【正文】 設(shè)計組交換意見時，用戶管理人員必須十分清楚應(yīng)該使信息滿足哪一級的管理要求。如果事務(wù)級和戰(zhàn)略級都同樣提供20頁摘要報告，這個系統(tǒng)就失去了信息系統(tǒng)的作用。這種情況比預(yù)料的要普遍得多。中斷這種聯(lián)系將導(dǎo)致信息太多或太少，甚至?xí)a(chǎn)生無用的信息。(1)事務(wù)級。事務(wù)員(文書)通常用來稱呼那些做重復(fù)工作的人員。(2)操作級。這些任務(wù)從本質(zhì)上說，還是短期的。在收帳系統(tǒng)的例子中，信貸經(jīng)理可能要一份拖欠60天未還貸款的所有客戶的報告。在戰(zhàn)術(shù)級，經(jīng)理們關(guān)心的是實現(xiàn)那些滿足在戰(zhàn)略級所建立的目標(biāo)所要求的一系列具體的目標(biāo)。戰(zhàn)術(shù)級的經(jīng)理主要關(guān)心逐年的經(jīng)營情況和預(yù)算。(4)戰(zhàn)略級。他們對信息系統(tǒng)的要求經(jīng)常是一次性報告、如果……則……報告以及發(fā)展趨勢分析。一個信息系統(tǒng)的質(zhì)量取決于能否在恰當(dāng)?shù)臅r間給恰當(dāng)?shù)娜艘郧‘?dāng)?shù)男畔?。下面的作用和?zé)任對于多數(shù)單位是適合的，然而為了適合自己的情況還應(yīng)該作少量的修改。信息服務(wù)高級協(xié)調(diào)委員會，通常由用戶的高級領(lǐng)導(dǎo)人組成。ISPC批準(zhǔn)對信息服務(wù)的一些重大要求，建立優(yōu)先級體系，解決各部門之間的差別以及建立公司一級的信息服務(wù)對策。計算機化，就其本質(zhì)而言，就意味著改革。某業(yè)務(wù)領(lǐng)域的整個部門拒絕實現(xiàn)一個信息系統(tǒng)的情況并非少見。用戶管理人員有責(zé)任創(chuàng)造適當(dāng)?shù)沫h(huán)境以接受不可避免的改革在該公司實現(xiàn)一個計算機信息系統(tǒng)。表演一個成功的信息系統(tǒng)(不管是公司內(nèi)部的或外部的)需要適當(dāng)?shù)鼗ㄙM一些時間。。。應(yīng)該要求用戶管理人員在每一個重要的階段完成后簽字認(rèn)可。這種簽字不僅表示對基本系統(tǒng)設(shè)計的滿意的贊同，而且也表示對詳細的功能說明書的認(rèn)可。在第Ⅱ階段結(jié)束時還不能過分強調(diào)簽字認(rèn)可的重要性，因為那時系統(tǒng)功能說明書還是被凍結(jié)的。例如，在第Ⅱ階段中對某文件設(shè)計的修改可能只需要一個人不到一天就能完成，而在系統(tǒng)實現(xiàn)后，做同樣的修改可能要求幾個人做幾個月。。根據(jù)項目組的大小，這種培訓(xùn)可以以個人形式或小組會晤形式進行。用戶也可能需要某些與培訓(xùn)有關(guān)的計算機和信息系統(tǒng)的知識。用戶只是參加培訓(xùn)。。至少，用戶部門要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的輸入。在成批處理系統(tǒng)中，用戶負(fù)責(zé)完成準(zhǔn)確和合法的原始資料。這種成批轉(zhuǎn)錄處理的一個嚴(yán)重問題是原始資料中許多字符是非法的，這就會引起經(jīng)常給用戶部門打電話或找上門或者在數(shù)據(jù)庫中存進了壞的或者錯誤的數(shù)據(jù)。應(yīng)該鼓勵文書人員認(rèn)識到準(zhǔn)確和整潔二者的重要性。根據(jù)各公司政策的不同，用戶部門可能對信息服務(wù)部門提供的服務(wù)支付全部或部分費用或者不付費，已經(jīng)采用了一個典型收費系統(tǒng)的那些公司將對內(nèi)部咨詢、分析員和程序設(shè)計服務(wù)、使用硬件聯(lián)機、使用存貯器以及材料，對用戶記帳收費。