【正文】 原則要求從整個(gè)系統(tǒng)來權(quán)衡利弊得失，小局服從大局，具有目的性、全面性，整合程度愈高，目標(biāo)成果就越大；否則反之。領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)首先是正確地確定目標(biāo)，然后科學(xué)地組織人力、物力、財(cái)力去實(shí)施目標(biāo)。目標(biāo)的明確性與管理工作的有效性是緊密相聯(lián)的。所以，設(shè)計(jì)辦公室組織機(jī)構(gòu)時(shí)既要從現(xiàn)狀出發(fā)，又要考慮到未來，才能不脫離實(shí)際而又能適應(yīng)事業(yè)發(fā)展的需要。機(jī)構(gòu)設(shè)置與工作手段的自動(dòng)化有很大關(guān)系。因此，在機(jī)構(gòu)設(shè)置時(shí)必須按“參與政務(wù)”的規(guī)定要求適當(dāng)設(shè)置某些機(jī)構(gòu)和配合相應(yīng)的人員，并明確規(guī)定任務(wù)。這是辦公室與其他業(yè)務(wù)職能部門不同之處。當(dāng)然，其他業(yè)務(wù)性職能部門也可以當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)參謀，反映情況，參與職權(quán)范圍內(nèi)決策討論，但業(yè)務(wù)部門往往局限于從本部門利益出發(fā)考慮問題，而辦公室的性質(zhì)和地位決定其必須從全局出發(fā)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)去解決問題。這與單位領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作安排、人員使用有關(guān)，也與機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員素質(zhì)有關(guān)。作為綜合管理機(jī)構(gòu)的辦公室，除了必須設(shè)立一個(gè)處理日常事務(wù)工作的機(jī)構(gòu)外，更重要的還在于設(shè)立一個(gè)與決策中心相適應(yīng)的“參與政務(wù)”的組織機(jī)構(gòu)。一個(gè)良好的系統(tǒng)或組織機(jī)構(gòu)必須具備三個(gè)條件：一是必須明確規(guī)定各成員的職務(wù)分工及其范圍；二是根據(jù)職務(wù)規(guī)定責(zé)任與權(quán)限的分配，明確各職務(wù)間的相互關(guān)系；三是必須與母系統(tǒng)的性質(zhì)、規(guī)模相適應(yīng)。所謂組織就是依據(jù)一定的任務(wù)或目標(biāo)由許多互相聯(lián)系、互相依賴、互相作用的部分組成并具有一定功能的整體。其中，計(jì)劃職能屬于決策性職能，居于各項(xiàng)職能的起點(diǎn)和首位，為辦公室的管理過程提出目標(biāo)和達(dá)到目標(biāo)的途徑；組織和指揮屬于執(zhí)行性職能，是把計(jì)劃內(nèi)容付諸實(shí)施的環(huán)節(jié)；控制屬于保證性職能，其作用在于對辦公室管理活動(dòng)的進(jìn)程和結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督和調(diào)節(jié)，以防止組織和指揮環(huán)節(jié)偏離計(jì)劃目標(biāo)，使管理過程的循環(huán)得以順利進(jìn)行。對于管理職能的分類，國內(nèi)外的說法不同。辦公室管理過程的每一次循環(huán)，都包含著相同的環(huán)節(jié)，都是各環(huán)節(jié)在較高層次上的重復(fù)。這個(gè)過程的順序是既定的，但每一次循環(huán)的目標(biāo)和具體內(nèi)容卻不是簡單地重復(fù)，而是根據(jù)不同的時(shí)間、地點(diǎn)和條件加以變化。