【正文】 第五節(jié) 辦文 一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。 三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。 五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。 七、文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人保管、立卷歸檔。 二、發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文 : 擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→ 總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 對(duì)外發(fā)文 : 擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 第七節(jié) 其他 一、時(shí)限要求： 特急：限４個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。 平：限１６個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。 機(jī)密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。 三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。特制定本方法，各部門(mén)必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。 其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。具體劃分規(guī)則見(jiàn)本制度第三節(jié)第二條。 四、歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》（附表 1）。其中： 二 、 劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括： 公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在 100 萬(wàn)元以上的重大合同。 秘密檔案包括： 重要項(xiàng)目資料； 項(xiàng)目合同協(xié)議。 二、文件如有皺 折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。 二、十五年保存： 會(huì)計(jì)憑證； 其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。 四、一年保存： 部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié)； 完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告； 完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。 第六節(jié) 保管部門(mén) 一、財(cái)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。 三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書(shū)保管。 第七節(jié) 檔案移交 一、公司各類(lèi)證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。 三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。 五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的１月和７月。 七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。 二、行政類(lèi)檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、人事類(lèi)檔案、業(yè)務(wù)類(lèi)檔案、工程類(lèi)檔案、拓展類(lèi)檔案的調(diào)閱須部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門(mén)檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。 三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。 五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 七 、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。 二、需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》（附表 4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。 四、銷(xiāo)毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)《檔 案銷(xiāo)毀登記表》（附表 5）。 六、《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》各一式二份，申 請(qǐng)部門(mén)一份，總經(jīng)辦一份。 二、所有檔案應(yīng)有專(zhuān)柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。 四、本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。 六、各部門(mén)必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。為保證公司的合法權(quán)益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定如下印章使用辦法。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫(xiě)《印章管理登記表》（附表 1），備案并留好印章樣圖。由被授權(quán)人在總經(jīng)辦簽字領(lǐng)取印章，指定專(zhuān)人保管。 四、 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見(jiàn)下表： 序號(hào) 印章 名稱(chēng) 使用范圍 保管 部門(mén) 使用審批人 使用規(guī)定 備注 1 公章 公司對(duì)外所有正式文件 , 對(duì)內(nèi)通知等正式行 文 總經(jīng)辦 總經(jīng)理 或授權(quán)人 2 財(cái)務(wù) 專(zhuān)用章 公司正式財(cái)務(wù)文件、報(bào)告、證明、票據(jù)等 財(cái)務(wù) 會(huì)計(jì)部 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理 財(cái) 務(wù) 報(bào) 表 使 用時(shí)，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理審批，除支 票 用 印 按 照《 財(cái) 務(wù) 管 理 制度》相關(guān)規(guī)定外，其余均由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn) 3 合同 專(zhuān)用章 公司各類(lèi)合同 總經(jīng)辦 參見(jiàn) 合同管理規(guī)定 參見(jiàn)《合同管理規(guī)定》 財(cái)務(wù)合同需總經(jīng)理核準(zhǔn) 4 法定代表人?。