【正文】 紹派遣人員的姓名、年齡、身份、接洽事項(xiàng)等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。（二）日常工作與管理日程工作安排；領(lǐng)導(dǎo)約見安排；臨時(shí)性工作處理。衛(wèi)生：干凈、整潔、整齊美觀。（五）會場的排座小型會議；大型會議。（四）會務(wù)工作的辦理會前準(zhǔn)備、會議準(zhǔn)備、會后整理工作。按照會議召開的規(guī)律或日期的不同，會議可分為定期例會、臨時(shí)性會議等等。按照與會人員的成分的不同，會議可分為黨委會、董事會、記者招待會等。（二）會議的分類按照內(nèi)容性質(zhì)的不同，會議可分為代表大會、工作會議、學(xué)術(shù)會議、聯(lián)席會議等。期限為15年以下。3）列為短期保存。是指那些反映本機(jī)關(guān)一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料。是指那些反映機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料。一是應(yīng)歸檔的文件齊全、完整；二是文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；三是歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷；四是案卷標(biāo)題簡明確切，封面清楚、目錄完整。2）歸檔時(shí)間機(jī)關(guān)文部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年的六月前向檔案部門移交檔案。排列案卷；編寫案卷號；編制案卷目錄。填寫卷內(nèi)備考表備考表置于案卷末尾，項(xiàng)目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等。（4）公文立卷的方法文件集中；文件歸類；編制立卷類目（類名和條款）（5）卷內(nèi)文件的整理和編目按照一定標(biāo)準(zhǔn)對卷內(nèi)文件進(jìn)行排列；對卷內(nèi)文件編制頁號和件號；填寫卷內(nèi)文件目錄。（3）公文立卷的范圍反映本單位主要職能活動和基本面貌的文件是立卷的重點(diǎn)。（2）公文立卷的主體可以是綜合部門（辦公室），也可以是會計(jì)、保衛(wèi)、人事、科技等專門部門。（三）公文立卷歸檔工作公文立卷（1）公文立卷是指機(jī)關(guān)文書部門將已辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。催辦的形式分口頭催辦、電話催辦和書面催辦等?？傮w來說要按照領(lǐng)導(dǎo)的批示，抓好落實(shí)。批辦的主要內(nèi)容包括：提出處理該份文件所述問題的原則和方法；提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時(shí)限；凡是需要兩個(gè)單位或者多人共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行；需傳閱的公文，寫明傳閱范圍，對象等。擬辦應(yīng)在收文處理單上給出擬辦意見，并簽名，寫日期。（5）擬辦是對來文的處理提出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。（3）審核主要是收到下級單位的上行文后進(jìn)行預(yù)審，合格公文進(jìn)入正式辦文，不合格公文可以退回。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要輸?shù)奈募幌录墮C(jī)關(guān)文件。（2）登記項(xiàng)目包括收件的流水順號、收到日期、來文機(jī)關(guān)、來文字號、密級、份數(shù)、分送部門、簽收、備注等。拆封做到三個(gè)明確。具體要求：（1）簽收做到“四查”。公文中表格公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。單頁碼居右空1字，雙頁碼左空1字。⑤版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。④版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。③印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號宋體字，印發(fā)機(jī)關(guān)干部左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。公文如有抄送，在主題詞下1行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)間用逗號分隔，回行時(shí)與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。（3）版記①主題詞主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文這間。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm4mm，端正，居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。⑤成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫成“0”。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：****”）；附件名稱不加標(biāo)點(diǎn)符號。數(shù)字、年份不能回行。標(biāo)識主送機(jī)關(guān)時(shí)應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。②主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)指公文的主要管理機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。⑤發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm*15mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm，對于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紙色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。平訂訂鋸與書脊間的距離為3mm5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后脊不可散頁明訂。