【正文】 期向全體職員發(fā)送最新書(shū)目，以便職員借閱。 購(gòu)買(mǎi)圖書(shū)、資料經(jīng)手人應(yīng)事先查閱行政部書(shū)目，防止重復(fù)購(gòu)買(mǎi)。 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 10 圖書(shū)、資料管理制度 一、 圖書(shū)、資料購(gòu)買(mǎi)程序 技術(shù)類、財(cái)務(wù)類圖書(shū)、資料由工程師或財(cái)務(wù)人員提出申請(qǐng)，經(jīng)所在部門(mén)經(jīng) 理、行政部經(jīng)理審批后，該部門(mén)自行購(gòu)買(mǎi)。 保密文件的查詢和借 閱，要嚴(yán)格履行審批制度，權(quán)限同保密文件的復(fù)制一致； 保密文件的解密和銷毀 （ 1）保密文件的解密有兩種形式，一是因正式公布而解；二是經(jīng)鑒定已喪失秘密特征而解密； （ 2）因公布而解密的，由保管人確認(rèn)； （ 3）經(jīng)鑒定解密的，鑒定由保管人提出； （ 4）經(jīng)鑒定已喪失保存價(jià)值的秘密文件應(yīng)銷毀； （ 5）解密與銷毀應(yīng)報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn) （ 6）銷毀保密文件，應(yīng)有兩個(gè)監(jiān)銷人，并制作銷毀記錄。離職時(shí)，應(yīng)清理交回公司。 保密文件的發(fā)出、傳遞、簽收、保管 （ 1）發(fā)出保密文件應(yīng)履行審批手續(xù)，審批權(quán)限同保密文件的復(fù)制一致； （ 2）行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)絕密文件的傳遞工作，其他保密文件的傳遞工作由秘書(shū)負(fù)責(zé)； （ 3）保密文件的接收人，應(yīng)在接收記錄簿上簽收。 （ 3）秘密 ① 沒(méi)有明確規(guī)定可以傳達(dá)的公司辦公會(huì)議內(nèi)容； ② 不宜對(duì)外單位公開(kāi)的內(nèi)部規(guī)章； ③ 尚未公布的人事處罰決定； ④ 其他秘密內(nèi)容。 （ 1）絕 密 ① 公司有針對(duì)性的競(jìng)爭(zhēng)策略和計(jì)劃； ② 交易商有關(guān)資料； ③ 尚未公布的工資福利和人事調(diào)整方案； ④ 其他絕密內(nèi)容。 三、保密內(nèi)容與方法 文件的保密環(huán)節(jié)包括其制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀等。 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 8 保密管理規(guī)定 一、保密范圍 公司全體員工均應(yīng)樹(shù)立保密意識(shí)，嚴(yán)格保守公司秘密。 三、責(zé)任 損壞、丟失公司檔案的； 擅自提供、銷毀公司檔案的； 涂改、偽造檔案的； 違反第三條制度，不按制度歸檔或不按期移交檔案的； 檔案管 理人員玩忽職守，造成公司檔案損失的。 （ 4）檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防潮、防塵等工作；電子存檔應(yīng)注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓，并注意溫度適宜。 （ 2）檔案管理人員離職或調(diào)職，必須與接任人員辦理移交手續(xù)。 檔案室管理 （ 1）檔案室應(yīng)建立登記、統(tǒng)計(jì)制度。監(jiān)銷人員由行政部經(jīng)理指定，銷毀后，由銷毀經(jīng)辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字。 （ 2） 對(duì)超過(guò)保存期限、失去保存價(jià)值的檔案，由檔案室提出銷毀申請(qǐng)，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。 銷毀 （ 1） 檔案保存期，由行政部提議，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。 （ 3） 借閱和查詢公司檔案，應(yīng)經(jīng)借 閱和查詢?nèi)说姆止茴I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 （ 2） 借閱檔案，要填借閱簿，用后應(yīng)按時(shí)歸還。 ⑥ 照片、聲像、磁盤(pán)檔案需用文字標(biāo)明內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)。無(wú)標(biāo)題的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬定標(biāo)題，泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 6 并標(biāo)上方括號(hào)以示立卷人加的標(biāo)題。 ③ 立卷歸檔的文件要便于查找。所有外來(lái)文件、內(nèi)部文件由行政部統(tǒng)一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊(cè)，外來(lái)文件、內(nèi)部文件包含公文、傳真、會(huì)議記錄、通報(bào)、紀(jì)要等。 ⑦ 其他需歸檔的文件資料。 ⑤ 工程技術(shù)資料：包括公司工程技術(shù)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)、施工圖紙、設(shè)備資料等。 ③ 收發(fā)文書(shū)：包括總公司內(nèi)部文件、總公司與各子公司（辦事處）往來(lái)文件、總公司與政府公文及批復(fù)、總公司與其它公司業(yè)務(wù)文件、總公司發(fā)出的決定、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、會(huì)議記錄等。行政部應(yīng)設(shè)立檔案管理員。 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 5 檔案管理制度 一、 職責(zé) 各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)管理范圍內(nèi)的檔案管理工作。 三、傳真 由前臺(tái)統(tǒng)一收、發(fā)傳真，并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。 傳遞：保密文件的 傳 遞，按密級(jí)和分類范圍由行政部分發(fā)。 蓋章：文件打印校對(duì)完畢后，按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。 打?。涸跀M稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)齊備后，交行政部審核登記，標(biāo)明文號(hào)，密級(jí)和分發(fā)范圍 。事關(guān)公司重大內(nèi)外決策、業(yè)務(wù)往來(lái)文件，由董事長(zhǎng)簽發(fā)。如事關(guān)公司的重大內(nèi)外決策業(yè)務(wù)往來(lái)的文件，由董事長(zhǎng)指定專人負(fù)責(zé)起草。 擬稿：公司文件一般由各部門(mén)在職責(zé)范圍內(nèi)自行起草，要對(duì)文件內(nèi)容負(fù) 責(zé)。 傳閱：由行政部填寫(xiě)《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對(duì)象分送有關(guān)負(fù)責(zé)人傳閱，及時(shí)分發(fā)、及時(shí)收回歸檔。職員因工作需要將公司的設(shè)備或 物品攜帶出辦公區(qū) , 需得到本部門(mén)經(jīng)理 、行政部門(mén)的批準(zhǔn)。 公司計(jì)算機(jī)設(shè)備在使用中注意防病毒感染，如使用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，請(qǐng)與信息部工程師聯(lián)系。 職員在工作需要使用傳真機(jī)時(shí) , 應(yīng)使用公司統(tǒng)一傳真格式。盡量放低聲音，以免影響他人工作；通話盡可能簡(jiǎn)短，更不應(yīng)在電話中閑聊。 《 再見(jiàn) 》 。愛(ài)護(hù)公司財(cái)物，不得損壞、丟失、浪費(fèi)各種辦公用品。保持桌面整潔。工作時(shí)間不得擅自離崗。任何泄露公司機(jī)密的行為將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。公司的發(fā)展策略、計(jì)劃設(shè)想、勞動(dòng)合同及經(jīng)營(yíng)和技術(shù)方略均屬公司秘密。 未經(jīng)主持人同意，參加會(huì)議期間不得中途離開(kāi)。 尊重同事，服從安排，聯(lián)系下屬，精誠(chéng)團(tuán)結(jié)； 認(rèn)真工作，忠于職守； 不擅自從事非職務(wù)活動(dòng)； 工作時(shí)間不做私事（包括看報(bào)、上網(wǎng)聊天、打游戲、打私人電話）； 營(yíng)造和保持經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所的良好環(huán)境，辦公區(qū)內(nèi)不喧嘩、非吸煙區(qū)（辦公區(qū)、會(huì)議 室）不吸煙、不吃零食。必須佩帶胸卡 ；舉止大方文雅；講究公 共衛(wèi)生；維護(hù)公司形象。 儀表舉止： 職員工作時(shí)間應(yīng)穿著職業(yè)裝。