【正文】 合同中含集團系統(tǒng)內部責任狀、承包合同及對外簽定的各種業(yè)務合同。八、設備檔案的管理各部門購買設備及物品，（如計算機、打印機、復印機、傳真機、空調等）生產(chǎn)設備及生產(chǎn)輔助設備（如化驗室設備、研發(fā)專用設備等）凡是帶有圖紙、說明書、保修卡、用戶手冊等資料應全部交總經(jīng)辦/人事行政部存入設備檔案，建立永久性檔案。各項基建施工與工程有關圖紙，一律把原稿移交總經(jīng)辦/人事行政部文員管理。九、技術檔案的管理各部門技術資料，如：與集團業(yè)務相關的法規(guī)條文、國標、企標、工藝規(guī)程、質量標準等全部由總經(jīng)辦/人行部負責管理歸檔，如屬絕密文件應由總經(jīng)辦/人行部登記其發(fā)行版本、發(fā)行日期、總頁數(shù)，并將其名錄歸檔，注明存放部門、發(fā)行使用部門。十、檔案建立、整理辦法企業(yè)文件記錄保存、歸檔辦法按內容分類，并以時間先后順序存檔，必須在檔案夾里清楚地標注歸入的檔案類目，方便查找。準確地做好文件索引，以便于查找。立卷按年代、機構排列，永久、長期、短期分別組卷，卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批復放在一起。注意做好保密工作，檔案柜要堅固，做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀檔案材料必須列冊登記，送領導審批后銷毀。檔案資料借閱管理制度一、借閱檔案（包括證照、文件（制度）、人事檔案、合同、設備、技術等資料），必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；借閱涉密的檔案須經(jīng)相關業(yè)務部門經(jīng)理級以上的領導批準方可借閱。三、借閱期限不得超過10天，到期必須歸還如需再借應辦理續(xù)借手續(xù)。五、借閱的檔案交還時，檔案管理人員必須當面點清，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告上級主管領導。六、外單位借閱檔案，必須有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，但不得帶出檔案室。 第二章 辦公事務管理打印、復印、傳真管理制度一、打印：凡屬以集團、分公司名義下發(fā)的文件、報表、工作計劃、總結、報告、會議紀要、通知、通報、公函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰決定等均在打印范圍內。各部門負責本部門所有材料的打印，需要下發(fā)的文件或規(guī)章制度、通知由各部門擬訂打印、校稿，會簽批準后拷盤，交由總經(jīng)辦/人事行政部歸口下發(fā)、存檔；總經(jīng)辦/人事行政部文員對外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查（有病毒的軟盤應拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意）。文件存檔規(guī)范，計算機內存儲文件應遵照《制度匯編》辦公管理制度中《檔案管理辦法》執(zhí)行。二、復?。核袕陀C均應建立使用記錄，復印需求部門按《復印機使用登記表》中項目逐項、真實填寫。屬證件、原始資料等特殊材料需要復印，不受份數(shù)限制，可根據(jù)需要復印，但必須經(jīng)過請示、上級領導批準后方可復印。不得利用公司復印機、傳真機復印私人材料。由總經(jīng)辦/人行部文員統(tǒng)計月費用，月底統(tǒng)一匯總各部門耗用傳真費用，（除總經(jīng)辦/人行部之外有傳真機的，傳真費用統(tǒng)一納入辦公費用）；收傳真由總經(jīng)辦/人行部文員登記，并通知接收部門領取、登記。