【正文】 房。有些人一旦出席與自己關(guān)系親密的朋友或同事的婚宴，不知不覺中就會盡情地歡鬧，而失去分寸。若是需要花費(fèi)一個(gè)月來完成的工作，可每隔十天報(bào)告一次。但是，他不會每天反復(fù)地問“完成多少了？”如果你能主動報(bào)告，他會比較放心。如果是一分很快就能完成的工作，完成之后必須立即報(bào)告；反之，要花較長時(shí)間的工作，就要不定時(shí)提報(bào)進(jìn)展。而當(dāng)已完成工作、正返回公司時(shí)，可在路上與對方聯(lián)絡(luò)，告知自己預(yù)定返回公司的時(shí)間。就算遲到5至10分鐘，也比遲到了卻什么都不說，留給對方的印象更好。此時(shí)應(yīng)該打電話給對方，說明自己可能會遲到。因?yàn)檫t到和請假，有可能造成公司行事上的不便，所以，你何時(shí)上班，是他們最想知道的事。52．因故遲到要事先告知——如果因交通堵塞而可能會遲到時(shí)，應(yīng)該要與公司取得聯(lián)系，告知原因與抵達(dá)時(shí)間。當(dāng)上司確認(rèn)了期限之后，相信一定會對你另眼相看。經(jīng)常有這樣的事發(fā)生：上司把他認(rèn)為緊急的事來交代你，數(shù)日之后當(dāng)被他問到“那件事做完了嗎？”你卻驚訝地說“呃？它有那么急嗎？為了避免這種情況，從上司那里接受指派的工作后，必須提出“在什么時(shí)候之前完成才好？”的問題，以確認(rèn)期限。如果他漏掉了重要的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)場問清楚。51．應(yīng)在限期內(nèi)完成上司指示工作——當(dāng)接受上司指派的任務(wù)時(shí)，不能什么都不說，只是一味地點(diǎn)頭。然后將他說過的話復(fù)述一遍，以便加以確認(rèn)。雖然你不知道上司將就哪件事作出指示，還是應(yīng)將記事本帶去。50．被上司叫去時(shí)，記得帶記事本——你是不是一名優(yōu)秀的職員，在你被上司叫去之前，就可以判斷出來。因此，平時(shí)就應(yīng)注意，穿著適合工作地點(diǎn)的服裝。有時(shí)會因與客戶或上司商量事情，而一起吃晚飯：或者在回去時(shí)把東西順路送到別的公司。49．上班服裝應(yīng)得體——沒有規(guī)定員工穿制服的公司，職員可以自由的穿著。否則，無論你的聲音多清晰，如果面無表情也是白費(fèi)。只要用對方能夠聽清楚的音量，發(fā)音盡可能清晰就可以了。與其這樣的問候，還不如不問候更好些。但這并不代表只需說出問候語，便萬事OK。若是讓該公司的職員聽見你正在閑聊，會做何感想？無論這種閑聊是與工作有關(guān)的事還是私事，都是不禮貌的行為。然而，在會客室內(nèi)聊天，是絕對禁止的。此外，當(dāng)所攜帶的物品很多時(shí)，應(yīng)只將工作所需 的物品放在腳邊，而將剩下的放在房間角落不顯眼的地方。一般較大的皮包類應(yīng)放在自己的腳邊。此外，當(dāng)沙發(fā)較低時(shí)，應(yīng)將腿略微偏向下座的一側(cè)。而在會客室里等待時(shí)，應(yīng)當(dāng)淺坐在沙發(fā)上。45．在對方的會客室，應(yīng)坐在下座——記得，當(dāng)你前去拜訪其它公司時(shí)，應(yīng)坐下座。不要大聲地呼喚位于房間里面的共事者，或者不管三七二十一，冒冒失失地撞入室內(nèi)。如果沒有柜臺，應(yīng)主動與離辦公室入口處最近的人搭話。接待員看過名片，就會替你跟負(fù)責(zé)人聯(lián)系。此時(shí)，還要告訴對方是否事先約好。