【正文】 定，分別標(biāo)明‘絕密’、‘機密’、‘秘密’，或‘商密一級’、‘商密二級’、‘商密三級’及保密期限?！鄙堂芤患墶⑸堂芏?、商密三級的使用范圍是行內(nèi)發(fā)的涉及工商銀行商業(yè)秘密的文件。但是對行外發(fā)文或黨委發(fā)文，還是要標(biāo)注絕密、機密、秘密的級次?！保ǘ┚o急程度緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。2000年的《辦法》比以前的辦法將電報的緊急程度增加了“特提”一級?！犊傂修k法》規(guī)定：公文緊急程度的確定由主辦部門提出意見（“特提”、“急件”公文，應(yīng)注明原因），辦公室審核確定。正式發(fā)文時套紅色印刷。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。機關(guān)代字即發(fā)文機關(guān)的代表文字。一旦確定，即約定俗成，不能輕易更換，以免造成混亂。國發(fā)，即表示國務(wù)院發(fā)文，2003是表示哪年發(fā)的文，要寫全稱，“2003”不能寫成“03”。序號是發(fā)文的流水號，以年為單位編寫。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。也可以協(xié)商確定。如果是信貸管理部和住房信貸部、公司業(yè)務(wù)部聯(lián)合行文，那么誰是主辦部門就標(biāo)明誰的發(fā)文字號。部門發(fā)文由主辦部門參照行發(fā)文編號方式或經(jīng)本級行辦公室已經(jīng)規(guī)范了的字號自行編號。如“工銀京發(fā)”、“工銀吉函”等。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。會簽人包括聯(lián)合上行文的各部門的簽發(fā)人和會簽部門簽發(fā)公文的負責(zé)人。以總行向國務(wù)院報送“請示”為例，聯(lián)系人應(yīng)當(dāng)是總行辦公室負責(zé)審核的負責(zé)人。發(fā)文機關(guān)的名稱、主要內(nèi)容、文種，這是公文標(biāo)題的三要素。但是，體現(xiàn)在具體的程式化的正規(guī)文件上，因為公文的標(biāo)題和發(fā)文機關(guān)標(biāo)識同處一頁，所以標(biāo)題只包括兩個內(nèi)容，即事項（主要內(nèi)容）和文種即可。以阿拉伯書寫的數(shù)字、年份不能回行中斷。如果標(biāo)題中包含法規(guī)、條例的名稱，則必須用書名號將法規(guī)、條例的名稱括起來。另外，如果標(biāo)題中有不加標(biāo)點符號就會造成理解不便或產(chǎn)生歧義時，則要加標(biāo)點符號。（七）主送機關(guān)主送機關(guān)指公文的受理機關(guān)，即負責(zé)處理或執(zhí)行公文的機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化的簡稱、統(tǒng)稱。如果需要其他上級機關(guān)知曉，應(yīng)該用抄送的形式，而不能多頭主送。如總行對下行文的主送機關(guān)的為：“各一級分行、直屬分行、直屬學(xué)院：”。在公文中，正文是公文的核心。只要掌握了，熟悉了，就能辦好。即使是同一個事件，不同時間行文，因其事件的變化而公文的內(nèi)容也不會相同。因此，必須高度重視正文的寫作。事由和事項又是正文的主體部分。事由部分主要解決的是“為什么”的問題。寫作“事由”必須有理有據(jù)，簡明扼要。事項指文件要求執(zhí)行或說明清楚、請求批復(fù)的事情。所以，“事項”要寫得十分明確，要做什么，怎么做，寫的清清楚楚。在實際寫作中，事由和事項不是平分筆墨的。以請示和報告為例，一般說來，請示的事由部分需要詳寫，占的篇幅較大，事項部分則很簡練，把請求辦理的問題寫清楚就可以了。報告的事由部分一般比較簡練，而在事項部分則比較詳盡。結(jié)尾的總的要求是完整、明白、簡潔。明白就是讓受文者通過公文的結(jié)尾對文章的內(nèi)容、意圖清楚明白，了然于心。結(jié)尾一般可分三種類型：1．在長期的實踐中，不同的文種形成了不同的慣用尾語。2．提出要求，展望未來性的結(jié)尾。隨著文風(fēng)的不斷改進，這種情況也越來越多。寫作正文時，一般還應(yīng)注意行文語氣合乎文種要求。如上行文多用懇請，尊重的語氣；平行文多用協(xié)商、謙和的語氣；下行文多用嚴肅、平和的語氣。并將附件附于正文的后面。與結(jié)尾文字空一行。有的附件是一些文字材料，有的附件是實物，如照片、圖表等。但是，在有的公文里，附件卻是公文的主要內(nèi)容，正文僅起批準、發(fā)布和按語的作用。附件不是每份公文都有的。不能只是籠統(tǒng)的說一句“附件如文”。無印章的公文不生效。加蓋印章，印章要上不壓正文，下沿要騎蓋成文時間，不要蓋在空白處。公文中明確說明生效日期的除外。電報以發(fā)出日期為準。具體位置是在正文右下方，右空兩個字。如“此件不得翻印”等。公文正文中如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加圓括號標(biāo)注。（十三）主題詞公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。