【正文】 循項目文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)項目文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的安全保管和提供利用的原則。(5)卷內(nèi)文件排列。(4)排列。同一單項工程的文件先按單位工程劃分，同一單位工程再進(jìn)一步劃分分部(項)工程。按建設(shè)項目檔案歸檔范圍對收集整理的文件材料進(jìn)行鑒定，剔除不屬歸檔范圍及重份的文件，以確保項目檔案的完整性，對計劃任務(wù)書的批復(fù)、項目任務(wù)書的上報、征地權(quán)屬證書等材料，應(yīng)將原件歸入項目檔案。凡是歸入建設(shè)項目檔案的文字材料、圖表、圖紙，按立項、設(shè)計、施工、竣工四個階段歸類劃分，不同形成階段的文件材料不能混淆在一起。不得使用普通圓珠筆、各色鉛筆、紅色和純藍(lán)墨水等易褪色的材料，文件中的字體端正、圖像音質(zhì)清晰易辨。(3)歸檔文件必須耐久、易讀。歸檔文件的內(nèi)在質(zhì)量要求(1)歸檔文件內(nèi)容要真實，必須在項目建設(shè)過程中直接形成的(2)歸檔文件要準(zhǔn)確、有效。(五)項目質(zhì)量監(jiān)督部門的監(jiān)控(六)檔案行政管理部門的監(jiān)控二、建設(shè)項目文件的整理建設(shè)項目文件的整理，要求在完整收集的基礎(chǔ)上進(jìn)行，遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持項目文件材料的成套性，按照一定的原則與方法進(jìn)行分類、組卷、排列、編目，形成符合國家檔案工作規(guī)范的系統(tǒng)。設(shè)備部分的文件質(zhì)量監(jiān)控，主要從設(shè)備的開箱起把好關(guān)。設(shè)備文件主要有三個方面。土建施工積累的方法應(yīng)符合施工文件形成的規(guī)律和質(zhì)量監(jiān)督部門檢查的要求，施工管理性文件可按問題積累。建設(shè)項目除了土建部分外，大多數(shù)的建設(shè)項目也都會有設(shè)備。施工單位圍繞項目建設(shè)，將形成公文形式的文件，如請示監(jiān)理及項目法人等的文件要規(guī)范，如有統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的文號，同時，每一份文件要有準(zhǔn)確的題名；二是施工記錄，必須真實、準(zhǔn)確、耐久、有序、規(guī)范和完備的簽署手續(xù)； 三是竣工圖必須字跡、線條清晰，圖面整潔，修改到位。(四)施工單位文件的質(zhì)量監(jiān)控施工單位形成的施工文件和負(fù)責(zé)編制的竣工圖是反映項目真實面貌和質(zhì)量的主要依據(jù)，其數(shù)量在整個項目檔案中占了最大的比重，是項目檔案的主要組成部分。如果施工單位提出索賠的話，還要建立索賠檔案；④來自項目建設(shè)的主管部門、質(zhì)量監(jiān)督站、項目所在地政府的環(huán)保、公安、交通、稅務(wù)、保險等方面的文件。施工進(jìn)度計劃、施工方法說明、施工作業(yè)報表、施工質(zhì)量檢驗報告、月支付申請以及向監(jiān)理工程師遞交的各種有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用、材料、設(shè)備、勞備、關(guān)稅、索賠等方面的文件。如：在材料供應(yīng)、設(shè)備采購、項目部分功能的修改、工期的調(diào)整、施工期的水文地質(zhì)、水文氣象等到，對這些文件，信息管理監(jiān)理工程師應(yīng)妥善保管；②來自設(shè)計單位的文件。監(jiān)理工程師受聘于項目法人，按照簽定的合同條款對項目進(jìn)行監(jiān)理。(3)從事施工階段監(jiān)理時，一是在監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部要指定項目文件的積累、歸檔工作的責(zé)任人；二是對各施工單位項目文件的形成、積累、進(jìn)行內(nèi)在質(zhì)量監(jiān)控；三是各級監(jiān)理人員要對所監(jiān)理項目的檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行審核。所以，提高設(shè)計質(zhì)量、增加投資效益一定要把好設(shè)計質(zhì)量關(guān)。并對設(shè)計文件、圖紙進(jìn)行檢查、歸檔和驗收。監(jiān)理單位任務(wù)(1)參與招標(biāo)工作時，在協(xié)助項目法人做好項目招標(biāo)文件的有關(guān)款項中，應(yīng)明確文件的歸檔條款，如：竣工檔案的數(shù)量、案卷的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量、電子文件的歸檔等。(2)《工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)定》，第十四條第五款規(guī)定：“建設(shè)監(jiān)理業(yè)務(wù)完成后，向項目法人提交工程建設(shè)監(jiān)理檔案材料。(三)監(jiān)理單位文件的質(zhì)量監(jiān)控監(jiān)理單位職責(zé)(1)《中華人民共和國建筑法》(以下簡稱(建筑法》賦予了建設(shè)監(jiān)理督促檢查項目參建各方做好項目文件的歸檔工作，檢查、審核項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的責(zé)任。設(shè)計文件要按專業(yè)、文號順序進(jìn)行積累。設(shè)計修改通知單要按專業(yè)統(tǒng)一編號，變更人、審核人簽名要完備。保證設(shè)計文件的質(zhì)量，尤其要注意每張施工圖應(yīng)有圖號、圖名、設(shè)計人、校對人、審核人簽名；規(guī)范設(shè)計變更文件的編制和傳送。