【正文】 等，以助與會者的理解。 在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個(gè)平衡的 “ 重心 ” 上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。 對于前來的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對于前來的記者，應(yīng)該一視同仁，不能對 a 媒體公開某 些情況而對 b 媒體則保密。從實(shí)踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫?，考慮不周，以及禮節(jié)上的巰忽。 現(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實(shí)上，一個(gè)好的協(xié)調(diào)人會將工作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。 一般會議會要求與會者留下名片，準(zhǔn)備好 “ 請賜名片 ” 盒。一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌，一般酒店有這項(xiàng)服務(wù)。 相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。 （ 4）公司一般人員及旁聽席。 （ 2）三排以下若干排：記者席，電視記者盡量安排在前，通道邊上，攝像機(jī)可正對主席臺，也可以對 第 16 頁 共 28 頁 下面的會場進(jìn)行掃描。 11 丙辰空間 2024 年 04 月 16 日星期一 23： 35 本次發(fā)布會可以這樣排放位置： （ 1） 一、二排：貴賓與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，地位越高者趨于中間和前面，人員多時(shí)可考慮兩排，最邊上的位置 空出。 擺放原則。注意確定主席臺人員。 擺放方式。 酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個(gè)酒店有所不同，有的允許，有 的不允許。 現(xiàn)場布置，含以下幾項(xiàng)主要內(nèi)容： 背景布置。 三是方便性。有沒有空間的浪費(fèi)。 住宿、酒品、食物、飲料的提供。布景、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)。主席臺的大小。 35 二是實(shí)用性與經(jīng)濟(jì)性。 另外，非正式的會議，或離自 然、健康較近的產(chǎn)。因?yàn)楦鞣矫娴呐涮缀靡恍? 場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點(diǎn)： 第 14 頁 共 28 頁 一是品位與風(fēng)格。 另外，在時(shí)間上，一般選擇人們?nèi)菀子浧鸬娜兆?，如?jié)日，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日。有沒有必要。當(dāng)然，還要結(jié)合企業(yè)本身的 情況，值不值得等 這一時(shí)機(jī)。有時(shí)則要趨近于某些時(shí)機(jī)，比如相關(guān)性大的時(shí)候，起到借勢的效果。 時(shí)間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時(shí)機(jī)選擇不同，效果迥異。 參會重要人物、知名人 士材料。比如，企業(yè)最高負(fù)責(zé)人的發(fā)言，技術(shù)、營銷分管領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言等，有些有新聞價(jià)值的代表的發(fā)言也可以列入新聞?dòng)浾叩馁Y料中，但是以對記者報(bào)道 第 13 頁 共 28 頁 有益為標(biāo)準(zhǔn)。 重要發(fā)言。 圖片資料。有人喻之 為 “ 長矛 ” 。消息不能講清楚的背景等問題可以 進(jìn)行 詳細(xì)闡述。 通訊稿。字?jǐn)?shù)較短，一般在 1000 字以內(nèi)，發(fā)布起來快，有的媒體在發(fā)布會結(jié)束不到一小時(shí)就已 經(jīng)出版。一般會議人員人手一份。一般來說，會議核心成員才提供。時(shí)間較突然的新聞事 7 丙辰空間 2024 年 04 月 16 日星期一 23： 34 六、擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案。 知名人士，對艾滋病宣傳抱有熱情的濮存晰可以考慮，設(shè)法與他的經(jīng)紀(jì)人取得聯(lián)系，并落實(shí)他的時(shí)間。 患者代表是一個(gè)難題，醫(yī)院對艾滋病患者有平等對待及保密的義務(wù)，由于觀念上的原因，能夠公開 出席會議的少，不過，也是可以找到的，但要征得他們的同意。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領(lǐng)域有建樹或名氣大的人。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的 “ 關(guān)鍵 點(diǎn) ” ，宜重點(diǎn)來抓。 確定參會人員是一項(xiàng)很重要的工作，也是一個(gè)變化較多的因素，而它的變化將影響到整個(gè)發(fā)布會的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響發(fā)布會的各個(gè)因素。 這樣，整個(gè)發(fā)布會可以虛擬簡單議程如下： “a 企業(yè) 8226。 另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有“ 新聞 ” 字樣的發(fā)布會，須經(jīng)國家新聞出版部 門的審批。 比如此次發(fā)布會可以有這三種形式： （ 1）、 a 企業(yè)艾滋病防治新藥上市新聞發(fā)布會 （ 2）、 “ 讓人類遠(yuǎn)離艾滋病 ” —— a 企業(yè)艾滋病防治新藥上市新聞發(fā)布會 （ 3）、 “a 企業(yè) 8226。特別是發(fā)言的時(shí)間，演講稿件字?jǐn)?shù)應(yīng)該控制在把問題講清楚的長度，不宜太長，也不宜太短，實(shí)踐中，15 分鐘到 20 分鐘 之間比較合適。 從產(chǎn)品的屬性來看，常規(guī)的唱歌跳舞之類顯然不太適合，但是，能夠以一個(gè)因捐血而感染艾滋病的母女倆的戲劇性經(jīng)歷編寫一段話劇或小品作為開幕，自動(dòng)引入正題，顯然會別開生面一些，而且不會破壞整 個(gè)發(fā)布會的風(fēng)格。 活動(dòng)策劃主要包括如下內(nèi)容： 會議議程策劃安排 大多數(shù)發(fā)布會整個(gè)過程就是講話，念稿件，例行演示。 籌辦新聞發(fā)布會，牽扯的精力和時(shí)間比較多，有條件的企業(yè)可以請專業(yè)的公關(guān)公司代理。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導(dǎo)人會有些講話和表態(tài)。新聞界的溝通與資料的準(zhǔn)備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設(shè)組；二是 “ 平衡原則 ” ，因事設(shè)組，每個(gè)組的工作量相對平 第 7 頁 共 28 頁 衡；三是 “ 分工原則 ” ，分工應(yīng)該明確，職責(zé)分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是 “ 扁平原則 ” ，一般在大型的活動(dòng)中有多層次的 “ 金字塔 ” 結(jié)構(gòu)，但在中型的活動(dòng)中，不宜層級大多，以保證靈活機(jī)動(dòng)，人員不要太多，精干、高效為要；五是 “ 制度原則 ” ，盡管是臨時(shí)性組織，但一旦加入組織機(jī)構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。 從這個(gè)發(fā)布會來看，主要的工作可以分為幾大塊：活動(dòng)策劃與資料準(zhǔn)備、官員專 家邀請與溝通、新聞媒體的邀請與溝通、經(jīng)銷商的邀請與溝通、產(chǎn)品講解與展示、后勤與會務(wù)、現(xiàn)場布置等，建立組織應(yīng)該按 照事情而定。 一個(gè)發(fā)布會牽涉到方方面面，各項(xiàng)工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下， 同時(shí)進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。因?yàn)槭瞧髽I(yè)的信息發(fā)