如果能提前5分鐘到達(dá)對方的公司，是最為恰當(dāng)?shù)?。遵守約定的時(shí)間，是商業(yè)往來的基本原則。而且，對方還可能對你的細(xì)心感到高興。也許對方的工作太繁忙，或另外定了其他的約會，而忘了與你的會面。雖然事前都會先約好時(shí)間，但是，在訪問的前一天打電話加以確認(rèn)，也是應(yīng)有的禮節(jié)?？墒牵瑢Ψ絽s忘了這個(gè)約會而外出，嘉玲氣得簡直七竅生煙。如此一來，對方才能對會客室等作出安排，并安排之后的日程。如果你將會面的時(shí)間定在這些時(shí)間，會造成對方的不便。不過，有一個(gè)時(shí)間要特別注意，千萬別說“日期定在星期一上午”。請記?。簾o論介紹自己公司還是其他公司的人，都應(yīng)將職稱放在前面，姓名放在后面。所以要改說為——“這位是我們的經(jīng)理，姓C”。而進(jìn)行介紹時(shí)，要先介紹職稱，再介紹姓氏。40．對方介紹時(shí)，應(yīng)從下位者的人開始——當(dāng)你正與其他公司的人員進(jìn)行會談時(shí)，突然看到自己的上司朝這邊走來，須先從下位者開始介紹。并且養(yǎng)成在記住之后放入名片夾收好的習(xí)慣。不過，當(dāng)客人只有一位時(shí)，就應(yīng)該將名字牢記，然后收在名片夾或口袋中，不可放在桌上置之不理。39．不要將對方的名片置于桌上——有些人在交換名片結(jié)束后，常會將名片放在桌上就開始會談。“非常抱歉，請問這個(gè)字怎么念？”然后再重復(fù)一次加以確認(rèn)。38．不認(rèn)識的字應(yīng)加以確認(rèn)——不要因接受的名片上有不認(rèn)識的字，而感到難為情。而接受名片之后，注意不要將它垂到腰部以下或漫不經(jīng)心地塞入口袋里。為了避免手指將名片上的公司名稱與人名蓋住，應(yīng)拿著名片的邊角。37．用雙手遞名片——當(dāng)對方搶先遞出名片的時(shí)候，應(yīng)先用雙手將名片接過來，然后再遞出自己的名片。即使到對方公司拜訪，也應(yīng)在自報(bào)姓名的同時(shí)遞出名片。此外，在遞出名片時(shí)，必須站起來。而名片必須比對方先遞出，并由下位者向上位者遞出才合乎禮儀。當(dāng)你向?qū)Ψ竭f張污跡斑斑的名片，或以從對方看來相反的方向遞出，都是錯(cuò)誤的。此外，在答錄機(jī)中留言時(shí)，如果附加一句“稍后我再和您聯(lián)系”會顯得更加謹(jǐn)慎。上司訓(xùn)斥他的理由是：“當(dāng)對方不在而用答錄機(jī)時(shí)，應(yīng)該在稍后再次打電話進(jìn)行確認(rèn)，你卻就這么算了”。據(jù)說是因?yàn)榈侥壳吧形唇拥娇蛻舻膩黼?。可是，對方卻是答錄機(jī)，于是永賢就將要說的話錄進(jìn)了自動答錄機(jī)中。再者，當(dāng)要說的話內(nèi)容復(fù)雜時(shí)，不要在答錄機(jī)上絮絮叨叨地說，而應(yīng)簡單地說一句“我以后再和您聯(lián)系”，過后再重新打電話過去。其實(shí)，只要事先作好記錄，然后，再照著紀(jì)錄念就行了。當(dāng)然，在重?fù)苤?，必須先對要說的事情進(jìn)行歸納。我們常會遇到電話打過去之后，卻發(fā)現(xiàn)是答錄機(jī)，于是心里發(fā)慌，要說出的事也變得語無倫次了。34．歸納重點(diǎn)，再留言——在許多人的心目中，總覺得在電話答錄機(jī)上留下口信，是一件很難做好的事。明天我將打電話與您聯(lián)系。