第05講文秘的時間管理-展示頁
2025-03-10 13:32本頁面
【正文】 第五講 行政文秘的時間管理 廣東眾行管理顧問有限公司提供 課程程序 1． 分析時間 2． 診斷工作環(huán)境 ， 提高工作效率 3． 立即改變 4. 跨越時間管理陷阱 一 . 分析時間 ? 每天留出時間進(jìn)行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作 ? 分解困難的任務(wù)，逐個擊破 ? 在上班的路上大致計劃一下當(dāng)天的工作 ? 將工作日以 30分鐘進(jìn)行分割 ? 及時更新工作日志 —記憶往往是不可靠的。 診斷工作環(huán)境，提高工作效率 辦公室里彌漫的 4大效率毒素： 1. 聲音干擾 2. 職能干擾 3. 空間干擾 4. 設(shè)備干擾 討論： ? 如何排除辦公室 4大效率毒素？ 辦公室“排毒 4味丸” 第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦 公桌 第二味：保障公共空間和私人空間的獨(dú)立 第三味：有效利用辦公設(shè)備 第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾 小辦公室排毒案例 ? 辦公室面積： 14平方米 ? 辦公室人員： ? 主管 1人 ? 秘書 1人 ? 下屬 3人 ? 辦公設(shè)備： ? 文件柜、公用電腦、 5張辦公桌等 小辦公室排毒案例（續(xù)） 個人辦公需求： ? 主管：多項（個人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客） ? 秘書：兩項（個人任務(wù)、接受主管安排的） ? 下屬：單項（個人任務(wù)） 小辦公室排毒案例（續(xù)） ? 主管： 辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾 ? 秘書： 和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事 ? 下屬： 不受干擾的個人辦公空間 效率專家挑錯辦公室 ? （圖 1） 80分 ? 錯誤 1： 辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。為了保證照明 ，最好給每人配備照明用臺燈。 二 . 時間管理的陷阱 1. 豬八戒踩西瓜皮 ——滑到哪里是哪里 2. 不好意思拒絕別人 3. “反正時間還早” ——拖延 4. 文件滿桌病 5. 喋喋不休的“電話粥” 6
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