不得利用公司傳真機傳真私人材料。定義本辦法所稱之印章是指公司業(yè)務上必要的，通過其使用能對外表達公司意思的印鑒。二、印章的管理集團相關部門及各分公司須將其業(yè)務必需之印章圖樣、尺寸說明連同相應管理制度或辦法報集團總經(jīng)辦備案。三、印章的適用范圍公章適用于公司介紹信、包裹領用單、匯款單、財務部報表、證明、委托書、協(xié)議、擔保書等重要材料需要時的加蓋。財務專用章適用于財務專用章用于公司各種資金支付專用。品控部專用章 適用于品控部在公司內部下發(fā)的通知及出口時商標機構提供的合格檢驗報告專用。五、印章的使用只有印章的保管責任者才能保管和加蓋印章。公司各部門及員工申請加蓋公司法人章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、銷售公司章等按下列程序辦理。（2）經(jīng)部門主管經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審批同意。 品控部檢驗章，如質量檢驗合格章、化驗室檢驗章經(jīng)品控部經(jīng)理、化驗室主任確認無誤后，即可蓋章，所有蓋章資料均須備份，以便查閱。（2）財務報表、證明、委托書、協(xié)議、擔保書等需要加蓋法人印章的或涉及公司重大利益的材料，須由法定代表人本人最終確認（財務票據(jù)正常業(yè)務按法定代表人批準之相關規(guī)定執(zhí)行）。（5）以上項以外的其他資料的加印，相關副總經(jīng)理或各分公司總經(jīng)理有最終審批權。 加蓋印章的復核（1）公司法人章保管人，按《用印申請單》中資料名稱、加蓋印章份數(shù)、審核簽批權限復核無誤后，方可予以蓋章；如總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理、總經(jīng)理不在，用章人電話請示同意后，印章保管人經(jīng)核實，方可蓋章。（3）合同章保管人員必須對上述項目及申請單中加蓋份數(shù)進行再次審核后方可給予加蓋合同章，并做好《合同章使用記錄》。（2）使用財務專用章、法定代表人名章填報后的《用印申請單》與在財務部存檔。 （4）財務類報表使用財務專用章、法人章及法人名章的《用印申請單》與報表復印件同時存檔。二、介紹信由總經(jīng)辦/人行部文員負責管理，嚴禁發(fā)出空白信。四、如發(fā)現(xiàn)介紹信丟失，領用人應立即向總經(jīng)辦/人行部反映，及時采取相應措施。六、注意事項：開具介紹信時要對使用介紹信個人或部門嚴格審核，如：用信人的姓名、所在部門、事由等。開具的介紹信要有編號和騎縫章，存根和發(fā)出信的內容要一致。降低話費指標由企管部/人行部共同依據(jù)實際工作通訊業(yè)務量或階段性話費進行調整。每月各部門電話實用額，由話費查詢部門在每月30日前對照各部門電話費用標準核查后，將結果、處理意見、手機實際費用一并報財務部經(jīng)理。各部門電話不得用以私人、私事通話，如有特殊事，先請示本部門領導同意，做好詳細登記，月末上報話費查詢部門，按當?shù)赝ㄓ嵵行牡怯浀脑捹M清單金額到財務付款。辦理國際業(yè)務的部門使用電話必須認真、詳細地做好使用記錄。任何部門或個人不經(jīng)總經(jīng)理批準，無權打開公司內部任何一部電話的國際網(wǎng)，如有違反此規(guī)定或沒按以上規(guī)定辦理造成的經(jīng)濟損失由行政部負責賠償，除交付所使用的費用外，罰款200元。每月周一由總經(jīng)辦/人行部向郵局查詢以上通訊費用的使用情況，如手機的余額較低時，由總經(jīng)辦/人行部負責為手機交費，每月最少交費額為持機人月定額費用；持機人出差時另行付費；其它通訊設備按其各自繳費額規(guī)定進行交費。電話費用需預交的，可由總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理按其權限辦理。