【正文】 核規(guī)定 M/HX行政安全 213 管理標(biāo)準(zhǔn)體系工作準(zhǔn)則 M/HX行政安全 218 小車管理 M/HX行政安全 201 公文處理管理 M/HX行政安全 202 印章證信管理 M/HX行政安全 225 治安保衛(wèi)管理 M/HX行政安全 226 投訴及危機(jī)管理 M/HX行政安全 231 客餐管理 Q/HX行政 239 話務(wù)管理制度 10. 本崗位使用主要報(bào)表（包含 ERP 報(bào)表） 浙江杭蕭鋼構(gòu)（集團(tuán)）股份有限公司 管理標(biāo)準(zhǔn) 工程項(xiàng)目事業(yè)部綜合辦主任職位說(shuō)明書(shū) Q/HXJT工程 10313A 第 7 頁(yè) 共 52 頁(yè) 報(bào)表編號(hào) 報(bào)表名稱 ERP報(bào)表 HX:部門(mén)費(fèi)用明細(xì)賬 ERP報(bào)表 HX:使用部門(mén)資產(chǎn)查詢報(bào)表 ERP報(bào)表 HX:假勤查詢報(bào)表 ERP報(bào)表 HSS:考勤異常報(bào)表 1本崗位 ERP報(bào)表的使用要求 每月月底查看自己及下屬員工考勤，以了解員工每月實(shí)際工作出勤情況。 d）語(yǔ)言及計(jì)算機(jī)要求：具有基本的英語(yǔ) 溝通交流 能力；熟練 掌握 OFFICE及及 ERP等相關(guān)辦公軟件。 b）職業(yè)素質(zhì)：較強(qiáng)的分析、解決問(wèn)題能力，思路清晰，考慮問(wèn)題細(xì)致。 （含資格證書(shū)要求） a）行政管理等相關(guān)專業(yè)本科及 以上 學(xué)歷； b）初級(jí)以上職稱。 ：無(wú)投訴。 GL 工程項(xiàng)目事業(yè)部總經(jīng)理指令： 100%跟蹤、落實(shí)。 C 8） 督促下屬做好 電話、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔 等工作。在溝通交流中，做好信息保密工作，維護(hù)公司形象。協(xié)調(diào)并做好用車申請(qǐng)與聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)。事業(yè)部包括項(xiàng)目部使用的所有車輛、維修保養(yǎng)時(shí)都應(yīng)按制度核準(zhǔn)審批后才能進(jìn)行維修，“車輛外出行駛途中的維修可以即時(shí)維修”。 C 2） 制定各種接待用的迎送接方案，對(duì)方主要人員了解、單位情況、公司介紹 PPT、影片播放收聽(tīng)、參觀考察路線等標(biāo)準(zhǔn)方案 ，經(jīng)相關(guān)人員討論后執(zhí)行； C 3） 每次接待不管任何政府人員、不管客戶大小，事前知道的都必須經(jīng)過(guò)方案比對(duì)，確認(rèn)選擇方案，并再系統(tǒng)模擬、演練、布置并檢查，并通知落實(shí)到相關(guān)人員和確認(rèn)相關(guān)人員是否參加，對(duì)相關(guān)人員未能參加的必須落實(shí)相等級(jí)別有能力接待的相應(yīng)人員參加接待； C 4） 確保工程事業(yè)部名下使用的公司產(chǎn)權(quán)車輛都處于良好保養(yǎng)狀態(tài)下，編制車輛標(biāo)準(zhǔn)保養(yǎng)點(diǎn)檢表，組織人員實(shí)施車輛的維護(hù)保養(yǎng)檢查，對(duì)于點(diǎn)檢中發(fā)現(xiàn)未有效保養(yǎng)的車輛屬于一般保養(yǎng)問(wèn)題有檢查人員督促責(zé)任人改正，并通知相關(guān)人員，對(duì)于長(zhǎng)期未有效保養(yǎng)的車輛 收回使用人鑰匙，把車送入專業(yè)維保單位進(jìn)行維保，維保費(fèi)用由責(zé)任人按 倍的費(fèi)用有責(zé)任人個(gè)人承擔(dān)，并警告一次扣一分。 C 8） 協(xié)助做好各項(xiàng)目部及事業(yè)部客戶的接待工作，維護(hù)公司形象。 