ㄖ保? 支票 財(cái)務(wù) 會(huì)計(jì)部 見(jiàn)《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定 見(jiàn)《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定 5 法定代表人?。ǔ蓖猓? 公司正式的合同，財(cái)務(wù)報(bào)表文件、票據(jù) 總經(jīng) 辦 總經(jīng)理或授 權(quán)人 《合同管理規(guī)定》 6 行政部 章 公司物品進(jìn)出證明 行政 管理部 行政部經(jīng)理 7 人力資源部章 ? 公司人事證明 ? 員工聘用、解聘等各人力 資源部 人力資源部經(jīng)理 重大事項(xiàng)與外單位 人 員 出 具 證明，需總經(jīng)理審批 類(lèi)通知 ? 工資發(fā)放 ,調(diào)整通知 ? 對(duì)口單位函件往來(lái) 8 工程專(zhuān)用印章 ? 工程施工告示 ? 工程建設(shè)中與相關(guān)單位的非正式函件往來(lái) 工程建設(shè)維護(hù)中心 工程建設(shè)維護(hù)中心負(fù)責(zé)人 9 客服中心印章 ? 用戶(hù)通知、告示 ? 客戶(hù)申述處理的回復(fù) 客服 中心 客服中心 經(jīng)理 五、 印章由指定保管人專(zhuān)人妥善保 管。 六、 當(dāng)印章管理人變動(dòng)或印章在經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意調(diào)走時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)“印章管理登記表”。審批人要按公司有關(guān)規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權(quán)的范圍內(nèi)，審批通過(guò)后通知印章保管人員后，方可使用印章。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。 員工如需要公司出具有關(guān)證明，本人應(yīng)先提出書(shū)面申請(qǐng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)辦簽字后方可蓋章。監(jiān)印人員對(duì)違反規(guī)定的簽印有權(quán)拒絕用章，印章保管人員不得私自動(dòng)用印章。 若印章在使用、保管過(guò)程中不慎遺失，則追究責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任，給予嚴(yán)厲的處分，并賠償所發(fā)生的一切費(fèi)用。 二、 證照是指由上級(jí)主管部門(mén)頒發(fā)的各類(lèi)證書(shū)、批文等。 三、 證照的使用包括借用、復(fù)印等。 五、 證照借用程序： 借用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng) 理審核→總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保理人。 七、 如需使用原件，則須總經(jīng)理核準(zhǔn)。 九、 證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫(xiě)《證照使用登記表》。 二、 公司證明函由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人統(tǒng)一管理。 四、 法定代表人證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)須經(jīng)主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。 六、 嚴(yán)禁開(kāi)出空白證明函或外借證明函。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還總經(jīng)辦。 第六章 會(huì)議管理制度 一、總經(jīng)理辦公例會(huì) 總經(jīng)理辦公例會(huì)分工作例會(huì)和專(zhuān)題會(huì)議。會(huì)議由總經(jīng)辦召集。 總經(jīng)理會(huì)議都應(yīng)做好會(huì)議記錄，必要時(shí)應(yīng)形成會(huì)議決議。 公司經(jīng)營(yíng)班領(lǐng)導(dǎo)至少應(yīng)有一人出席，由總經(jīng)理召集、總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持。 會(huì)議由部門(mén)經(jīng)理召集、主持，由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。 部門(mén)經(jīng)理主持。 會(huì)議經(jīng)核準(zhǔn)召開(kāi)后，由總經(jīng)辦發(fā)《會(huì)議通知 單》。 會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神。 與會(huì)者應(yīng)做好會(huì)議準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)出席。 由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議考勤工作。 第七章 物資管理規(guī)定 為使辦公用品管理合理、有效，進(jìn)一步做到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司的具體情況，特制定本規(guī)定。 消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復(fù)寫(xiě)紙、卷宗、標(biāo)簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書(shū)釘?shù)取? 管理品：剪刀、美工刀、釘書(shū)機(jī)、打孔機(jī)、計(jì)算器、印泥、筆筒等?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等。 三、消耗品及管理消耗品每月 25 日申請(qǐng)一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請(qǐng)一次，原則上不再另行申請(qǐng)。 五、原則上，每人每月發(fā)放圓珠筆芯或簽字筆芯一支，便條紙及信紙各一本。不夠用者，可經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后另行申請(qǐng)。 七、行政部可向文具批發(fā)商采購(gòu)，其必需品、采購(gòu)不易或耗用量大者，應(yīng)酌量存庫(kù)。 九、印刷品（如信紙、信封、表格等），除各部門(mén)特殊表單外，其印刷、保管均 由行政部統(tǒng)一管理。