【正文】 保存期限永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司文件、資料檔案跨公司調閱, 須經公司經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱，不得復制或帶走。重要級以上文檔,須經主管領導批準后方可調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請表》。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。四、檔案的保管、調閱與歸還巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》,并根據文檔的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫+類別+發(fā)布年月日+歸檔序號+（受密級）?！癇”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。以“A”代表一般級,“B” 代表重要級,“C” 代表機密級。公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。6音像類。3人事關類。公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政 類?？偣矩攧詹堪l(fā)來的文件編號為SZC。本公司所有應歸檔的文件、資料,一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首。三、公司文件、資料歸檔的編制及編號公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合: 統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。財務類: 各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料等。人事類: 勞動人事檔案、勞動工資檔案等。二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:行政類: 本公司對內和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要、公司各類證照。發(fā)放的文件填寫《文件發(fā)放登記表》和《文件移交登記表》。一、文件、資料的來源和范圍文件、資料的來源有兩種：接收和發(fā)放。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字，以示負責，未經審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。第十七條 文件銷毀要求經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和資料分管領導及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。進入文件的銷毀管理程序。，要求在下7月份以前整理完 第十五條 文件的時效性是指文件內容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。第十四條 立卷要求、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。第十三條 文件的歸檔范圍：：(1)政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批復；(2)集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發(fā)言和生產工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等；(3)公司及部門各種會議記錄；(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報等；(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結果；(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等；(7)政府領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；(9)工作日志和公司大事記；(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。，對文稿進行審查和修改。第九條 發(fā)文程序規(guī)定：，應事先向集團或各分公司辦公室提出發(fā)文申請；，主辦部門應以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。第八條 發(fā)文的范圍：、集團人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發(fā)文范圍。，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發(fā)。、各分公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。第七條 發(fā)文的規(guī)定、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔。，應交辦公室文秘，切忌橫傳。如有領導“批示”、“擬辦意見”辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。，辦公室文秘應在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門經理和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。第五條 公文的閱批與分轉(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送總經理(或分管副總經理)閱批后分送相關部門閱辦。第四條 公文的編號保管“文件處理傳閱單”，作分類登記編號、保管。在簽收和拆封時，辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。具體內容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預結算文件、財務帳套、資產配套的說明書、保修卡等。第二條 根據文件信息依賴存儲介質的不同可將文件分為電子版文件和紙質版文件。第三十二公司以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。第八章 附則第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。第七章 罰 則第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發(fā)現(xiàn)，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。（三）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。第十四條確定公司檔案保管期限的原則（一）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。第四章 檔案保管期限第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。（六）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。（二）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。具體應做到下述幾點：（一）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。第三章 立卷歸檔要求第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。（二）公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件；（三）公司及各部門的工作計劃、總結、報告；（四）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料；（五）公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料；（六）公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；（七）反映公司經營和管理的專業(yè)文件材料，如實業(yè)投資項目、房地產開發(fā)、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業(yè)務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等；（八）公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機盤片等）；（九）公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料；（十）公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等；（十一）公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（十二）公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；（十三）公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料；（十四）公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表；（十五）公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根；（十六）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（十六）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；（十八）公司或部門、專業(yè)公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；（十九）公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證；（二十）公司購臵大型設備和基