【正文】 整理錄音的技巧：（ 1）刪除（ 2）增加（ 3）修改（ 4）送審清理方法：收銷帶存 會(huì)議文件保管分為長期短期永久三種 會(huì)議文件整理注意及時(shí)完整，會(huì)議文件多帶有參考與草稿性質(zhì)注意：正確區(qū)分保管期限辦理好移 交手續(xù) 會(huì)議紀(jì)要是在記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步綜合分析提煉而成用于記載傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的文件會(huì)議紀(jì)要的種類：（ 1）辦公會(huì)議紀(jì)要（ 2）工作會(huì)議紀(jì)要（ 3）協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要（ 4）研討會(huì)議紀(jì)要擬寫要求：（ 1）實(shí)事求是（ 2）集中概括提煉歸納（ 3）條理清楚一目了然 會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)根據(jù)其印發(fā)范圍和查看等級印發(fā)范圍根據(jù)其會(huì)議性質(zhì)和紀(jì)要內(nèi)容來確認(rèn)。（ 1）語言傳遞（ 2）文字傳遞（ 3）電訊傳遞（ 4）可視化輔助物傳遞文本是大多數(shù)信息的傳遞形式，表格針對特定標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行展示。 第 1 頁 共 21 頁 會(huì)議籌備動(dòng)員會(huì)講話 會(huì)議籌備 會(huì)議日程以天為單，是會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排時(shí)間的依據(jù)，議程依據(jù)議題作出順序計(jì)劃，是會(huì)議所要討論解決問題的大致安排 會(huì)議議程制定（ 1）列出參與者，明確目標(biāo)（ 2）安排議程時(shí)間，考慮會(huì)議長短和敏感話題（ 3）確定議程，決定討論形式和決策方式 日程編制：（ 1）注意涉及事務(wù)的習(xí)慣順序和公司章程的明確規(guī)定（ 2）明確各項(xiàng)安排，用表格形式列出（ 3）宣讀議程（ 4）將同性質(zhì)問題集中排列（ 5）保密性強(qiáng)的議題放置后面在編制議程時(shí)，按輕重緩急的原則處理并詳細(xì)表示出所需時(shí)間會(huì)議討論形式分為頭腦風(fēng)暴形式和自由討論形式 議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前，一旦確定就不應(yīng)該再變，但日程可做出相應(yīng)調(diào)整。會(huì)議地點(diǎn)選擇要求：（ 1）交通便利（ 2）大小與規(guī)模相符（ 3）有良好配置（ 4）場地不受外界干擾（ 5）考慮有無停車場所（ 6）成本必須合理 考慮因素 ：（ 1）會(huì)議目的形態(tài)（ 2）實(shí)質(zhì)上需求（ 3）與會(huì)者的期望清單內(nèi)容包括：（ 1）所在地區(qū)情況（ 2）會(huì)場環(huán)境（ 3）會(huì)議地點(diǎn)設(shè)施 對會(huì)議地點(diǎn)的檢查有：（ 1）檢查考慮中的會(huì)議場地（ 2）抽 第 2 頁 共 21 頁 查一個(gè)單人間雙人間和套房（ 3）檢查會(huì)議登記管理服務(wù)和后勤部門（ 4）檢查餐廳一般伙食（ 5）檢查電梯服務(wù)（ 6）檢查服務(wù)項(xiàng)目營業(yè)時(shí)間了解交通停車設(shè)施 中大型會(huì)場多采用大小方形，突出主持人注意進(jìn)退場的方便座次安排依據(jù)職務(wù)高低，選舉結(jié)果是否是正式代表來安排會(huì)議主席位置應(yīng)該置于遠(yuǎn)離入口處，正對門的位置常見排法有：橫排法豎排法左右 排列法 傳遞方式：當(dāng)面告知電話傳真書面形式電子郵件分發(fā)過程：準(zhǔn)備登記附清退目錄裝封發(fā)出方法：提前發(fā)出簽到時(shí)發(fā)出會(huì)中發(fā)出現(xiàn)場發(fā)出發(fā)布程序：收集篩選加工審核發(fā)布 