接、打電話用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間。以免耗時占線，浪費資金。打電話一般電話零聲響五次無人接聽，即掛機。各部門查找電話號碼可到總經(jīng)辦/人行部查閱電話號碼簿，查詢不到方可播打114進行查詢。一、集團所屬以下部門及個人可實行計算機上網(wǎng)辦公：集團總經(jīng)辦、人力資源部、研發(fā)部、綜合計劃部、企劃部、企管部、各分公司人事行政部、集團各副總、銷售總監(jiān)。三、實行計算機上網(wǎng)辦公的部門（個人）之間傳遞信息的，應盡量采用電子郵件的形式發(fā)送和接收。五、工作需要時可上網(wǎng)查詢信息、收發(fā)電子郵件，但必須認真做好上網(wǎng)時間記錄和使用記錄并根據(jù)本部門實際情況制定出固定的查詢郵件時間。第五章 辦公用具管理公司辦公設備、用品管理規(guī)定 一、范圍 公司辦公設備/設施包括：計算機（含手提式）、打印機、掃描儀等計算機附屬設備、復印機、傳真機、電話、驗鈔機、打卡機、辦公室內空調、飲水機、辦公桌椅、沙發(fā)、檔案柜、窗簾、蓋布、計算器、算盤、各類文件夾、訂書器、打孔器、剪刀、削筆刀等一切辦公設備/設施。二、建帳 公司所有辦公設備均須建帳，建帳時按各部門/科室由財務人員、企管部人員共同盤點，屬辦公設備/設施均須一一登記入帳，并由物品使用部門經(jīng)理簽字確認。 公司所有辦公設備必須貼有統(tǒng)一形式的標簽以便核對查實。財務部見設備設施管理人員簽字后，方可給予購買辦公設備/設施報銷。 所有辦公設備/設施及辦公用品，都由辦公駐地財務部統(tǒng)一管理。 常規(guī)消耗性報表應按其消耗水平確定印刷、訂購數(shù)量（各部門提報計劃時應附報表格式）。所有辦公用品都必須登記臺帳。 購后物資及時通知需求部門領取。 五、監(jiān)督與考核辦公用品每月月末盤點，監(jiān)督發(fā)放數(shù)量及各部門消耗辦公用品費用：辦公用品每月月末盤點，要求結余物資帳物相符。 財務部經(jīng)理核對各類辦公用品收支、實物臺帳。 六、注意事項嚴禁員工將公司辦公用品作為私用。凡背面能夠書寫的紙張（但文件、財務報表等涉密材料不可利用）應該妥善保管，以備做打草稿用紙，違反者一次罰款5元。各部門制定的各種表格必須本著節(jié)約用紙、壓縮篇幅的原則，能小的盡量小，不得有明顯的空白。計算機使用管理規(guī)定一、計算機歸口管理部門為總經(jīng)辦/人行部。三、計算機中所有的軟件為集團所有，任何人不得擅自復制、轉讓或出售。五、信息載體必須安全存放、保管、防止丟失或失效；重要信息要拷貝軟盤或移動硬盤，離職、離任時須將硬盤、或移動硬盤及軟盤的內容交接清楚。七、計算機操作人員應愛護各種設備，降低消耗、費用；對各種設備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。八、計算機若兩小時以上不使用，則須關機，班后將計算機及附屬設備（打印機、掃描儀等）關閉，檢查斷開總電源。十、不得利用計算機上網(wǎng)傳遞私人信件、下載私人材料；無上網(wǎng)權的部門不得利用計算機上網(wǎng)，特殊情況需請示總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理同意后，方可上網(wǎng)。復印機使用的規(guī)定一、復印機是高檔辦公設備，必須由專人負責使用，其它人員一律不得擅自動用，并由總經(jīng)辦/人行部負責監(jiān)督、檢查。二、專責人要認真學習掌握復印機使用，保養(yǎng)基本知識，并嚴格按操作規(guī)程使用，保養(yǎng)，并按照復印機保養(yǎng)協(xié)議，定期聯(lián)系落實保養(yǎng)工作，出現(xiàn)故障由專業(yè)技術人員負責修理。