所以，應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成為留言加上時(shí)間的習(xí)慣，這樣一下，對方就可以直接與你聯(lián)系，而用不著從通訊錄逐一地查找。當(dāng)對方長時(shí)間外出的時(shí)候，若只留下要交待的事情，對方會弄不清楚這是何時(shí)打來的電話。33．留言內(nèi)容應(yīng)該詳細(xì)——將留言錄進(jìn)電話答錄機(jī)時(shí)，一般只需說出公司名稱、人名及事由。此時(shí)，不要讓對方產(chǎn)生接電話者象走馬燈一樣換個(gè)不停的感覺。在充分聽取對方的陳述之后，最為重要的是要真誠地向?qū)Ψ降狼?，并且說明今后將要采取的措施。即使是經(jīng)常打來的投訴電話，也不能在對方正在說話的時(shí)候，隨意打斷對方。不知道您能不能將詳細(xì)的情形告訴我？”以承認(rèn)責(zé)任在己方的態(tài)度來接待對方。但你不能受到影響，而變得意氣用事，應(yīng)始終保持冷靜。因此，即使是資深職員，也會時(shí)常慘遭失敗。這樣一來，就能理解公司的業(yè)務(wù)內(nèi)容，然而使工作變得更為有趣。上面簡潔明了地列出往來客戶的公司名稱、負(fù)責(zé)人的姓名與電話號碼等，并放在電話的旁邊。例如，要是接到與自己公司往來密切的廠商來電，卻連該公司的名稱都弄錯(cuò)；或者不知道該往來客戶與哪個(gè)部門有聯(lián)系，就會使整個(gè)公司喪失信譽(yù)。31．制作顧客專用名單——身為一名上班族，你必須了解所任職公司的性質(zhì)是什么，與哪些公司有生意上的往來。有時(shí)對方或許會說“我待會兒再打電話來”，如果只簡單地說聲“知道了”，然后將電話掛斷，是不太恰當(dāng)?shù)摹?0．當(dāng)事人外出，應(yīng)告知回來時(shí)間——當(dāng)對方打電話來找的人不在時(shí)，應(yīng)該告訴對方“此人現(xiàn)在外出，預(yù)計(jì)○點(diǎn)回來”，如此一來他就能變更時(shí)間，訂出到那個(gè)時(shí)刻為止的日程表。所以，最好在一開始就告訴對方當(dāng)事人不在，才是恰當(dāng)?shù)男袨椤?9．當(dāng)不人不在，應(yīng)盡早告知——當(dāng)電話打給不在的人時(shí)，不能證據(jù)隨便地問“您有什么事？”因?yàn)榇螂娫挼膶Ψ讲⒎钦夷悖幌胝埬惚M快地轉(zhuǎn)給當(dāng)事人接聽。這樣，就能讓上司或同事知道對方和自己在說些什么。雖然我們可以理解她求好心切，什么事都要自己做的心情，可是，此時(shí)她應(yīng)當(dāng)及早地說一句：“我請負(fù)責(zé)人來接”或“對于這個(gè)問題，我不太清楚……”，然后換成上司或資深同事來接聽。因此，她只是含含糊糊地回答。有一天接到電話時(shí)，佩君遇到了她不知道的一件事。此外，如果是自己留言，當(dāng)對方?jīng)]有復(fù)述時(shí)，應(yīng)將事情很快地重復(fù)一遍，并補(bǔ)充一句“可以了嗎？”，以此叮嚀。例如，將江先生讀作“帶三點(diǎn)水的江先生”之類，并且有必要確認(rèn)一下約會的時(shí)間是上午還是下午。27．應(yīng)確認(rèn)對方的留言——當(dāng)你從對方那里聽到留言后，說聲“請讓我復(fù)述一遍”，并把聽到的內(nèi)容重復(fù)一次。如果此時(shí)沒空，過了許久才接電話，也應(yīng)該說聲“讓你久等了”表示一下歉意，這是最起碼的禮節(jié)。終于，有人接聽了，但傳來的卻是一聲很沒精神的“喂……”。為了防止出現(xiàn)這類的差錯(cuò)，也必須在留言條上填寫接到電話的時(shí)刻。