【正文】 采購經(jīng)理 戰(zhàn)略采購組長 ? 所負(fù)責(zé) 采購策略和采購行為 ? 存在的問題和改進(jìn)意見 ? 關(guān)鍵 采購降低成本的指標(biāo)： x% ? 每年各個品種供應(yīng)商數(shù)量降低的指標(biāo)： y個 ? 每年各個品種交貨期縮短的指標(biāo)： z天 ? 每年各個品種付款期延長的指標(biāo)： m天 ? 各品種年 /季平均庫存水平的降低指標(biāo)： n% ? 各品種齊套率指標(biāo) (偏差 )： k%(1~2%) 量化的考核指標(biāo) 與業(yè)績考核掛鉤 與業(yè)績考核掛鉤 TTT 31 完善的匯報制度是內(nèi)部控制的重要手段 匯報制度 向誰匯報 匯報的內(nèi)容 匯報時間 匯報形式 各戰(zhàn)略采購組組長 部長 /副部長 ? 各 齊套管理 TTT 30 戰(zhàn)略采購經(jīng)理和操作采購經(jīng)理應(yīng)實行不同的量化考核指標(biāo) 對戰(zhàn)略采購經(jīng)理的考核指標(biāo) 對操作采購的經(jīng)理的考核指標(biāo) ? 每年各個品種 齊套得到較大程度的保證 簽 3個月 /半年 /1年的合同，鎖定價格和交貨周期等主要條款 ? 供應(yīng)商數(shù)量一般維持在 2~3家，以確保其穩(wěn)定供貨 ? 幫助有潛力的供應(yīng)商實現(xiàn)全系列供貨 齊套做為考核的重要指標(biāo) 外，大部分 的交貨周期 與供應(yīng)商建立比較長期的關(guān)系 ? 除特殊 的 3個月滾動需求： – 0~4周確定 – 5~8周可調(diào)整 (一般為 ?20%~30%) – 9~12周完全可調(diào) ? 每個月對下面 3個月的需求計劃作滾動預(yù)估 交貨周期在系統(tǒng)中加以維護(hù) (交貨周期：供應(yīng)商的交貨期 +運輸時間 +海關(guān)的正常時間 ) ? 交貨周期在系統(tǒng)中加以維護(hù)，并做為評價供應(yīng)商的一項重要指標(biāo) ? 操作業(yè)務(wù)員在做訂單計劃安排時考慮所負(fù)責(zé) 采購上對交貨周期的維護(hù) 生產(chǎn)計劃的下達(dá)和需求預(yù)估 交貨周期維護(hù)和訂單計劃安排 生產(chǎn)計劃的下達(dá) ? 生產(chǎn)計劃以月滾動的方式提供 ? 生產(chǎn)計劃的下達(dá)應(yīng)該在每月的上旬 (最好在 15日之前 ) ? 第一個月的生產(chǎn)計劃應(yīng)該具有最高的嚴(yán)肅性 需求預(yù)估 ? 計劃員根據(jù)生產(chǎn)月滾動計劃計算各種 齊套問題的解決取決于生產(chǎn)計劃的嚴(yán)肅性和相對穩(wěn)定性以及 的采購數(shù)據(jù) 通知業(yè)務(wù)員有關(guān)合同條款更改情況 (價格、配額、交貨期等 ) 供應(yīng)商數(shù)據(jù) (只讀 ) 需求匯總 滾動需求預(yù)估 年生產(chǎn)計劃 月滾動生產(chǎn)計劃 周計劃、日計劃 讀取供應(yīng)商數(shù)據(jù) (只讀 ) TTT 29 代碼 新品開發(fā)，技術(shù)信息 行業(yè)情況，供應(yīng)商能力 供應(yīng)商數(shù)據(jù)更改通知 分析報告 錄入和維護(hù) 各種 和頻率 TTT 28 采購部門的運作效率取決于采購與技術(shù)、生產(chǎn)之間以及采購部門內(nèi)部各相關(guān)人員之間信息的良好傳遞和反饋 采購信息傳遞 /反饋流程圖 計劃員 生產(chǎn)部門 操作采購業(yè)務(wù)員 戰(zhàn)略采購經(jīng)理 技術(shù)部門 分析員 數(shù)據(jù)庫 ERP 產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài) BOM表 招標(biāo) 1)的基本流程 相關(guān)部門 主要流程步驟 審計法務(wù)部 技術(shù)部門 成本工程師 質(zhì)量工程師 采購組長 戰(zhàn)略采購經(jīng)理 部長 招標(biāo)通知 2) 文件準(zhǔn)備 邀標(biāo) 接標(biāo) 開標(biāo) /評標(biāo) 審批 中標(biāo)通知 簽訂合同 通知更新供應(yīng)商數(shù)據(jù) 批準(zhǔn) 批準(zhǔn) 審核 審核 文件準(zhǔn)備 文件發(fā)放 接收投標(biāo) 在約定的時間、地點，當(dāng)眾宣讀或通過傳真將各投標(biāo)方的投標(biāo)情況公開，并進(jìn)行澄清和評審 綜合意見書 通知中標(biāo)方 簽訂合同 通知分析員 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 技術(shù)指標(biāo) ? 