一個信息系統(tǒng)(其所有權(quán))由用戶部門所擁有，而不是由信息服務(wù)部門所擁有。這些評論，對于改進系統(tǒng)會起到一種積極的作用。由于現(xiàn)代的技術(shù)每天都在變化，公司不能忽視降低成本和提高性能的機會。信息服務(wù)部門和用戶管理部門應(yīng)該注意到那些有可能提高生產(chǎn)率和效率的技術(shù)發(fā)明。在發(fā)現(xiàn)新的信息系統(tǒng)和提高現(xiàn)有的信息系統(tǒng)方面，信息服務(wù)人員應(yīng)該起促進作用。。信息服務(wù)部門應(yīng)該提供一個機構(gòu)(例如，用戶聯(lián)絡(luò)部門)，以便用戶能夠通過該機構(gòu)要求有關(guān)計算機和信息處理的建議。系統(tǒng)開發(fā)過程按一半對一半的比例，由業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專家與(信息系統(tǒng)方面)技術(shù)專家相結(jié)合，共同開發(fā)一個以計算機為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)。今天，信息系統(tǒng)為用戶所擁有，因此，系統(tǒng)開發(fā)是用戶的責(zé)任。。當(dāng)然，這點并不適合于分布數(shù)據(jù)處理環(huán)境。有關(guān)數(shù)據(jù)庫的責(zé)任，有時會產(chǎn)生混淆。數(shù)據(jù)庫管理員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫的物理和邏輯上的維護。。對系統(tǒng)的任何改進必須反映在上述資料中，這些資料由信息服務(wù)人員來分發(fā)和維護。數(shù)據(jù)成為綜合(組合)一個公司的工具。信息服務(wù)部門有責(zé)任提供技術(shù)上的能力(硬件和專家)來消除這種現(xiàn)象。當(dāng)今普遍的看法是，用戶在計算機和信息處理方面的教育，對于一個單位的成功有著重大的影響。信息服務(wù)部門負(fù)責(zé)組織用戶管理人員的內(nèi)部報告會。根據(jù)用戶的不同要求，可以向大組、小組或個人正規(guī)地提供下述的教學(xué)大綱。這種報告會適合于在操作級、戰(zhàn)術(shù)級以及戰(zhàn)略級的各級經(jīng)理。很多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理人員雇用分析員與信息服務(wù)人員聯(lián)系，雖然這些分析員中有一些出色的信息服務(wù)基礎(chǔ)知識，但多數(shù)不是這樣。這部分教學(xué)大綱的目的是提供一個具體的以計算機為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)的輪廓，這部分大綱主要是以用戶手冊的內(nèi)容為基礎(chǔ)。這部分大綱面向秘書、行政管理助手和文書人員。(5)專門職能報告會。。因此，信息服務(wù)部門必須在系統(tǒng)可響應(yīng)性和可靠性之間保持平衡。信息服務(wù)管理人員不能忽略保持已批準(zhǔn)的項目按計劃進行的責(zé)任。。而信息服務(wù)人員作為執(zhí)行人員來開發(fā)由指導(dǎo)委員會批準(zhǔn)的這個規(guī)劃。根據(jù)公司的政策，應(yīng)該把硬件和軟件的廠商請到一個中心地點(至少在開始時如此)。這種做法的最大限度地避免了某些不負(fù)責(zé)的廠商向無經(jīng)驗的用戶提交一大堆產(chǎn)品清單的情況。