【正文】 管理、行政辦公、業(yè)務(wù)流程 、 信息集成于一體 ， 為領(lǐng)導(dǎo) 決策層提供 各種決策參考 數(shù)據(jù) ， 為員工 提供良好的辦公手段 和 溝通協(xié)作平臺(tái)， 提高辦公效率 。 要 充分考慮未來(lái)發(fā)展需要，統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、逐步 擴(kuò)展，保證系統(tǒng)完整性，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一交換、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一認(rèn)證、互聯(lián)互通和資源共享。介于此，信息部提出了建立網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的申請(qǐng)，希望我們依靠先進(jìn)的信息處理技術(shù)，從根本 上改善辦公環(huán)境和條件，從而推動(dòng)單位的整體管理服務(wù)水平 ,有利于幫助決策管理層跟蹤了解市場(chǎng)開(kāi)發(fā)及運(yùn)營(yíng)狀況，提升管理的科學(xué)性；有益于提升單位的基礎(chǔ)管理水平，文件的歸檔與存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)的搭建與分析，并合理利用網(wǎng)絡(luò)的共享平臺(tái)、方便的即時(shí)通訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)單位的信息共享、知識(shí)管理等。 隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，管理難度日益擴(kuò)大，現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)已經(jīng)不能滿(mǎn)足單位的辦公管理需求，暴露出來(lái)的最大弊端就是：溝通不及時(shí)、傳遞信息量少、工作效率低、管理成本高，不利于單位的日常管理和業(yè)務(wù)拓展。這 樣的傳遞管理致使重要文 OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說(shuō)明 書(shū) 5 件隨時(shí)都有可能被復(fù)制、打印、修改并通過(guò)郵件傳送出去。 ?安全無(wú)保證 單位的電子文件都是依靠電子郵件系統(tǒng)傳輸與存儲(chǔ)的，唯一的保護(hù)安全方式是密碼口令，在傳送與存儲(chǔ)中都是非常容易盜取的。郵件系統(tǒng)的局限性造 成人為不可控制的工作處理效率低、傳送效率低等弊端。 目前 我單位 辦公現(xiàn)狀 分析： ?網(wǎng)上辦公完全依靠郵件系統(tǒng)，工作溝通、傳送效率低。可以這樣看待辦公自動(dòng)化與其它信息系統(tǒng)之間 的關(guān)系：?jiǎn)挝坏霓k公系統(tǒng)是所有員工與管理者都必須應(yīng)用的系統(tǒng)，它結(jié)合有強(qiáng)大的通訊技術(shù)和工作流技術(shù)，它的信息多為文檔是上下關(guān)聯(lián)的信息，主要面向于單位的日常運(yùn)作和管理。 OA 系統(tǒng)的運(yùn)行不僅應(yīng)當(dāng)適應(yīng)單位為提高運(yùn)作效率而進(jìn)行的機(jī)構(gòu)調(diào)整，而且還可能促進(jìn)單位資源合理配置的進(jìn)程，甚至改革機(jī)構(gòu)運(yùn)作的流程。事實(shí)上，現(xiàn)在的辦公已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的文件處理和單純 的行政事務(wù)，它的任務(wù)是提高單位整體的運(yùn)作效率，進(jìn)而提高單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。之后，由于網(wǎng)絡(luò)的便捷帶來(lái)的人們對(duì)信息共享的需求，使得單位更需要越來(lái)越多的外界信息和單位內(nèi)部知識(shí)的積累，并在它們之間不斷地交換與碰撞中使知識(shí)獲得再生和增值。伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，軟件技術(shù)也發(fā)生了巨大的變化，第二代辦公自動(dòng)化已實(shí)現(xiàn)了以工作流為中心的辦公系統(tǒng)。 它的最大特點(diǎn)是應(yīng)用基于文件系統(tǒng)或 /和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲(chǔ)和處理對(duì)象，強(qiáng)調(diào)對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力。其面臨最主要的挑戰(zhàn)是最終用戶(hù)的管理方式和管理技術(shù)的應(yīng)用以及培訓(xùn)，網(wǎng)絡(luò)化的 OA 系統(tǒng)并不局限于辦公室，具有廣泛的應(yīng)用范圍，從領(lǐng)導(dǎo)到各個(gè)業(yè)務(wù)職能部門(mén)乃至到所有的工作人員，幾乎人人都可能成為 OA 系統(tǒng)的用戶(hù)，因此，管理技術(shù)創(chuàng)新、用戶(hù)培訓(xùn)和售后服務(wù)是否到位已成為系統(tǒng)能否順利投入使用的關(guān)鍵。 我國(guó)的 OA 市場(chǎng)經(jīng)過(guò) 15 年的發(fā)展，取得了十分明顯的進(jìn)步，產(chǎn)品種類(lèi)日趨繁多，產(chǎn)品的應(yīng)用領(lǐng)域幾乎滲透到國(guó)民經(jīng)濟(jì)的每一個(gè)角落。 關(guān)于 航天工業(yè)總公司 辦公自動(dòng)化信息建設(shè)的項(xiàng)目 說(shuō)明書(shū) 云南新中大軟件有限公司 2020 年 7 月 20 日 OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說(shuō)明 書(shū) 2 目錄 1. 