所謂主題詞，就是能夠反映公文主要內(nèi)容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。（十四）抄送機關(guān)抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外還需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。抄送的受文單位一般不直接負責(zé)辦理或執(zhí)行公文的內(nèi)容。雖然抄送的受文單位一般不直接負責(zé)辦理或執(zhí)行公文內(nèi)容，但是，因為工作關(guān)系，它對所抄送的公文的內(nèi)容應(yīng)該了解，從而在必要時協(xié)調(diào)或配合工作?，F(xiàn)在“抄報”已經(jīng)廢止，需要時，無論是對上級機關(guān)、平級機關(guān)還是下級機關(guān)，一律用“抄送”?！皟?nèi)部發(fā)送”是指將文件發(fā)送給本級行需要執(zhí)行或知曉公文的有關(guān)內(nèi)設(shè)部門，一般排列順序為：辦公室、主辦部門、會簽部門及其他部門?！俺汀眱蓚€字居左空一個格，“抄送”后標(biāo)冒號，再排印抄送機關(guān)名稱；抄送機關(guān)名稱回行時與上一行抄送機關(guān)名稱對齊，右側(cè)空一個格；各抄送機關(guān)名稱之間用逗號或頓號隔開，最后一個抄送機關(guān)名稱后用句號。一般寫全稱。（十六）印發(fā)時間印發(fā)時間指公文印刷裝訂完成并發(fā)出的時間。公文格式中還需說明的是：1．文字從左至右橫寫、橫排。該標(biāo)準已由國家質(zhì)量監(jiān)督局于1999年12月發(fā)布施行。所以《辦法》規(guī)定參照執(zhí)行。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。公文的行文原則實際上是處理工作和處理上下左右關(guān)系的原則，必須掌握。這是行文規(guī)則的根本規(guī)則，是總的原則。但是過多過濫，使人應(yīng)接不暇，反倒貽誤工作。要堅持不懈的反對和克服官僚主義、形式主義和文牘主義。一個機關(guān)的行文關(guān)系是根據(jù)該機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。每個機關(guān)各自都有一定的職權(quán)范圍，各處于一個組織系統(tǒng)之中，從而構(gòu)成了相互之間的不同的組織關(guān)系。這種組織關(guān)系及各機關(guān)的職權(quán)范圍決定各機關(guān)的行文關(guān)系。請示和報告只能向有上下級隸屬關(guān)系的上一級機關(guān)行文，不得越過自己的直接上級機關(guān)請示和報告工作。遇有緊急重大情況，可以越級報告。特殊情況需要越級請示或報告工作時，要抄送越過的機關(guān)。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）以外，不得對外正式行文。如果需要行文，應(yīng)報經(jīng)本級政府批轉(zhuǎn)或由本級政府辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)。以銀行為例，總行的各個部室一般不能向一級分行、直屬分行行文，但是，它可以對一級分行、直屬分行內(nèi)設(shè)的相關(guān)部門行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外，不得對外正式行文的含義是：部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得向本部門機關(guān)以外的其他機關(guān)（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性的文件，不得代替部門審批下達應(yīng)當(dāng)有部門審批下達的事項；與相應(yīng)的其他機關(guān)進行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文。以“函的形式”行文應(yīng)當(dāng)注意選擇使用與行文方向一致的、與公文內(nèi)容相符的文種。關(guān)于這一條，《總行辦法》進一步明確為：1．各級行可在職權(quán)范圍內(nèi)向相應(yīng)的政府部門行文。2．各級行的內(nèi)設(shè)部門發(fā)文僅限于上下級相關(guān)部門和本級行各部門之間，在其職權(quán)范圍內(nèi)布置事務(wù)性工作、明確本專業(yè)一般性的具體操作方法、詢問和答復(fù)問題及聯(lián)系其他事項。3．除辦公室以外，各級行內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得以部門名義對外正式行文。4．各部門發(fā)文時應(yīng)同時抄送本級行辦公室。（四）聯(lián)合行文的原則同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的情況是經(jīng)常發(fā)生的，因為在公務(wù)活動中，有不少事項必須由兩個或更多的單位（部門）協(xié)調(diào)一致才能解決?！