A 3） 每月按時(shí)催收部門(mén)經(jīng)理以上人員月度工作計(jì)劃總結(jié)，并組織月度例會(huì)，按“三現(xiàn)”原則（現(xiàn)場(chǎng)、現(xiàn)物、現(xiàn)實(shí)）進(jìn)行跟蹤，將完成情況形成書(shū)面滾動(dòng)式過(guò) 程管理文件，每月上旬報(bào)上級(jí)，當(dāng)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)部門(mén)崗位職責(zé)與實(shí)際情況有出入時(shí)以郵件反饋該部門(mén)負(fù)責(zé)人。 GL 2） ：書(shū)面登記、傳達(dá)總經(jīng)理 的 各項(xiàng) 指令 、要求，跟蹤檢查落實(shí)情況，每周匯總反饋一次， 確保 指令 暢通 和執(zhí)行到位，及時(shí)關(guān)閉。 B 5 秘書(shū)管理工作 1） 確保各類會(huì)議按期、順利召開(kāi)，保持通信設(shè)備正常運(yùn)行。 C 4) 每個(gè)月組織對(duì)工程項(xiàng)目事業(yè)部辦公區(qū)域、下屬各項(xiàng)目部進(jìn)行一次 6S大檢查和考評(píng)。 C 2) 確保工程項(xiàng)目事業(yè)部歸口管理的固定資按公司固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行，做好ERP固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作，并配合財(cái)務(wù)部做好年度盤(pán)點(diǎn)工作，做到賬物相符，準(zhǔn)確率達(dá)到 100%，確保固定資產(chǎn)正常運(yùn)行使用。 C 7） 負(fù)責(zé) 工程項(xiàng)目事業(yè)部的保密工作管理。 B 5) 負(fù)責(zé)組織的工程項(xiàng)目事業(yè)部會(huì)議的具體落實(shí)工作，包括年度管理會(huì)議等各類 會(huì)議安排。 B 3) 工程項(xiàng)目事業(yè)部制度的歸口管理，保證各類制度的有效執(zhí)行；不定期了解制 度的使用情況，發(fā)現(xiàn)不合理，及時(shí)組織修訂。 B 2） 積極參與并了解國(guó)家政府各級(jí)部門(mén)下發(fā)的政策文件，積極爭(zhēng)取國(guó)家相應(yīng)優(yōu)惠 政策，爭(zhēng)取行業(yè)榮譽(yù)和獎(jiǎng)項(xiàng)。確保工程項(xiàng)目事業(yè)部績(jī)效考核制度和員工行為規(guī)范管理制度得到有效執(zhí)行。 制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，并 100%實(shí)施，并會(huì)同人力資源部建立培訓(xùn)履歷。 C 2 人員基礎(chǔ)素質(zhì)管理 1) 確保下屬進(jìn)行“應(yīng)知應(yīng)會(huì)“的培訓(xùn)并考核合格上崗，培訓(xùn)內(nèi)容包括各項(xiàng)行政 管理制度等。對(duì)未按《檔案管理制度》要求執(zhí)行或執(zhí)行不到位的問(wèn)題，立即進(jìn)行整改，直至問(wèn)題關(guān)閉。對(duì)無(wú)特殊情況未按期完成的責(zé)任人，由提出部門(mén)報(bào)人力資源部核實(shí)后，按工程項(xiàng)目事業(yè)部相關(guān)制度、行為規(guī)范考核。如確認(rèn)不需修訂，則在討論當(dāng)天返回意見(jiàn)給提出人；如確認(rèn)需修訂，則在 5個(gè)工作日內(nèi)完成文件修改通知單或修改制度，并辦理完審批手續(xù)。 A 6） 在管理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)制度缺陷，應(yīng)在 1 個(gè)工作日內(nèi)郵件發(fā)送修改意見(jiàn)給制度原編制部門(mén)。 ②、每月第一個(gè)工作日下班前，按各下屬的職位說(shuō)明書(shū)要求審核、完善下屬的工作計(jì)劃，并日常檢查、指導(dǎo)和督促下屬員工按計(jì)劃實(shí)施。 