需求背景分析 ........................................................................................................................................ 3 2. 總體規(guī)劃目標(biāo) ........................................................................................................................................ 6 3. 具體建設(shè)目標(biāo) ........................................................................................................................................ 8 4. 設(shè)計(jì)原則 .............................................................................................................................................. 10 5. 采用技術(shù) .............................................................................................................................................. 14 6. 總體技術(shù)需求 ...................................................................................................................................... 24 7. 功能需求 .............................................................................................................................................. 26 8. 附件一：辦公自動(dòng)化效益分析估計(jì) ..................................................................................................... 31 9. 附件二： OA系統(tǒng)硬 件大約配置 ........................................................................................................... 32 OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說(shuō)明 書(shū) 3 1. 需求背景分析 網(wǎng)上辦公系統(tǒng)（ Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng) OA）是 70 年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展起來(lái)的一門(mén)綜合性辦公管理技術(shù)。我國(guó)的 OA 軟件業(yè)經(jīng)過(guò)從 80 年代末至今近 15 年的發(fā)展歷史，已從最初的提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天面向單位應(yīng)用的大型協(xié)同工作的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品。辦 公自動(dòng)化是現(xiàn)代辦公管理的過(guò)程，不同于一般的 “交鑰匙 ”工程。 第一代辦公自動(dòng)化是以數(shù)據(jù)為其處理中心傳統(tǒng)的 MIS 系統(tǒng)。其貢獻(xiàn) 在于把 IT 技術(shù)引入辦公領(lǐng)域，比單純的紙質(zhì)文件提高了文件管理水平，但其缺乏對(duì)于協(xié)作型工作的處理能力，而辦公過(guò)程主要是群組協(xié)作過(guò)程，如收發(fā)文等，因此，第一代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的“自動(dòng)化”程度是有限的。這種方式徹底改變了早期辦公自動(dòng)化的不足之處，它以 Email、文檔數(shù)據(jù)庫(kù)管理、復(fù)制、目錄服務(wù)、群組協(xié)同工作等技術(shù)作支撐，以工作流為中心的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包含眾多實(shí)用功能和模塊，實(shí)現(xiàn)了對(duì)涉及人、事、文檔、會(huì)議等自動(dòng)化管理 。辦公自動(dòng)化不僅僅只是人際辦公的計(jì)算機(jī)化，而是要融入新的管理方式及知識(shí)管理理念，通過(guò)新系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化為領(lǐng)導(dǎo)層及各部門(mén)提供了全新高效的工作模式，于是第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)蘊(yùn)育而生，建立在單位Intra 平臺(tái)之上，旨在幫助單位實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的工作管理和知識(shí)管理，使單位每 OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說(shuō)明 書(shū) 4 一位員工能夠在協(xié)作中不斷獲得學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和進(jìn)步。