【正文】 形成自己的開放檔案查詢中心。 利用紹林科技提供的網(wǎng)站開發(fā)組件進行開放檔案查詢網(wǎng)站的程序設(shè)計。開放檔案查詢3Hmis本身就是一個多功能的數(shù)字化檔案館的管理系統(tǒng)，所以，要利用其創(chuàng)建開放檔案的查詢中心，是非常方便和簡單的，步驟如下： 按前面所介紹的方法創(chuàng)建專用于管理開放檔案的數(shù)字化檔案館，或?qū)?shù)字化檔案館中的可開放的檔案進行專門授權(quán)。 3Hmis還提供了搜索的通用接口，用戶可將搜索界面調(diào)整為自己所需要的樣式，或?qū)?Hmis的工作搜索嵌入需要搜索和查閱檔案的其他系統(tǒng)，為其它系統(tǒng)提供檔案知識支持。3Hmis還提供了一個將已存在的電子文檔按一定規(guī)則批量引入3Hmis的程序，可大大加快歸檔處理的速度。射頻卡：射頻卡不一定適合于文件級檔案的管理，但用于案卷級檔案和實物檔案的管理則有一定優(yōu)勢。3Hmis容許同步管理紙質(zhì)等實體檔案和數(shù)字化檔案，為了提高實體檔案管理的現(xiàn)代化水平和工作效率，建議引入條形碼或射頻卡技術(shù)來管理紙質(zhì)等檔案實體，3Hmis可采用多種方法對文件級和案卷級進行唯一編號來適合這些新技術(shù)的要求。3Hmis的授權(quán)，是按檔案類型來進行的，對上位類進行授權(quán)，下位類將繼承其權(quán)限。檔案館的不同，其檔案分類方法也會有所不同，下圖是某政府檔案館的檔案分類架構(gòu)：檔案管理與授權(quán)檔案是政府、社會以及企業(yè)的重要知識資源，如何安全而又有效的實施管理，并提供利用，至關(guān)重要。創(chuàng)建檔案分類在3Hmis中，檔案分類是一種專門的類型，只要你采用類型定義功能定義檔案類型，并形成類型架構(gòu)，其類型架構(gòu)即具備了相應(yīng)的檔案管理功能。如果數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)量比較大，可采用3Hmis的企業(yè)版，每種門類的檔案分別存放于不同的檔案數(shù)據(jù)庫，甚至不同的服務(wù)器，以形成大型的、分布式的數(shù)字化檔案館。中國各地方綜合性檔案館，首先按歷史時期劃分為中華人民共和國建國前的檔案和建國后的檔案；建國前的檔案又按檔案的性質(zhì)劃分為舊政權(quán)檔案和革命歷史檔案；建國后的檔案又按部門系統(tǒng)劃分工交系統(tǒng)全宗群、農(nóng)林水利系統(tǒng)全宗群、財貿(mào)系統(tǒng)全宗群等。3Hmis容許用戶根據(jù)自己的需求，對檔案進行任意分類，但檔案分類一般都要遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。用戶可根據(jù)自己的需要來設(shè)計數(shù)字化檔案館的首頁，下圖是一個非常簡潔的數(shù)字化檔案館首頁示例：上圖的功能含義為：不登錄時，可搜索開放檔案，登錄后，即可依權(quán)限管理和搜索檔案，點擊不同的檔案門類，則可將管理與搜索限制在相應(yīng)的檔案門類下進行?？偨Y(jié)總之，3Hmis可用于知識管理的各個方面，無論你將它用于知識管理的某一單一應(yīng)用，還是用于知識資源的整合，3Hmis都會是你得心應(yīng)手的好幫手。還有，大多ERP系統(tǒng)，其知識管理功能都較為單薄，如果把ERP應(yīng)用過程中所產(chǎn)生的企業(yè)專有知識，如合同、產(chǎn)品資料、圖紙、工作單、報表、電子郵件、傳真等，利用3Hmis集中統(tǒng)一管理，并通過二次開發(fā)使3Hmis與ERP系統(tǒng)實現(xiàn)無縫鏈接，則可使客戶的知識管理更上一層樓。知識整合之路我們不但可將3Hmis的不同應(yīng)用整合為一個整體，提供協(xié)同與共享，我們還可將客戶現(xiàn)有的不同系統(tǒng)中的知識管理部份，通過3Hmis進行知識資源整合，為不同系統(tǒng)提供一致的、統(tǒng)一的和專業(yè)的知識管理與知識支持服務(wù)，解決系統(tǒng)之間的知識協(xié)同和共享問題，消除信息孤島。