【正文】 r owners. 形成者可刪除 3. May include some retention controls. 可有一些留存管理 4. May include a document storage structure, which may be under the control of 5. Is intended primarily to support daytoday use of documents for business. 主要用于支持日常業(yè)務使用 Record Management System … 1. Prevents records from being 2. Prevents records from being deleted except in certain strictly controlled 3. Must include rigorous retention 期限控制 4. Must include a rigorous record arrangement structure (the classification scheme) which is maintained by the 5. May support daytoday working, but is also intended to provide a secure repository for meaningful business 美國國防部 《 電子檔案管理應用軟件設計標準 》（ Electronic Records Management Software Applications Criteria Standard） 該標準 2022年 4月 25日第三版（ V3）定義了 166項術語。 DM關注工作流與文件分發(fā)； RM關注格式、程序版本、系統(tǒng)平臺即軟件。 DM側重機構內(nèi)的文件庫，以加強分享知識與協(xié)作能力；而 RM更側重于維護證據(jù)，記載與法規(guī)、財務、運營有關或歷史性活動的事件。文件管理（ Document Management）系統(tǒng)提供文件存儲庫，機構可方便地形成、管理、存儲和利用文件。同時， Documents是可以被編輯和刪除的，Records則被保持固定不變，合理利用時需具有批準手續(xù)”。這后一類 Documents將在某一恰當時間點被轉為 Records。 英國人 2022年對 Documents和 Records的解釋可能是再清楚不過了：“ Documents是作為機構日常活動的組成部分而產(chǎn)生或收到，并有電子和實體多種形式，如字處理軟件文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)庫、信函、地圖、DVD等。 通過上述對比可知， Documents與 Records顯然具有不同特性。一個更精辟的問答是：布里塔尼問：“關于 Documents和 Records的區(qū)別是什么？我非常困惑”。 ⑥ 網(wǎng)上也時常有些問答。后者將在某一時刻被轉化為 Records。 ④ Documents側重于對相關使用者有意義的信息內(nèi)容，關注于運行使用、工作流管理、索引、修改及版本控制，信息內(nèi)容要滿足運營需要及工作的進行性； Records側重于記錄信息以提供有關業(yè)務活動證據(jù)，關注于管理、控制、物理存儲、立卷分類、存儲介質(zhì)、整體系統(tǒng)，保存使用要滿足法規(guī)要求及活動的證據(jù)性。Records是捕獲并有固定的公文、表單、圖表等格式，并簽署生效后用于存儲備查。在電子文件與檔案管理系統(tǒng)（ EDRMS）中，Documents是工作業(yè)務信息的容器和承載體，只有正式的Documents才成為 Records。請記住，在質(zhì)量控制體系中， Documents在特定的工作項目上提供指導， Records則是經(jīng)填寫而成為證據(jù)。例如，當期刊已經(jīng)出刊，其記錄就轉化為 Records。 Document與 record的區(qū)別 ① Documents是為進行工作、制定政策、做出判斷而提供的指導； Records則是能夠證明產(chǎn)品及服務所要求的質(zhì)量體系是否完備。該詞現(xiàn)代有兩個基本含義：檔案館（室）和檔案。這些“文件”只能用 documents。 人們在工作、業(yè)務活動中制定（ draw up）、起草（ draft）、修改（ revise）及發(fā)布（ issue）的“文件”是 document而非 record。可見文件一般是指 document。 ③ papers。而漢英詞典中文件被解釋為：① document。②證件，證書，憑證。顯然，records一詞的基本含義是記錄、檔案，而不是文件?？脊艑W家曾發(fā)現(xiàn)，公元前約 2100年左右，就有集中存放在一起的亞述檔案 (Assyrian records)，并稱亞述人是最早的檔案保管者（ records keepers）在英文維基百科上，我國的檔案就是被稱為 public records。 Record最早出現(xiàn)在 12世紀，字面含義是回想、回憶（“ to bring to mind” ），其詞根是“ cor” ，意思是heart、 mind。 