【正文】 10． 引用程序文件清單 A 質(zhì)量手冊(cè)范例一 .文件資料管理 1． 0 目的 使質(zhì)量管理系統(tǒng)中所使用之文件有一個(gè)明確的處理流程 ， 以 確保文件之適合性 、 有效性及各相關(guān)部門能適時(shí)獲得正確之最 新文件 。 16 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 六、文件的審查、批準(zhǔn) 一般規(guī)模較小的公司 ， 文件制作完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用 ， 但是對(duì)于規(guī)模較大的公司 ， 這種做法欠妥當(dāng) ，因?yàn)椴块T專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題 ， 但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部門核準(zhǔn)使用 ，掩蓋了其它部門的要求的意見 ， 在使用中難免會(huì)對(duì)其它部門造成困撓 ， 甚至引起磨擦 ， 所以對(duì)于文件的審查和核準(zhǔn) ， 許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式 ， 例： 17 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 六、文件的審查、批準(zhǔn) 陽光企業(yè)有限公司公司文件審查 、 核準(zhǔn) 文件類別 審 查 核 準(zhǔn) 手冊(cè) 各部門主管 董事長 程序 各部門主管 總經(jīng)理 工作指導(dǎo)書 部門主管 總經(jīng)理 圖紙 工程部主管 一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的意見 ， 并加以修訂補(bǔ)充 ， 以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性 。 （ 四 ） 、 忌部門主義化 ， 導(dǎo)致其它部門無法配合 。 （ 二 ） 、 忌過于彈性化 ， 失去可操作性 。 總之 ， 使用流程圖的目的就是清晰 、 一目了然 ， 如果有些工作太過繁雜和繁瑣 ， 當(dāng)制成流程圖時(shí)或許不容易看明白 ， 所以應(yīng)注意流程圖使用的時(shí)機(jī) 。 1． 流程圖常用的符號(hào) 12 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 例一：收貨流程 供應(yīng)商 送貨 本公司倉庫 核對(duì)送貨 單與實(shí)物 收貨 13 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 此范例將工作單位以 表示而將執(zhí)行的工作以 來區(qū)分 ， 這是一個(gè)最簡單的流程圖 ， 您可以任意發(fā)揮 。 但 是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu) ， 鑒于文件的內(nèi)容的 需要 ， 可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目 。 7． 附件 一般用以對(duì)應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單 ， 公司所 有的表單都應(yīng)從此而來 ， 最好將表單的編號(hào)附在名稱后 ， 但是 也不可以附版本 。 （ 2） 文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時(shí) ， 一定需注意 5W1H（ WHO， WHEN， WHERE， WHAT， WHY， HOW） 結(jié)合 ， 即由誰 （ WHO） ， 在何時(shí) （ WHEN） ， 在何地 （ WHERE） ， 做何事（ WHAT） ， 為什么做 （ WHY） ， 怎樣做 （ HOW） ， 缺少任何一個(gè) W或 H， 都有可能使文件的內(nèi)容不易理解 。 9 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 三、文件的結(jié)構(gòu) 5． 作業(yè)內(nèi)容 即工作執(zhí)行的方法 、 過程和要求 ， 一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩 個(gè)部份 。 3． 權(quán)責(zé) 即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé) ， 一般時(shí)常會(huì)就相 關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)做簡單敘述 ， 但是亦有公司只敘述和此文件有 關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的權(quán)責(zé) 。 7 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 三、文件的結(jié)構(gòu) 一 、 一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要 ， 一份文件一般完整 結(jié)構(gòu)有： 1． 目的 2． 范圍 3． 權(quán)責(zé) 4． 定義 5． 作業(yè)內(nèi)容 /文件內(nèi)容 6． 附件 現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述： 1． 目的 應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的 ， 即 “ 做這件事是為了什么 ” ？ 8 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 三、文件的結(jié)構(gòu) 2． 范圍 規(guī)定此文件應(yīng)用的場合和時(shí)機(jī) ， 范圍的界定直接決定文件的功能 范圍 ， 所以編寫時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性 。 6 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 二．體系文件的架構(gòu) 一般來說 ， 一項(xiàng)工作涉及到多個(gè)部門則我們寫文件時(shí)編制成程序 ， 例如：采購程序 、 糾正和預(yù)防措施程序等 ， 而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時(shí)做成指導(dǎo)書的格式 ， 例如：設(shè)備使用指導(dǎo)書 、 指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗(yàn)指導(dǎo)書等 。 5 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 二．體系文件的架構(gòu) 3． 工作指導(dǎo)書 工作指導(dǎo)書是工作的明確指示 ， 它需詳細(xì)敘述某一具體的工 作如何來執(zhí)行和操作 ， 很多公司亦稱為工作指引或作業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 書 。 2． 程序書 程序即是明確規(guī)定工作進(jìn)行的途徑 ， 亦就是說 ， 針對(duì)手冊(cè)要 求的工作和要求程序需詳細(xì)描述 。 3 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 二．體系文件的架構(gòu) （ 一 ） 目前建立的體系文件 ， 一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次 ， 即： 一階文件：手冊(cè) 二階文件：程序 三階文件；工作指導(dǎo)書 四階文件：表單或表格 但是 ， 并不是每家企業(yè)