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的 OA 是一種單位級(jí)跨部門(mén)運(yùn)作的基礎(chǔ)信息系統(tǒng)，可以聯(lián)結(jié)單位各個(gè)崗位上的每個(gè)工作人員，聯(lián)結(jié)單位各類(lèi)信息系統(tǒng)和信息資源。也就是說(shuō)，OA 在模擬手工作業(yè)的同時(shí)，還將反作用于傳統(tǒng)的辦公流程，因特網(wǎng)的發(fā)展孕育著單位管理和經(jīng)營(yíng)模式的革命，同時(shí)也為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供了一個(gè)廣闊的舞臺(tái)。在單位管理中借助 IT 技術(shù)構(gòu)造適合單位組織架構(gòu)的 “信息快速通道 ”，幫助單位實(shí)現(xiàn)扁平化管理，單位無(wú)論是上傳信息，還是下達(dá)指令，都能實(shí)現(xiàn) “零距離 ”的快速傳遞效果。 我單位職能部門(mén)依靠郵件系統(tǒng)傳遞工作信息使得部門(mén)之間聯(lián)系溝通不夠順暢，單位內(nèi)部形成了一個(gè)個(gè)信息孤島。 ?文件歸檔、存儲(chǔ)與檢索差 目前單位的文檔大部分是電子文檔，文件的歸檔與存儲(chǔ)基本沒(méi)有管理，很多文件在部門(mén)或個(gè)人郵箱存儲(chǔ)，歸檔基本依賴(lài)辦公室或檔案室進(jìn)行，不便查詢(xún)使用，一旦發(fā)生人員變動(dòng)，就可能造成損失。另外，文件的權(quán)限（修改、閱讀、打印、保存等）沒(méi)有任何保護(hù)，每個(gè)能接觸文件的人員都可完全擁有所有權(quán)限，且對(duì)文件的操作沒(méi)有任何痕跡記錄。如果沒(méi)有發(fā)生重大泄密事件，完全僅依賴(lài)于員工的品質(zhì)與目前并不可靠的技術(shù)保障。迫切需要建立一套適于單位管理的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng) ,有效提高辦公效率、質(zhì)量，及執(zhí)行工作的反饋。 OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說(shuō)明 書(shū) 6 2. 總體規(guī)劃 目標(biāo) 構(gòu)建開(kāi)放性好、兼容性強(qiáng)的協(xié)同管理應(yīng)用支撐平臺(tái)，并 在此統(tǒng)一平臺(tái)之上部署辦公自動(dòng)化信息門(mén)戶(hù)、初級(jí)商業(yè)智能之?dāng)?shù)據(jù)集成等擴(kuò)展系統(tǒng)，這是 本項(xiàng)目建設(shè)總體目標(biāo)。具體上， 要求該平臺(tái)不僅能支撐目前的應(yīng)用軟件，還要能支持日后各種可能的應(yīng)用軟件，包括如知識(shí)管理、合同管理、項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、物品采購(gòu)申領(lǐng)等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。 總體上， 系統(tǒng)應(yīng)實(shí) 現(xiàn)全 集團(tuán) 多級(jí)用戶(hù)和應(yīng)用系統(tǒng)的協(xié)同，提高辦公效率；按照 “全 局一套系統(tǒng)、一個(gè)平臺(tái)、一個(gè)門(mén)戶(hù)、多 級(jí)應(yīng)用” 的總體建設(shè)思路，構(gòu)建一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)的、電子一體化的、覆蓋全 集團(tuán) 的、統(tǒng)一的現(xiàn)代化辦公協(xié)同平臺(tái)和企業(yè)信息門(mén)戶(hù)，滿(mǎn)足全 集團(tuán) 跨時(shí)間、跨區(qū)域、跨部門(mén)的協(xié)同辦公要求；根據(jù)不同的業(yè)務(wù)，建立分類(lèi)的知識(shí)庫(kù)，形成的知識(shí)地圖，將人員、流程和業(yè)務(wù)知識(shí)緊密集成在一起，促進(jìn)信息的有效利用和科技創(chuàng)新。 從應(yīng)用的層面看，本平臺(tái)以部門(mén)之間、跨部門(mén)以及全局 內(nèi)部與外部的工作流程帶動(dòng)知識(shí)信息流、物流、資金流等在企業(yè)內(nèi)外的無(wú)障礙流動(dòng)，并完成相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的更新。 從管理的層面上看，本平臺(tái)的設(shè)計(jì)應(yīng)基于資源協(xié)同，實(shí)現(xiàn)“以點(diǎn)帶面”和“協(xié)同運(yùn)作”，任何一個(gè)因素的變化都在系統(tǒng)中的相關(guān)點(diǎn)反應(yīng)出來(lái)，并通過(guò)本 OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說(shuō)明 書(shū) 7 平臺(tái)提供給各部門(mén)、以及外部資源，從而使業(yè)務(wù)過(guò)程達(dá)到高效、協(xié)作的目的。 OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說(shuō)明 書(shū) 8 3. 具體建設(shè)目標(biāo) 任何一個(gè)信息系統(tǒng)應(yīng)用與建設(shè)是解決實(shí)際管理問(wèn)題、實(shí)現(xiàn) 信息 建設(shè) 化目標(biāo)的手段與工具。并且，平臺(tái)的集成框架具備個(gè)性化定制能力，可以按