第七章秘書的時間管理-文庫吧資料
2024-11-19 06:49本頁面
【正文】 地方,?,將一些你知道不會作出反應(yīng)的信件拋棄 利用文件夾來將不同的文件歸檔,改善工作環(huán)境,?,2. 歸檔,所有的文件和書信應(yīng)只分成三類: 馬上處理 只作參考 歸檔,?,歸檔系統(tǒng),一些你需要今天馬上完成的事情 DO NOW 一些你需要這個星期完成的工作 FILE 一些你需要?dú)w檔的文件 FILE 有空才閱讀的書本 READ 需要傳閱的文件 PASS ON 一些文件需要等待資料完成 PROGRESS,?,3. 如何處理電話/ 電郵,如果找不道要通話的對方 切記要留言, 并說明事情的嚴(yán)重性, 以確保對方回電 打電話之前, 要把事情重點(diǎn)寫下來 要談比較復(fù)雜的事情, 可以先將文件傳真給對方先看, 減少詳細(xì)解釋的時間 備有有關(guān)文件 自設(shè)時限,?,4. 處理會議,每次召開任何會議前, 必須要緊記以下幾點(diǎn): 我是否一定要出席這個會議 會議之前應(yīng)派發(fā)議程 說明開會的目的 如果你是主席, 你應(yīng) 鼓勵發(fā)言和要求言之有物 , 要避免發(fā)言同事偏離主題 最好設(shè)定一個時限, 以方便各人安排工作,?,5. 授權(quán),授權(quán)的定義和原因 委派授權(quán)是一個向下級分配工作的過程, 它通常與一個經(jīng)理的責(zé)任以及決策權(quán)利有關(guān) 委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時間的有力武器 委派授權(quán)可以增強(qiáng)一個經(jīng)理的聰明才智,?,思考題,（一）分類 1.年計(jì)劃表 2.月計(jì)劃表 3.周計(jì)劃表 4.日程表,?,◆ 制作上司和自己的工作日志,?,案例：,張娜統(tǒng)計(jì)了總經(jīng)理下周一有如下活動： 10：00——11：15，召開董事會。庫拉特還授權(quán)別人替代他到外界去演講。他聘用一些退休的主管來擔(dān)任這項(xiàng)工作。,?,（二）原則,1.優(yōu)先原則 2.ABC分析法 3.帕累托法則（重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù) ） 4.象限管理法 5.恰當(dāng)處理次要事件 6.授權(quán),?,?,授權(quán)：美電腦業(yè)著名企業(yè)家?guī)炖?美國第二大電腦公司的總裁庫拉特，每年有2/3的時間都不在公司。實(shí)際上，推銷中心參加研討會的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無章的辦公桌和人為的混亂列為第二號浪費(fèi)時間因素。我有意識地盡力克服工作上的拖拉現(xiàn)象。我發(fā)現(xiàn)，這樣做使我對各項(xiàng)目標(biāo)有了明確認(rèn)識，把需要做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。,?,我認(rèn)為，研討會后出現(xiàn)的一個最重要變化是，我更明確地確定了各項(xiàng)目標(biāo)?，F(xiàn)在我把次要事項(xiàng)都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔(dān)憂。過去則不是這樣，我那時往往將重要事項(xiàng)延至有空的時候去做。現(xiàn)在我根據(jù)各種事情的重要性安排工作順序。,?,墨西哥城推銷中心技術(shù)總監(jiān)維克托 （三）講究優(yōu)先安排，輕重緩急。,?,二、基本觀點(diǎn),（一）強(qiáng)調(diào)在忙碌中調(diào)配時間和精力。,?,3向人力資源部寫報(bào)告，申請?jiān)┑慕Y(jié)婚假。 當(dāng)然，這種方法，需要通力合作，因而在社會主義制度下能更有效地發(fā)揮作用。,?,這里講的主要是時間方面的事，但在具體生產(chǎn)實(shí)踐中，還有其它方面的許多事。由于一兩個零件沒完成，耽誤了一臺復(fù)雜機(jī)器的出廠時間。任務(wù)多了，幾百幾千，甚至有好幾萬個任務(wù)。但稍有變化，臨事而迷的情況，常常是存在的。,?,是的，這好像是廢話，卑之無甚高論。如果要縮短工時、提高工作效率，應(yīng)當(dāng)主要抓燒開水這個環(huán)節(jié)，而不是抓拿茶葉等環(huán)節(jié)。它們的相互關(guān)系，可以用下面的箭頭圖來表示：箭桿上的數(shù)字表示，這一行動所需要的
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