四、為了延長復印機的使用壽命，實行定時開機復印的辦法，每日開機兩次，集團9：0016：00；分公司10：00—11：00、15：00—16：00為開機復印時間。 第六章 機要保密管理關于保密工作的若干規(guī)定一、總則 保密工作的主要任務是防止失密、泄密和被竊密事故的發(fā)生：所謂“涉密事項”，是指一旦披露或公之于眾，給企業(yè)管理和未來發(fā)展帶來重大不良影響，乃至造成重大損失的事項。保密工作是關系到企業(yè)命脈，必須引起我們的重視。 二、關于保密工作的組織領導 為加強對保密工作的組織領導，經(jīng)研究決定成立集團保密工作領導小組：由集團各副總、分公司總經(jīng)理、集團總經(jīng)辦主任、分公司人行部經(jīng)理、銷售內勤等組成。為了規(guī)范文件保密工作，現(xiàn)將文件密級確定原則及管理要求明確如下： 秘密文件是指以集團或集團各部門、各分公司名義下發(fā)的，可以在公開場合學習討論、并要求貫徹執(zhí)行的文件，以及有關的規(guī)章制度等。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時間內傳閱不能留存或復印，事后，當需要再次查閱時，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當場借閱當時還。 為了落實文件保密規(guī)定，涉密人員應及時清理文件，機密級以上文件草稿及印廢的紙張應立即銷毀，不得二次使用，更不能流失。 （二）會議保密 集團及各分公司召開內部重要會議，會前要部署保密工作，進行必要的保密安排，為做好會議保密工作，制定會議保密具體規(guī)定如下： 應根據(jù)會議內容和需要，嚴格確定出席、列席人員，無關人員不準參加會議，不經(jīng)批準，其他任何人員不得進入會場。 重要會議的絕密內容，不印文件，也不準做記錄。 會議文件要劃好密級，統(tǒng)一編號，按規(guī)定的范圍印發(fā)和傳達。 會議結束后，要對會議場所進行一次認真的保密檢查，對文件、資料進行清點，應收回的要全部收回。 （三）電子計算機保密 涉密文件需給文件加設密碼，應除存放在計算機硬盤上以外，需拷貝備軟盤，以免文件內容被竊取、丟失。 （四）財務保密 加強財務保密工作，必須注意以下幾點： 1．嚴禁非相關人員進入財物部門。 3．財務人員要遵守保密制度，不得將本公司財務方面的內容隨意告知他人，以免給公司帶來重大影響或損失。內部發(fā)放時須標注受控狀態(tài)、加蓋受控章及分發(fā)號，注意保密，做好發(fā)放記錄，員工辭職、離任時要注意回收。 生產(chǎn)車間原則上不準接受參觀，更不允許拍照、攝像；必須接受參觀和攝像的請示集團總經(jīng)理同意后，方可帶領其進入車間。 機密車間和工序不得將資料及記錄帶出，不得泄露。 本部門人員不得泄露公司薪資體系、標準和員工新酬。集團及各分公司所屬財務部門在核算、發(fā)放薪資時，應嚴格遵守財務保密制度，相關財務人員應有嚴格的保密意識，不得透露員工個人工資信息，并保證薪資對號領取，不得代領。 有關領導和工作人員不得泄露人事任免意向。 有關工作人員不得泄露員工的職業(yè)生涯設計。 （七）具體要求 集團各部門、各分工司都要成立保密小組，加強對本部門、本公司保密工作的領導，做到組織落實。 集團各部門、各分公司都要明確本部門、本公司的涉密事項和涉密人員，做到重點明確。 對涉及秘密事項和涉密人員的部門和人員，須結合績效考核嚴格檢查。如果外來人到我公司詢問公司涉密情況或索要材料，未經(jīng)總經(jīng)理同意，公司員工任何人都不能透漏和提供。 對出現(xiàn)失密、泄密和被竊密事故的部門，對直接責任人和負領導責任的負責人，將給予嚴厲的處罰，后果嚴重的，將提請司法部門追究其刑事責任。分公司總經(jīng)理負責分公司各部門圖書資料購置的最終審查和資金批準。各部門負責申請、購入本部門的各類圖書資料；負責本部門圖書資料的登記，保管、借閱記錄管理。申請部門經(jīng)辦人員持經(jīng)