實際上，無論你把3Hmis作為一個檔案管理系統(tǒng)或資料管理系統(tǒng)來使用，都可把它視為一個獨立而又專業(yè)的系統(tǒng)，使用起來同樣得心應(yīng)手。知識管理軟件應(yīng)用案例分析 廣東紹林科技開發(fā)有限公司SHAOLIN CORPORATION,GUANGDONG,CHINA地址：廣州市天河區(qū)五山路天立大廈A23F,510630網(wǎng)站：郵箱：guangzhou電話：02087565190,87593765(fax)佛山紹林 075782231798，8223129825 / 29目錄應(yīng)用案例分析 1概述 1初識之惑 1原因與解惑 1知識整合之路 1總結(jié) 1數(shù)字化檔案館與開放檔案查詢 2檔案館檔案分類方法 2創(chuàng)建檔案分類 3檔案管理與授權(quán) 4歸檔與錄入 4檔案搜索 4開放檔案查詢 5開放檔案查詢網(wǎng)站示例 5特別提示 6企業(yè)數(shù)字化檔案中心 6檔案分類方法 6創(chuàng)建檔案分類 7檔案管理與利用授權(quán) 8歸檔與錄入 8檔案搜索 8應(yīng)用舉例 8現(xiàn)行文件管理與查詢 8基本方法 9查詢網(wǎng)站示例 9文檔一體化管理 10文件與檔案的分類 10文件流轉(zhuǎn) 11文件歸檔 11檔案管理 11文件與檔案的搜索利用 11應(yīng)用舉例 11辦公自動化管理 12組織機構(gòu)的虛擬化與用戶管理 12管理規(guī)劃與創(chuàng)建管理對象 13授權(quán) 14流程管理 15網(wǎng)絡(luò)溝通的方法與技巧 15客戶管理 15檔案管理 15辦公事務(wù)管理 15工作搜索平臺 15安全策略 16應(yīng)用舉例 16網(wǎng)站開發(fā)與網(wǎng)站內(nèi)容管理 17網(wǎng)站規(guī)劃 17網(wǎng)站美工設(shè)計 17網(wǎng)站內(nèi)容架構(gòu)設(shè)計 17網(wǎng)站程序設(shè)計 17網(wǎng)站內(nèi)容的編輯、更新與管理 17網(wǎng)站內(nèi)容歸檔 17應(yīng)用舉例 17綜合知識管理 18知識與知識管理 18知識管理體系 19實施知識管理的基礎(chǔ)環(huán)境 19循序漸進實施知識管理 203Hmis可應(yīng)用于各種知識管理領(lǐng)域 20知識管理系統(tǒng)的多核運行 21應(yīng)用舉例 21知識資源整合與搜索 21概述 21知識資源整合的基本方法 22應(yīng)用舉例一 22應(yīng)用舉例二 24應(yīng)用案例分析概述初識之惑剛剛接觸3Hmis的客戶，往往有一種困惑，即：從3Hmis的相關(guān)功能介紹來看，似乎用3Hmis做什么都行，如文件管理、檔案管理、數(shù)字化檔案館、辦公自動化、資料管理、內(nèi)容管理、知識管理、知識資源整合等等，但我到底能用它來做什么呢？又該如何應(yīng)用呢？實際上，這是3Hmis優(yōu)良的通用性、綜合性和協(xié)同性給大家?guī)淼囊苫?！原因與解惑以往，我們在引入一個系統(tǒng)時，大都是從某一個單純的應(yīng)用去考慮的，如辦公自動化、檔案管理、文摘資料管理、客戶資料管理、合同管理等，市面上的產(chǎn)品，往往提供的也是這些獨立和單一的用途，而3Hmis對這些單一系統(tǒng)的功能要求，大都可同時滿足，這倒給客戶產(chǎn)生懷疑和困惑了。當(dāng)客戶需要一個檔案管理系統(tǒng)時，往往會說：我只要檔案管理方面的功能，而當(dāng)他需要創(chuàng)建一個資料管理系統(tǒng)時，也會說，我只要資料管理的功能。