【正文】 1999254 人各部門配置如下 采購部 5 人人力資源部 5 人由 3 人負(fù)責(zé)人事 2 人負(fù)責(zé)培訓(xùn)技術(shù)工程部 35 人施工隊(duì) 20 人技術(shù)開發(fā) 5 人售后服務(wù) 10 人總務(wù)部 6 人財(cái)務(wù) 1 人外聯(lián) 2 人咨詢 3人倉儲(chǔ)部 3 人 產(chǎn)品 中宇科技在企業(yè)信息化建設(shè)方面為企業(yè)提供了多層次的產(chǎn)品線以下是中宇科技針對(duì)企業(yè)提供的產(chǎn)品 《管家婆》標(biāo)準(zhǔn)版 《管家婆》輝煌版 《管家婆》服裝版 『任我行分銷 ERP』 『任我行 CRM 客戶管理軟件』5S 前存在很多被人忽視的問題通過對(duì)公司辦公區(qū)和實(shí)施勞務(wù)的現(xiàn)場以及倉庫的實(shí)地調(diào)查用大量現(xiàn)場照片和調(diào)查材料讓中宇科技有限 公司的領(lǐng)導(dǎo)和員工受到了一次強(qiáng)烈的震撼在人們司空見慣的周圍有許多許多已經(jīng)習(xí)慣的問題存在而當(dāng)問及 5S的具體含義與區(qū)別公司里幾乎沒人知道而當(dāng)問到整理整頓清掃清潔之間的區(qū)別時(shí)大多數(shù)員工認(rèn)為沒有區(qū)別 辦公室 經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)在公司的辦公區(qū)各位員工的辦公桌上總是堆放著不同類型的文件和私人物品沒有順序很雜亂而在辦公區(qū)的地面上也能發(fā)現(xiàn)污點(diǎn)和紙片衛(wèi)生間的打掃也不時(shí)一塵不染總之當(dāng)進(jìn)入辦公區(qū)給人的感覺不是很整潔順暢 倉庫 倉庫里的情況也好不到哪里堆放各種光纖跳線和配件以及工具的貨架與成品的貨架之間只有一個(gè)窄窄的沒有隔離的通道貨號(hào)和貨 品不相符合的情況司空見慣有時(shí)候施工返回來的剩余光纖跳線與成令的光纖跳線混在一起誰也說不清到底領(lǐng)用了多少也分不清那種線剩了多少工人使用的工具都沒有醒目的標(biāo)記要找一件合適的工具得費(fèi)很大的周折 MIS 系統(tǒng) 同時(shí)還檢查中宇科技有限公司引以為榮的 MIS5S 實(shí)施 由于上述問題的存在中宇科技有限公司實(shí)施 5S 勢在必行 組織 成立 5S 推行委員會(huì)注意這是成敗的關(guān)鍵所在 任何一項(xiàng)需要大面積開展的工作都需要有專人負(fù)責(zé)組織開展而且該專人必須是企業(yè)高級(jí)管理層的人員對(duì)下要有權(quán)威性對(duì)上要有較多機(jī)會(huì)與最高領(lǐng)導(dǎo)者溝通應(yīng)明確其對(duì)該項(xiàng)工作所負(fù)的責(zé)任 他應(yīng)該組閣即組成 5S 推行委員會(huì)這個(gè)委員會(huì)由他直接領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他負(fù)責(zé) 上述這樣一個(gè)組織是必不可缺的 中宇科技有限公司 5S 推行委員會(huì)組織 圖如下 圖 3 5S 推行委員會(huì)組織圖 5S 推行委員會(huì)細(xì)則 主任委員二年一任由組織委派 總干事委員半年一任 總干事采用組閣式由委員選舉產(chǎn)生 各部門主管必須參加 各部門未參加過者優(yōu)先推派 離任委員有業(yè)績者皆列入榮譽(yù)委員 每周定期開會(huì)一次每次一小時(shí) 遲到缺席者均處予罰金作為開會(huì)基金 規(guī)劃 組織制定各項(xiàng) 5S 規(guī)范制定激勵(lì)措施 