對(duì)于重大責(zé)任者，除追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任外，還將視情節(jié)給予相應(yīng)的行政處罰，甚至追究法律責(zé)任。 二、本制度適用于公司所有車(chē)輛的使用、申請(qǐng)及開(kāi)車(chē)前后應(yīng)辦的手續(xù)，如檢查、保養(yǎng)、修 理及使用中交通法規(guī)的違規(guī)和車(chē)輛損害處理等。 四、各部門(mén)需要使用車(chē)輛時(shí)，應(yīng)事先填寫(xiě)《派車(chē)單》，經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)后交行政部統(tǒng)一調(diào)派。 五、用車(chē)原則： 部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上人員因工作需要可申請(qǐng)用車(chē)； 公司其他員工因工作急需用車(chē)者，需由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)，方可申請(qǐng)用車(chē)。 經(jīng)呈準(zhǔn)的私人性事務(wù)用車(chē)，申請(qǐng)人應(yīng)該負(fù)擔(dān)使用里程的油資及過(guò)路橋費(fèi)停車(chē)費(fèi)及專(zhuān)職司機(jī)的誤餐補(bǔ)助等其它相關(guān)費(fèi)用。 七、車(chē)輛的維修及保養(yǎng) 車(chē)輛需隨時(shí)保持整潔，保證性能良好。 車(chē)輛的保養(yǎng)和維修原則上在公司指定廠家進(jìn)行。 八、車(chē)輛安全 為保障行車(chē)安全，司機(jī)在行車(chē)前應(yīng)注意休息并不得飲酒； 每次出車(chē)前應(yīng)檢查車(chē)況，如車(chē)燈、水箱、剎車(chē)系統(tǒng)、輪胎等，如發(fā)現(xiàn)損壞或其它問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部 . 節(jié)假日或夜間，公司車(chē)輛原則上應(yīng)停放在公司指定的停車(chē)場(chǎng)。駕駛?cè)藨?yīng)保障車(chē)輛的安全并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。指定駕駛?cè)巳绨衍?chē)隨便交由其他人駕駛而發(fā)生違規(guī)，車(chē)損等之罰款或損修全由指定駕駛?cè)素?fù)責(zé)賠償； ２、無(wú)照駕駛發(fā)生車(chē)禍全部賠償由駕駛?cè)俗孕胸?fù)責(zé)；有照駕駛?cè)缦当旧聿僮?不當(dāng)發(fā)生車(chē)禍全部由駕駛?cè)俗孕胸?fù)責(zé)。 二、每周工作 日為 五天，星期六、星期日為法定休息日。 遲 到：考慮到市內(nèi)交通堵塞問(wèn)題， 兩 次遲到不扣罰工資 ，但取消全勤獎(jiǎng)，從第 三 次起，根據(jù)遲到次數(shù)每次扣罰工資 10 元。 曠工：?jiǎn)T工無(wú)故不上班，且沒(méi)有向有關(guān)部門(mén)請(qǐng)假或無(wú)法出具有關(guān)的證明以曠工處理。 因病、事假不能堅(jiān)持上班者，需書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理或 主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可安排休息。 并填寫(xiě)“請(qǐng)假申請(qǐng)表”，以便行政部作考勤依據(jù)。否則，作假的時(shí)間部份作為曠工處理，最后考勤的結(jié)果統(tǒng)計(jì)，由行政部確定 后交人力資源部 。 行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)處理日常的考勤工作方面的爭(zhēng)議問(wèn)題，重大問(wèn)題向總經(jīng)理申報(bào)處理。 第一節(jié) 出差 一、本公司員工出差分 為： 市內(nèi)出差：出差當(dāng)日可能返回者。 二、出差前應(yīng)填寫(xiě)出差申請(qǐng)表，并到有關(guān)部門(mén)辦理出差借款等手續(xù)。原則上每人每日不超過(guò)本人出差補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)的總計(jì)。未按時(shí)報(bào)銷(xiāo)者，財(cái)務(wù)可于當(dāng)月工資中先予扣回，等報(bào)銷(xiāo)時(shí)再行核付。 長(zhǎng)途出差： 4 日內(nèi)由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)， 4 日以上由主管 副總經(jīng)理核準(zhǔn)，部門(mén)經(jīng)理以上人員由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。 二、出差途中除因病或遇意外災(zāi)害，或因工作實(shí)際，需要延時(shí)外，應(yīng)電話請(qǐng)示，不得因私事或借故延長(zhǎng)出差時(shí)間，否則其差旅費(fèi)不予報(bào)銷(xiāo)。如有虛報(bào)除將其虛報(bào)款項(xiàng)追回外，并視其情節(jié)輕重，酌予懲處。 (市外差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)參見(jiàn)附表 1) 出差住宿、交通及餐 費(fèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)（單位：元 /天）超標(biāo)自付，欠標(biāo)不補(bǔ)。 乘坐汽車(chē)、輪船的按實(shí)際長(zhǎng)途出差需搭乘長(zhǎng)途汽車(chē)的以實(shí)際票面價(jià)報(bào)銷(xiāo)，火車(chē)以硬座、硬臥價(jià)報(bào)銷(xiāo)，輪船按三等艙報(bào)銷(xiāo)。 (通訊費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)參見(jiàn)附表 2) 二、除特殊情況外，公司不為員工購(gòu)買(mǎi)通訊工具（手機(jī)、傳呼機(jī)）和手機(jī)卡等，也不承擔(dān)因維修通 訊工具所產(chǎn)生的費(fèi)用。 四、員工應(yīng)將自己手機(jī)及呼機(jī)號(hào)碼在行政部登記備案，沒(méi)有登記的不予以報(bào)銷(xiāo)。如無(wú)特殊原因在工作時(shí)間內(nèi)關(guān)閉通訊工具而影響到公司正常工作的，公司將試情節(jié)輕重予以處罰，嚴(yán)重的將取消其報(bào)銷(xiāo)資格。申請(qǐng)人可提出對(duì)供貨商的建議，由行政部統(tǒng)一采購(gòu)。 辦公用品、辦公設(shè)施、房屋、倉(cāng)庫(kù)、車(chē)輛的租用。 貨物運(yùn)輸、郵政、郵電服務(wù)。 辦公保險(xiǎn)。這里的軟硬件設(shè)備包括各種電腦、服務(wù)器及周邊設(shè)備，如打印機(jī)、掃描儀、調(diào)制解調(diào)器、磁帶機(jī)等，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備包括交換機(jī)、路由器、布線系統(tǒng)、布線設(shè)備等，以及在上述設(shè)備上運(yùn)行的系統(tǒng)軟件，各種應(yīng)用軟件，各種為建