【正文】 于 規(guī)范帳戶系統(tǒng)的管理4. 各部門均有入帳職責，多頭管理帳務(wù)系統(tǒng)增加對帳機會 各部門僅使用自己權(quán)限 內(nèi)的 業(yè)務(wù)系統(tǒng)，帳務(wù)操作統(tǒng)一劃歸 給 財務(wù)部管理防治多頭對帳及其他混亂狀況現(xiàn)狀分析及優(yōu)化方案總結(jié) 帳務(wù)系統(tǒng)及財務(wù)報告管理 16 流程分析的發(fā)現(xiàn) 診斷之問題 我們的建議 公司的利益 5. 銷售財務(wù) 和財務(wù)部業(yè)務(wù)分立 ，導(dǎo)致多重帳務(wù)體系增加重復(fù)錄入 和 對帳 的 業(yè)務(wù)量 ERP 集成系統(tǒng)匯集所有數(shù)據(jù) 由財務(wù)部負責與銷售分公司進行帳務(wù)處理，避免多部門之間的帳務(wù) 調(diào)整 6 . 手工對帳耗費各部門大量時間 不利于即時了解各銷售公司及集團整體經(jīng)營指標， 不利于戰(zhàn)略的 調(diào)整銷售分公司采用稽查月報告制度，每月通過電子郵件上報財務(wù)數(shù)據(jù)， 由 財務(wù)輸入系統(tǒng)進行對帳，并及時將差異通知 分公司 調(diào)整 ；系統(tǒng)對帳減少對帳工時，提高工作效率 7 . 股份公司報表 每 半年 制作一次（借助安達信公司的合并程序）對整體銷售公司經(jīng)營 狀況 缺乏實時分析 公司可通過 ERP 系統(tǒng)每月或每季 制作 合并報表及時 向 管理層 反饋經(jīng)營表現(xiàn) 8. 合并 報表 每 半年 制作一次（借助安達信公司的合并程序）無法 向管理層提供合并月報或季報 公司最終可通過 E R P 系統(tǒng) 進行定期的 合并報表編制提供周期性財務(wù)整體分析現(xiàn)狀分析及優(yōu)化方案總結(jié) 帳務(wù)系統(tǒng)及財務(wù)報告管理 17 流程分析的發(fā)現(xiàn) 診斷之問題 我們的建議 公司的利益9. 內(nèi)部銷售產(chǎn)生的往來款分別設(shè)置于應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、其它應(yīng)收應(yīng)付款中核算，手工進行 對帳工作在編制合并會計報表時需花費大量的人力和時間，且誤差大。若當?shù)胤止净蚍止緦r格把握不準，則致電股份公司開票組詢問，開票組無固定人員負責報價沒有對報價系統(tǒng)的統(tǒng)一管理 設(shè)定專門人員保存、管理客戶咨詢信息統(tǒng)一管理詢價、報價系統(tǒng)，了解潛在客戶的需求，為劃分顧客群體和合理定價提供依據(jù)2 股份公司對直接客戶和銷售分公司的銷售使用發(fā)貨通知單，對前進公司和進出口公司的銷售使用原材料領(lǐng)料單、物資調(diào)撥單和輪胎轉(zhuǎn)庫單沒有使用統(tǒng)一的訂單，不利于單據(jù)的管理對所有客戶使用統(tǒng)一的訂單 利于單據(jù)跟蹤，有效地管理銷售業(yè)務(wù)3 處理訂單時，人工查詢客戶資金回籠表和倉庫的收、付、存日報表1 、 人工查詢耗時耗力，而且查詢效果受人工保存資料的數(shù)量和質(zhì)量的影響，不一定能全面、準確反映客戶的真實情況2 、倉庫的收、付、存日報表不能反映出現(xiàn)有存貨是否已被其它客戶預(yù)訂，導(dǎo)致各部門、公司搶貨或者過多地追加臨時生產(chǎn)客戶資料和存貨 種類和 數(shù)量及構(gòu)成被及時、完整保存在系統(tǒng)中，包括已接受的訂單也被及時反映到存貨文件中系統(tǒng)迅速、簡便、準確、自動查詢資料，快捷、有效地處理訂單4 銷售分公司和直接客戶常就信用額度周轉(zhuǎn)金與股份公司發(fā)生糾紛信用額度周轉(zhuǎn)金制度不完善、執(zhí)行不到位使得交易雙方不得不花費大量時間和精力來處理糾紛，且可能伴有舞弊現(xiàn)象發(fā)生銷售部和財務(wù)部共同制定每個客戶的信用額度，系統(tǒng)依據(jù)該額度及其剩余部分自動決定是否接受訂單。