【正文】 系統(tǒng)的研究意義應(yīng)該說沒有人懷疑計算機的出現(xiàn)給辦公室職員帶來的便利，但是對現(xiàn)代的辦公自動化而言，其目的己經(jīng)不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來，用更多的精力去關(guān)注最重要的事情，從而提高企業(yè)的效率，增強企業(yè)的綜合競爭能力。對知識的運用效果關(guān)系到企業(yè)的綜合發(fā)展實力。知識貫穿于各種方式的信息交流，從簡單的電子郵件、群件與協(xié)作、直至構(gòu)建Web應(yīng)用，其核心目的都是在獲得與應(yīng)用知識。綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)過三個階段，兩個飛躍過程。第三代辦公自動化則是從以工作流程為中心的第二代辦公自動化系統(tǒng)提升到以知識管理為核心。 辦公自動化發(fā)展趨勢從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。通過OA系統(tǒng)所實施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴(kuò)展了辦公手段，實現(xiàn)了辦公的高效率。辦公自動化是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會的產(chǎn)物。辦公自動化是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、信息、技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)為支柱的一門綜合性技術(shù)。最后，根據(jù)目前技術(shù)的發(fā)展和實際辦公的需要，總結(jié)了當(dāng)前的工作，并對辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)行了展望。論文首先介紹了辦公自動化的定義，國內(nèi)外OA的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，通過分析辦公自動化系統(tǒng)的功能需求，結(jié)合對現(xiàn)有各種以開發(fā)平臺和群件系統(tǒng)的對比，確定本以系統(tǒng)的最佳開發(fā)和運行平臺為Lotus Domino/Notes，文中簡要介紹了Lotus Domino/ Notes的特點。辦公自動化在提高政府機關(guān)或企事業(yè)單位各部門的辦公質(zhì)量和辦公效率，提高決策的科學(xué)性和正確性，提高領(lǐng)導(dǎo)者的管理水平，推動各單位的信息化建設(shè)等方面起著舉足輕重的作用。基于LOTUS的辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)摘要 2Abstract 3一、緒論 ……………………………………………………………………………………..4辦公自動化發(fā)展趨勢 4辦公自動化系統(tǒng)的研究意義 5二、需求分析………………………………………………………………………………….7功能需求 7辦公自動化系統(tǒng)平臺選擇 8三、系統(tǒng)設(shè)計………………………………………………………………………………..11系統(tǒng)結(jié)構(gòu) 11系統(tǒng)功能 11功能模塊設(shè)計 12(1)、公文管理子系統(tǒng) 12(2)、通用信息子系統(tǒng) 15(3)、個人辦公子系統(tǒng) 16(4)、系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng) 17數(shù)據(jù)庫設(shè)計 17(1)、Domino/Notes數(shù)據(jù)庫設(shè)計 17(2)、SQL Server數(shù)據(jù)庫設(shè)計 19四、系統(tǒng)實現(xiàn)………………………………………………………………………………..21概述 21發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫 21(1)、表單設(shè)計 21(2)、視圖設(shè)計 23(3)、其他元素設(shè)計 23其他模塊簡介 24五、總結(jié) …………………………………………………………………………………….27致 謝 …………………………………………………………………………………….28參考文獻(xiàn) …………………………………………………………………………………….29基于LOTUS的辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)摘要隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，尤其是計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)及自動化技術(shù)的日新月異，為辦公自動化的發(fā)展提供了廣闊的空間。傳統(tǒng)的辦公模式中公文流轉(zhuǎn)速度較慢，安全性不夠，對公文信息的處理、統(tǒng)計、分析較煩瑣，在溝通、協(xié)作和控制等方面存在不足。 本論文以基于Lotus Domino的辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)為背景，綜合運用了Internet /Intranet的各種新的信息技術(shù)，針對辦公自動化系統(tǒng)及其關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行研究和開發(fā)。接著提出了基于Lotus Notes群件和Intranet的辦公管理信息系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，完成了公文管理、通用信息、個人辦公、系統(tǒng)維護(hù)等模塊的開發(fā)。關(guān)鍵詞：辦公自動化、工作流、表單、視圖、大綱、Lotus Domino/NotesDesign and Implementation of office Automation System Based on Lotus Domino/NotesAbstractWith the rapid development of information technology, especially in the progress of puter technology, network munication technology, multimedia technology, database technology and automation technology, it provides wide space to the application of Office Automation. There is shortage of traditional official mode in munication, cooperation, control, such as low speed of document flow, insufficient security, trivial disposal, statistics and analysis on document information. OA is very important to improve the office quality and efficiency of the office or corporation, it can help to enhance scientific and exact decision and also has a very important meaning to improve the management of managers and the corporation information. This thesis is on the background of the construction of office automation system based on Lotus Domino R5, synthetically exercises various new information technology on Internet/ Intranet. It mainly studies the research and development of OA system and pivotal technology.The paper firstly introduces the definition of OA, it’s development actuality and international trend. Through analyzing the function demand of OA, and paring kinds of existing OA development platform, it brings forward that Lotus Domino/Notes is the best developing platform in this system. Following it, Lotus Domino/Notes is simply presented.After that，the architecture OA system based on groupware Lotus Notes and Intranet is proposed, the main modules of OA system, include file administration, universal information, personal office information and system maintenance management are developed.Finally, according to the development of current technology and the demand of actual work, we summarize the present work and look into the future of office automation system.Keywords: Office Automation, Workflow, Form, View, Outline, Groupware, Lotus Domino/Notes一、緒論辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)于20世紀(jì)50年代提出，在80年代至90年代得到了飛速的發(fā)展[1]。