5如何做好上級調(diào)研小組的接待工作-展示頁
2024-09-11 21:03本頁面
【正文】 前去迎接，這樣一方面可以讓對 第 2 頁 共 17 頁 方避免因?qū)ふ衣肪€而耽誤了調(diào)研工作，另一方面也表現(xiàn)對來賓的重視程度。舉個例子，調(diào)研小組坐 3 個小時的飛機(jī)到我單位，而當(dāng)天的調(diào)研工作要 18： 00 才能落實(shí)完成，返程最晚的一班飛機(jī)是 17： 00，那么我們就要根據(jù)來賓的人數(shù)幫其提前預(yù)定好房間。比方說，來賓全部都是不愛吃辣的廣東人，你整一堆子湘菜給人吃，那不是故意為難人家么。同時，還要初步了解一下來賓的飲食習(xí)慣，適當(dāng)調(diào)整菜色。 第二步，做好用餐安排。例如，上午 8： 00 出發(fā)，約 11： 00到達(dá)我單位， 11： 30 前往實(shí)地基地進(jìn)行調(diào)研等。 第一步，獲取來賓的行程。 第 1 頁 共 17 頁 如何做好上級調(diào)研小組的接待工作 今天，領(lǐng)導(dǎo)通知我，上級公司的調(diào)研小組將會下沉我單位調(diào)研，要我著手準(zhǔn)備一下接待工作。相信很多做文秘工作的童鞋也經(jīng)常要接手這樣的工作，那么怎么樣才能做好接待工作，一起來看看吧。我們可以通過對接對方的聯(lián)系人，了解對方的行程安排信息。了解這些信息，我們才可以更好的規(guī)劃接待工作。首先根據(jù)對方的行程安排好用餐時間，再根據(jù)對方人數(shù)安排好用餐標(biāo)準(zhǔn)。雖說現(xiàn)在都反對搞排場，但適當(dāng)根據(jù)來賓的飲食習(xí)慣調(diào)整菜色是對來賓的尊重。 第三步，做好住宿安排。 第四 步，確認(rèn)是否需要接機(jī)（車）。 第五步，了解調(diào)研主題，準(zhǔn)備好調(diào)研材料。 第六步，做好會場安排。所以我們要提前做好會場布置工作，例如：擺放桌椅 、準(zhǔn)備茶水、準(zhǔn)備議程等等。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各企業(yè)之間信息、技術(shù)、資金的交流日益頻繁，并由此及彼帶來大量的人員流動，上級領(lǐng)導(dǎo)的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀、學(xué)習(xí)及業(yè)務(wù)洽談的人次也與日俱增，這就使用權(quán)得接待工作越發(fā)重要。筆者以為，應(yīng)重視以下幾個方面： 更新觀念、傳播文化 在新形勢下，要充分認(rèn)識到接待工作是企業(yè)看似被動、實(shí)則主動的一種廣義的公關(guān)行為 ，是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。因此，必須反接待工作看作企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作的一個重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。我們對于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識、責(zé)任意識，作為一項(xiàng)政治任務(wù)來完成；要樹立 “ 每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射 ” 的思想意識，保證高質(zhì) 量地完成每一次接待任務(wù)。 精心策劃，突出特色 要做好每一項(xiàng)接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。每一項(xiàng)接待活動，都要以實(shí)現(xiàn)來賓的目的和企業(yè)的公關(guān)期望為原則，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細(xì)則，詳細(xì) 安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項(xiàng)活動，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。因此，要通過公 第 4 頁 共 17 頁 關(guān)接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。 優(yōu)化流程、規(guī)范運(yùn)作 接待方案制定以后，就要嚴(yán)格 按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連，必要時可以制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。比如，在作接待工作總結(jié)時，接待記錄的填寫、總結(jié)會的召開、書面總結(jié)材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。 關(guān)注細(xì)節(jié)、注重實(shí)效 細(xì)節(jié)決定成敗。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對每一個細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時彌補(bǔ)可能存在的疏漏。這就要求接待人員加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā) 事件、意外情況我水平，以便將各類有操作企業(yè)形象有細(xì)節(jié)問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實(shí)現(xiàn) “ 零失誤 ” 。接待工作做好了，不僅會給上級領(lǐng)導(dǎo)和來賓留下深刻的印象，而且無形中會為企業(yè)帶來商機(jī)，帶來社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。同時，還要對接待交果進(jìn)行科學(xué)的評估與監(jiān)測，及時做好來賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優(yōu)化接待流程，力求接 待活動效益的最大化。比如制訂方案時可以考慮運(yùn)用統(tǒng)一的模板，匯報(bào)材料可以得用多媒體技術(shù)來制作，而不僅僅限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料等等。同時，企業(yè)秘書要積極探索能夠更好地反映企
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