B 綜合辦主任 工程項(xiàng)目事業(yè)部總經(jīng)理 行政專員 秘書(shū) 浙江杭蕭鋼構(gòu)（集團(tuán)）股份有限公司 管理標(biāo)準(zhǔn) 工程項(xiàng)目事業(yè)部綜合辦主任職位說(shuō)明書(shū) Q/HXJT工程 10313A 第 2 頁(yè) 共 52 頁(yè) 序號(hào) 工作職責(zé) 工作內(nèi)容 類別 4） ①、每月第一個(gè)工作日下班前，按各下屬的職位說(shuō)明書(shū)要求審核下屬的工作總結(jié)，并書(shū)面指出工作不到位的地方和改進(jìn)的方法措施，按績(jī)效考評(píng)制度進(jìn)行月度考評(píng)。 A 2） 本崗位必須組織并服從工程項(xiàng)目事業(yè)部相關(guān)部門(mén)對(duì)下屬人員進(jìn)行制度流程的 全面培訓(xùn)、考核， 并經(jīng)培訓(xùn)考核合格后上崗。 ： 與客戶、政府等的聯(lián)系。浙江杭蕭鋼構(gòu)（集團(tuán)）股份有限公司 管理標(biāo)準(zhǔn) 工程項(xiàng)目事業(yè)部綜合辦主任職位說(shuō)明書(shū) Q/HXJT工程 10313A 第 1 頁(yè) 共 52 頁(yè) 一、 本部門(mén)組織結(jié)構(gòu)圖 二、職位說(shuō)明書(shū) 職位名稱 綜合辦主任 職位編號(hào) 部門(mén)定員 崗位定員 1 直接上級(jí) 工程項(xiàng)目事業(yè)部總經(jīng)理 職務(wù)序列 管理族 直接下級(jí) 秘書(shū)、行政專員 管理幅度 直轄 2崗 貫徹執(zhí)行工程項(xiàng)目事業(yè)部總經(jīng)理 的 各項(xiàng) 指令 、要求， 確保 指令 暢通 ，督促指令執(zhí)行到位； 為工程項(xiàng)目事業(yè)部各部門(mén)做好后勤保障工作，為員工提供健康舒適的工作環(huán)境，維護(hù)工程項(xiàng)目事業(yè)部的正常工作秩序，維護(hù)辦公設(shè)施的完好， 提升 工程項(xiàng)目施工對(duì)外形象及榮譽(yù)，提高 客戶滿意 度，增強(qiáng) 工程項(xiàng)目事業(yè)部 的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力 。 ：與集團(tuán)各成員企業(yè)、各中心、各部門(mén)的聯(lián)系。 序號(hào) 工作職責(zé) 工作內(nèi)容 類別 1 通用職責(zé) 1） 本崗位必須按工程項(xiàng)目事業(yè)部制度、流程執(zhí)行，并經(jīng)培訓(xùn)考核合格后上崗。 A 3） 按本崗位職位說(shuō)明書(shū)要求，每月最后一個(gè)工作日必須對(duì)當(dāng)月工作進(jìn)行總結(jié)，并制訂下 月滿負(fù)荷、系統(tǒng)全面的工作計(jì)劃和目標(biāo)，并對(duì)上月工作不到位的管理點(diǎn)提出改進(jìn)方法和措施，同時(shí)郵件提交上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)。對(duì)于業(yè)績(jī)不佳的，要求下屬提出下月書(shū)面的業(yè)績(jī)改進(jìn)計(jì)劃和措施，并簽字承諾改進(jìn)。 A 5） 確保所有下屬人員及時(shí)有 效進(jìn)行 ERP 信息輸入，并定期、不定期審閱相關(guān)的ERP信息報(bào)表，及時(shí)解決 ERP信息報(bào)表反映的問(wèn)題。原編制部門(mén)在 5 個(gè)工作日內(nèi)組織上級(jí)和相關(guān)部門(mén)討論并確認(rèn)是否修改。在 1 個(gè)工作日內(nèi)，上傳到工程項(xiàng)目事業(yè)部文檔管理系統(tǒng)，并郵件告知所有制度執(zhí)行部門(mén)。 C 7） 按《檔案管理制度》要求，每年 1 月份和 7 月份做好本事業(yè)部各類文件的歸檔自查工作。 C 8） 確保每周組織一次工程項(xiàng)目事業(yè)部辦公區(qū)域的 6S檢查和考評(píng)工作。 