒng)環(huán)境要求： CPU PIII 800 以上； 內(nèi)存至少 256M，建議 512M 以上； 硬盤至少 20G，建議 40G 以上； Microsoft Inter (SP1)以上； Microsoft Windows 2020 Server(SP4)以上； Microsoft SQL Server 2020(SP3)以上； Microsoft +。 OA 解決方案 七、主要功能 首頁 提示 工作有關(guān)提示、常見信息快速提示。 通告公文 界面直觀，用來及時(shí)反映機(jī)構(gòu)最新發(fā)布的通告和公文信息，另外此處的顯示方式還可自由切換為分塊顯示。 個(gè)人郵件 及時(shí)了解目前個(gè)人的郵件接收狀況。用戶還可根據(jù)待辦事件的情況不同，設(shè)定“提醒”相關(guān)功能。便箋是一個(gè)類似寫字板的編寫記錄平臺(tái)，快捷的方式可隨時(shí) 查看便箋內(nèi)容，提醒相關(guān)重點(diǎn)信息，使工作實(shí)施到位。 工作管理 OA 解決方案 工作計(jì)劃 工作計(jì)劃包括單位工作計(jì)劃、項(xiàng)目組工作計(jì)劃、個(gè)人工作計(jì)劃（日、周、月、年計(jì)劃）、值班管理等。 單位工作計(jì)劃是多人的環(huán)境下，共同完成某項(xiàng)工作的描述；單位工作計(jì)劃遵循計(jì)劃擬訂、計(jì)劃分配、計(jì)劃執(zhí)行、執(zhí)行分析的實(shí)施監(jiān)控；如下 圖所示： 單位工作計(jì)劃是一個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作模塊，通過單位工作計(jì)劃可以充分的體現(xiàn)“協(xié)同”辦公；單位工作計(jì)劃是分工合作、以人為本的體現(xiàn)；上級(jí)部門可以將某項(xiàng)單位工作計(jì)劃分配到多個(gè)部門，各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人可以針對(duì)本部門的人員情況將本部門所要執(zhí)行的計(jì)劃在此進(jìn)行分配來共同完成； 單位工作計(jì)劃同時(shí)是一種指派的計(jì)劃；在單位工作計(jì)劃的執(zhí)行過程中，上級(jí)部門可以實(shí)時(shí)的監(jiān)控計(jì)劃的執(zhí)行情況（如：完成率）以及計(jì)劃的日志，在監(jiān)控的過程中可以及時(shí)地進(jìn)行各種調(diào)整措施； **個(gè)人工作計(jì)劃 ** 主要為方便用戶完成日常工作而設(shè)計(jì)，用于個(gè)人工作時(shí)間管理 。還可針對(duì)有必要公開的工作進(jìn)行公務(wù)的公開，供機(jī)構(gòu)成員查看和監(jiān)督。 在使用賽飛 OA 之前，還可制定一些與賽飛 OA 有關(guān)的管理?xiàng)l例、工作內(nèi)容，例如：規(guī)定每人每天都要制定 自己的工作計(jì)劃，每個(gè)部門主管還需要制定部門的工作計(jì)劃。此外，利用這種方式，還可以對(duì)每個(gè)工作人員的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。 為了體現(xiàn)辦公的智能化、人性化的融合，系統(tǒng)可將待辦事務(wù)等相關(guān)的需要進(jìn)行處理的事務(wù)自動(dòng)的引入到 個(gè)人工作計(jì)劃中（管理人員可以進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)定，同時(shí)在管理人員沒有進(jìn)行設(shè)定的情況下，人員可以自行設(shè)定此部分的工作）。同樣設(shè)有權(quán)限，管理人員可以通過查詢來查看所有值班人員和時(shí)間，而沒有相應(yīng)權(quán)限的人員只能編寫或查看自己的值班日志。 項(xiàng)目管理 項(xiàng)目管理包括 ： 項(xiàng)目工作計(jì)劃，項(xiàng)目文檔管理，材料費(fèi)用及檢驗(yàn)管 理，信息匯總，項(xiàng)目工時(shí)及進(jìn)度管理，項(xiàng)目人員權(quán)限分配，項(xiàng)目信息設(shè)置等功能