例如，采購獨立的字處理計算機的情形是很普遍的，但是如果一個公司每個部門所采購的字處理計算機與其他部門都不同，則將抵消了硬件兼容性所帶來的明顯的利益。指定信息部門來負(fù)責(zé)字處理系統(tǒng)的理由與指定他們負(fù)責(zé)與廠商談判的理由非常接受。信息服務(wù)部門主要負(fù)責(zé)技術(shù)支持和建議，而不必負(fù)責(zé)具體的字處理應(yīng)用。 。這種集中措施的主要理由是維護硬件和保持軟件的兼容性。信息服務(wù)發(fā)展模式一般遵循由吉布森和諾倫最先提出的S型曲線。階段的個數(shù)僅僅與理論研究有關(guān)，重要的是，用戶通過這方面的研究要認(rèn)識到信息服務(wù)發(fā)展模式是客觀存在的。實際上，S型發(fā)展模式是各從屬發(fā)展模式的累積形式。每個從屬發(fā)展模式也有各種不同的形式，這些從屬發(fā)展模式表示了下列方面的發(fā)展：組織方式的發(fā)展可能落后于信息系統(tǒng)技術(shù)的發(fā)展，反之亦可能。□ 數(shù)據(jù)處理和信息系統(tǒng)的發(fā)展在最初使用計算機時，要給對利潤有明顯潛力的數(shù)據(jù)處理和信息系統(tǒng)以最高的優(yōu)先權(quán)。具有專門職能的那些單位，比如飲料批發(fā)中心，可以建立一個路徑計算系統(tǒng)；而在醫(yī)院，可以建立一個病人帳單系統(tǒng)。這樣計算機的應(yīng)用就會逐步發(fā)展起來。在此階段中，許多部門安裝了各種基本的、獨立的計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。例如，審計員可能要求增加提供現(xiàn)金流動分析的功能；工廠管理人員也可能要求把功能相近的系統(tǒng)都合并到一個制造業(yè)資源計劃系統(tǒng)中，等等。有見識的管理人員極易發(fā)現(xiàn)這一點。□ 信息系統(tǒng)的改進與50年代末和60年代初不同，大多數(shù)公司都可以很容易地買到具有先進技術(shù)的硬件和軟件。由于批處理系統(tǒng)越來越不能滿足實際需要，于是，他們對聯(lián)機、數(shù)據(jù)庫這樣一些先進的技術(shù)產(chǎn)生了興趣。在這個改進階段中，人們僅僅對基本系統(tǒng)作了部分修改。于是，人們又開始新系統(tǒng)的設(shè)計，在這次設(shè)計中考慮采納新技術(shù)，如數(shù)據(jù)通訊、先進的硬件和數(shù)據(jù)庫等。□ 管理技術(shù)數(shù)據(jù)處理的管理人員在早期通常更關(guān)心程序設(shè)計，而忽視有效的管理。類似這樣的管理都是無標(biāo)準(zhǔn)、無控制、無計劃的，應(yīng)當(dāng)盡量避免。編制的手冊要反映管理的方法、約定和管理過程。在些階段，盛行的管理宗旨可以說是各行其事。然而，明智的公司首腦終究會停止無控制和無方向的信息服務(wù)要求的增長。這就促使信息服務(wù)管理部門必須研究和建立系統(tǒng)開發(fā)和項目管理的書面規(guī)定，必要時還要建立公正的鑒定系統(tǒng)，健全能更好地響應(yīng)用戶請求的服務(wù)機構(gòu)。一般說來，在經(jīng)歷了第一個發(fā)展周期后，信息服務(wù)才有可能達到先進的水平，才能真正取得整個公司的支持。起初，用戶和信息服務(wù)人員間交流的效率是很低的，有時甚至不進行交流。只有在計算機系統(tǒng)證明了計算機和信息服務(wù)專業(yè)人員是公司的寶貴財富之后，人們對信息服務(wù)的看法才能由懷疑轉(zhuǎn)變到勉強接受。但是，如果每個管理人員都要求獲得信息服務(wù)的優(yōu)先權(quán)，那就會產(chǎn)生矛盾，這種矛盾的擴大就會引起信息服務(wù)的危機。 