C 2） 確保直接管理下屬人員的基本素質(zhì)符合崗位要求，按勝任力的模式挑選各崗位適合的人才。確保本部門(mén)所有員工的價(jià)值觀和經(jīng)營(yíng)理念一致。 C 3 行政及對(duì)外聯(lián)1) 工程項(xiàng)目事業(yè)部新項(xiàng)目、新產(chǎn)品、新技術(shù)的申報(bào)工作，確保配合完成工程項(xiàng)目事業(yè)部所依存的公司資質(zhì)升級(jí)、年檢等工作，使工程項(xiàng)目事業(yè)部具有相關(guān)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。做好工程項(xiàng)目事業(yè)部現(xiàn) 有榮譽(yù)的維護(hù)工作。 B 4) 負(fù)責(zé)工程事業(yè)部對(duì)外的 日常聯(lián)絡(luò)工作，完成工程項(xiàng)目事業(yè)部有關(guān)資料的上報(bào)。 B 浙江杭蕭鋼構(gòu)（集團(tuán)）股份有限公司 管理標(biāo)準(zhǔn) 工程項(xiàng)目事業(yè)部綜合辦主任職位說(shuō)明書(shū) Q/HXJT工程 10313A 第 3 頁(yè) 共 52 頁(yè) 序號(hào) 工作職責(zé) 工作內(nèi)容 類別 系 6) 負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目事業(yè)部各部門(mén)檔案的督促管理， 確保檔案歸檔的及時(shí)性和資料的完整性，根據(jù)檔案管理制度，制定歸檔計(jì)劃 ,并監(jiān)督落實(shí)。 B 4 后勤管理 1) 做到辦公區(qū)域節(jié)水、控電，對(duì)工程項(xiàng)目事業(yè)部辦公區(qū)域的水、電、空調(diào)進(jìn)行合理使用，并做到每月登記臺(tái)賬，對(duì)不合理的費(fèi)用，要出具書(shū)面分析報(bào)告并整改 。 C 3) 辦公家具的管理：每季度組織一次對(duì)工程項(xiàng)目事業(yè)部所有辦公家具的使用狀況損壞狀況、保養(yǎng)狀況的大檢查，對(duì)于保養(yǎng)狀況問(wèn)題和小問(wèn)題，即 時(shí)督促當(dāng)時(shí)使用者立即修復(fù)和保養(yǎng)，對(duì)于破損嚴(yán)重，當(dāng)時(shí)使用者無(wú)法修復(fù)的家具，申請(qǐng)安排維修人員修復(fù)。包括對(duì)辦公桌椅、文件管理、文件柜、門(mén)窗、電源開(kāi)關(guān)、電腦等 6S管理情況進(jìn)行全面檢查，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行通報(bào)，并責(zé)令整改，確保事業(yè)部及項(xiàng)目部辦公室區(qū)域干凈、整潔，項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)管理符合 6S 標(biāo)準(zhǔn)要求。每次會(huì)議后 3 個(gè)工作日內(nèi)整 理成會(huì)議紀(jì)要并發(fā)送所有參會(huì)人員。 ，對(duì)不符合工程項(xiàng)目事業(yè)部操作運(yùn)轉(zhuǎn)程序的單據(jù)當(dāng)即向當(dāng)事人提示，要求辦齊有關(guān)手續(xù)后再交總經(jīng)理批閱。 GL 4） 每次使用印章必須符合工程項(xiàng)目事業(yè)部印章管理制度，保管印章使用申請(qǐng)表， B 浙江杭蕭鋼構(gòu)（集團(tuán)）股份有限公司 管理標(biāo)準(zhǔn) 工程項(xiàng)目事業(yè)部綜合辦主任職位說(shuō)明書(shū) Q/HXJT工程 10313A 第 4 頁(yè) 共 52 頁(yè) 序號(hào) 工作職責(zé) 工作內(nèi)容 類別 及時(shí)編號(hào)登記，建立印章使用臺(tái)賬，每月歸檔一次，確保工程項(xiàng)目事業(yè)部印章始終處于受控狀態(tài)； 5） 每次使用介紹信必須符合工程項(xiàng)目事業(yè)部相關(guān)管理制度，確保每張介紹信的 使用處于受控狀態(tài)； C 6） 按工程項(xiàng)目事業(yè)部總經(jīng)理要求做好各類重要文件及本事業(yè)部紅頭文件的擬稿 及郵件下發(fā)工作，并進(jìn)行紙質(zhì)及電子存檔工作； B 7） 做好與各部門(mén)相關(guān)的后勤服務(wù)工作，包括公用復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、紙張等辦公 設(shè)施的日常管理，來(lái)客餐券、水票的合理使用等。 