會議禮儀培訓(xùn)-文庫吧資料
2025-02-23 15:04本頁面
【正文】 信念；集思廣益共同解決問題；腦力激蕩、尋求創(chuàng)意、突破經(jīng)營盲點(diǎn)；檢討改進(jìn)缺失；達(dá)成告知功能是會議的六大功能。當(dāng)需要有人發(fā)表意見時，主席可以依名冊點(diǎn)將，被點(diǎn)到的與會者就不得不公開發(fā)表自己的意見或建議，可以充分體現(xiàn)會議的公開性，所以在開會時最好要有一個名冊。 ? 下面就以上幾個要點(diǎn)進(jìn)行說明： ? ? 1．簽到簿、名冊、原子筆 ? 準(zhǔn)備簽到簿是舉行會議時必不可少的一項(xiàng)工作，除名冊以外還應(yīng)準(zhǔn)備原子筆，因?yàn)橛械呐c會者來參加會議的時候，會忘記帶筆，等到要做記錄的時候就會產(chǎn)生不必要的麻煩，所以不僅要事先準(zhǔn)備好原子筆，還要保證充足供應(yīng)。具體準(zhǔn)備的物品如表 1－ 3所示，只有當(dāng)這些物品都準(zhǔn)備齊全之后，才能保證會議的順利進(jìn)行。 ? 總而言之，開會場所一定要選在安靜合適的場所，必須要具備足夠的自由空間，必須要配備好必需的輔助器材，這樣才能為會議的成功保駕護(hù)航。這些準(zhǔn)備包括確定一個在會議期間可以自由使用的場所，不能出現(xiàn)會議進(jìn)行了一半，忽然被通知不能繼續(xù)使用的情況；一個好的會議場所一定要具備較好的隔音設(shè)施，否則就會如同身處鬧市區(qū)，根本無法集中精神來開會；舒適寬敞、采光通風(fēng)良好的會場，有利于讓與會者放松心情、集中注意力，有利于激發(fā)與會者的創(chuàng)意。 ? 開會場所的選擇 ? 一個好的會議場所要有利于營造會議的氣氛，為會議進(jìn)程的順利進(jìn)行提供種種方便，不合適的會議場所容易導(dǎo)致與會者的分心，不利于會議任務(wù)的順利完成。 ? 3．確定會議記錄者 ? 好的會議記錄者，除了具備傾聽、互動、發(fā)表意見的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。 ? 下面以上幾個要點(diǎn)進(jìn)行說明： ? 1．確定惟一的聯(lián)絡(luò)人 ? 要確定惟一的聯(lián)絡(luò)人員，而且要自始至終由這個人來聯(lián)系，千萬不要今天這個人負(fù)責(zé)聯(lián)系，明天又換另外一個，這樣會讓接到通知的人搞不清到底是哪一個部門通知開會。確定會議時間要考察好一些事項(xiàng)，如表 1－ 1所示，怎樣才能讓所有需要參加會議的人都準(zhǔn)時出現(xiàn)在會場，才能讓會議順利進(jìn)行。 ? ? 6．輔助器材的搭配 ? 公司的會議室由于需要長期使用，所以應(yīng)配有常用的輔助器材，它們主要是一些電子設(shè)備： ? 首先是照明設(shè)備，無論采光效果如何，電燈的照明度都不應(yīng)低于辦公室的照明度；其次是擴(kuò)音設(shè)備，一般有三四個即可，均勻分布在會議室內(nèi)，擴(kuò)音器的功率要和會議室的大小相適應(yīng)，擴(kuò)音設(shè)備不但可以提高發(fā)言者傳遞信息的效率，也同樣可以幫助主席或發(fā)言者在場面混亂的時候控制局勢；再者是投影設(shè)備，一般包括電腦、投影器、投影幕以及相關(guān)的傳導(dǎo)線等，投影器多為可移動型，可在投影幕前 2～ 4米處安裝；還包括視聽設(shè)備，雖然現(xiàn)在投影設(shè)備一般都可以替代視聽設(shè)備，但如果條件允許，還是應(yīng)當(dāng)有一套視聽設(shè)備，包括電視機(jī)、ＤＶＤ影碟機(jī)、功放機(jī)、音箱等。 ? ?有利于召集者的意愿 ? 召集者的意愿是會議召開的一個決定性因素，于是，那些有利于召集者意愿的人當(dāng)然也是與會者的理想人選。 ? 5．邀請適合參與會議的對象 ? 適合參與會議的人員應(yīng)該符合如下條件： ? ?有利于議題的討論 ? 與會議的議題有關(guān)，應(yīng)當(dāng)是與會者的首要條件；與會者還包括跟討論題目有直接關(guān)聯(lián)的人、可以提供專業(yè)或獨(dú)家信息的人、能使討論更有效率的人。 ? 另外，緊急會議召開時間的選擇，一般遵守“越快越好”的原則。 ? ? 4．確定合適的開會時間 ? 日常的例會最好選擇在周二至周四 8： 00～ 11： 00或
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