【正文】 分內(nèi)部公文（N）和外部公文（W）；二、 公文發(fā)文時編號：QTN（W）部門年代號（04）次序號如：行政部文件編號（內(nèi)部）QTNXZ年代號001三、 科目代碼號：（1） 公文——G；（2） 文件——W；（3） 會議紀要——H；（4） 協(xié)作聯(lián)絡單位——X；（5） 合同——T；（6） 資料——z；（7） 其它——Q；四、 公文存檔時編號：N（W）科目代號時間（0000）部門次序如：2003年5月12日采購部內(nèi)部公文存檔編號：N+G+（03512）+cg+01五、 文件夾目錄：六、 合同的存檔：（1） 各類合同正本或原稿保存于財務部，其他部門用影印件代替；（2） 經(jīng)濟類合同，工程類合同等可視正本或原稿份數(shù)備財務部存查；（四）公文的處理流程一、 內(nèi)部公文（1） 上行文：均由行政部秘書負責收受、處理。二、 外部公文：是指公司或公司各職能部門、企事業(yè)單位、社會團體或個人等外界進行往來的文書，大致可分為經(jīng)濟類、法律類、外交類、書信類、研討類、新聞類、禮儀類等；（二）公文的寫作一、 寫作要求：遵循現(xiàn)代應用文寫作要求，簡明扼要、一事一議、語言措辭力求準確規(guī)范。（如內(nèi)部公文正反打印等）二十三、 下班后切斷所用電源，檢查門窗是否關好，以免發(fā)生意外；二十四、 嚴格遵守公司各項規(guī)章管理制度。男女地位、年齡有很大差別時，若女性年輕可先把女性介紹給男性；第三章 卡座區(qū)規(guī)范旨在規(guī)定卡座區(qū)物用品的擺放是有統(tǒng)一要求的：一、 辦公桌：桌面可放電腦、電話、文具、茶杯等，不允許放其它無關物品。六、 物品和設備使用（1）公司的物品不能野蠻對待，挪為私用；（2）及時清理、整理帳簿和文件、對墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時關閉；（3）借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處；（4）工作臺上不能擺放與工作無關的物品；（5）公司內(nèi)以職務稱呼上司。在會見客戶或出席儀式時的站立場合，或在長輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸前；（2）坐姿——坐下后，應盡量坐端正，把雙腿平行放好；不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方；※要移動椅子的位置時，應先把椅子放在應放的地方，然后再坐；（3）走姿——①挺胸、收腹、沉肩、雙臂自然擺動；②步伐穩(wěn)健、輕盈、不漫步、不跨步、不跑步；第二章員工禮儀及相關規(guī)范一、 公司內(nèi)與同事相遇應相互點頭行禮表示致意；二、 握手時的禮儀：（1）目視對方眼睛；（2）握手時脊背要挺直，不彎腰低頭；（3）要大方熱情，不卑不亢；（4）伸手時同性間應先向地位低或年紀輕的；（5）異性間女性應先向男性伸手；三、 出入房間的禮貌：（1）進入房間，要先輕輕敲門，聽到應答再進；（2）進入后，回手關門，不能大力，粗暴；（3）進入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話；（4）如有急事要打斷說話，也要看住機會。（2）工裝分春、秋工裝各一套；（3）凡進入生產(chǎn)區(qū)域的其它人員，著備用工裝；（4）備用工裝放置于生產(chǎn)區(qū)入口的掛衣柜里；（5）員工工裝由部門負責人向行政部申請，財務部領取；（6）員工負責定時自行清洗整燙工作服，工裝要保持整潔和完好無損，如有破損或丟失，自行購買同一品質、款式、顏色、質地的工裝或本人出資由行政部組織購買；（7）不得在工作時間外穿著工裝（具體情況可另定）；（8）工裝費用由公司承擔，員工在離職時：① 員工自收到工裝后，在本公司工作一到三個月的承擔工裝費用的100%，工裝歸員工所有；② 員工自收到工裝后，在本公司工作三個月到六個月的承擔工裝費用的50%，工裝歸員工所有；③員工自收到工裝后，在本公司工作六個月到一年的承擔工裝費用的20%，工裝歸員工所有；④員工自收到工裝后，在本公司工作一以上年的，工裝歸員工所有；第三條 儀表——端莊、整潔（1）頭發(fā)：——員工頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男性員工頭發(fā)不宜太長；（2）指甲：——指甲不能太長，應經(jīng)常注意修剪。83 / 82 版本：A行政辦公規(guī)范管理制度(編號:QTXZWJ2004002)目 錄（1） 第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 …………（34）（2） 第二章 員工禮儀及相關規(guī)范 …………（56）（3） 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 …………（77）（4） 第四章 語言規(guī)范 …………（88）（5） 第五章 嚴禁事項及行政辦公要求 …………（99）（6） 第六章 公文管理制度 …………（1012）（7） 第七章 印章管理制度 …………（1314）（8） 第八章 辦公物品管理制度 …………（1516）(9) 第九章 會議管理制度 ………… （1718）(10)第十章 保安及保潔管理制度 …………（1921）(11)第十一章 安全生產(chǎn)及消防管理制度 …………（2224）(12)第十二章 保密管理制度 …………（2527）(13)第十三章 車輛管理制度 …………（2831）(14)第十四章 文件管理與控制制度 …………（3233）(15)第十五章 相關表格 …………（3445）行政辦公規(guī)范管理制度概述：是對企業(yè)行政辦公所涉及的員工辦公儀表、工裝管理、辦公區(qū)整理、辦公語言和行為等基礎性事項進行綜合管理的制度。