如果設(shè)計單位提供的施工圖線條、字跡不清晰，就很難保證竣工圖的字跡線條清晰；如果設(shè)計修改通知單沒有統(tǒng)一的編號或者不體現(xiàn)修改的圖號和修改內(nèi)容(題名)，將對日后文件的整理和提供利用帶來不便。(3)規(guī)范做法，打好基礎(chǔ)。建設(shè)單位的任務(wù)(1)明確項目檔案工作計劃。為此，參與項目建設(shè)的主要單位應(yīng)在項目建設(shè)過程中對項目文件形成與積累的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控。它是由項目參建各方共同形成的，是項目建設(shè)的真實記錄，是對建設(shè)項目進(jìn)行稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及維護(hù)、改擴(kuò)建的重要形式，項目建設(shè)單位、籌建部門、勘察設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位等均應(yīng)按照國家對項目檔案工作的有關(guān)要求，把項目建檔工作作為項目建設(shè)的重要組成部分，列入建設(shè)計劃，明確各自的職責(zé)。案卷封面字跡要工整、清晰。裝盒時按部門所編件號順序，然后填寫檔案盒/夾封面、盒/夾脊背全宗名稱。如：復(fù)制件、傳真件、不完整件等等。文件中有圖文的頁面為一頁。5）日期：文件的成文日期。4）文件標(biāo)題。具體內(nèi)容如下：1）件號：各部門按類別和排列順序自行編制 2）責(zé)任者：即文件形成部門。來文與復(fù)文作為1件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類和部門所編件號順序編制歸檔文件目錄。編號歸檔文件應(yīng)按類別和排列順序逐件編號。永久、長期保管的歸檔文件應(yīng)去掉會生銹的金屬物，要用檔案管理部門統(tǒng)一指定使用的裝訂材料裝訂（包括棉線、不銹鋼釘?shù)龋?。裝訂歸檔文件按件裝訂。一般每份文件為1件。 分保管期限：檔案從立卷時算起，其保管期限分為以下三種：永久、長期、短期?？绲恼埵九c批復(fù)，歸入批復(fù)；跨的規(guī)劃、計劃、預(yù)算，一般可歸入文件內(nèi)容涉及的第一個；跨的總結(jié)歸入文件內(nèi)容涉及的最后一個；跨的會議文件，一般可以歸入會議開幕的。 分：將文件按其形成或所涉工作的分開。4 文書檔案的整理歸檔程序 整理歸檔程序各部門應(yīng)以件為單位，按照分類、排列、裝訂、編號、編目、入盒等步驟整理歸檔文件。要求做到紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對應(yīng)，及要求紙質(zhì)檔案與電子檔案的實際情況相符、數(shù)量一樣、內(nèi)容一致。 要求做到收集整理的檔案材料正確。未翻譯的文件，應(yīng)譯出中文標(biāo)題，并附簡短的內(nèi)容題要。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變（如傳真件）的文件應(yīng)予復(fù)制，并與原件一并歸檔。 施工文件，如施工組織設(shè)計、施工圖、圖紙會審記錄、工藝規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)、原材料及預(yù)制件的合格證、檢驗記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等 監(jiān)理文件，如監(jiān)理工作專項報告、驗證材料、監(jiān)理通知、協(xié)議書及監(jiān)理工作中形成的文件材料等； 竣工驗收階段文件，如竣工報告、各種竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程結(jié)算、總結(jié)等； 使用維護(hù)階段文件，包括在使用、維修、維護(hù)、改造、擴(kuò)建中形成的文件。基地項目（新廠）指揮部 基建檔案具體參見《基建、設(shè)備儀器檔案收集整理歸檔規(guī)范》。 生產(chǎn)設(shè)備類、能源計量類檔案。b)會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿，其他會計賬??；c)財務(wù)報告類：月度、季度、財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告； d)其他類：財務(wù)預(yù)算、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料； e)財務(wù)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；前期開發(fā)部a)公司質(zhì)量方針與產(chǎn)品安全目標(biāo)、質(zhì)量體系與食品安全體系、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和品質(zhì)規(guī)劃、質(zhì)量工作統(tǒng)計年報等；b)各項質(zhì)量管理活動產(chǎn)生的報告與記錄，如品質(zhì)稽查報告、原始質(zhì)量記錄、質(zhì)量改進(jìn)方案、質(zhì)量改進(jìn)效果評估等；c)產(chǎn)品質(zhì)量事故相關(guān)文件，如質(zhì)量事故調(diào)查報告等；d)質(zhì)量管理部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；設(shè)計部a)公司產(chǎn)品配方資料及其相關(guān)資料等；b)公司產(chǎn)品研發(fā)規(guī)劃、研發(fā)流程、研發(fā)建議、研發(fā)目標(biāo)、研發(fā)技術(shù)報告相關(guān)文件等；c)產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品技術(shù)改進(jìn)、產(chǎn)品成本控制、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品質(zhì)量危機(jī)預(yù)案等； d)各類生