規(guī)范是企業(yè)內(nèi)部的法律有了明確的書面規(guī)范員工才知道哪些可以做哪些不可以做怎么做是符合的怎么做是不符合的所以開展 5S 活動(dòng)首先要組織人力制定各項(xiàng)必要的 5S 規(guī)范即立法 詳細(xì)調(diào)查 對(duì)公司的各處進(jìn)行 全面的調(diào)查找出有問題的地方 表 1《檢查表》 場 所 檢查對(duì)象 檢查項(xiàng)目 記錄 施 工 現(xiàn) 場 員工 衣服是否整潔干凈清潔 有無佩帶公司的員工卡素養(yǎng) 行為和語言是否得體素養(yǎng) 工作是否很有效率清掃 現(xiàn)場 施工地面是否干凈清掃 有沒有施工廢品的堆放整理 工具的擺放是否很有順序并有利于工作素養(yǎng) 倉 庫 倉庫 有沒有無用的物品堆放整理 物品擺放是否有合理規(guī)劃容易尋找整頓 物品擺放是否分類別整頓 各類物品是否做有標(biāo)識(shí)整頓 各種物品的出進(jìn) 是否記錄在案整頓 MIS 系 統(tǒng) 電腦 文件是否分門別類整頓 各級(jí)自目錄的建立是否合理便于查尋整頓 各種文件是否有標(biāo)示和建立日期整頓 信息是否暢通整頓 辦 公 室 辦公現(xiàn)場 辦公現(xiàn)場有無無用物品整理 使用頻率低的物品是否放置儲(chǔ)存處整理 經(jīng)常使用的物品是否擺放在辦公現(xiàn)場整理 物品擺放是否有合理規(guī)劃容易尋找整理 物品擺放是否整齊整頓 抽屜柜筒文件類物品是否做有標(biāo)識(shí)整頓 辦公現(xiàn)場是否清潔清潔 辦公設(shè)施是否干凈清潔 制定規(guī) 范 各基層干部根據(jù)本部門的現(xiàn)場實(shí)際狀況進(jìn)行檢查找出各自存在的問題然后將信息進(jìn)行反饋分工擬訂基層單位的 5S 規(guī)范再收集起來充分討論取長補(bǔ)短經(jīng)過審定后發(fā)布 如下為中宇科技有限公司經(jīng)過審核發(fā)布的 5S 規(guī)范 表 2《 5S 規(guī)范表》 5S 規(guī)范 適用場所 檢查記錄 備注 整理 把永遠(yuǎn)不可能用到的物品清理掉 長期不用但有潛在可用性的物品指定地方放置 把經(jīng)常使用的物品放在容易取到的地方 整頓 應(yīng)有倉庫場地布置總體規(guī)劃并畫出規(guī)劃圖 A 物料物品放置應(yīng)有總體規(guī)劃 AB 區(qū)域劃分應(yīng)有標(biāo)識(shí) AB 物料架應(yīng)有標(biāo)識(shí) AB 不同物料應(yīng)有適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)來區(qū)分 AB 物料放置應(yīng)整齊美觀 AB 通道要空出不雜亂 AB 應(yīng)有施工場地布置總體規(guī)劃并畫出規(guī)劃圖 B 不同工序應(yīng)設(shè)標(biāo)識(shí)牌 B 工位擺放應(yīng)整齊 B 設(shè)備和工具擺放應(yīng)整齊 B 文件記錄等物品放置應(yīng)有規(guī)劃 B 物品放置應(yīng)整齊美觀 B 必要時(shí)應(yīng)做一定標(biāo)識(shí) B 員工應(yīng)有員工卡 要設(shè)置文件布告欄 清潔 地面要清潔 墻面要清潔 物料架要 清潔 A 物料無積塵 A 通風(fēng)要好保持干燥清爽的環(huán)境 A 設(shè)備工具要清潔 B 光線要充足 B 辦公桌面要清潔 C 檔案柜要清潔 C 抽屜要清潔 C 文件記錄不骯臟破爛 C 維持 堅(jiān)持上班 5S 一分鐘下班 5S 一分鐘 定期有檢查 對(duì)不符合的情況及時(shí)糾正 素養(yǎng) 語言有禮貌 舉止講文明 著裝要整潔 工作主動(dòng)熱情 有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念按時(shí)完成任務(wù)開會(huì)不遲到等 