更改供應(yīng)商數(shù)據(jù) 1) 建議：在供貨商內(nèi)進(jìn)行招標(biāo)，對于新的供應(yīng)商，應(yīng)該先認(rèn)定，后招標(biāo) 2) 預(yù)先規(guī)定好招標(biāo)的 招標(biāo)由戰(zhàn)略采購經(jīng)理負(fù)責(zé)組織和實施 發(fā)招標(biāo)通知 一般采購流程 相關(guān)部門 主要流程步驟 財務(wù) 海關(guān)組 戰(zhàn)略采購 操作采購 簽合同 辦理批文 提出需求 下單 信用證 單據(jù)接收和傳遞 關(guān)稅及支付 組織運瑜 簽定年度 /季度合同 通關(guān)商檢 按一定提前期提出 辦理批文需求 需求核算 訂單生成 /確認(rèn) 填寫信用證 接收供應(yīng)商的單據(jù) 接收單據(jù) 計算關(guān)稅，辦理支付 組織運輸 通關(guān)手續(xù) 開證辦理 批文辦理 傳遞 TTT 27 的采購必須遵循規(guī)范的流程，并盡可能簽定較長期的合同 進(jìn)口 確定實際需求 TTT 26 進(jìn)口 審批 維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)價格數(shù)據(jù)庫 TTT 25 日常的訂單處理應(yīng)該盡可能簡單，以提高反應(yīng)速度 采購訂單處理流程 相關(guān)人員 主要流程步驟 財務(wù) 質(zhì)檢 /倉配 操作采購組組長 計劃員 操作業(yè)務(wù)員 需求 分解加總 需求核算 安排訂單計劃 創(chuàng)建訂單 審批 辦理預(yù)付款 催貨 根據(jù) BOM表爭解 (3個月 )并分品種加總 電子審批 檢驗、入庫 貨物跟蹤 接生產(chǎn)部門月滾動計劃 辦理預(yù)付款 入庫驗收 付款結(jié)算 接收單據(jù)、付款結(jié)算 提交單據(jù) 在系統(tǒng)創(chuàng)建訂單 制訂訂單計劃 (日、周、旬、月等 ) 查已訂合同、庫存、在途 審批 批準(zhǔn) A、 B類 有審批權(quán) 采購定價流程 相關(guān)部門 主要流程步驟 價格部 分析員 部長 戰(zhàn)略采購經(jīng)理 采購組組長 提出需求 詢價 報價分析 談判 開調(diào)價單 簽合同 價格維護(hù) 審核 向供應(yīng)商詢價 與供應(yīng)商進(jìn)行 價格談判 價格變動時開調(diào)價單 更新供應(yīng)商數(shù)據(jù) 通知分析員 簽合同 合同期滿需要談價時 對供應(yīng)商報價 進(jìn)行比較分析 C類 采購組組長對 C類 采購需求 (規(guī)格、說明 ) 是否需要詢報價？ 安排滾動需求計劃 滾動訂單 貨物接收 支付 / 結(jié)算 簽訂合同 1) 供應(yīng)商選擇 /確定 詢報價 確定供應(yīng)商 簽訂合同 1) 是 是 不 不 1) 標(biāo)準(zhǔn)合同，沒有數(shù)量上的協(xié)議 戰(zhàn)略采購的職責(zé) 操作采購的職責(zé) (使用部門 ) TTT 24 采購定價主要由戰(zhàn)略采購經(jīng)理負(fù)責(zé)，部長審批 A、 B類 的齊套情況 內(nèi)外部的協(xié)調(diào)和溝通 ? 與各戰(zhàn)略采購組組長開月溝通會議，解決可能出現(xiàn)的沖突，并協(xié)商流程改善方案 ? 參與生產(chǎn)計劃制定會議 ? 與技術(shù)部門溝通解決可能出現(xiàn)的沖突或脫節(jié) 人數(shù) 1人 (可以考慮設(shè)立 1名副組長 ) TTT 21 操作采購業(yè)務(wù)員的主要職責(zé)是日常的采購需求預(yù)測和采購訂單，保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行并維持比較合理的庫存水平 操作采購業(yè)務(wù)員的設(shè)立和崗位職責(zé) 崗 位 描 述 主要工作 ? 