與其它大多單一功能的系統(tǒng)不同的是，3Hmis可滿足客戶對于系統(tǒng)協(xié)同的未來要求，因為，當(dāng)你建成一個個獨立的系統(tǒng)，并得到了很好應(yīng)用的時候，你會發(fā)現(xiàn)，需要系統(tǒng)之間的協(xié)同與共享，而你所建立的系統(tǒng)，如果不能滿足你對協(xié)同與共享的需要，就會變成一個個信息孤島，給業(yè)務(wù)與工作帶來困惑和難題，而3Hmis，恰恰可解決客戶的這一難題！它提出的管理系統(tǒng)多核技術(shù)，可將并行運行的辦公管理、檔案管理、內(nèi)容管理等各種各樣的知識管理系統(tǒng)，協(xié)同整合為一個整體，為知識管理的協(xié)同、共享與利用服務(wù)。比如說，客戶現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)，其檔案管理功能往往不夠?qū)I(yè)與完整，難以滿足實際應(yīng)用要求，此時，可將處理完畢的文件，通過接口實時或定期轉(zhuǎn)入3Hmis，即可滿足客戶更為專業(yè)與系統(tǒng)的檔案管理需求，并且，可將3Hmis的搜索平臺嵌入客戶已有的辦公自動化系統(tǒng)中，按權(quán)限進行快速的檔案搜索，以滿足工作與業(yè)務(wù)的需要。3Hmis提供了許多知識交流與協(xié)作的在線工具，如內(nèi)部博客、論壇、在線會議、短信以及工作流程等，使協(xié)作、溝通與共享更加隨意與方便，更有利于激情的迸發(fā)和知識創(chuàng)新，當(dāng)然，也就有利于員工素質(zhì)的快速提升，有利于工作質(zhì)量與效率的改善與提高。數(shù)字化檔案館與開放檔案查詢3Hmis具備非常全面的檔案管理功能，并且，在滿足紙質(zhì)檔案管理的同時，對數(shù)字化檔案的管理進行了特別的優(yōu)化，可滿足各種綜合檔案館和專業(yè)檔案館對于數(shù)字化檔案管理的需求。檔案館檔案分類方法要進行數(shù)字化檔案管理，面對的第一件事情，就是如何科學(xué)的對檔案進行分類。對于綜合檔案館，如中央檔案館，首先把館藏檔案劃分為新民主主義革命時期檔案和中華人民共和國時期檔案，然后再按全宗的聯(lián)系分類。下圖是某市檔案館的數(shù)字化檔案種類劃分方法：該市檔案館將數(shù)字化檔案分為民國檔案、革命歷史檔案、文書檔案、專門檔案、特殊載體檔案、名人檔案等六大門類，每一個大類下面，又根據(jù)其檔案性質(zhì)、規(guī)模與管理需要，進行若干層次的分類劃分，形成符合管理與利用需要的分類架構(gòu)，如文書檔案是按全宗依次排列的，專門檔案則按紀(jì)檢案件檔案、公證檔案、環(huán)保檔案、審計檔案、工商檔案、人口普查檔案、已故干部檔案、地圖檔案、婚姻檔案、教學(xué)檔案和財務(wù)報告檔案等劃分。如將六種不同門類的檔案存放于不同的檔案數(shù)據(jù)庫，即為：對于專業(yè)檔案館，一般按其專業(yè)特點分類，如城建檔案館，分類方法為：A綜合類 B城市勘測類C城市規(guī)劃類D城市建設(shè)管理類E市政工程類F公共設(shè)施類G交通運輸工程類H工業(yè)建筑類I民用建筑類J名勝古跡、園林綠化類K環(huán)境保護類L城市建設(shè)科學(xué)研究類M縣(村)鎮(zhèn)建設(shè)類N人防軍事工程類O水利防災(zāi)類P工程設(shè)計類Q地下管線類R聲像類即城建檔案館大都將檔案分類AR共18大類。創(chuàng)建檔案分類時，對象選項必須選擇檔案。3Hmis容許按管理與利用的需要，對檔案進行相應(yīng)的授權(quán)，用戶只能依授權(quán)管理和利用檔案。3Hmis提供了用戶組和崗位的管理功能，將某一崗位的權(quán)限授予某一個用戶組，將大大簡化授權(quán)操作。條形碼：可將條形碼標(biāo)簽張貼在文件首頁或案卷盒表面，也可直接將條形碼打印在案卷盒表面或文件首頁。歸檔與錄入3Hmis提供了一個功能非常全面的歸檔平臺界面，將文件歸為檔案、檔案屬性的錄入、電子文檔的引入以及檔案注冊、表格打印等各種歸