從組織生產(chǎn)力(辦公室所擁有的人、財(cái)、物)角度看，辦公室管理總是以制定切實(shí)可行的計(jì)劃為起點(diǎn)，通過對辦公室諸要素的組織和對人們的各項(xiàng)活動(dòng)的指揮與控制，使整個(gè)辦公室的活動(dòng)協(xié)調(diào)發(fā)展，最后以實(shí)現(xiàn)辦公目的(計(jì)劃目標(biāo))為終點(diǎn)，構(gòu)成一次循環(huán)；然后，在此基礎(chǔ)上再提出新的目標(biāo)，開始新的循環(huán)。和任何社會(huì)管理一樣，辦公室管理也具有二重性，即維護(hù)生產(chǎn)關(guān)系和組織生產(chǎn)力，提高工作效率。(4)傳遞信息傳遞信息有兩重含義，一是將接收信息的處理結(jié)果發(fā)出；二是自身也是信息源，其自身的信息也在不斷發(fā)出。(2)記錄信息記錄信息是指將接收的信息記錄下來，分類存儲，包括立卷存檔，以備查詢。從根本上說，辦公室工作就是提供信息溝通和記錄的某種服務(wù)的機(jī)構(gòu)，辦公室管理就是圍繞著這些信息服務(wù)工作來開展的。管理的核心內(nèi)容是采取一系列有效的手段、技術(shù)、方法、制度，從而最大限度地調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性與主動(dòng)性；管理的目的在于實(shí)現(xiàn)包括制定計(jì)劃、組織實(shí)施、指揮協(xié)調(diào)、監(jiān)督控制諸環(huán)節(jié)在內(nèi)的整個(gè)過程的總體目標(biāo)優(yōu)化，從而盡可能提高辦公室的運(yùn)行效率，最大限度地實(shí)現(xiàn)辦公室的工作目的。此外，任何單位都設(shè)總辦，它是整個(gè)單位的指揮部和神經(jīng)中樞，大量的信息流入這里(辦公地點(diǎn))，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)和文職人員的處理后(文職工作)，又從這里流出，從而，促使各個(gè)部門協(xié)調(diào)一致，使整個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)(辦公目的)。而這樣，傳統(tǒng)的辦公室工作簡化的許多概念都會(huì)發(fā)生根本性的變化。(3)辦公室簡化工作需注意的問題在辦公室簡化工作中需要注意的一個(gè)重要問題是，由于辦公室自動(dòng)化程度的不同，辦公室工作的性質(zhì)和對工作人員的要求也會(huì)產(chǎn)生很大的差別，有時(shí)會(huì)發(fā)生根本性的變化，這對工作簡化的形式和內(nèi)容都提出了新的要求。而精簡、合并工作程序，去掉不必要的中間環(huán)節(jié)，更是提高辦公效率的重要前提。一般說來，辦公室所使用的文件報(bào)表總是由一定的工作人員來填寫、處理及歸檔保存，文件報(bào)表越少，所需要的工作人員就越少，簡化工作就做得越徹底。⑤將改進(jìn)方案上報(bào)，待批準(zhǔn)后即可付諸實(shí)施，在實(shí)施過程中，尤其應(yīng)注意信息的反饋及方案的修正。③通過個(gè)人觀察、與工作人員面談或發(fā)問卷等多種形式，收集各種必需的資料。(2)辦公室工作簡化的程序①確定調(diào)查對象并擬定有關(guān)文件。④縮減行政人員、辦公室空間和資金，并將縮減的人、財(cái)、物用于其他更重要的工作。②通過簡化工作，將辦公費(fèi)用降到最低。(1)辦公室工作簡化的目標(biāo)辦公室工作簡化的目標(biāo)是提高辦公室的工作效率。因而，在具體的辦公室組織中，應(yīng)針對自己的特點(diǎn)和工作結(jié)構(gòu)，綜合考慮各種組織方式的優(yōu)點(diǎn)，博采眾長，尋找一種最佳的組織方式，以避免辦公室工作的失誤，提高工作效率。從上面幾種組織方式我們可以看出，任何一種方式都不是十全十美的。委員會(huì)組織方式的缺點(diǎn)有：由于事事都要經(jīng)過討論，往往延誤了決策時(shí)機(jī)，不適合那些需要當(dāng)機(jī)立斷問題的決策；由于委員們來自各個(gè)層次，不一定熟悉和關(guān)心討論的議題，可能說外行話或者根本漠不關(guān)心；由于每個(gè)人都可能堅(jiān)持自己的看法，對某項(xiàng)議題可能久議不決，或者最終只能達(dá)成一種妥協(xié)的協(xié)議。