它是行政辦公人員必須遵守的基本守則之一；設計依據(jù)：（1）體現(xiàn)統(tǒng)一的辦公作風；（2）體現(xiàn)嚴謹?shù)霓k公紀律；（3）體現(xiàn)全員服務的協(xié)作意識；（4）體現(xiàn)朝氣蓬勃精神面貌；第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定第一條 工牌（1）上班時間員工統(tǒng)一佩戴工作牌上崗；（2）工作牌統(tǒng)一佩戴在胸前并正面朝外；※第二條 工裝：（1）生產(chǎn)區(qū)域的工作人員，必須著工裝工作，辦公區(qū)人員作便裝。女性員工涂指甲油要盡量淡色，不宜戴假甲；（3）胡子——不留胡須，應經(jīng)常修剪；（4）口腔——保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品；（5）面部——女性員工化妝應給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，（不宜用香味濃烈的香水），男性職員應保持面部清潔；（6）服飾——清潔、方便a 男性職員——在工作場所必須著西裝，打領帶；①襯衫：顏色白、灰、淡藍為主——襯衫的領子與袖口不得污穢；②領帶：注意與西裝、襯衫顏色相配，原則上以黃、紅、蘭為主調(diào)；※領帶不得骯臟、破損或歪斜松馳；b 女性員工※在工作場所著職業(yè)裝（顏色以深色為主）不追求華麗；（7）員工工作時不得穿大衣或過分臃腫的服裝；（8）鞋子應保持清潔（以黑色為主），如有破損應及時修補；第四條 姿勢和動作——保持優(yōu)雅（1）站姿——兩腳腳跟著地，腳尖離開約45度；腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，頭微向下，使人看清你的面孔；兩臂自然下垂，不聳肩，身體重心在兩腳中間。而且要說：“對不起，打斷您們的談話”；四、 遞交物件時（1）如遞文件等，要把正面、文字朝著對方的方向遞上去；（2）如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著；（3）至于刀子或剪刀等利器，應把刀尖向著自己；五、 走通道、走廊時要放輕腳步無論在自己的公司，還是對訪問的公司，在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話；更不得唱歌或吹口哨等；在通道、走廊時遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。同事、客戶間以先生、小姐等相稱；（6）未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等；七、 電話使用（1）電話來時，聽到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話簡；（2）通話時先問候，并自報公司、部門；（3）對方講述時要留心聽，并記下要點；（4）未聽清時，及時告訴對方；（5）結束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話簡；（6）隨時準備紙和筆；（7）通話簡明扼要，不得在電話中聊天；（8）對不指名的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人；（9）在轉交前，應先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人；（10）工作時間內(nèi)，不得打私人電話；八、會議——注意（1）提前到會場做好準備，并將手機調(diào)整到帶震狀態(tài)；（2）領導入會時，應起立示意；（3）會議中不準隨便出入，若有急事請假，要放輕腳步，輕輕離開；（4）他人發(fā)言時，要注意凝聽，且不得在下面小聲討論，防止語言、表情作出不禮貌的表現(xiàn)；九、 接待工作（1）在規(guī)定的接待時間內(nèi)，不缺席；（2）有客戶來訪，馬上起來接待，并讓座；（3）來客多時以序進行，不能先接待熟悉客戶；（4）對事前已通知來的客戶，要表示歡迎；（5）應記住常來的客戶；（6）接待客戶時應主動、熱情、大方、微笑服務；十、 介紹和被介紹（1）無論是何種形式、關系、目的和方法的介紹，應該對介紹負責；（2）直接見面介紹的場合下，應先把職位資格低者介紹給職位資格高者；※ 若難以判斷，可把年輕的介紹給年長的，在自己公司和其他公司處理業(yè)務關系時，可把本公司的人介紹給別的公司的人；（3）把一個人介紹給很多人時，應先介紹其中地位最高的或酌情而定；男女間的介紹，應先把男性介紹給女性。（私人皮包、報紙等），保持桌面物品擺放整齊，桌面干凈；二、 電腦：置辦公桌面左前角，呈30度貼墻（或貼卡座屏風）放置；三、 坐椅：靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人離開時椅子須調(diào)正貼桌放好；四、 卡座屏內(nèi)：內(nèi)外側不允許有任何張貼；五、 垃圾簍：置辦公桌子下左前角；六、 提包/手袋：置員工抽屜或柜子內(nèi)，嚴禁隨意放置；第四章 語言規(guī)范一、 交往語言：（1）致敬打招呼——你好！XX您好！您早！早上好！早！XX早?。?）請求協(xié)助或詢問——請、請問、請您、勞駕您；（3）表示感謝——謝謝！多謝?。?）打擾別人——對不起！很抱歉！二、 電話語言：（1）總機接轉電話（鈴響最多不得超過三次）：您好！高倫公司；（2）分機轉接（鈴響一次）：您好！XX部，我是XX；（3）替人接轉電話：您好！XX部，對不起，XX不在，需要我?guī)湍D達嗎？三 、接待語言：（1）您好！（2）能為您做點什么嗎：有什么可以幫您的嗎？（3）請登記?。?）請稍候?。?）請坐?。?）請允許我先通報一聲；（7）對不起；（8）我立即去聯(lián)系；（9）打擾您一下?。?0）好的或行；（11）我?guī)湍蚵犚幌?，待會給您回復；第五章 行政辦公管理要求一、 嚴禁在上班時間、辦公區(qū)進餐；二、 嚴禁在整個工作區(qū)域或衛(wèi)生間吸煙；三、 嚴禁上班時間吃零食；四、 嚴禁工作時間串崗，大聲喧