由于業(yè)務(wù)員等大多出門在外，見到留言條通常已是黃昏時(shí)的事了。在留言條中除了要寫明對方的公司名稱、部門名稱、人名、事由；此外，還應(yīng)寫出接電話者，即你的名字?？雌饋硭坪趵硭?dāng)然，然而卻很少人能將留言記錄做的完善。此外，即使在一分鐘以內(nèi)重新拿起聽筒，也必須說上一句“讓您久等了”。如果過了一分鐘，就已經(jīng)超出了“片刻”的范圍，這一點(diǎn)要多加注意。由于筱雯拚命地尋找資料，無意間便忘記了時(shí)間，而對請對方“稍等片刻”，五分鐘似乎是太長了?？墒牵胍业馁Y料臨時(shí)卻找不到。如“很抱歉，電話的聲音聽起來有點(diǎn)遠(yuǎn)”，或“很抱歉，能不能請你再說一遍”，明白無誤地反問對方，并加以確認(rèn)復(fù)述一遍。應(yīng)具備始終由自己主動重打的意識，除非對方使用公用電話，那就另當(dāng)別論了。但不能因事情大致已談完，就對此聽之任之。22．電話中途斷線，應(yīng)主動打過去——我們時(shí)常會遇到這樣的情形：當(dāng)通過電話與對方交談時(shí)，電話在中途突然因操作失誤而斷線。由于私人電話時(shí)間過長，而使公司不能進(jìn)行重要的工作聯(lián)系，會使公司帶來重大的損失?？墒?，當(dāng)變成了長達(dá)幾十分鐘的超長電話時(shí)，那就是另一回事了。但是，對于打來的電話，一般人會認(rèn)為電話費(fèi)是由對方支付的，因此不會增加公司負(fù)擔(dān)。此外，如果不知道名字，會對以后的工作帶來許多不便，如果自己要找的人不在，還會造成聯(lián)系困難。確實(shí)，我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表，但是卻會對接電話的人造成麻煩。自報(bào)姓名時(shí)，應(yīng)將自己所任職公司的名稱與自己的姓名，同時(shí)告訴對方。20．打電話時(shí)，必須主動自報(bào)姓名——當(dāng)你打電話時(shí)應(yīng)先主動自報(bào)姓名，要是連名字也不說，突然說出“請○○先生接電話”，就略顯失禮。可是在商業(yè)上，有所謂的社交辭令。在對方報(bào)出自己的姓名后，別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧，不勝感激”。19．接電話時(shí)，要說聲“您好”—— 一般人在接聽來電時(shí)，習(xí)慣性的先從“喂喂”開始應(yīng)答。如果再將有關(guān)此事的資料也準(zhǔn)備好并放在手邊備查，就完美無缺了。如果不能正確地把握何時(shí)、何地、誰、做什么、方式、如何？這5W1H，就不能簡潔地將一件事告訴對方。即使沒有這么嚴(yán)重，能將事情正確地說清楚的人，也少得可憐。18．做好事前準(zhǔn)備，講電話不怯場——一般人認(rèn)為：透過電話將事情說清楚，似乎是一件很容易的事，但實(shí)際上卻很困難。此外，還會讓對方留下不得要領(lǐng)的印象，從而對談話產(chǎn)生負(fù)面的影響。話雖如此，但如果用左手拿，而將右手騰出來，在打電話的過程中，就可以作紀(jì)錄、查資料。所以會客室應(yīng)勤加打掃，使之處于良好的狀態(tài)，無論何時(shí)有誰來，都能立刻讓他進(jìn)去。將茶杯和點(diǎn)心類的東西撤掉，將桌子擦干凈，將煙灰缸換掉；此外不要忘記將房門和窗戶打開，尤其是在客人很多的時(shí)候，香煙等不良?xì)馕稌浡谡麄€(gè)會客室。16．記得打掃會客室——當(dāng)你從會客室將客人送走后，在做什么呢？是不是覺得暫時(shí)還沒有約好的客人，就可以撇下會客室而去做別的事？