企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范和技巧-文庫吧資料
2025-02-11 13:19本頁面
【正文】 切記收信對象是一個「人」，而不是一臺機器 – 許多情緒激動的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對方甚至引起沖突 – 避免情緒激動的時候回信（放 12天） – 確定是否必須以郵件回復：如果對方的內(nèi)容中帶有情緒，最好面對面回應 ? 有意見要提時，請先思考，這個問題都需要哪些相關人知道，避免將事態(tài)擴大 附件 ? 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件 ? 附件文件應按有意義的名字命名 ? 正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 ? 附件數(shù)目不宜超過 4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件 ? 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 ? 如果附件過大，應事先了解接收方信箱接收郵件大小的限制，可分割成幾個小文件分別發(fā)送 簽名 ? 每封郵件在結(jié)尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。 – 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，對別人意見的評論必須謹慎而客觀。 ? 行文時的注意事項 – 明確簡潔 ? 不要模棱兩可 ? 避免使用復雜的句子 ? 清單列表中列舉項的第一個詞的詞性盡量保持一致 – 換位思考 ? 強調(diào)對方利益 ? 可以強硬地表達立場，但最好不要使用責難、挖苦對方的語氣 ? 慎用大寫字母、紅色字體和感嘆號 – 避免非相關主題性的言語 ? 勿讓自己無心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題 ? 注意郵件的論述語氣 – 根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。 ? 一次郵件交待完整信息 – 最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。 – 盡量別寫生僻字、異體字。 – 正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。如果是回信，還要說明何時收到對方關于什么內(nèi)容的信。 ? 不要隨意使用 :) 之類的字符，在商務信函里面這樣顯得輕佻。 ? 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 – 對于很多帶有技術介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。 ? 合理提示重要信息 – 不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。 ? 選擇便于閱度的字號和字體 – 中文老實點用宋體或新宋體，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或 10號字即可。 如果是中文 Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。 ? 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查 – 這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。 – 如果事情復雜，最好 4的列幾個段落進行清晰明確的說明。 ? 日期：郵件的日期與時間要明確 – 在電郵中提到的日期與時間，一定要具體，你說的下個月或是下周三到底是什么時候？因此最好改成「下周三（如 3月 7日）」「下個月（如 8月）」，時間也要明確，是上午還是下午？是以自己或?qū)Ψ降臅r區(qū)為準？以免雙方認知不同而產(chǎn)生誤會。 ? 內(nèi)容：主動說出你期待對方做的事情 – 當你想要收件者采取行動時，如果電郵的內(nèi)容長，在信件的一開始，就說明你的要求。 正文格式 ? 郵件結(jié)構：第一段與最后一段是重點 – 電子郵件的撰寫，應該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段。 ? 郵件開頭結(jié)尾最好要有問候語 – 最簡單的開頭寫一個“ HI” ，中文的寫個”您好”；結(jié)尾常見的寫個 Thanks and Best Regards. – 中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。 – 如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“ x經(jīng)理”；如果不清楚職務，則應按通常的“ x先生”、“ x女士”稱呼，但要把性別先搞清楚。 1. 一定不要空白標題，這是最失禮的 2. 標題要簡短，不宜冗長，是郵件核心思想的濃縮 3. 標題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不
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