在高速發(fā)展階段之后，公司首腦和用戶逐步認(rèn)識到組織觀念的重要性，一旦重視了這種觀念，那就為信息系統(tǒng)的發(fā)展打開了大門，公司的各部門、各級管理人員會自覺地參與信息處理方面的工作。□ 信息服務(wù)發(fā)展的規(guī)律一旦計算中心渡過發(fā)展的初始時期，便開始進入迅速發(fā)展的時期，接著又進入整頓時期。因此，在新系統(tǒng)的開發(fā)之前，公司必須允許暫?；蛘邷p少服務(wù)請求。以重大的技術(shù)革新作為動力，計算中心就能迅速地進入下一個發(fā)展時期。只有在公司經(jīng)歷了幾個時期之后，才有可能實現(xiàn)可控制的、以穩(wěn)定狀態(tài)發(fā)展的信息服務(wù)系統(tǒng)。□ 信息服務(wù)的高速發(fā)展只有到每個從屬發(fā)展模式結(jié)束時，一個發(fā)展周期才算終止。盡管用戶不可能直接控制信息服務(wù)的內(nèi)部處理過程，然而，用戶管理人員都能夠影響信息服務(wù)效果。不言而喻，信息服務(wù)部門的作用也會影響信息服務(wù)順利和穩(wěn)定的發(fā)展。在17年中，某一數(shù)據(jù)處理部門由五個操作員(僅使用數(shù)據(jù)記錄設(shè)備)發(fā)展到300多個信息服務(wù)專業(yè)人員，信息服務(wù)在預(yù)算額和人員方面迅速的增長是很普遍的現(xiàn)象。例如，目前的訂貨單一般是由計算機自動產(chǎn)生的，大學(xué)的課表一般也是由計算機編排的，醫(yī)院里的藥物清單通常也是由計算機藥品發(fā)送系統(tǒng)給出的。那些不重視信息服務(wù)職責(zé)范圍的用戶，看問題往往有一定的片面性，他們認(rèn)為信息服務(wù)只與局部業(yè)務(wù)領(lǐng)域的那些事情和活動有關(guān)系。當(dāng)今，哪怕是一個小公司，其業(yè)務(wù)部門都要依靠公司的數(shù)據(jù)處理和信息服務(wù)系統(tǒng)來處理問題。這是一個制造業(yè)公司的例子。由于信息服務(wù)系統(tǒng)貫穿于整個公司，所以信息服務(wù)已成為公司中每一個部門開展工作的重要保障。所以，幾乎在每一個公司中，都首先使會計系統(tǒng)自動化。生產(chǎn)部把信息服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用于諸如庫存管理和產(chǎn)品調(diào)度?，F(xiàn)在，生產(chǎn)任務(wù)的連續(xù)性和完整性在很大程度上依賴于信息服務(wù)部門所提供的準(zhǔn)確而及時的信息。市場部通過市場分析系統(tǒng)能夠及時地調(diào)整銷售方針，通過聯(lián)機訂貨單登記系統(tǒng)能為用戶提供更好的服務(wù)。大多數(shù)人才開發(fā)部都已將人員統(tǒng)計業(yè)務(wù)自動化了。通過計算機系統(tǒng)對人員技能的測定，就能給職工分配最適合其才能的工作?，F(xiàn)在不少主管人事的副總裁竟成了計算機的忠實信徒。這些計算機系統(tǒng)不僅為采購員減輕了勞動強度，節(jié)省了時間，而且還提供了重要的信息，擴大了他們的購買能力，同時還能產(chǎn)生所需的文件。分銷部的產(chǎn)品通常是由生產(chǎn)部門和銷售部門提供的。研究與開發(fā)部門一般依靠數(shù)據(jù)中心向用戶提供多種技術(shù)軟件包，例如，模型、科學(xué)語言、圖形、統(tǒng)計以及具有特殊功能的專用硬件等等。首先，由于研究與開發(fā)型項目對計算機資源的需求通常是難以準(zhǔn)確估計的；其次，由于大部分研究與開發(fā)型的項目要求主存儲器容量比較大，處理機的能力比較強，所以對計算機系統(tǒng)的要求就比較高。