注 1上表包含三種場所 的 5S規(guī)范示例 A 表示對(duì)倉庫的規(guī)范要求 B 表示對(duì)施工現(xiàn)場的規(guī)范要求 C 表示對(duì)辦公現(xiàn)場的規(guī)范要求 全空白 表示適用于所有場所 注 2 本附表僅為通用示例具體格式和內(nèi)容應(yīng)根據(jù)推行 5S 的場所實(shí)際情況決定且應(yīng)更加具體化細(xì)節(jié)化 宣傳 培訓(xùn) 培訓(xùn)的對(duì)象是全體基層干部及基層員工主要內(nèi)容是 5S 基本知識(shí)各項(xiàng) 5S 規(guī)范培訓(xùn)的方式可采用集中培訓(xùn)也可逐級(jí)培訓(xùn)即先培訓(xùn)基層干部再由基層干部培訓(xùn)其所屬員工 中宇科技有限公司采用的是集中培訓(xùn)所有員工都參與培訓(xùn)培訓(xùn)的方式主要有集體授課和分組學(xué)習(xí)討論在培訓(xùn)期間每位員工要求將學(xué)習(xí)心得和體會(huì)于 大家分享和交流 為了檢驗(yàn)員工的學(xué)習(xí)情況對(duì)員工進(jìn)行了如下測試試題及答案見附錄 1 和附錄 2 根據(jù)測試結(jié)果了解到通過對(duì)員工 5S 基礎(chǔ)知識(shí)的集體培訓(xùn)他們已經(jīng)基本掌握了 5S 的基本內(nèi)容并且懂得了 5S 的重要性 宣傳 宣傳是起造勢作用旨在營造一個(gè)氛圍使員工逐步習(xí)慣這個(gè)氛圍潛移默化從意識(shí)上得以提升 中宇科技有限公司在進(jìn)行宣傳時(shí)首先是在公司的辦公區(qū)設(shè)立了一些看板張貼一些標(biāo)語如 而且還制定了員工守則并發(fā)給各個(gè)員工讓員工不斷的學(xué)習(xí)以守則要求自己在日后的工作中逐步的提高自己內(nèi)容詳見附錄 3《員工守則》 盡管這二十條是一些基本的理所應(yīng)當(dāng)?shù)?內(nèi)容但他們非常具有利用價(jià)值企業(yè)可以把它們復(fù)印出來張貼在工廠合適的墻壁上面每天和大家一起朗讀其中的一條并進(jìn)行現(xiàn)狀確認(rèn)從而促使改善的實(shí)施 執(zhí)行 經(jīng)過上述活動(dòng)后進(jìn)入 5S 的執(zhí)行階段全面執(zhí)行 5S 各項(xiàng)規(guī)范的要求如下 公司最高管理者或 5S 推行委員會(huì)主任總動(dòng)員 全公司上下正式全面執(zhí)行 5S 各項(xiàng)規(guī)范 各辦公室各車間各倉庫各檢驗(yàn)室等場所均對(duì)照適用于本場所的 5S 規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行 各級(jí)人員都透徹了解 5S 規(guī)范并按照規(guī)范嚴(yán)格要求自身行為 這個(gè)階段是推行 5S 的實(shí)質(zhì)階段每個(gè)人的不良習(xí)慣能否得到改變能否建立一個(gè)良好的 5S 工作風(fēng)氣在這個(gè)階段得以 體現(xiàn) 整理 每月對(duì)文件包括電子文檔作盤點(diǎn)把文件分為必要有效和不要過期無效的不要的全部銷毀必要文件交秘書部送檔案室歸檔 每月對(duì)表單記錄包括電子文檔作盤點(diǎn)盤點(diǎn)后的有效表單記錄統(tǒng)一交秘書部送檔案室歸檔 對(duì)所轄區(qū)域的物品設(shè)備空間做盤點(diǎn)并區(qū)分其要和不要 分類如下 設(shè)備電腦打印機(jī)文具書籍等 空間柜架桌椅儲(chǔ)物箱等 物品個(gè)人用品裝飾品 依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表》決定物品的要與不要 