（討論稿） 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 ii 編制單位：行政部 編制時(shí)間：二 00 四年五月 目 錄 員工行為規(guī)范制度 …………………………………1 收發(fā)文管理制度 …………………………………… 3 檔案管理制度 ……………………………………… 4 保密管理制度 ……………………………………… 7 圖書(shū)、資料管理制度 ……………………………… 9 固定資產(chǎn)管理制度 ………………………………… 10 辦公用品管理制度 ………………………………… 12 機(jī)動(dòng)車輛、駕駛員 管理制度 ………………………14 保潔工作管理制度 …………………………………16 印鑒管理制度 ………………………………………17 宿舍管理制度 …. ……………………………… …..19 職工宿舍文明守則 ………………………………… 22 通訊工具管理制度 …………………………………2 3 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 1 員工行為規(guī)范制度 一、 職業(yè)道德 忠誠(chéng)、正派、守紀(jì)、勤勉、盡職、敬業(yè)。 二、 禮貌儀表 禮貌服務(wù) ：尊重客商，禮貌待人，文明用語(yǔ)，熱情服務(wù)。男職員應(yīng)穿職業(yè)裝，系領(lǐng)帶 , 穿皮鞋， 夏天不穿無(wú)領(lǐng)襯衫和短褲；女職員應(yīng)穿職業(yè)裙裝或褲裝，穿皮鞋，夏天不穿緊身服裝、超短裙、涼拖鞋、不得穿著運(yùn)動(dòng)裝或休閑裝上班，周末可適當(dāng)放寬。 三、 工作秩序 遵章守紀(jì) 。 未經(jīng)主持人同意，參加會(huì)議期間不許使用手機(jī)。 四、 安全保密 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 2 正確使用設(shè)備、設(shè)施，安全操作； 實(shí)行事故報(bào)告制度； 保密制度 職員應(yīng) 自覺(jué)執(zhí)行公司的保密制度。不經(jīng)批準(zhǔn)不得提供市場(chǎng)內(nèi)部信息、數(shù)據(jù)和資料。 個(gè)人物品不得隨意放置，文檔必須存入適合的箱柜內(nèi)。下班前清理文件，鎖入文件柜。關(guān)閉照明燈、計(jì)算機(jī)、空調(diào)機(jī)電源等。 電話、傳真與電腦的使用 接聽(tīng)電話時(shí)，應(yīng)用 : 《 您好 !》 （ 或報(bào)自己姓名 ）》 ，總臺(tái)應(yīng)用《您好！泰盛集團(tuán) 。 《 謝謝 》 等禮貌 用語(yǔ)。公司的長(zhǎng)途電話僅限于工作使用，不得因私使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除個(gè)人支付電話費(fèi)用外，還將按違紀(jì)處理。傳真機(jī)不允許因私使用。公司電腦嚴(yán)禁使用游戲軟件，嚴(yán)禁上網(wǎng)瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)頁(yè)，禁止上 、上網(wǎng)《炒股》、下載 MP3歌曲、游戲等，上述行為一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)人事管理制度規(guī)定處理。 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 3 收發(fā)文管理制度 一、 收文 登記：所有外來(lái)文件由行政部統(tǒng)一在文件上編寫(xiě)總流水號(hào)，按流水號(hào)、接收日期、文件標(biāo)題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項(xiàng)目登記在《收發(fā)文件清單》上。 二 、 發(fā)文 公司文件的擬定簽發(fā)，對(duì)內(nèi)外具有指令性和權(quán)威性。文件內(nèi)容涉及跨部門(mén)事務(wù)，須經(jīng)部門(mén)間協(xié)調(diào)后方可發(fā)文。 核稿：公文起草后，由擬稿部門(mén)經(jīng)理審核簽字，如公文內(nèi)容涉及其他部門(mén)事務(wù)，須由有關(guān)部門(mén)共同審核簽字；會(huì)簽由主管副總會(huì)簽。 簽發(fā)：凡以公司名義行文的，須經(jīng)行政部經(jīng)理、董事長(zhǎng)簽發(fā)后，方可交付打印，屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)需以部門(mén)名義獨(dú)立行文的，部門(mén)經(jīng)理簽發(fā)即可。董事長(zhǎng)直接簽發(fā)的特殊公文，但要補(bǔ)辦登記手續(xù)，按審核份數(shù)打印。 存檔：公司所有文件均須存檔一份，發(fā)文部門(mén)也須自留一份備查。一般公文的傳遞由各部門(mén)自行送達(dá)。 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 4 發(fā)送傳真要統(tǒng)一用公司傳真紙。對(duì)本部門(mén)工作過(guò)程中產(chǎn)生的文件資料及與 本部門(mén)工作相關(guān)的外來(lái)文件進(jìn)行管理和控制，所有檔案立卷、歸檔后由行政部實(shí)行管理。 