日常的需求預(yù)測和采購訂單，保證供貨和生產(chǎn)的協(xié)調(diào) ? 維持較合理的庫存水平 ? 制定物流改善的計劃并實施 ? 物料需求的滾動預(yù)測并提交給供應(yīng)商 ? 制定訂單計劃和下訂單 ? 接收相關(guān)單據(jù)并傳遞 ? 訂單的追蹤和過程控制 ? 維持合理的庫存水平 ? 與組長一起提出有關(guān)物流改善的計劃并具體實施 ? 部分參與生產(chǎn)計劃會議 預(yù)估人數(shù) 10~15人 TTT 22 計劃員的主要任務(wù)是根據(jù) BOM表分解生產(chǎn)計劃并分品種匯總需求 計劃員的設(shè)立和崗位職責(zé) 崗 位 描 述 主要工作 ? 接收生產(chǎn)部門下達(dá)的月滾動生產(chǎn)計劃、周計劃、日計劃 ? 負(fù)責(zé)計劃的分解和分品種分解 ? 根據(jù)生產(chǎn)部門下達(dá)的生產(chǎn)計劃作出三個月滾動物料需求，并分品種進(jìn)行需求匯總 ? 按規(guī)定的時間提交分品種物料滾動需求計劃給各個業(yè)務(wù)員 ? 分解周生產(chǎn)計劃、日生產(chǎn)計劃，并相應(yīng)提交物料需求計劃 ? 與技術(shù)部門協(xié)調(diào)，接收 BOM表修改的通知，并對 BOM表進(jìn)行更新和維護(hù) 預(yù)估人數(shù) 5~6人 TTT 23 是否需要認(rèn) 定新的供應(yīng)商？ 戰(zhàn)略采購與操作采購分開模式下的采購流程與原有的采購模式有比較大的不同 一般采購流程 采購訂單發(fā)放情況監(jiān)督 ? 各種 的齊套 管理和監(jiān)督操作采購業(yè)務(wù)員的采購行為 ? 各種 的采購行為并向部長提交月度、季度和年度的報告 (抄送戰(zhàn)略采購組長、各個戰(zhàn)略采購業(yè)經(jīng)理 ) ? 分析的內(nèi)容包括：價格、交貨期、采購批量、采購批次、采購金額、采購量、資金周轉(zhuǎn)、庫存水平、供應(yīng)商及份額分布，以及這些數(shù)據(jù)的歷史比較 供應(yīng)商數(shù)據(jù)更新和維護(hù) ? 供應(yīng)商數(shù)據(jù)的錄入 (供應(yīng)商的基本情況和重要合同條款 ) ? 配合戰(zhàn)略采購業(yè)務(wù)經(jīng)理的談判對供應(yīng)商的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新 ? 季度、年度供應(yīng)商評價的結(jié)果維護(hù) 預(yù)估人數(shù) 分析員的設(shè)立和崗位職責(zé) 5~6人 TTT 19 質(zhì)量工程師的主要責(zé)任是配合戰(zhàn)略采購管理和發(fā)展供應(yīng)商 質(zhì)量工程師的設(shè)立和崗位職責(zé) 崗 位 描 述 主要工作 ? 與其它相關(guān)部門在一起參與供應(yīng)商的評估認(rèn)定 ? 與戰(zhàn)略采購部一起制訂發(fā)展供應(yīng)商的計劃并實施 供應(yīng)商認(rèn)定中的質(zhì)量體系評估 ? 考察供應(yīng)商的質(zhì)量體系，并與戰(zhàn)略采購一起對相關(guān)指標(biāo)進(jìn)行打分 ? 評估供應(yīng)商的質(zhì)保體系并提交分析報告 發(fā)展供應(yīng)商的計劃與實施 ? 與戰(zhàn)略采購一起制訂幫助供應(yīng)改善質(zhì)保體系的計劃 ? 計劃的實施和控制 ? 幫助供應(yīng)商實現(xiàn)免檢 預(yù)估人數(shù) 6~8人 TTT 20 操作采購組組長的主要職責(zé)是管理和監(jiān)督業(yè)務(wù)員的采購行為，并負(fù)責(zé)內(nèi)外的溝通和協(xié)調(diào) 操作采購組組長的設(shè)立和崗位職責(zé) 崗 位 描 述 主要工作 ? 管理和監(jiān)督各操作采購業(yè)務(wù)員的采購行為 ? 與各戰(zhàn)略采購組組長、生產(chǎn)部門、技術(shù)部門的溝通和協(xié)調(diào) ? 