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差177。公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。（2）制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。1mm版心尺寸為：156mm*225mm（不含頁碼）公文中圖文的顏色行政機(jī)關(guān)的公文在一般情況下，除了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。(2)公文頁邊及版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm177。公文用紙幅面及版面尺寸（1）公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm*257mm，尺寸的允許偏差177。（六）公文格式公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙一般要使用紙張定量為60g/m80g/m的膠版印刷紙或復(fù)印紙。發(fā)送方式有印制發(fā)送、傳真發(fā)送、電報(bào)發(fā)送。（10）發(fā)文登記一般采用薄冊式形式。（9）用印、簽署。（8）核對一般是三核制，即印 印單位、承辦人員和印制人員對文稿進(jìn)行核對。（6）復(fù)核必須審核審批簽發(fā)手續(xù)，公文體式，公文附件材料，行文關(guān)系。（4）簽發(fā)必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文；簽發(fā)后必須對文內(nèi)容和文字負(fù)完全責(zé)任；聯(lián)合發(fā)文必須會簽。具體要求（1）擬稿必須注重行文規(guī)則；（2）會商就是涉及其他部門管理職權(quán)時(shí)商洽取得一致意見，如協(xié)商不成，則呈報(bào)上級組織調(diào)處。（2）發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程。程序：交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出）（5）要注意細(xì)節(jié)。公文寫作的特點(diǎn)（1）被動寫作，遵守性強(qiáng)；（2）對象明確，針對性強(qiáng)；（3）集思廣益，群體性強(qiáng)；（4）決策之作，政策性強(qiáng)；（5）緊迫之作，時(shí)限性強(qiáng)；（6）講究格式，規(guī)范性強(qiáng)。（六）公文寫作寫作公文的幾種類型（1）為自己或本部門工作起草；（2）為領(lǐng)導(dǎo)起草（受命代言）；（3）為他人起草（代書）。1函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請求事項(xiàng)。報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。決定適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。它們分別是：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。它們分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。如：計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、會議記錄、電話記錄、大事記、簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、值班日志等。如公告、通告、公報(bào)、通知、通報(bào)、會議紀(jì)要、備忘錄等。如報(bào)告中、請示、議案、函等。如：命令、指示、決定、意見、批復(fù)、政策性通知等。如章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、制度等。（2）非官方文件：是指各社會組織、企事業(yè)單位制發(fā)的文件。（3）平件：按照正常工作程序收發(fā)、處理的文件。按照辦理時(shí)限的不同，將公文分為：（1）特急件：內(nèi)容極為重要，需要最快速度傳遞，最短時(shí)間處理的文件。秘密文件還可細(xì)分為秘密、機(jī)密、絕密三個(gè)級別的文件。（3）平行文：是指同級機(jī)關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的一種行文。按照行文關(guān)系和行文方向的不同，將公文分為：（1）上行文：是指下級機(jī)關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。是指由外機(jī)產(chǎn)擬制的作為傳達(dá)其自身機(jī)關(guān)的意圖，發(fā)送到本機(jī)關(guān)（或部門）來的文件。是指本機(jī)關(guān)（或部門）擬制向外單位發(fā)出的文件。（2）專用公文：專門機(jī)關(guān)使用的公文樣式，有特殊要求，如法院的判決書、審計(jì)局的審計(jì)報(bào)告。（三）公文的作用頒布法規(guī)，傳達(dá)批示；反映情況，請示工作；聯(lián)系工作，商洽公務(wù)；催辦工作；宣傳教育；依據(jù)憑證；交流信息。二、公文寫作（一）公文的定義公文是國家機(jī)關(guān)及其它社會組織在行政職權(quán)和實(shí)施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。智能素養(yǎng)（1）知識積累；（2）思維訓(xùn)練；（3）臨機(jī)智力訓(xùn)練；（4）記憶訓(xùn)練；（5）反思（反?。┯?xùn)練。（3）特殊技能。（2）較強(qiáng)的文字表達(dá)能力。（四）秘書工作人員素養(yǎng)才干素養(yǎng)（1）精明的辦事本領(lǐng)。（2）參謀助手，檢查督促，綜合協(xié)調(diào)，后勤保證。辦公室主任，實(shí)際上就是一位秘書和秘書工作的負(fù)責(zé)人。一般來說辦公室是一個(gè)辦事機(jī)構(gòu)和秘書班子。（3）議政謀政的秘書工作。秘書層次劃分（1）行政事務(wù)性的秘書工作。（3）組織性和綜合性。秘書工作特點(diǎn)（1）政治性和政策性。（5）協(xié)調(diào)作用。（3）參謀作用。秘書工作的作用（1）樞紐作用。特征：“三服務(wù)”即為直接隸屬的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為人民群眾服務(wù)。參考文獻(xiàn)：［1］方國雄 方曉蓉 秘書學(xué) 高等教育出版社2003年［2］王育