一般情況下，委員會(huì)可設(shè)置常務(wù)委員會(huì)，負(fù)責(zé)處理日常事務(wù)，除重大決策問題交全體委員們討論決定外，一般性決策只要常務(wù)委員們討論決定就可以了。其特點(diǎn)是主席是由委員們推選出來的，在重大決策上沒有決定權(quán)，必須經(jīng)委員們討論或投票決定。采用這種方式應(yīng)注意的問題是：應(yīng)該明確的職責(zé)一定要有專門的說明，以免互相推諉。這種組織方式能夠充分利用專家的特長，發(fā)揮業(yè)務(wù)和技術(shù)專門人才的作用，但由于基層單位或工作者個(gè)人的領(lǐng)導(dǎo)者不止一個(gè)，容易造成無所適從的現(xiàn)象，有時(shí)反而會(huì)降低整個(gè)辦公室工作的效率。線性組織方式的缺點(diǎn)是：可能導(dǎo)致管理方式死板僵化，工作作風(fēng)武斷甚至獨(dú)裁；某一位領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)擔(dān)過重，而其他人員又閑著無事；可能有的部門會(huì)強(qiáng)調(diào)局部目標(biāo)和局部利益而忽視整體目標(biāo)與整體利益；可能因某位領(lǐng)導(dǎo)離職或調(diào)離工作崗位而影響整個(gè)工作。在這樣的系統(tǒng)中，每個(gè)人只對一個(gè)上級負(fù)責(zé)。(2)線性組織方式線性組織方式是指按照縱向關(guān)系逐級安排責(zé)、權(quán)的組織方式。一般說來，只要是能把辦公室工作人員集中在一起的那些工作,都可以實(shí)行集權(quán)組織方式。，在信息不可能完全掌握的情況下容易產(chǎn)生官僚主義。，便于統(tǒng)一協(xié)調(diào)。①集權(quán)組織方式的優(yōu)點(diǎn)，它避免了各部門相互摩擦而造成的力量分散和能量損耗，可以使各部門更加步調(diào)一致，共同為達(dá)到組織的總目標(biāo)而努力。例如，一個(gè)總部給各分部發(fā)指示，分部必須執(zhí)行且必須把執(zhí)行情況向總部反饋?？梢?，若管理下屬人員的幅度過大，勢必增加人際關(guān)系數(shù)，這就決定了任何管理者都應(yīng)當(dāng)有一個(gè)適當(dāng)?shù)姆取?3)適當(dāng)性適當(dāng)性是指每一個(gè)辦公室工作人員都要有適當(dāng)?shù)墓芾硐聦偃藛T的幅度。一個(gè)良好的辦公室組織必須符合下列原則：(1)明確性明確性是指各部門、各個(gè)工作人員之間的關(guān)系是明確的，不存在職責(zé)不分、責(zé)權(quán)混亂的情況。因此，辦公室組織涉及的是人與人、人與事之間構(gòu)成的活動(dòng)，在特定的結(jié)構(gòu)中，每個(gè)人都與其他人形成特定的關(guān)系諸如上下級關(guān)系、同級關(guān)系、咨詢關(guān)系，并由這種關(guān)系來確定相應(yīng)的責(zé)任。現(xiàn)代組織理論認(rèn)為，任何組織都是一個(gè)整體、一個(gè)系統(tǒng)，它的功能是由其結(jié)構(gòu)決定的。 辦公室基礎(chǔ)工作管理標(biāo)準(zhǔn)●辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備標(biāo)準(zhǔn)●辦公環(huán)境設(shè)計(jì)與管理標(biāo)準(zhǔn)●辦公自動(dòng)化建設(shè)與管理標(biāo)準(zhǔn)●辦公用品配備與管理標(biāo)準(zhǔn)●辦公室工作目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn) 第一章 辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備標(biāo)準(zhǔn)第一節(jié) 辦公室的組織與管理一、現(xiàn)代辦公室的組織所謂組織，是指一個(gè)有共同目標(biāo)和一定邊界的社會(huì)實(shí)體和活動(dòng)過程及活動(dòng)系統(tǒng)。