C 6 接待服務(wù)管理 1） 嚴(yán)格執(zhí)行各種接待方案和接待標(biāo)準(zhǔn)、接待費(fèi)用、接待用車、接待設(shè)施、接待水果、鮮花、水、咖啡、茶、飲料、毛巾、安全帽、手套、接待地點(diǎn)、工程項(xiàng)目事業(yè)部各級(jí)別參加人員標(biāo)準(zhǔn)等制度。 C 5） 公司權(quán)屬車輛維修保養(yǎng)費(fèi)用控制。核準(zhǔn)時(shí)，使用人與相關(guān)人員同時(shí)在場(chǎng)共同確認(rèn)是否需維修調(diào)換和配件價(jià)格、維修工時(shí)價(jià)格，要與對(duì)方充分談定最合理的價(jià)格進(jìn)行維修； C 浙江杭蕭鋼構(gòu)（集團(tuán)）股份有限公司 管理標(biāo)準(zhǔn) 工程項(xiàng)目事業(yè)部綜合辦主任職位說(shuō)明書(shū) Q/HXJT工程 10313A 第 5 頁(yè) 共 52 頁(yè) 序號(hào) 工作職責(zé) 工作內(nèi)容 類別 6） 嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司各級(jí)人員用車派車標(biāo)準(zhǔn)制度和按公司批準(zhǔn)使用人標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 注意接待細(xì)節(jié)、禮儀規(guī)范，根據(jù)接待規(guī)格，安排適當(dāng)?shù)能囕v。 C 7） 做好會(huì)議相關(guān)事務(wù)，根據(jù)會(huì)議召集人要求提前半小時(shí)做好會(huì)議室準(zhǔn)備工作， 會(huì)議期間不離開(kāi)座位，及時(shí)關(guān)注并做好茶水供應(yīng)。 GL 9） 督促下屬做好 辦公用品及辦公設(shè)備的清潔保養(yǎng) ，保證工程項(xiàng)目事業(yè)部辦公 區(qū)域內(nèi)的整潔，進(jìn)行該區(qū)域內(nèi)的報(bào)刊雜志、盆景植物的日常維護(hù)和保養(yǎng) 。 對(duì)外關(guān)系管理：保證業(yè)務(wù)對(duì)口部門(mén)工作暢通。 每月組織 1次 6S大檢查 ,確保辦公區(qū)域和項(xiàng)目部辦公室區(qū)域符合 6S管理要求。 a） 5年以上大型企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn) ； b） 2年以上鋼結(jié)構(gòu)或工程企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn) a）業(yè)務(wù)技能及專業(yè)知識(shí)：具有現(xiàn)代企業(yè)行政管理知識(shí)。 c）其他能力：良好的計(jì)劃、溝通、協(xié)調(diào)能力。 a）行政 管理知識(shí)培訓(xùn) 。 每月 5日前審批下屬假勤申請(qǐng)。 本文件于 2020 年 3 月份編制。 本文件由集團(tuán)分管副總裁審核。 綜合辦主任 編制 /日期 工程項(xiàng)目事業(yè)部總經(jīng)理 會(huì)簽 /日期 人力資源中心總監(jiān) 會(huì)簽 /日期 戰(zhàn)略發(fā)展中心總經(jīng)理 會(huì)簽 /日期 財(cái)務(wù)總監(jiān) 會(huì)簽 /日期 集團(tuán)分管副總裁 審核 /日期 董事長(zhǎng) /總