當物料稀缺時，系統(tǒng)自動生成物料稀缺通知，并送抵采購部各部門可即時了解庫存情況， 有利于采購部門和生產(chǎn)部門作出更精確的采購計劃和生產(chǎn)計劃，減少存貨周轉(zhuǎn) 時間 ，加快資金回籠 6 . 倉庫收料（貨）時不能實時與訂單核對，對帳繁瑣影響采購計劃的有效制定和執(zhí)行倉儲部在收料（貨）時可即時從系統(tǒng)中與訂單核對，倉儲部經(jīng)理可作出拒收決定為制定采購計劃提供有效資料，使采購計劃得以有效進行 7 . 以領(lǐng)料請求指導(dǎo)發(fā)料，并規(guī)定領(lǐng)料時間未能對物料管理進行有效的控制，并使生產(chǎn)部門人員有懈怠之心增加 “ 主生產(chǎn)計劃 ” 與 “ 物料需求計劃 ” ， 來 指導(dǎo)領(lǐng)料，并由系統(tǒng)規(guī)定領(lǐng)料時間對物料管理進行有效的控制和管理，提高領(lǐng)料精確度和及時程度，從而可以制定精確的采購計劃 8. 物料的入庫出庫由倉管員個人組織；產(chǎn)成品在倉庫間的調(diào)撥由供銷公司管理，具體裝運等由倉管員個人組織影響領(lǐng)料提貨效率，容易產(chǎn)生人工舞弊系統(tǒng)定義庫區(qū)、貨位，每次收發(fā)物料或調(diào)撥產(chǎn)成品均由系統(tǒng)自動發(fā)出收發(fā)、調(diào)撥物料指導(dǎo)，規(guī)定庫區(qū)、貨位和領(lǐng)料時間倉儲部倉管人員有時間來整理倉庫，按系統(tǒng)規(guī)定齊整庫區(qū)，增加提貨效率 ；避免人工舞弊，加強管理現(xiàn)狀分析及優(yōu)化方案總結(jié) 存貨管理及成本核算 9 流程分析的發(fā)現(xiàn) 診斷之問題 我們的建議 公司的利益9. 在制品管理由倉庫組織，只由倉庫記臺帳，而且存放混膠的混膠中轉(zhuǎn)站位于生產(chǎn)混膠的一分廠內(nèi)存在嚴重管理漏洞 在制品由倉儲部統(tǒng)一管理，數(shù)據(jù)由倉儲部下設(shè)的獨立倉庫輸入系統(tǒng)。由應(yīng)付帳款負責人定期查閱，及時合理安排付款保持與供應(yīng)商之間的良好關(guān)系，提高現(xiàn)金管理能力10 . 收料單及發(fā)票傳送環(huán)節(jié)過多，影響入帳的及時性；手工對帳，效率低易出錯 增加采購成本 系統(tǒng)自動進行收料單、發(fā)票、采購訂單數(shù)據(jù)的三方核對，并自動入帳提高入帳效率及準確性采購及應(yīng)付帳款管理流程 現(xiàn)狀分析及優(yōu)化方案總結(jié) 6 現(xiàn)狀及優(yōu)化總結(jié)－采購及應(yīng)付 現(xiàn)狀及優(yōu)化總結(jié)－存貨及成本 現(xiàn)狀及優(yōu)化總結(jié)－銷售及應(yīng)收 現(xiàn)狀及優(yōu)化總結(jié)－帳務(wù)及財務(wù) 成本核算范例 附錄一 附錄二 附錄三 附錄四 附錄五 7 流程分析的發(fā)現(xiàn) 診斷之問題 我們的建議 公司的利益 1. 