二、管理內(nèi)容與方法 立卷歸檔 （ 1） 公司應(yīng)立卷歸檔的文件資料包括： ① 證照資料：包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、以及公司開(kāi)辦、年檢、變更等有關(guān)資料； ② 規(guī)章制度：包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等。 ④ 合同資料 ：包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過(guò)程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。 ⑥ 照片、聲音資料：包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動(dòng)的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤(pán)資料。 （ 2） 立卷歸檔的要求： ① 各類文件應(yīng)分別立卷。 ② 文件的正文與附件、底稿等應(yīng)歸案在一起，保持文件、 材料的完整性。 ④ 文件有標(biāo)題的，應(yīng)在目錄中列上標(biāo)題。 ⑤ 案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫(xiě)清楚，對(duì)破損文件應(yīng)加以裱糊。 檔案的利用 （ 1） 各部門(mén)因工作需要借閱檔案，應(yīng)在借閱登記簿上登記。借閱人員對(duì)所借檔案應(yīng)妥善保管，嚴(yán)防遺失，泄密和污損，不得抽換、涂改、勾畫(huà)、拆散和轉(zhuǎn)借，不得擅自復(fù)制。 （ 4） 外單位人員借閱和查詢公司檔案，應(yīng)經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。專業(yè)性檔案（如工程技術(shù)、財(cái)務(wù)等）保存期限按照國(guó)家有關(guān)制度。 （ 3） 銷毀檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)，由 2 名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。 （ 4） 對(duì)已銷毀文件，應(yīng)制定目錄清冊(cè)存檔。檔案收進(jìn)移出 、銷毀必須在流水帳簿上登記，對(duì)保管、利用情況定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 （ 3）檔案管理人員對(duì)保存的檔案應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行全面或重點(diǎn)檢查，平時(shí)注意檔案的保存情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告解決。 （ 5） 立卷的檔案應(yīng)分類放入檔案盒存放； （ 6） 檔案移交 ① 由部門(mén)自定責(zé)任人保管的檔案不移交，但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查； 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 7 ② 按年度歸檔的檔案，在每個(gè)自然年結(jié)束后 1 個(gè)月內(nèi)，由各部門(mén)立卷歸檔，移交檔案室； ③ 負(fù)責(zé)保管檔案的職員離職或調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將有關(guān)檔案資料按要求整組卷后，與檔案室負(fù)責(zé)人、部門(mén)經(jīng)理一同進(jìn)行檔案移交，移交給本部門(mén)經(jīng)理或接崗人； ④ 檔案移交時(shí)，移交人填制移交清單一式三份，交接雙方按清單核對(duì)交接，并在移交清單上簽字；移交清單由移交人、接交人、檔案室各執(zhí)一份。 違反檔案管理制度的，公司將據(jù)《人事管理制度》，視情節(jié)輕重，給予處罰。 二、保密原則 公司全體員工應(yīng)遵守以下原則：不該說(shuō)的，絕對(duì)不說(shuō)；不該問(wèn)的，絕對(duì)不問(wèn)；不該看的，絕對(duì)不看；不該聽(tīng)的，絕對(duì)不聽(tīng)；不該記錄的，絕對(duì)不記錄。 保密文件劃分為三級(jí)，第一級(jí)為絕密，第二級(jí)為機(jī)密，第三級(jí)為秘密。 （ 2）機(jī)密 ① 公司發(fā)展規(guī)劃； ② 公司事故調(diào)查報(bào)告； ③ 公司領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案； ④ 尚未公布的公司機(jī)構(gòu)改革方案； ⑤ 員工個(gè)人的薪金； ⑥ 其他機(jī)密內(nèi)容。 保密文件的復(fù)