例如： ISO15489 Records Management 我們翻譯為文件管理 ISO23081 Metadata for Records 我們翻譯為文件管理元數(shù)據(jù) Electronic Records Management Application 我們翻譯為電子文件管理軟件功能要求 DA/T 46 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案 DA/T 47 版式電子文件長期保存格式需求 DA/T 48 基于 XML的電子文件封裝規(guī)范 ★ records與 documents的區(qū)別與聯(lián)系 除檔案學英漢詞典，幾乎所有英漢辭典中“ records”都沒有“文件”的含義；幾乎所有漢英詞典中的“文件”也都沒有用 records來解釋。甚至很多學者認為國外都沒有電子檔案，只有電子文件。 一、轉變觀念 走出電子檔案認識上的誤區(qū) 問題的由來 ：檔案信息化建設開展多年來一個繞不過去的概念就是，我們到底是對電子文件管理還是對電子檔案進行管理。當前，企業(yè)信息化建設和發(fā)展成效表明，無法適應信息化的傳統(tǒng)管理面臨著或被取代、或必然隨之轉化的重要時刻，企業(yè)檔案管理也是如此。信息時代的電子檔案管理 : 無法回避的挑戰(zhàn) 必須跨越的巔峰 廣東省企業(yè)和建設項目檔案信息化 應用技術演示會 2022年 4月 29日 大力推進國民經(jīng)濟和社會信息化，是覆蓋現(xiàn)代化建設全局的戰(zhàn)略舉措。以信息化帶動工業(yè)化、發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢、實現(xiàn)社會生產(chǎn)力的跨越式發(fā)展，是在全球化背景下我國企業(yè)發(fā)展的目標和方式。信息技術的發(fā)展和廣泛應用越來越清晰地表明：信息時代的電子檔案管理，既是我們無法回避的挑戰(zhàn)，也是我們必須跨越的巔峰。 影響 ：正是由于認識不清，導致目前我國現(xiàn)在的信息化建設中也是講管理電子文件而不是管理電子檔案。 這種源于我們對國外文件與檔案概念的理解偏差，極大地影響著我們對檔案信息化建設的認識，也集中反映了我們對電子檔案檔案的不信任。相反，幾乎所有詞典中的“ records” 都有“檔案”的詞義，所有的“檔案”也都有“ records” 的解釋。因此， record的基本含義是回憶、記錄。香港政府檔案處的英文是 Government Record Service。 Documents被解釋為：①文獻，文件；公文。③記錄影片，記實小說。 ② file。 ④instrument。該詞來自 15世紀法語及更古老的拉丁語，意為：課程、樣子（ lesson, example），引申為教導、指示、公務文件。我們不能說中央發(fā)出開展學習實踐科學發(fā)展觀活動的 records；不能說學習討論檔案局館長會議 records；也不能說貫徹落實中央 records精神。 Archives來自 17世紀法語，源自拉丁語和希臘語，最早的含義是：統(tǒng)治者的官署、公共機構，引申為存放在公共機構物品的地方。正是由于詞源、歷史、文化和習慣的原因，歐美在指稱檔案機構時多用 Archives，而指稱檔案實體時則多使用 records。有時 Documents需要轉化成為 Records。最典型就是，表格是 Documents，填寫后就成為 Records。 ② Documents涉及信息的形成或接收、制作、修改、版本、索引目錄、分發(fā)等； Records是公司具有證據(jù)作用的Documents。 ③ Documents是擬就的方針政策、過程說明、流程以及各種表格等，用于溝通信息及交流情況，且是現(xiàn)行、新形成。 Records的管理涉及生命周期，保存期限表、處臵、保存、審計追蹤及法規(guī)遵從。 ⑤ Documents是機構日?；顒拥囊粋€組成部份，其中有些價值有限，有些因包含企業(yè)活動證據(jù)而必須保存以滿足依法經(jīng)營的需要。Documents可以被編輯和修改，而 Records則是處于固定狀態(tài)保存。如：對“我想知道更改的文件到底要保存多久”的回答是：你想要保存的過時Documents叫 Records。斯蒂魯回答說：“記住！簡單的方法是：Documents說的是 DO（正在做或用）； Records說的是DONE（已完成）”。起草、討論、修改、制定、公布、分發(fā)的，都應是 Documents，而不是 Records；只有辦完、不變、歸檔后的 Documents才能稱為 Records。一些 Documents只限于短期價值，另一些則因包含業(yè)務活動證據(jù)而必須加以保存，以滿足業(yè)務需要和法律要求。并非所有 Documents都會變成為Records，但是那些將轉成為 Records的 Documents將會由使用者個人控制轉成為由單位法人控制。 ★ 電子檔案 electronic records 從上面分析可知，信息化條件下，對大多數(shù)機構來說，文件（ document）是基本的、非結構化形式（相對于結構化的數(shù)據(jù)）的行政、業(yè)務及交流工具。現(xiàn)代信息技術的應