物料沒有統(tǒng)一的編碼，銷售采購部、生產(chǎn)部、倉庫、技術(shù)服務(wù)部的材料、產(chǎn)品代碼都不一樣各部門難以配合，存貨管理十分混亂，容易造成物料損失，且不利于責任界定建立物料清 單并提出一套統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)便于管理，提高效率及各部門間合作，大大減低存貨盤虧可能，并有利于物料損失時的責任界定 2 . 現(xiàn)有存貨按原材料、在制品和產(chǎn)成品分別由物資供應(yīng)部、生產(chǎn)部和銷售部管理未能進行合理的職權(quán)分工，造成舞弊空間存貨設(shè)立單獨的部門－ 倉儲部進行統(tǒng)一的管理進行合理的職權(quán)分工，減少舞弊空間，保證存貨的有效管理3 . 物資的 內(nèi)部調(diào)撥 ，同一流程往往 使用多種不同的單據(jù)，而且聯(lián)數(shù)眾多， 單據(jù)在 多個不同的部門 間反復(fù)傳遞，經(jīng)常出現(xiàn)單據(jù)積壓現(xiàn)象信息處理滯后， 出錯可能 性 大，且處理效率低內(nèi)部調(diào)撥使用統(tǒng)一的由系統(tǒng)自動生成的物料調(diào)撥單， 在重新設(shè)計流程下， 無需在多個部門間傳遞 ，將 出錯可能減至最低解決信息處理緩慢的問題， 提高效率， 將 出錯可能減至最低4. 原材料管理、產(chǎn)成品管理、財務(wù)帳和成本核算分別使用不同的系統(tǒng)，由不同部門進行，手工重復(fù)記帳，且相同的數(shù)據(jù)往往需要多次手工輸入系統(tǒng)或記臺帳，月末多方對帳各部門工作不配合，相同的工作重復(fù)進行，效率低下使用集成的存貨管理系統(tǒng)，所有數(shù)據(jù)由倉儲部統(tǒng)一輸入系統(tǒng)處理流程大大簡化，絕大多數(shù)的手工記帳、輸入、單據(jù)傳遞和對帳無需進行，工作效率大幅提高存貨管理及成本核算 現(xiàn)狀分析及優(yōu)化方案總結(jié) 8 流程分析的發(fā)現(xiàn) 診斷之問題 我們的建議 公司的利益 5. 現(xiàn)有的存貨管理系統(tǒng)只能月末匯總，編報原材料、外購產(chǎn)成品收付存月報表。企業(yè)咨詢 安達信（上海）企業(yè)咨詢有限公司廣州分公司 企業(yè)資源計劃系統(tǒng) （第一階段） 附錄 貴州輪胎股份有限公司 2 現(xiàn)狀及優(yōu)化總結(jié)－采購及應(yīng)付 現(xiàn)狀及優(yōu)化總結(jié)－存貨及成本 現(xiàn)狀及優(yōu)化總結(jié)－銷售及應(yīng)收 現(xiàn)狀及優(yōu)化總結(jié)－帳務(wù)及財務(wù) 成本核算范例 附錄一 附錄二 附錄三 附錄四 附錄五 3 流程分析的發(fā)現(xiàn) 診斷之問題 我們的建議 公司的利益1. 對于一種物料，不同部門采用不同的物料編號部門之間需經(jīng)過多重核對， 才能獲取某種物料的采購和存貨狀況，嚴重影響生產(chǎn)效率實施統(tǒng)一物料編號，各種物料單據(jù)上都附有物料編號物料需求部門可在集成數(shù)據(jù)庫上實時查閱某種物料的收、發(fā)、存情況， 提高生產(chǎn)效率2. 物資供應(yīng)處屬于供銷公司的下屬部門供銷不分，容易出現(xiàn)舞弊設(shè)立采購部，由新設(shè)立的運營部管理降低舞弊的可能性3. 對供應(yīng)商績效的評估只在每年年底做一次，缺乏系統(tǒng)的供應(yīng)商管理不利于控制采購成本和質(zhì)量 建立供應(yīng)商主文件，根據(jù)過去與供應(yīng)商交易的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，定期對供應(yīng)商進行評估 .優(yōu)化供應(yīng)商選擇過程，以提高采購