確保 的采購行為的分析并提交報告 ? 對供應(yīng)商的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù) 采購行為的分析匯報 ? 分析各種 采購行為的量化分析和供應(yīng)商數(shù)據(jù)的更新維護(hù) 崗 位 描 述 主要工作 ? 負(fù)責(zé)對所有 品種的采購模式 ? 制訂優(yōu)化的計劃并實施 與新品產(chǎn)品開發(fā)的協(xié)調(diào) ? 了解新品開發(fā)計劃和進(jìn)程 ? 在供應(yīng)商選擇上有技術(shù)部門協(xié)調(diào) 15人 TTT 18 分析員主要負(fù)責(zé)各種 的品種來設(shè)立，其主要的職責(zé)是供應(yīng)商管理和采購策略的制定和實施 崗 位 描 述 主要工作 ? 確保戰(zhàn)略采購策略的具體實施 ? 確保各品種的供應(yīng)能力能夠滿足公司對生產(chǎn)、質(zhì)量及新品開發(fā)的要求 ? 負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的談判和關(guān)鍵合同條款的確定 ? 負(fù)責(zé)管理、優(yōu)化和發(fā)展供應(yīng)商 ? 與新產(chǎn)品開發(fā)協(xié)調(diào) 供應(yīng)商的選擇和確定 ? 供應(yīng)市場 ? 供應(yīng)商初選、考察、評估和確定 ? 供應(yīng)商業(yè)績評估 ? 根據(jù)各品種規(guī)定的合同期限與供應(yīng)商談判，確定各種合同條款 ? 鑒訂合同 ? 關(guān)注供應(yīng)商的變化和供應(yīng)商場的變化 預(yù)估 人數(shù) 戰(zhàn)略采購業(yè)務(wù)經(jīng)理的設(shè)立和崗位職責(zé) 發(fā)展供應(yīng)商 ? 與質(zhì)量工程師一起制訂扶持供應(yīng)商的計劃并監(jiān)督實施 ? 給有潛力的供應(yīng)商以差異化政策 各品種采購模式的確定和優(yōu)化 ? 定期分析各 的采購 ? 品種相關(guān)性要求較低 約 10人 約 5人 約 2~3人 TTT 15 操作采購的合并和單獨設(shè)置可以精減人員，并避免操作業(yè)務(wù)員受各采購組的影響，從而體現(xiàn)真正意義的 ―分開 ‖ 操 作 采 購 組 (組長 ) 構(gòu)成 職責(zé) 設(shè)立原則 預(yù)估人數(shù) 計劃員 業(yè)務(wù)員 ? 接收生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計劃并做BOM表分解 ? 分品種計劃需求加總 ? 與技術(shù)部門協(xié)調(diào)，更新 BOM表 ? 接收計劃員傳遞的分品種需求計劃 ? 根據(jù)已訂合同、在途、安全庫存核算實際需求 ? 安排訂單計劃 ? 下訂單并追蹤 ? 按最終產(chǎn)品 /使用方分別設(shè)計劃員 ? 對應(yīng)戰(zhàn)略采購的品種安排 ? B、 C類產(chǎn)品的業(yè)務(wù)員可以進(jìn)行合并 ? 進(jìn)口和國產(chǎn)分開 5~6人 10~15人 操作采購組設(shè)立的基本原則 TTT 16 各個戰(zhàn)略采購組組長負(fù)責(zé)組內(nèi)采購行為的管理和監(jiān)督，并承擔(dān)大部分的溝通和協(xié)調(diào)工作 崗 位 描 述 主要工作 ? 負(fù)責(zé)組內(nèi)業(yè)務(wù)開展的統(tǒng)一協(xié)調(diào) ? 監(jiān)督和管理各品種的戰(zhàn)略采購行為 ? 負(fù)責(zé)總體采購戰(zhàn)略的實施和推進(jìn) ? 與操作采購的溝通和協(xié)調(diào) ? 每年制訂戰(zhàn)略性目標(biāo)和計劃 (如：成本降低計劃，供應(yīng)商數(shù)量減少計劃 )并負(fù)責(zé)這些計劃的實施和結(jié)果考核 ? 為組內(nèi)戰(zhàn)略采購經(jīng)理提供采購戰(zhàn)略 /方法的指導(dǎo) ? 聽取戰(zhàn)略采購經(jīng)理的業(yè)務(wù)匯報，并對戰(zhàn)略采購經(jīng)理進(jìn)行業(yè)績考核