不要物品經(jīng)各部門主管判定后集中報(bào)廢或拍賣 表 3《必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表》 常用程度 使用頻率 處理方法 低 過去一 年都沒有使用過的物品而且不能再用 丟棄 中 1 在過去的 6 個(gè)月中只使用過一次的物品 2 一個(gè)月使用一次的物品 集中存放例如歸檔或存放在庫房中 高 1一周使用一次的物品 2 每天都使用的物品 3 每小時(shí)都要使用的物品 保存在辦公桌或隨身攜帶 整頓 卡座區(qū)整頓 辦公桌桌面除文件電腦口杯電話文具外不允許放其他物品文具必須豎放辦公用品一般的常用品筆訂書機(jī)涂改液即時(shí)帖便條紙橡皮計(jì)算器可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi)電腦線網(wǎng)線電話線有序放置人離開半小時(shí)以上應(yīng)將桌面收拾干凈 抽屜抽屜里盡量不放辦公用品最下層抽屜可以放 A4 的文件資料把這個(gè)空間從充分利用起來可以放下面這些東西 a 個(gè)人的東西 b 個(gè)人的參考資料文件夾辭典手冊(cè)商品目錄等 c 文件卷宗各種信息草擬的文件材料等 d 空白稿紙不常使用的文具等 坐椅靠背坐椅一律不能放任何物品人離開時(shí)椅子調(diào)正離開半個(gè)小時(shí)以上椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi) 電腦電腦置寫字臺(tái)左前角豎式主機(jī)置桌面下 卡座屏風(fēng)內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼 垃圾簍罩塑料袋置寫字臺(tái)下右前角 桌洞下不得堆積雜物 外衣手袋請(qǐng)置掛于衣帽間或抽屜內(nèi)嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上 辦公室整頓 辦公室桌面除公司購置案頭用品文件盒筆筒文件電腦外無其他物品 抽屜同卡座區(qū)規(guī)范 電腦桌面呈 45 度角貼墻放置豎式主機(jī)置桌面下 垃圾簍置于桌后 飲水機(jī)放指定地點(diǎn)不得隨意移動(dòng) 報(bào)刊必須上報(bào)架或閱完后放入辦公桌內(nèi) 外衣手袋同卡座區(qū)規(guī)范 文件資料管理整頓 檔案管理依據(jù)《公司檔案管理制度》執(zhí)行 將文件按照待處理處理中和已處理分類放置此外還有機(jī)密類文件根據(jù)應(yīng)用情況應(yīng)將分為每日必用常用和常不用三種常不用的文件要盡快處置 硬盤里的電子文檔資料分類必須條理清晰電子文件需要永久長期保存的應(yīng)形成紙質(zhì)和辦公軟件等雙套介質(zhì)材料歸檔保存 儲(chǔ)存公用信息的軟盤采取保護(hù)措施使大家都自覺地小心使用并且 為了明確存儲(chǔ)在硬盤和軟盤里的信息聯(lián)系建議在軟盤的標(biāo)簽上注明題目還要把軟盤分類修改以后一定要注明標(biāo)題日期同時(shí)軟盤也應(yīng)該像保存文件一樣保存在專用的夾子里 信件電子郵件 OA 整頓 做一個(gè)臨時(shí)性的信夾把不能立即處理的信件放在里面必須保存的東西則放在信件保存冊(cè)里 辦公自動(dòng)化里面重要郵件應(yīng)該及時(shí)備份電腦硬盤中應(yīng)專門建立一個(gè)文件夾不能處理的郵件存放在里面 為了減輕服務(wù)器負(fù)擔(dān)提高響應(yīng)速度辦公自動(dòng)化中已看郵件不要超過一定數(shù)量經(jīng)理處長不得超過 100封部長不得超過 50封員工不得超過 20封系統(tǒng)管理員不定期抽查 清掃 公司辦公樓有專門 的保潔人員公共區(qū)域如通道樓梯不需清掃清掃的對(duì)象主