豆ば修k法》中明確：各級行可以與同級黨政機關(guān)、政府部門、社團組織、企事業(yè)單位聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦單位。這條規(guī)定一是有利于加強部門的職能作用，二是避免造成辦公部門壓力過大。部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，不要升級由機關(guān)行文。部門向下一級機關(guān)行文，應(yīng)用“函的形式”。部門之間請求批準和答復(fù)審批事項，應(yīng)用“函”，不可用“請示”和“批復(fù)”。（六）主送機關(guān)不升級的原則屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。目前在實際執(zhí)行中，有些一級分行沒有執(zhí)行這一條。這樣，勢必給本級辦公室和總行辦公室造成了辦文壓力，無謂地增加了兩級辦公室的辦文工作量，更重要的是造成了公文旅行，很容易貽誤商機。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤消。（八）重要下行文抄送直接上級機關(guān)的原則向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。這一條也必須加以注意和執(zhí)行。報載湖南省某縣政府發(fā)文征收事業(yè)費用，導(dǎo)致了嚴重的社會后果而原縣長被撤職，就是典型的例子。（九）請示一文一事原則和報告與請示分開原則“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。這條規(guī)定實際上規(guī)定了兩條原則：請示一文一事原則和報告與請示分開原則。就是在一個請示中，只能講一件事，不能一文數(shù)事。其好處是可以使公文內(nèi)容集中，篇幅簡短；便于公文辦理，有利于提高工作效率；方便公文立卷歸檔。（請示的代擬部門不應(yīng)視為不可抄送的下級機關(guān)）報告與請示分開原則。2000年這次修改的《辦法》將報告可以提出意見和建議的職能也刪去了。報告是閱件，不需要上級批復(fù)，因此，在報告中夾帶請示事項，很容易誤事。主要表現(xiàn)在：請示與報告的文種概念不清，相互混淆。另一種情況是，在遇到既要向上級匯報工作、反映情況，又需要請求上級機關(guān)指示或批準的事項時，不能正確的選用文種，該用請示而用報告。在這種情況下，應(yīng)該用請示，而不用報告。（十）不直送的原則除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。這里順便還要說明的是，向上級機關(guān)報送“請示”、“報告”、“意見”，一般應(yīng)以機關(guān)名義，不要以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義，因為在公文格式中已經(jīng)規(guī)定了上行文應(yīng)注明簽發(fā)人。（十一）雙重抄送原則受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。這一條主要規(guī)定受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上行文和上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)行文的注意事項。《辦法》第二十五條規(guī)定：“草擬公文應(yīng)該做到：（一）符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，如果提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。在我國法制日益健全，人民群眾法律意識不斷加強的今天，尤其要特別注意依法擬文，保證公文內(nèi)容符合國家法律、法規(guī)。堅決杜絕以往由于我國法律、法規(guī)不健全而存在的機關(guān)公文說了算的現(xiàn)象。強制執(zhí)行，必然造成嚴重的社會后果，給國家?guī)聿粦?yīng)有的損失。另外，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽批時要認真審核，嚴格把關(guān)。（二）遵命寫作公文內(nèi)容是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)意志的體現(xiàn)，是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)處理公務(wù)、解決問題的工具，因此必須按照領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的意圖撰寫。另外，在某種意義上講，領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的意圖實際上是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)負責(zé)人依法行政，根據(jù)國家法律、法規(guī)和方針、政策創(chuàng)造性的處理公務(wù)的體現(xiàn)。