餐飲標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制多為自助餐制嘉賓類型：上級領(lǐng)導(dǎo)政府官員重要客戶社會(huì)名流潛在貢獻(xiàn)人 邀請時(shí)注意人數(shù)不宜過多，考慮代表性和經(jīng)濟(jì)時(shí)效，采用寧可邀請，也不排斥的原則接站人員應(yīng)在 20分鐘抵達(dá)接站地點(diǎn) 會(huì)議資料包括來賓資料，會(huì)務(wù)資料溝通資料用品分為必備和特殊設(shè)備空調(diào)應(yīng)在兩小時(shí)前開 機(jī)預(yù)熱 會(huì)議通用禮儀：文書參會(huì)服務(wù)迎送禮儀大部分試聽設(shè)備操作溫度在 040度 剔除的方法：（ 1）看來源（ 2）看標(biāo)題（ 3）看正文（ 4）決定取舍標(biāo)題一般反映信息內(nèi)容與價(jià)值 第 3 頁 共 21 頁 信息分類要求：（ 1）科學(xué)性（ 2）系統(tǒng)性（ 3）邏輯性（ 4）實(shí)用性 分類方法：（ 1）字母分類法（ 2）地區(qū)分類法（ 3）主題分類法（ 4）數(shù)字分類法（ 5）時(shí)間分類法分類的依據(jù)是信息的特征 歸類原則是依信息的不同來源內(nèi)容時(shí)間性質(zhì)作用進(jìn)行組織信息校核原則依信息進(jìn)一步校核，分析可靠性準(zhǔn)確性認(rèn)定真實(shí)性 校核要求：（ 1）溯源法（ 2）比較法（ 3）核對法（ 4）邏輯法（ 5）調(diào)查法（ 6）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法核對法依據(jù)最權(quán)威資料進(jìn)行對照分析 邏輯法對信息中表達(dá)事實(shí)和敘述方法進(jìn)行分析數(shù)理統(tǒng)計(jì)法對信息中的數(shù)據(jù)定性分析判斷方法：（ 1）核對（ 2）計(jì)算（ 3）定性定量（ 4）邏輯推理信息傳遞方向：內(nèi)向傳遞外向傳遞 內(nèi)向傳遞形式：（ 1）信件（ 2）備忘錄（ 3）通知通示（ 4）傳閱單（ 5）內(nèi)部刊物外向傳遞形式：（ 1）信件（ 2）新聞稿（ 3）發(fā)布會(huì)（ 4）聲明信息傳遞要素：（ 1）信源（ 2）信道（ 3）信宿 信源分原生源和再生 源，信宿即信息終點(diǎn)信息的接受者信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費(fèi)時(shí)不便交換看法 備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少溝通慢不便于交換看法報(bào)告針對特定利用者 通知是使用最廣泛，頻率最高具有很強(qiáng)的時(shí)間性 內(nèi)部刊物介紹公司動(dòng)態(tài)，業(yè)務(wù)進(jìn)展溝通上下聯(lián)系員工橋梁 第 4 頁 共 21 頁 信息傳遞方法。語言傳遞簡潔直接快速及時(shí)受場地限制小但獲取信息零亂較難存儲(chǔ) 圖表分柱 狀圖用于統(tǒng)計(jì)數(shù)字比較餅狀圖多用于展示信息折線圖用于比較性及趨勢信息信息存儲(chǔ)載體：紙質(zhì)載體磁性載體紙質(zhì)載體使用最多方便閱讀記載標(biāo)準(zhǔn)化 磁性載體：（ 1）軟盤（ 2）硬盤最為常用（ 3）磁帶（ 4）磁盤（ 5）縮微品存儲(chǔ)系統(tǒng)：（ 1）集中管理系統(tǒng)（ 2）分散管理系統(tǒng)（ 3）計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)集中管理系統(tǒng)具有便于實(shí)現(xiàn)科學(xué)化現(xiàn)代化具有整體性的特點(diǎn)存儲(chǔ)程序：（ 1）登記（ 2）編碼（ 3）排列（ 4）保存（ 5）保管信息編碼由字母和數(shù)字組成基本編碼 編碼分為：（ 1）順序編碼法（ 2）分組編碼法采用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字排列方法：（ 1）時(shí)間排列（ 2）來源排列（ 3）內(nèi)容排列（