它以系統(tǒng)科學(xué)為理論基礎(chǔ)，行為科學(xué)為主導(dǎo)，綜合運用信息技術(shù)(包括微電子技術(shù)、計算機技術(shù)和通信技術(shù)等)完成各種辦公業(yè)務(wù)，充分有效地利用信息資源，以提高生產(chǎn)效率、工作效率和工作質(zhì)量，輔助決策，促進(jìn)辦公活動規(guī)范化和制度化，以達(dá)到既定的目標(biāo)，獲得更好的效果。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時間、地點協(xié)同工作。辦公自動化發(fā)展趨勢從辦公自動化發(fā)展的過程和今后發(fā)展的趨勢來講，辦公自動化已經(jīng)經(jīng)歷了從第一代發(fā)展到目前的第二代，并且正在向著第三代發(fā)展[1]。從20世紀(jì)90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術(shù)的問世，以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的長足發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進(jìn)，第二代辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實現(xiàn)了工作流程自動化，實現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。以公文流轉(zhuǎn)為例，第二代辦公自動化實現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化的自動處理，比如，本文提出的辦公自動化系統(tǒng)就是以公文流轉(zhuǎn)為核心，并且基于工作流的協(xié)同工作方式的第二代辦公自動化系統(tǒng)；第三代辦公自動化在此基礎(chǔ)上更為文件處理的每一個環(huán)節(jié)提供了該步驟所需要的相關(guān)知識，包括在線的專家、文件背景資料及企業(yè)其他的有關(guān)信息，確保每一個使用者都能夠隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向企業(yè)現(xiàn)有知識學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉(zhuǎn)變，從而在提升每個員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高了企業(yè)與機構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。從以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進(jìn)而提升為以系統(tǒng)地運用知識為核心。知識是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上傳遞的最有價值的信息。第三代OA幫助企業(yè)從How To的過程轉(zhuǎn)變到Know How的過程，即將辦公自動化系統(tǒng)由模擬手工作業(yè)向改變并提高手工作業(yè)效率過渡。在這種辦公模式下，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡化，各個部門在信息共享的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)作，便于明確各個部門甚至每個員工的責(zé)任，而決策層可以迅速綜合來自各個方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。 在傳統(tǒng)的辦公模式中，由于缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，辦公的各個部門之間無法實現(xiàn)信息共享和信息集成，從而難以實現(xiàn)各個部門之間的高效協(xié)作。可以想象，摻雜著如此大量的人工操作過程的事務(wù)處理方式根本無法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公模式的需要。辦公自動化系統(tǒng)的帶來的好處有[1]：(1)信息傳遞與溝通交流順暢排除因職能、職位、距離等原因造成的信息聯(lián)絡(luò)不暢而帶來的企業(yè)發(fā)展羈絆，通過構(gòu)建內(nèi)部通訊、信息發(fā)布與交流平臺，實現(xiàn)多途徑的聯(lián)絡(luò)與溝通，減少信息在途時間，提高信息的時效性，與此同時，縮短領(lǐng)導(dǎo)與職員之間，各部門之間的距離。同時，加強了領(lǐng)導(dǎo)實時了解事務(wù)狀態(tài)，實時掌控工作進(jìn)度，強化了過程控制與監(jiān)督，加強了工作管理。 (4)增強凝聚力，提高響應(yīng)能力在降低管理成本，促進(jìn)管理進(jìn)步的同時，能夠培養(yǎng)全員信息化關(guān)注與參與意識，激發(fā)掌握和利用先進(jìn)信息技術(shù)的熱情，提高專業(yè)素質(zhì)，形成全新的企業(yè)文化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化在行政企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營活動中發(fā)揮著日益重要的作用。通過辦公自動化系統(tǒng)所實施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴(kuò)展了管理手段，實現(xiàn)了運營的高效率。特別是近年來Internet超乎想象的發(fā)展，對信息的廣泛收集、整理、利用和傳播更把世界帶入了信息時代的一個更高層次。 近年來，某公司的各個部門都普遍配備了微機，并開發(fā)出各自的事務(wù)處理的應(yīng)用，在一定程度上提高了各部門的辦公效率。隨著公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，各部門的信息可以發(fā)布到Web上，使信息發(fā)布的效率和范圍得到較大程度的改善，然而，由于公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)仍缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，部門之間仍無法實現(xiàn)信息共享和集成，從而難以實現(xiàn)各部門之間的高效率協(xié)作。隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展以及系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)的引進(jìn)，在現(xiàn)有的公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上建立高效、協(xié)調(diào)、集成的數(shù)字化辦公系統(tǒng)己成為可能，這也是能夠從根本上變革辦公及管理體制的有效途徑。該公司提出的系統(tǒng)目標(biāo)如下：(1) 用戶界面。使用者可通過每個模塊界面上的操作、查看、查詢3 類功能，方便快捷地完成所需工作。在公文流轉(zhuǎn)中，使用者根據(jù)不同文件可以自行定義文件的傳遞流程；在文件的流轉(zhuǎn)過程中可以根據(jù)文件的批閱情況調(diào)整文件的流程，與用戶自定義表單結(jié)合使用以提高系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)實際情況的靈活性、可擴(kuò)充性及可維護(hù)性。根據(jù)企業(yè)自身特定的業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)提供用戶可自行設(shè)計定義的用戶表單，管理員稍作設(shè)計就可以制作滿足要求的各類單證、單據(jù)、登記表等供多個模塊應(yīng)用，完成絕大部分事務(wù)管理，定制適合企業(yè)需求的辦公系統(tǒng)。系統(tǒng)不僅提供Notes自身支持的全文檢索功能，同時增加了能滿足各自不同查詢條件的通用查詢能力，可以方便查找滿足條件的文檔。(5) 安全機制。辦公自動化系統(tǒng)平臺選擇辦公自動化不能簡單地理解為文字