公司的總裁、副總裁和總部的行政人員根據(jù)計算機輸出的信息作出常規(guī)的戰(zhàn)略的決策。于是，他馬上就批準(zhǔn)購買一臺小型計算機并雇用程序員和操作員。那位總裁認(rèn)為，該公司的大部分成就應(yīng)歸功于明智地使用了計算機。如果銷售預(yù)測能產(chǎn)生1%～4%的利潤，這時我們完全有理由認(rèn)為信息服務(wù)部門與公司其它的傳統(tǒng)機構(gòu)有同樣的重要性。遺憾的是，多數(shù)公司尚未認(rèn)識到在他們的組織結(jié)構(gòu)中應(yīng)設(shè)立信息服務(wù)部門。然而，就目前來說，這個問題仍有待于進一步解決。通常，銷售、會計或公司其它機構(gòu)所面臨的問題或限制條件也是信息服務(wù)的問題和限制條件。本章的很大部分致力于介紹和闡明這類術(shù)語。通常在使用這些術(shù)語時，很少有人給這些術(shù)語下明確的定義，這樣就容易產(chǎn)生各種各樣的誤解。這些術(shù)語將在本章中加以詳細說明。(DP)。(EDP)。這一術(shù)語的提出主要是為了與人工數(shù)據(jù)處理相區(qū)別。它是電子數(shù)據(jù)處理的另一種說法，是一種較通用的術(shù)語。是指計算機化的處理系統(tǒng)，它既能對數(shù)據(jù)進行處理，又能進行決策處理。這個提法本身不太確切，因為信息是經(jīng)處理產(chǎn)生出來的，不是被處理的對象。它包含兩層含意：第一，它意味著對數(shù)據(jù)進行處理，并產(chǎn)生信息；第二，它用來泛指與信息服務(wù)業(yè)務(wù)有關(guān)的系統(tǒng)、人員、軟件和硬件。它與通常說的信息系統(tǒng)是同一概念。這一術(shù)語是為了強調(diào)相近功能系統(tǒng)的綜合，建立公司一級的數(shù)據(jù)庫，消除系統(tǒng)的冗余度而提出的。(DSS)。而實際上它并非是一個新概念。一個信息系統(tǒng)是逐級開發(fā)和實現(xiàn)的。(IRM)的概念是，把信息看成是一種資源，從而也應(yīng)當(dāng)對其進行管理。從理論上講，應(yīng)該指定有高級職務(wù)的人(如公司副總裁)來擔(dān)任信息資源管理員，由他來負(fù)責(zé)管理全公司的信息資源。，人們對辦公室自動化和字處理(WP)給予極大的重視，所以也應(yīng)列入關(guān)鍵術(shù)語表中。辦公室自動化是指在辦公室以通常方式使用計算機并進行信息服務(wù)。字處理泛指利用計算機硬件和軟件來處理文件。由系統(tǒng)分析員和程序員組成的小組，在同用戶管理人員進行系統(tǒng)功能討論時，使用上述可以互相替換的術(shù)語是常見的事情。盡管這些術(shù)語之間存在著細微的差別，但在大多數(shù)情況下是可以互換使用的。在本章中，信息服務(wù)是公司在開發(fā)和維護信息系統(tǒng)過程中經(jīng)常使用的一個術(shù)語。□ 管理信息系統(tǒng)的定義如果隨便請五個公司的行政領(lǐng)導(dǎo)給管理信息系統(tǒng)下定義，必定是各人有各人的說法。如果執(zhí)行委員會(.)還沒有對產(chǎn)品、生產(chǎn)成本以及市場潛力深入地了解，就批準(zhǔn)引進一條新的生產(chǎn)線，這是經(jīng)濟上冒險的行為。因此，成功地實現(xiàn)系統(tǒng)的可能性也就很小。盲目的開發(fā)會給信息系統(tǒng)開發(fā)工作帶來混亂。在此過程中，可能經(jīng)常需要返工以便作一些必要的修改。如果認(rèn)為進一步修改是得失相當(dāng)或得不償失時，那么，系統(tǒng)也就最終完成了。我們并非一定要求整個工業(yè)界和計算機界都遵守一個共同使用的關(guān)于管理信息系統(tǒng)的定義。最重要的是，公司的行政領(lǐng)