通過既定的社會(huì)實(shí)體及其活動(dòng)，組織自身才得到延續(xù)和發(fā)展?，F(xiàn)代辦公室也是一種社會(huì)實(shí)體，一種組織形式，它通過行政、事業(yè)或企業(yè)本身形成的結(jié)構(gòu)，將各活動(dòng)指派給一定的為其工作的人員。由此可見，組織一個(gè)辦公室就是正確安排布置好它的各個(gè)部分及每一個(gè)人，使各個(gè)部門、各個(gè)人之間形成關(guān)系明確的有機(jī)的整體，使彼此協(xié)調(diào)有效地運(yùn)轉(zhuǎn)。(2)動(dòng)態(tài)性任何一個(gè)辦公室都沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織模式，要根據(jù)需要“因事設(shè)置”，要隨著工作結(jié)構(gòu)的變化而變化。根據(jù)現(xiàn)代組織原理，一位辦公室工作人員涉及到的人際關(guān)系總數(shù)可用下面公式表示：C=(N/2N/2+N1)式中：Ｃ——可能涉及到的人際關(guān)系數(shù)； Ｎ——管理幅度。根據(jù)現(xiàn)代組織理論，現(xiàn)代辦公室的組織方式主要有以下五種：(1)集權(quán)組織方式集權(quán)組織方式是指由一個(gè)中心(可以是某一個(gè)人)來行使指揮權(quán)的組織方式。利用集權(quán)組織方式，可以由總部包辦分部的財(cái)務(wù)，也可以由分部實(shí)行獨(dú)立核算，自己管理財(cái)務(wù)。，以保證重點(diǎn)工作的優(yōu)先完成。、更充分地利用辦公設(shè)備。②集權(quán)組織方式的缺點(diǎn)，從而不可避免地帶來僵死的弊端。③集權(quán)組織方式的適用范圍作為一種組織方式，集權(quán)組織方式并非適用于每一個(gè)辦公室部門，這要視其具體工作結(jié)構(gòu)。具體說來主要有：處理往來郵件、接待來訪者、復(fù)印、打印、文件檔案管理、辦公用品管理、人員招聘和培訓(xùn)、文件印刷、辦公室衛(wèi)生、食堂衛(wèi)生、應(yīng)急工作等一般雜務(wù)。其特點(diǎn)是上一層的責(zé)、權(quán)大于下一層，逐級降低，構(gòu)成一個(gè)金字塔狀的責(zé)權(quán)管理系統(tǒng)。線性組織方式的優(yōu)點(diǎn)是：責(zé)權(quán)清楚，相對穩(wěn)定性較大，易于保持良好的紀(jì)律，不易發(fā)生責(zé)權(quán)混亂的現(xiàn)象。(3)職能組織方式職能組織方式是指任命一些專家負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)部某一部門的工作，從而減輕行政首長負(fù)擔(dān)的組織方式。(4)線性—職能組織方式這種組織方式綜合了上述兩種方式的優(yōu)點(diǎn)，是我國辦公室組織中常用的方式。(5)委員會(huì)組織方式這是一種集體領(lǐng)導(dǎo)型的組織方式。主席負(fù)責(zé)收集委員們的意見，按照大多數(shù)人的意志辦事。委員會(huì)組織方式的優(yōu)點(diǎn)有：避免了獨(dú)斷專行和不民主，能夠充分聽取各方面的意見，充分了解各種看法和意見，避免決策失誤。利用這種方式需要注意的是一定要有一個(gè)比較精明強(qiáng)干的主席，否則往往易受委員們的左右或支配。單純采用任何一種方式都可能出現(xiàn)某些失誤或偏差。在我國，由于長期以來形成的人浮于事、因人設(shè)事的現(xiàn)象十分突出，因而，辦公室工作的簡化就成為組織工作的重要內(nèi)容。具體有：①建立明確的責(zé)任制，實(shí)行責(zé)、權(quán)一致的原則，減少互相推諉，互相扯皮。③建立最有效的文件批閱傳送程序。⑤用準(zhǔn)確的時(shí)間傳遞和反饋各種信息。②規(guī)劃調(diào)查測定范圍及測定方法。④對各種資料進(jìn)行深入而細(xì)致地分析，重點(diǎn)是工作的內(nèi)容、目標(biāo)、時(shí)間、地點(diǎn)及人員素質(zhì)等，通過分析，提出改進(jìn)意見，擬定改進(jìn)方案。