此時(shí)，要是有不速之客到來怎么辦？因?yàn)闀褪疑形凑?，所以只能暫請他到大廳里長時(shí)間地等待?；蛟S有人認(rèn)為大可不必如此，但電梯間與在走廊里是一樣的，你不知道有誰注視著你。事后我們才知道，當(dāng)時(shí)這位客人產(chǎn)生了一種受到拋棄的感覺，并且感到有些孤立無援?？墒?，這位客人忽然想到自己有東西忘了帶，于是將正在合攏的電梯門打開，而剛才還在深鞠躬的勝文卻已經(jīng)不在了。此時(shí)，也應(yīng)目送對方的車子開走，直到看不到為止。在將客人送到停車場時(shí)，也應(yīng)將對方的行李送到車上。在大門口送別，自己應(yīng)拿著客人的行李，在即將分別時(shí)再交給對方。既有可以在會客室門口告別的客人，也有需要送到大門口的客人。當(dāng)你的上司站在電梯里面的位置時(shí)，如果正巧你站在按鍵的前面，雖然把上司的前面堵住了，乍看顯得失禮，但實(shí)際上這才是正確的座次。相反，被看作最尊貴的上座位置，是位于操作按鍵位置的里面，其次是它旁邊的位置，再其次是在有按鍵位置的旁邊。13．電梯也有上下座之分——正如會客室與會議室存在席次差別一樣，在電梯內(nèi)也有上座與下座之分。尤其是在年長的男性之中有很多喜歡喝茶的人。當(dāng)有多個(gè)茶杯時(shí)，為了使茶水的濃度均等，應(yīng)提著茶壺繞著圈，將茶水分別注入茶杯里。所以，應(yīng)注意使茶水保持大約七分滿。到會客室的距離越長，茶水溢出來的可能性就越大。12．倒茶只倒七分滿——古人云“鞭長不及馬腹”，倒茶也是如此，倒在茶杯里的茶水并不是加得越滿越好。因?yàn)榕c訪客相比，就算總經(jīng)理是公司職位最上者，也處于訪客之下。然而，正如總經(jīng)理所說的，這是極大的錯(cuò)誤?？墒?，過后他卻被總經(jīng)理叫去訓(xùn)了一頓。11．送茶有一套——甫入職場的李君，將總經(jīng)理的客人帶進(jìn)了會客室，并隨后送去了茶水。此外，當(dāng)訪客中的主管隨其他人一起進(jìn)入會客室，或他已先到并在此等候時(shí)，應(yīng)讓他決定把訪客安排在哪兒。根據(jù)會客室的不同，上、下座也會不一樣，但基本是，靠近入口的座位是下座，靠近里面的座位是上座。為了避免失禮，不只限于會客室，包括其它所有的房間，在進(jìn)去之前都應(yīng)養(yǎng)成先敲門的好習(xí)慣。因此，在進(jìn)入會客室前別忘了要先敲門。應(yīng)將他們帶到會客室，交給主管去安排。遇到這種情況，只要確認(rèn)誰是上司或負(fù)責(zé)人就行了。如果憑外貌來判斷對方的職務(wù)，有可能鬧出很大的誤會。此外，不時(shí)回頭看看訪客是否跟上自己，也是非常重要的一點(diǎn)。一旦讓客人產(chǎn)生自己被拖著在公司內(nèi)到處走的印象，相信他會感到不愉快。但我們常看到會有人自顧自地走在前方，而忽略了后方的客人，認(rèn)為客人會自己跟上來：甚至不管訪客有沒有跟來，便徑自地往前走去。將訪客帶到會客室，才是應(yīng)有的禮儀。如果訪客的人數(shù)太多，也可以只記下公司名稱及其代表者的姓名。如果是難以聽清楚的名字，就應(yīng)復(fù)述一遍，或向?qū)Ψ絾柷宄?，以便將正確的公司名稱、姓名記住。為了避免使對方產(chǎn)生不快，當(dāng)聽到訪客的公司名稱、姓名之后，應(yīng)記錄下來，以免遺忘。沒有人會對別人發(fā)自內(nèi)心的關(guān)懷話語感覺不快，因此應(yīng)積極地向別人問好。這并不說只能使用“讓您久等了”這句話，可以根據(jù)不同的時(shí)間和場合，加上額外的話。會