如果覺得領(lǐng)導(dǎo)的意圖有不合適之處，也只能是向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考，而不能直接按照自己的意思擬文。（三）材料真實這里所講的材料，是指公文寫作中運用的材料，如調(diào)查到的事實，引用的數(shù)據(jù)和上級下發(fā)的有關(guān)文件等。材料是否真實，直接影響到公文的質(zhì)量和效力。要想文章真實首先材料要真實。它所表現(xiàn)的生活事實與現(xiàn)象雖然在現(xiàn)實生活中可能存在或應(yīng)該存在，但不一定真有其人其事。而實用文體特別是公文的寫作則要求絕對的生活真實，來不得半點的想象和虛構(gòu)，所以公文的材料必須是在現(xiàn)實生活中已經(jīng)發(fā)生的真人真事，在任何情況下都能經(jīng)得起推敲和驗證。為了保證材料的真實，要特別注意幾點：一是要在收集材料時反復(fù)核對，不要道聽途說；二是要盡量使用第一手材料，對第二手材料一定要認真核實，確保準確；三是對材料的意義的分析解釋上，一定要以科學(xué)的態(tài)度，實事求是地正確地把握材料的本來意義，不能以偏帶全，不能人為拔高。這也是一種不真實。公文反映的是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的戰(zhàn)略意圖，所以一份公文引導(dǎo)什么、贊揚什么、制止什么、批評什么，都要旗幟鮮明地明確表達，不能含糊不清，模棱兩可。要一是一，二是二，確鑿無疑。否則，會造成理解上的偏差或混亂，給工作帶來損失，失去公文應(yīng)有的作用。內(nèi)容單一的公文，便于閱文者把握公文的主要內(nèi)容，便于閱文者集中思考文中所提的問題，拿出解決的辦法，提高工作效率。另外，公文一文一事，內(nèi)容單一，也有利于公文的分類和歸檔。2．其他類別數(shù)字的使用公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如“《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號）”引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。（八）簡稱的使用文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。）”使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。這個定義實際是功能說明性定義。通知是使用頻率最高的公文。分析清楚它的特點，對于我們正確地運用通知開展公務(wù)活動，把握它的寫作方法很有幫助。特別是用做下行文的時候（通知也可以作為平行文，向?qū)Ψ綍灾I事項），它幾乎具備了各種公文的功能。通知作為下行文，正是因為其功能多樣，行文方便，所以比起命令、決定、決議等公文來，其規(guī)格和鄭重程度以及保密性都顯得低一些。從受文者的角度看，通知的受文對象最為廣泛，特別是周知性通知，它的受文對象幾乎是發(fā)文機關(guān)轄區(qū)的所有人員。下行文一般都是上級機關(guān)對下級機關(guān)或民眾布置工作，提出要求，規(guī)范事項，闡明原則，因此具有指導(dǎo)性和強制性。但是，它比起其他文種，如命令、決定、意見等，指導(dǎo)性和強制性就要弱一些。（二）通知的分類及其寫法根據(jù)通知的適用范圍，可以將通知區(qū)分為批轉(zhuǎn)與轉(zhuǎn)發(fā)性通知、傳達性通知、任免通知等。這與現(xiàn)《辦法》的精神是相違背的。在分別介紹它們的寫法之前，先介紹一下通知的一般結(jié)構(gòu)。一般通知的標(biāo)題也采用公文標(biāo)題的一般寫法，即由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。在結(jié)構(gòu)上，通知標(biāo)題一般是將“關(guān)于”加在事由之前，和事由組成一個介詞結(jié)構(gòu)。如《中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于嚴禁用公費變相出國（境）旅游的通知》。標(biāo)題下第一行頂格寫被通知的單位，即受文單位。正文的第一部分寫發(fā)該通知的原因、根據(jù)和目的；第二部分寫通知的具體事項；第三部分是結(jié)尾，對全文加以總結(jié)、提出號召、希望、要求等。下面我們依次介紹幾種通知的寫法。批轉(zhuǎn)指的是“批轉(zhuǎn)下級公文”，是上級機關(guān)對下級機關(guān)的公文加上批示性意見轉(zhuǎn)發(fā)下去。這樣看來，“批轉(zhuǎn)”只適用于下級公文，而不能對上級機關(guān)的公文使用。一個“發(fā)”字，體現(xiàn)了尊重上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的意思?！芭D(zhuǎn)”在任何時候都只能是上級對下級公文適用，而“轉(zhuǎn)發(fā)”是對上級和不相隸屬機關(guān)的公文適用。如