在辦公室簡化工作中，很重要的一條就是文件報(bào)表和工作程序的簡化。同時(shí)，簡化文件報(bào)表，清除一些不必要的文件，把長文件變成短文件，有利于解放辦公室工作人員，使事務(wù)型辦公室變成思考型辦公室，提高辦公室決策水平。因此，我們一定要把辦公室簡化工作當(dāng)作一件長期性的任務(wù)來完成。因而，工作簡化還必須結(jié)合辦公自動(dòng)化程度來進(jìn)行，必須考慮如何引入辦公室自動(dòng)化設(shè)備來達(dá)到簡化效果。二、辦公室管理的任務(wù)一個(gè)單位內(nèi)有各個(gè)部門，如計(jì)劃部門、供銷部門、財(cái)務(wù)部門和后勤部門等，這些部門都具有各自的辦公地點(diǎn)，配備了相應(yīng)的物質(zhì)條件及環(huán)境，并在一定人員的組織下達(dá)到各自的辦公目的。所謂辦公室管理，就是對辦公室的構(gòu)成條件及其信息服務(wù)活動(dòng)進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮和控制的活動(dòng)。如果撇開各類辦公室處理的具體事務(wù)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)它們都有一個(gè)共同點(diǎn)，即接收和處理信息。若從信息角度看，辦公室的管理工作可以歸納為以下幾方面：(1)接收信息例如，在企業(yè)，主要是接收生產(chǎn)、技術(shù)、設(shè)計(jì)、設(shè)備、勞動(dòng)定額、工資、人事、市場、價(jià)格、存貨增減等信息；在事業(yè)單位，主要是接收下級單位的報(bào)文或上級單位的政策性文件等信息。(3)處理信息根據(jù)接收到的信息的性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)行分析、綜合、判斷、預(yù)測，并按照先后次序或輕重緩急，作出各種具體的安排決定，或報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)人決定，或責(zé)成相應(yīng)的人員去辦理。例如高校的校級辦公室，一方面?zhèn)鬟f上級的各種文件；另一方面自身也在制定一些規(guī)章制度、發(fā)布有關(guān)文件。在這里，我們著重從后者出發(fā)談?wù)勣k公室管理的職能。這種周而復(fù)始的循環(huán)過程就是辦公室的管理過程。正是由于管理過程的不斷重復(fù)和各環(huán)節(jié)在時(shí)間、空間上的并存和繼起，才使得辦公室管理的任務(wù)和辦公目的得以順利實(shí)現(xiàn)。各環(huán)節(jié)在每一次循環(huán)中處于不同的地位，擔(dān)負(fù)著不同的職能，這些職能的總和就是現(xiàn)實(shí)的辦公室管理過程。我們把辦公室管理的職能歸納為計(jì)劃、組織、指揮、控制四項(xiàng)內(nèi)容。第二節(jié) 辦公室的機(jī)構(gòu)設(shè)置一、辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置的要求辦公室是一種管理組織形式，具有組織的基本特征?；蛘哒f是為完成一定的任務(wù)組織起來的有統(tǒng)屬關(guān)系和辦事程序的機(jī)構(gòu)。從而使所有成員在這組織中有一個(gè)很協(xié)調(diào)的工作環(huán)境，每個(gè)成員都能為完成系統(tǒng)的目標(biāo)很好地作出自己的努力。但一般基層機(jī)關(guān)以及企、事業(yè)單位的辦公室，多是停留在事務(wù)的管理上，整天忙忙碌碌，很難發(fā)揮辦公室參與政務(wù)的作用。如果辦公室人員太少，素質(zhì)不高，而工作任務(wù)又繁重，甚至超負(fù)荷的情況下，辦公室領(lǐng)導(dǎo)不可能擺脫事務(wù)性工作，真正協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓大事和出謀獻(xiàn)策。這是因?yàn)檗k公室是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的一個(gè)部門，辦公室工作